Importare con Outlook i file di dati .pst: tutorial passo per passo
Per importare i file di dati .pst con Outlook, avete a disposizione due possibilità: nella barra multifunzione di Outlook andate su “File” > “Apri ed esporta” e selezionate l’opzione “Apri file di dati di Outlook” o “Importa/esporta”. Con la prima opzione importerete l’intero file di dati .pst sul vostro Outlook. Il file sarà mostrato nell’elenco delle cartelle come “file di dati di Outlook”. Con la seconda opzione si aprirà la procedura guidata di Outlook che vi permetterà di selezionare altre opzioni d’importazione, come ad esempio la scelta di cartelle precise nella casella postale.
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Guida rapida: importare i file di dati .pst con Outlook
Importare i file di dati .pst
- Nella barra multifunzione di Outlook selezionate su “File” l’opzione “Apri file di dati di Outlook”
- Selezionate la cartella dove avete salvato il file .pst
- Selezionate il file .pst e fate clic su “Apri”
- Il contenuto del file .pst sarà mostrato su Outlook nell’elenco delle cartelle alla voce “File di dati di Outlook”. Cliccando con il tasto destro del mouse sulla cartella visualizzerete le diverse opzioni, per esempio “Taglia” e “Copia”.
Importare un file .pst con la procedura guidata Importa/esporta:
- Nella barra multifunzione di Outlook selezionate su “File” l’opzione “Importa/esporta”:
- Nella finestra di dialogo selezionate “Importa dati da altri programmi o file” e “Avanti”
- Selezionate il formato di file da importare: cliccate su “File di dati di Outlook (.pst)” e “Avanti”
- Selezionate la cartella dove avete salvato il file .pst e stabilite le eventuali opzioni come “Sostituisci i duplicati ...” e fate clic su “Avanti”
- Selezionate le cartelle e sottocartelle da importare e cliccate su “Fine”.
Situazioni in cui potreste voler importare i file di dati .pst
Solitamente Outlook crea in automatico un file .pst con tutti i messaggi, le note, i dati delle attività e gli eventi del calendario. Potrete importare come archivio di Outlook questi file “Personal Store”, in breve PST, per ripristinare ad esempio tutti i dati salvati su un altro computer. Durante il salvataggio, il file .pst è mantenuto sul vostro PC o salvato su una casella postale che si trova nel server. Il grande vantaggio di questo procedimento è che mettendo al sicuro i dati in un file .pst, avrete a disposizione tutti i dati di Outlook in un unico punto a cui potrete accedere in ogni momento in caso di necessità.
Ripristinare file di dati di Outlook non sincronizzati
Importare un file di dati .pst su Outlook potrebbe rivelarsi ad esempio utile quando un utente cambia PC senza aver prima sincronizzato i dati attraverso un cloud. Questo potrebbe essere avvenuto perché non si voleva eseguire una sincronizzazione, ad esempio a causa di politiche aziendali relative alla protezione dei dati. In questo caso, la soluzione più semplice e rapida può essere l’esportazione di tutti i dati di Outlook, la trasmissione su un supporto di memoria e l’importazione finale sul nuovo sistema. Così l’utente potrà essere sicuro che sul nuovo computer sarà ripristinato solo un certo tipo di dati.
Quando si collegano file .pst, oltre ai messaggi si salvano automaticamente anche eventi passati e futuri e i dati delle attività. Potrete anche importare i contatti di Outlook esistenti.
Combinare gli account di Outlook in un’interfaccia
Alcuni utenti lavorano contemporaneamente con più account. In questo caso potrebbe rivelarsi utile combinare insieme tutti questi account in un unico client per migliorare l’organizzazione. A riguardo Outlook offre una struttura a cartelle in cui visualizzare anche più account alla volta. Per questo bisogna esportare un account come archivio, poi combinarlo sul relativo computer con l’account esistente e infine importare una volta il file di dati .pst.
Questo può rivelarsi fondamentale, ad esempio, quando un collaboratore va in pensione e un altro ha bisogno dell’accesso ai dati esistenti, o quando si vuole creare e gestire una lista di distribuzione Outlook corposa.
