Come eseguire il backup di Outlook per proteggere i vostri dati

Outlook non è solo un servizio per e-mail. Infatti, il client di posta elettronica possiede anche una rubrica, un calendario, funzioni di pianificazione e una sezione per le note, tutti combinati in una singola interfaccia facile da usare. Contatti, riunioni e progetti sono sincronizzati e collegati in rete attraverso tutte queste funzioni, tuttavia ciò implica un rischio. Nel caso di un guasto hardware o software, potreste perdere parecchi dati, visto che tutto è memorizzato centralmente. È quindi una buona idea salvare i dati importanti e le e-mail in un backup di Outlook per proteggere i vostri dati finanziari e personali. In questa guida vi spieghiamo come creare un backup di Outlook.

Come vengono gestite le e-mail su Outlook?

Per capire come proteggere i vostri dati utente di Outlook, è necessario sapere come questi vengono gestiti da Outlook stesso. Esistono due diversi tipi di account di Outlook:

  • Account POP di Outlook (incluso POP3): i dati originali di Outlook vengono scaricati dal server e memorizzati su un dispositivo locale in formato PST.
  • Account Exchange, IMAP, Outlook 365 o Outlook.com: i dati vengono memorizzati solo temporaneamente sul dispositivo locale, in formato OST. I dati originali rimangono sul server.

Qual è la differenza tra i due tipi di file di Outlook, PST e OST?

  • File PST: PST sta per Personal Storage Table. Questo formato di file di Outlook agisce come un contenitore di dati e può essere usato e aperto solo tramite un account Outlook. I dati personali e sincronizzati dell’utente sono ordinati in cartelle, poi scaricati dal server e memorizzati in locale in formato PST. Un primo file PST viene creato automaticamente quando si imposta un account POP di Outlook. Tuttavia, i file PST possono anche essere salvati sia automaticamente che manualmente, ed è anche possibile dividerli, ad esempio per separare le e-mail personali dalle e-mail aziendali. Il vantaggio del formato PST è che i file possono raggiungere delle dimensioni fino a 50 GB, il che significa che è possibile archiviare e-mail in Outlook di grandi dimensioni.
  • File OST: OST sta per Offline Storage Table. Come il nome lascia intuire, questi sono file offline, memorizzati solo temporaneamente sul dispositivo locale. I file originali rimangono sul server Exchange, di modo che vengano automaticamente memorizzati come backup di Outlook. Se si apportano delle modifiche ai file OST locali, Outlook li sincronizzerà automaticamente al prossimo accesso. Il vantaggio del formato OST è che permette l’accesso ai vostri dati anche se siete offline. Nella versione di Outlook 2010 e in quelle precedenti, Outlook utilizzava il formato PST per i file temporanei. Al giorno d’oggi, OST è diventato il formato temporaneo standard a partire da Outlook 2013.
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Che tipo di dati è possibile salvare su un backup di Outlook?

I backup dei dati di Outlook sono sempre creati in formato PST, un formato proprio di Microsoft, utilizzato da Outlook per importare ed esportare dati. Quando si crea un backup di Outlook, è possibile includere e-mail, contatti e indirizzi, dati del calendario, voci del diario e anche varie impostazioni quali categorie e filtri. L’esportazione di un file PST ha due scopi: fornire una copia locale dei vostri dati e facilitare l’importazione dei vostri dati e contatti di Outlook, in modo da trasferire le vostre impostazioni se cambiate dispositivo o account.

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Come eseguire il backup di Outlook: una guida passo dopo passo

Il modo più veloce per eseguire il backup delle e-mail e dei dati di Outlook è quello di esportare un file PST e salvarlo sul computer o su un dispositivo di archiviazione esterno. Ciò è possibile seguendo alcuni semplici passaggi:

Primo passaggio: aprite la scheda “File” di Outlook e selezionate “Apri ed esporta”. A questo punto fate clic su “Importa/Esporta”.

Secondo passaggio: nella procedura guidata di importazione ed esportazione, selezionate l’azione “Esporta in un file” e fate clic su “Avanti”.

Terzo passaggio: nella finestra successiva vi verrà chiesto di scegliere il tipo di file desiderato per il backup di Outlook. Selezionate “File di dati di Outlook (pst)”.

Quarto passaggio: ora non rimane che scegliere i dati da esportare. In questo esempio, eseguiamo il backup della cartella “Calendario”. Ricordate di selezionare la voce “Includi sottocartelle” di modo che il vostro backup includa tutte le sottocartelle, in questo caso di “Calendario”. A questo punto, fate clic su “Avanti”.

Quinto passaggio: infine, scegliete dove volete salvare il file di backup. Questo può essere salvato in una cartella locale, un hard disk esterno o una chiavetta USB. Per i dati importanti, conviene, se possibile, salvare dei backup identici su più dispositivi di archiviazione. Inoltre, se create regolarmente dei backup di dati di Outlook, in questo passaggio è possibile selezionare l’opzione “Sostituisci i duplicati con gli elementi esportati” per evitare file duplicati. Fate clic su “Fine” per concludere e uscire dalla procedura guidata.

Guida rapida ai backup di Outlook

Primo passaggio: aprite Outlook, selezionate la voce “File”> “Apri ed esporta”> “Importa/Esporta”.

Secondo passaggio: nella procedura guidata di importazione ed esportazione fate clic su “Esporta in un file”.

Terzo passaggio: selezionate “File di dati di Outlook (pst)” e fate clic su “Avanti”.

Quarto passaggio: scegliete il file o la cartella da includere nell’esportazione. Per includere anche le sottocartelle, selezionate l’opzione “Includi sottocartelle”.

Quinto passaggio: specificate dove volete che vengano salvati i file esportati. Per evitare che vengano creati dei file duplicati, fate clic su “Sostituisci i duplicati con gli elementi esportati”. Infine, selezionate “Fine” per concludere la procedura guidata.

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Backup delle e-mail e dei dati di Outlook sul cloud

Oltre a creare un backup in formato PST, è anche possibile salvare alcuni dei vostri dati utente utilizzando una soluzione di archiviazione cloud. In questo modo potrete accedere ai vostri dati in modo sicuro in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo. Il backup dei dati aziendali è una parte fondamentale dell’archiviazione digitale. In questo modo organizzerete compiti e contatti, ridurrete la quantità di carta utilizzata e limiterete il rischio di perdita di dati.

Consiglio

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