Importare con Outlook i file di dati .pst: tutorial passo per passo

Per importare i file di dati .pst con Outlook, avete a disposizione due possibilità: nella barra multifunzione di Outlook andate su “File” > “Apri ed esporta” e selezionate l’opzione “Apri file di dati di Outlook” o “Importa/esporta”. Con la prima opzione importerete l’intero file di dati .pst sul vostro Outlook. Il file sarà mostrato nell’elenco delle cartelle come “file di dati di Outlook”. Con la seconda opzione si aprirà la procedura guidata di Outlook che vi permetterà di selezionare altre opzioni d’importazione, come ad esempio la scelta di cartelle precise nella casella postale.

Importare i file di dati .pst

1. Nella barra multifunzione di Outlook selezionate su “File” l’opzione “Apri file di dati di Outlook”
2. Selezionate la cartella dove avete salvato il file .pst
3. Selezionate il file .pst e fate clic su “Apri”
4. Il contenuto del file .pst sarà mostrato su Outlook nell’elenco delle cartelle alla voce “File di dati di Outlook”. Cliccando con il tasto destro del mouse sulla cartella visualizzerete le diverse opzioni, per esempio “Taglia” e “Copia”.

Importare un file .pst con la procedura guidata Importa/esporta:

1. Nella barra multifunzione di Outlook selezionate su “File” l’opzione “Importa/esporta”:
2. Nella finestra di dialogo selezionate “Importa dati da altri programmi o file” e “Avanti”
3. Selezionate il formato di file da importare: cliccate su “File di dati di Outlook (.pst)” e “Avanti”
4. Selezionate la cartella dove avete salvato il file .pst e stabilite le eventuali opzioni come “Sostituisci i duplicati ...” e fate clic su “Avanti”
5. Selezionate le cartelle e sottocartelle da importare e cliccate su “Fine”.

Solitamente Outlook crea in automatico un file .pst con tutti i messaggi, le note, i dati delle attività e gli eventi del calendario. Potrete importare come archivio di Outlook questi file “Personal Store”, in breve PST, per ripristinare ad esempio tutti i dati salvati su un altro computer. Durante il salvataggio, il file .pst è mantenuto sul vostro PC o salvato su una casella postale che si trova nel server. Il grande vantaggio di questo procedimento è che mettendo al sicuro i dati in un file .pst, avrete a disposizione tutti i dati di Outlook in un unico punto a cui potrete accedere in ogni momento in caso di necessità.

Importare un file di dati .pst su Outlook potrebbe rivelarsi ad esempio utile quando un utente cambia PC senza aver prima sincronizzato i dati attraverso un cloud. Questo potrebbe essere avvenuto perché non si voleva eseguire una sincronizzazione, ad esempio a causa di politiche aziendali relative alla protezione dei dati. In questo caso, la soluzione più semplice e rapida può essere l’esportazione di tutti i dati di Outlook, la trasmissione su un supporto di memoria e l’importazione finale sul nuovo sistema. Così l’utente potrà essere sicuro che sul nuovo computer sarà ripristinato solo un certo tipo di dati.

Quando si collegano file .pst, oltre ai messaggi si salvano automaticamente anche eventi passati e futuri e i dati delle attività. Potrete anche importare i contatti di Outlook esistenti.

Alcuni utenti lavorano contemporaneamente con più account. In questo caso potrebbe rivelarsi utile combinare insieme tutti questi account in un unico client per migliorare l’organizzazione. A riguardo Outlook offre una struttura a cartelle in cui visualizzare anche più account alla volta. Per questo bisogna esportare un account come archivio, poi combinarlo sul relativo computer con l’account esistente e infine importare una volta il file di dati .pst.

Questo può rivelarsi fondamentale, ad esempio, quando un collaboratore va in pensione e un altro ha bisogno dell’accesso ai dati esistenti, o quando si vuole creare e gestire una lista di distribuzione Outlook corposa.

La memoria di tutti i dati in una cartella .pst permette anche di salvare come archivio tutte le informazioni di Outlook che non sono necessarie al momento. Se si tratta soltanto di salvare i messaggi, potete anche solo archiviare le e-mail in Outlook.

Per gli utenti che vogliono avere sottocchio tutti gli appuntamenti, può bastare anche condividere il calendario di Outlook. Così, ad esempio, potrete spostare o programmare appuntamenti anche mentre siete in giro, semplicemente con lo smartphone.

5. Nell’ultimo passaggio avrete la possibilità di importare solo parti precise di una directory, ossia sottocartelle singole di un file di Outlook .pst. Qui arriverete al punto in cui potrete aprire la cartella principale del file di dati di Outlook come mostrato nell’esempio. Cliccate poi su “Fine” per terminare l’importazione dei file.