Archiviazione di dati non utilizzati
La memoria di tutti i dati in una cartella .pst permette anche di salvare come archivio tutte le informazioni di Outlook che non sono necessarie al momento. Se si tratta soltanto di salvare i messaggi, potete anche solo archiviare le e-mail in Outlook.
Per gli utenti che vogliono avere sottocchio tutti gli appuntamenti, può bastare anche condividere il calendario di Outlook. Così, ad esempio, potrete spostare o programmare appuntamenti anche mentre siete in giro, semplicemente con lo smartphone.
Con Microsoft 365 gli utenti non hanno soltanto accesso a molti dei più importanti prodotti di Office sul mercato. Con il relativo servizio di memoria OneDrive potrete sincronizzare i messaggi e gli eventi del calendario e accedere comodamente al vostro Outlook da altri dispositivi, ad esempio attraverso il browser.
Importare direttamente un file .pst come file di dati di Outlook
Outlook offre agli utenti una possibilità pratica di integrare la cartella dell’archivio che vi permetterà di collegare in modo semplice file .pst e utilizzarli come una sorta di “sottocartella”.
Allegando un file .pst al vostro Outlook avrete accesso ai file salvati sotto forma di record nel profilo di Outlook (vedi screenshot al passaggio 3). Il lato pratico è che i dati non vengono portati su un profilo esistente e mescolati con i messaggi e gli eventi del calendario già esistenti, ma appaiono come parte separata nell’elenco posizionato sulla sinistra. Se richiesto, però, è possibile anche integrarli in un profilo esistente, senza separarli.
Qui di seguito vi mostreremo passo per passo come importare un file di dati di Outlook.
- Fate clic sulla barra di navigazione in alto su “File”, poi su “Apri ed esporta” e selezionate la voce “Apri file di dati di Outlook”.
- Una volta cliccata sulla voce del menu, vi apparirà una finestra, dove troverete il file da importare. Nell’esempio abbiamo salvato e denominato precedentemente un file specifico dell’utente in Utenti > Nome utente > Documenti > File di Outlook. Cliccate sul file e selezionate il comando in basso a destra “Apri”.
Per tutti coloro che necessitano di un’archiviazione sicura dei backup locali delle e-mail, il servizio di archiviazione e-mail di IONOS offre una soluzione per le aziende che permette di salvare le e-mail in modo professionale proteggendole da eventuali manipolazioni.
- Confermate con “Apri” e nella pagina riassuntiva sulla sinistra verrà mostrato il file di dati di Outlook.
- I file di dati possono essere tagliati o copiati su un altro profilo con un clic sul tasto destro del mouse.
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Importare un archivio di Outlook con la procedura guidata d’importazione di Outlook
La procedura guidata d’importazione di Outlook rende ancora più pratico importare file .pst su Outlook. Questo strumento vi permette di stabilire se durante l’importazione volete trasmettere tutti o solo una parte dei dati del file .pst.
- Per importare i file di dati di Outlook, selezionate “File” nella barra di navigazione e poi “Apri ed esporta”. Successivamente, cliccate su “Importa/esporta”.
- Nel prossimo passaggio si aprirà una schermata, dove dovrete selezionare la voce “Importa dati da altri programmi o file” e confermare con “Avanti >”.
- Poi dovrete selezionare il tipo di file che desiderate importare. Poiché in questo esempio abbiamo una cartella .pst, cliccate alla voce “File di dati di Outlook (.pst)” e confermate con “Avanti >”.
- Adesso aprite il file .pst da importare selezionandolo dalla rispettiva cartella. A questo punto potete anche cercare il file desiderato nel vostro computer cliccando su “Sfoglia...”. Allo stesso tempo, durante questo passaggio, dovrete stabilire se importare o meno i duplicati.
Cliccate di nuovo su “Avanti >” per concludere questo passaggio.
- Nell’ultimo passaggio avrete la possibilità di importare solo parti precise di una directory, ossia sottocartelle singole di un file di Outlook .pst. Qui arriverete al punto in cui potrete aprire la cartella principale del file di dati di Outlook come mostrato nell’esempio. Cliccate poi su “Fine” per terminare l’importazione dei file.
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