Come impostare una notifica di assenza con Outlook

Hai creato una notifica di assenza e ora non ti resta che attivarla come risposta au­to­ma­ti­ca nel tuo programma di posta elet­tro­ni­ca. Outlook ti permette di stabilire con esattezza chi deve ricevere la tua notifica di assenza e impostare delle regole che servono a far sì che certi mittenti pre­ce­den­te­men­te indicati ricevano una risposta dif­fe­ren­te, fatta su misura per loro. In questo articolo ti spie­ghia­mo come con­fi­gu­ra­re la notifica di assenza con Outlook, a seconda delle tue esigenze.

Come con­fi­gu­ra­re la notifica di assenza in Outlook come risposta au­to­ma­ti­ca

Dopo aver aperto Outlook, clicca in alto a sinistra su “File”, si aprirà un menu a finestra con­te­nen­te le tue in­for­ma­zio­ni di contatto e le opzioni uti­liz­za­te.

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Cliccando perciò sul tasto “Risposte au­to­ma­ti­che” si aprirà una nuova finestra.

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In questa finestra puoi attivare una risposta au­to­ma­ti­ca e stabilire un de­ter­mi­na­to in­ter­val­lo di tempo all’interno del quale Outlook invierà au­to­ma­ti­ca­men­te una notifica di assenza. Se, invece, desideri che la notifica di assenza sia attiva da subito, allora ti basta togliere la spunta da “Invia solo all’interno dell’in­ter­val­lo di tempo”.

Nel campo sot­to­stan­te hai due schede distinte che servono per la creazione di al­tret­tan­te notifiche di assenza: “Interni all’or­ga­niz­za­zio­ne” per i contatti con il tuo stesso dominio (ovvero la parte dopo la @), “Esterni all’or­ga­niz­za­zio­ne”, sulla destra, per tutti gli altri contatti.

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In molti casi i messaggi possono cor­ri­spon­de­re e sarà quindi suf­fi­cien­te fare copia e incolla. Altre volte, invece, si tende a uti­liz­za­re due for­mu­la­zio­ni diverse, ad esempio una più simpatica e informale per i colleghi e una più seria e formale per i clienti. Puoi inoltre stabilire che solamente i contatti salvati nella tua rubrica ricevano una risposta au­to­ma­ti­ca.

Dopo aver redatto il messaggio, clicca su “Ok”. A questo punto la tua risposta au­to­ma­ti­ca è attiva.

Stabilire le regole per l’invio della notifica di assenza con Outlook

Sei in vacanza, non vorresti dover ri­spon­de­re alle e-mail di colleghi e clienti, ma nel caso si pre­sen­tas­se un’urgenza, desideri rimanere a di­spo­si­zio­ne per il tuo capo? Sei in attesa della risposta di un partner e anche se sei in vacanza desideri vedere subito questa e-mail? O magari vorresti sem­pli­ce­men­te essere rag­giun­gi­bi­le per il tuo reparto, nel caso abbiano bisogno di in­for­ma­zio­ni che solo tu puoi fornire? In questi casi, Outlook ti dà la pos­si­bi­li­tà di definire delle regole per la risposta au­to­ma­ti­ca. Clicca perciò su “Regole…” nella finestra di dialogo “Risposte au­to­ma­ti­che”.

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Cliccando su “Aggiungi…” puoi stabilire eccezioni per singoli contatti o e-mail.

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Dall’alto verso il basso hai la pos­si­bi­li­tà di spe­ci­fi­ca­re più pre­ci­sa­men­te le seguenti ca­rat­te­ri­sti­che:

• Da…: qui puoi scegliere i contatti. Nel caso in cui ti vengano inviate e-mail da questi contatti, Outlook reagisce in con­for­mi­tà alle regole da te impostate. Cliccando sull’apposito tasto si aprirà il menu dei contatti tra cui scegliere.
• Inviato a…: questa opzione riguarda le e-mail in cui tu sei uno dei de­sti­na­ta­ri. Qui puoi decidere se la regola si applica solamente alle e-mail in­di­riz­za­te di­ret­ta­men­te a te o anche a copie delle e-mail che ti vengono re­ca­pi­ta­te.
• Oggetto: se l’oggetto contiene de­ter­mi­na­te parole (ad esempio “Urgente”), allora l’e-mail sarà presa in con­si­de­ra­zio­ne dalla nuova regola.
• Corpo messaggio: puoi stabilire che la regola sia valida anche per i casi nei quali il messaggio dell’e-mail contenga de­ter­mi­na­te frasi o sequenze di parole, ad esempio “Risposta urgente” o il nome di un progetto par­ti­co­lar­men­te im­por­tan­te.

