Che cos’è un file OST? Spiegazione e differenza rispetto al PST
Un file OST (Offline Storage Table) è una copia locale di una casella di posta di Outlook. Ti consente di accedere a e-mail, calendario e contatti anche senza connessione internet. I dati originali restano sul server; il file OST serve solo per l’accesso offline. Ti spieghiamo come funzionano i file OST, dove vengono salvati e in cosa si differenziano dai file PST.
Che cos’è un file OST?
Un file OST (Offline Storage Table) è la copia locale di una casella di posta di Outlook, che viene creata automaticamente quando lavori con account Exchange, Microsoft 365 o IMAP. Ti consente di accedere a e-mail, calendario e contatti anche senza connessione internet e sincronizza le modifiche con il server alla successiva connessione.
Nelle versioni più recenti di Microsoft Outlook, le tue e-mail e i tuoi dati vengono archiviati sotto forma di file OST. Outlook scarica i tuoi dati dal server di posta e li salva temporaneamente in locale in un file OST. Questa copia locale serve per l’accesso offline, mentre i file originali restano al sicuro e in modo centralizzato sul server di posta.
Nelle versioni più recenti di Outlook sono stati introdotti miglioramenti nel caching offline, come un controllo più raffinato o prestazioni migliori con file OST di grandi dimensioni. Negli ambienti Microsoft 365 con archivi cloud, il file OST può essere mantenuto più piccolo, perché è necessario salvare meno dati in locale.
Nota: questo articolo si riferisce a Outlook (classico). Nel nuovo Outlook per Windows, l’archiviazione offline e il supporto PST possono variare.
Il client di posta elettronica di Microsoft Outlook semplifica la giornata lavorativa di molte persone. Archivia e organizza e-mail e dati di calendari, diari e agende e li rende disponibili sul computer anche senza connessione internet. Altri aspetti pratici del servizio sono l’opzione di recuperare e-mail inviate in modo errato o incompleto e la possibilità di ripristinare e-mail di Outlook eliminate per errore.
A cosa servono i file OST?
Outlook utilizza i file OST per gli account Outlook 365, Exchange, IMAP e Outlook.com, così puoi accedere alle e-mail e alle informazioni anche offline e continuare a lavorarci. Mentre i file PST scaricati e salvati in locale possono essere aggiornati anche in modalità offline (ad esempio quando sposti o elimini i messaggi), le modifiche a un file OST vengono sincronizzate con i dati sul server solo quando torni online con il tuo account.
Vantaggi e svantaggi di un file OST
| Vantaggi | Svantaggi |
|---|---|
| Accesso a e-mail, calendario e contatti possibile anche offline | Il file è legato all’account/al profilo, non è portabile liberamente |
| Sincronizzazione automatica con il server | Riparazione possibile solo in modo limitato in caso di danneggiamento |
| Rischio di perdita dei dati ridotto, perché la copia sul server resta il “master” | I file OST di grandi dimensioni possono rallentare Outlook |
| Adatto all’uso su più dispositivi (il server sincronizza i contenuti) | In caso di guasto, le cartelle locali vanno perse |
| Sicurezza grazie all’archiviazione centralizzata su Exchange/Microsoft 365 | In caso di perdita del dispositivo, vulnerabile se la crittografia non è attivata |
Il grande vantaggio di un file OST di Outlook è la memorizzazione centralizzata sul server di posta. In questo modo hai accesso ai tuoi account indipendentemente da luogo e dispositivo. Se il tuo computer dovesse danneggiarsi, andranno persi solo i file OST memorizzati nella cache: i dati salvati sul server di posta restano disponibili. Per ripristinare i file OST persi, ti basta configurare di nuovo l’account Outlook e sincronizzarlo nuovamente con il relativo dispositivo.
Poiché i file OST vengono salvati in locale sul dispositivo, sono vulnerabili in caso di perdita del dispositivo, malware o accessi non autorizzati. Sono consigliati la crittografia locale, backup regolari e, se necessario, un salvataggio esterno delle cartelle o delle bozze particolarmente importanti.