Suc­ces­si­va­men­te, hai a di­spo­si­zio­ne le seguenti opzioni:

• Avvisa con: con questa opzione sta­bi­li­sci che alcune delle tue e-mail siano provviste di un testo in­for­ma­ti­vo in aggiunta al testo di base. Puoi attivare anche un effetto sonoro.
• Elimina: le e-mail che sod­di­sfa­no i criteri qui de­ter­mi­na­ti vengono can­cel­la­te.
• Sposta in: questa opzione ti permette di ar­chi­via­re tutte le e-mail in un’altra cartella, par­ti­co­lar­men­te pratico quando desideri rag­grup­pa­re de­ter­mi­na­te e-mail.
• Copia in: se­le­zio­nan­do questa opzione, viene creata una copia delle e-mail in­te­res­sa­te in una cartella pre­ce­den­te­men­te se­le­zio­na­ta; l’e-mail originale rimane però di­spo­ni­bi­le nella posta in arrivo.
• Inoltra: le e-mail che cor­ri­spon­do­no ai criteri indicati vengono inoltrate a un altro indirizzo e-mail, ad esempio quello privato, con la pos­si­bi­li­tà di scegliere gli elementi da inoltrare.
• Rispondi con: qui è possibile impostare una notifica di assenza per­so­na­liz­za­ta per de­ter­mi­na­te e-mail. La for­mu­la­zio­ne del testo avviene in una nuova finestra di dialogo.
• Per­so­na­liz­za: qui puoi caricare i modelli da uti­liz­za­re, un’opzione per gli utenti più esperti.

In alto a destra trovi le opzioni avanzate, con la pos­si­bi­li­tà di creare regole ancora più spe­ci­fi­che.

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Le funzioni di­spo­ni­bi­li ti per­met­to­no di im­ple­men­ta­re le seguenti im­po­sta­zio­ni:

• Di­men­sio­ne: qui ti viene data la pos­si­bi­li­tà di filtrare le e-mail in base alle di­men­sio­ni dei file per evitare di ricevere e-mail par­ti­co­lar­men­te pesanti. Questa opzione risulta par­ti­co­lar­men­te comoda se durante un certo periodo puoi accedere alle e-mail uni­ca­men­te dalla rete mobile del tuo cellulare.
• Ricevuto: qui sta­bi­li­sci un periodo durante il quale il software fa una cernita delle e-mail che ricevi.
• Inoltre, puoi impostare parametri in base alla priorità e alla ri­ser­va­tez­za dei messaggi.
• Puoi stabilire regole ec­ce­zio­na­li per le e-mail non ancora lette e per i messaggi con allegati.
• Mettendo la spunta su “Solo messaggi che non sod­di­sfa­no i criteri” puoi invertire com­ple­ta­men­te le tue im­po­sta­zio­ni: ad esempio, se hai se­le­zio­na­to un contatto nel campo “Da…” e poi attivato questa funzione, allora la regola generale sarà applicata a tutti i contatti tranne a quella persona.
• In più, puoi uti­liz­za­re im­po­sta­zio­ni contenute in moduli e documenti salvati. Anche questa opzione è pensata per gli utenti più esperti.

Una volta com­ple­ta­ta e definita, la tua regola comparirà nella finestra generale delle regole.

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At­tra­ver­so questa lista è possibile attivare o di­sat­ti­va­re le regole create e mo­di­fi­car­le in base alle proprie esigenze. Nell’esempio qui sopra, abbiamo creato una regola speciale per il nostro capo. Le sue e-mail devono essere inoltrate a un account e-mail privato, in modo da poterle vedere subito in casi urgenti. Tutti gli altri contatti ricevono una delle due notifiche di assenza, a seconda che si tratti di colleghi dell’azienda o di contatti esterni. Dopo aver impostato tutte le regole, puoi salvarle cliccando sem­pli­ce­men­te su “OK”.

Creare una notifica di assenza in Outlook: tre modelli

Se desideri creare una notifica di assenza in Outlook, è im­por­tan­te uti­liz­za­re espres­sio­ni ap­pro­pria­te. A volte è ne­ces­sa­rio inserire un messaggio formale, mentre per altri scopi è più adatta una nota per­so­na­liz­za­ta. Di seguito, ti forniamo tre modelli per una possibile notifica di assenza in Outlook che potranno servirti come fonte di ispi­ra­zio­ne.

Notifica di assenza generica

Buon­gior­no,

non sono al lavoro. Tornerò il GG/MM/AA. Durante la mia assenza puoi con­tat­ta­re NOME all’INDIRIZZO E-MAIL. Lui/lei sarà in grado di aiutarti in caso di dubbi e domande.

Saluti,

NOME

Notifica di assenza formale e generica

Gentili Signore e Signori,

grazie mille per la vostra e-mail. At­tual­men­te sono in vacanza e sarò di nuovo di­spo­ni­bi­le a partire da GG/MM/AA.

Per motivi di ri­ser­va­tez­za, il vostro messaggio non verrà inoltrato. In casi urgenti, vi prego di con­tat­ta­re il mio collega NOME all’indirizzo: INDIRIZZO E-MAIL.

Cordiali saluti,

NOME

Notifica di assenza in caso di malattia

Gentili Signore e Signori,

grazie per il vostro messaggio. Per motivi personali, non sarò di­spo­ni­bi­le fino a GG.MM. Vi con­tat­te­rò di­ret­ta­men­te al mio ritorno. In caso di questioni urgenti, vi prego di con­tat­ta­re il mio collega NOME all’INDIRIZZO E-MAIL.

Cordiali saluti,

NOME