OST e PST: qual è la differenza?
Il file di dati di Outlook PST è il metodo di archiviazione alternativo a OST: “PST” sta per “Personal Storage Table”. In questo caso Outlook scarica i dati dal server di posta e li salva in locale sul dispositivo nel formato PST. Un file OST, invece, viene solo memorizzato nella cache sul computer come file offline sincronizzato: la versione “originale” rimane sul server.
La distinzione tra OST e PST dipende dalla configurazione di Outlook: i cosiddetti account POP recuperano e-mail e dati dal server tramite il protocollo POP3 e li salvano nel formato PST. Con gli account POP, .pst funge da file di dati locale principale; gli account IMAP utilizzano .ost come cache.
Tieni presente che le modifiche ai file PST locali sono effettivamente modifiche ai file originali. I file PST persi o eliminati comportano quindi la perdita degli originali e possono essere ripristinati solo con strumenti di recupero. Con i file OST, invece, le modifiche offline vengono sincronizzate con l’originale solo quando torni online.
Nelle versioni più vecchie di Outlook (soprattutto 2013 e 2016), con account IMAP o Outlook.com era possibile creare determinate cartelle con l’indicazione “Solo su questo computer”. Questi contenuti venivano salvati esclusivamente in locale e andavano persi in caso di guasto o cambio account. Oggi questa funzione ha ormai un’importanza marginale e dovrebbe essere considerata piuttosto come un’eccezione storica.
File OST e file PST a confronto
| Caratteristica | File OST | File PST |
|---|---|---|
| Percorso di archiviazione | Copia locale di una casella postale sul server (Exchange, Microsoft 365, Outlook.com, IMAP) | File locale principale, usato soprattutto con gli account POP |
| Sincronizzazione | Modifiche offline → sincronizzazione con il server al successivo accesso online | Le modifiche valgono subito come “originali”, nessuna sincronizzazione con il server |
| Utilizzo | Accesso offline, i dati centrali restano sul server | Archiviazione, backup locale o alleggerimento della casella postale |
| Dipendenza dall’account | Funziona solo con un account/profilo attivo e collegato | Può essere aperto indipendentemente dal server |
| Rischio | Basso, perché il server funge da “master” | Perdita o danneggiamento del file PST = perdita dei dati originali |
| Scenari tipici | Lavoro con Exchange/Microsoft 365 o IMAP in modalità cache | Account POP, archiviazione a lungo termine, esternalizzazione di grandi quantità di dati |
Un grande vantaggio dei file PST è che quando lo spazio nella tua casella postale sta per esaurirsi, puoi spostare facilmente i dati sul tuo dispositivo come file PST collegato, archiviare le e-mail con Outlook e liberare così spazio di archiviazione.
- Archiviazione automatica delle caselle selezionate
- Salvataggio in data center europei
- Protezione dalla perdita di dati
Dove si trovano i file OST?
Puoi aprire le cartelle con i file di dati di Outlook (PST e OST) come segue:
- Primo passaggio: in Outlook, apri la scheda “File”.
- Secondo passaggio: fai clic su “Impostazioni account” e poi di nuovo su “Impostazioni account”.
- Terzo passaggio: nella scheda “File di dati” seleziona una voce e fai clic su “Apri percorso file…”.
Puoi trovare i file OST anche nella directory <Unità>\Utente<Nomeutente>\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Tuttavia, i file OST salvati sono recuperabili e utilizzabili solo con un account Outlook attivo e collegato. Nelle versioni più recenti di Outlook, la posizione di archiviazione non si può modificare facilmente dall’interfaccia; tecnicamente è possibile tramite la chiave di registro ForceOSTPath.
Outlook non è l’unica soluzione per sincronizzare gli account e-mail online e offline. Tra le alternative gratuite a Outlook ci sono, ad esempio, Thunderbird, SeaMonkey o Mailbird.