Excel SUBTOTALE: risultato parziale per i vostri calcoli

Il foglio di calcolo di Microsoft permette tabelle di grandi di­men­sio­ni e calcoli complessi. Le funzioni di Excel risultano utili in molte si­tua­zio­ni e sono raramente in­fluen­za­te dal­l'a­spet­to e dai dettagli delle vostre tabelle: na­scon­de­te alcune celle per una maggiore chiarezza? Cio­no­no­stan­te le funzioni con­ti­nua­no a includere i valori filtrati. Ma è proprio quello che a volte potreste voler evitare. Se volete che i vostri calcoli ri­spon­da­no a filtri ed elementi nascosti, risulta molto utile la funzione SUBTOTALE, che combina molte ope­ra­zio­ni di calcolo e vi dà un maggiore controllo su quali celle Excel considera.

So­prat­tut­to quando si lavora con grandi quantità di dati, non sempre vogliamo vi­sua­liz­za­re tutte le aree. Na­scon­de­re alcune righe o filtrare de­ter­mi­na­ti valori sem­pli­fi­ca la com­pren­sio­ne di tabelle di grandi di­men­sio­ni. In questo modo, le tabelle si re­strin­go­no in modo tale che rimangano visibili solo i dati es­sen­zia­li, il che sem­pli­fi­ca enor­me­men­te il lavoro. Tuttavia, i valori nascosti non vanno persi, rimangono parte della cartella di lavoro e sono quindi ancora uti­liz­za­ti dalle funzioni per i calcoli. Questo è un grande vantaggio di Excel.

Ma proprio ciò che di solito è un vantaggio, in alcune si­tua­zio­ni può diventare un fastidio. Ad esempio, se si desidera che le funzioni di Excel ri­spon­da­no alla rap­pre­sen­ta­zio­ne attuale e adeguino i risultati di con­se­guen­za, non è possibile farlo uti­liz­zan­do i consueti metodi di calcolo. Bi­so­gne­reb­be creare una nuova tabella in cui i valori filtrati non compaiono affatto. La funzione SUBTOTALE offre un'al­ter­na­ti­va, infatti può essere impostata in modo tale che le celle nascoste non vengano incluse nel calcolo.

SUBTOTALE racchiude undici diverse funzioni: gli utenti se­le­zio­na­no il tipo di calcolo da uti­liz­za­re nella funzione e se ignorare o meno le celle nascoste. La funzione non include nei calcoli i valori at­tual­men­te nascosti da un filtro. SUBTOTALE può quindi essere usato molto bene come risultato ag­giun­ti­vo accanto a un risultato finale. Con­fron­tan­do i due valori si ottengono spesso in­for­ma­zio­ni ag­giun­ti­ve.

Teo­ri­ca­men­te, la funzione SUBTOTALE richiede solo due istru­zio­ni. In­nan­zi­tut­to, dovete spe­ci­fi­ca­re quale calcolo deve essere eseguito. Il secondo argomento e tutti i suc­ces­si­vi for­ni­sco­no in­for­ma­zio­ni sul­l'in­ter­val­lo di celle uti­liz­za­to. È ob­bli­ga­to­ria un'in­di­ca­zio­ne, ma nella formula è possibile includere fino a 254 aree in totale.

Con il primo parametro, tra­sfe­ri­te le proprietà di un'altra funzione alla funzione SUBTOTALE; Excel ha previsto un elenco a tale scopo. Immettete il numero ap­pro­pria­to e SUBTOTALE esegue il calcolo cor­ri­spon­den­te. Per ciascuna funzione vi sono due numeri. I valori tra 1 e 11 as­si­cu­ra­no che SUBTOTALE includa anche valori nascosti. Im­met­ten­do da 101 a 111, la funzione ignora le celle nascoste nel­l'in­ter­val­lo spe­ci­fi­ca­to. Di seguito un riepilogo.

Le celle nascoste restano parte del calcolo:

• 1: MEDIA
• 2: CONTA.NUMERI
• 3: CONTA.VALORI
• 4: MAX
• 5: MIN
• 6: PRODOTTO
• 7: DEV.ST
• 8: DEV.ST.POP
• 9: SOMMA
• 10: VAR
• 11: VAR.POP

Le celle nascoste non vengono incluse nel calcolo:

• 101: MEDIA
• 102: CONTA.NUMERI
• 103: CONTA.VALORI
• 104: MAX
• 105: MIN
• 106: PRODOTTO
• 107: DEV.ST
• 108: DEV.ST.POP
• 109: SOMMA
• 110: VAR
• 111: VAR.POP

L'esempio prin­ci­pa­le per la funzione SUBTOTALE è il calcolo di una somma. La funzione consente di acquisire, oltre al risultato finale per il quale sono stati presi in con­si­de­ra­zio­ne tutti i valori, solo quelli che non sono in­te­res­sa­ti da filtri o che non sono nascosti.

In questo esempio, prendiamo i valori da due colonne e li sommiamo. Poiché abbiamo inserito il valore 109 per il primo parametro, vengono re­gi­stra­ti solo i valori che sono at­tual­men­te visibili.

Lo stesso principio funziona con altri tipi di calcolo. Potete ad esempio calcolare la media.

È anche possibile combinare SUBTOTALE con altre funzioni. Il risultato della funzione può essere trasmesso di­ret­ta­men­te a ulteriori calcoli, senza la necessità di celle au­si­lia­rie. Ad esempio, è possibile sommare diversi risultati parziali.

A volte è utile combinare SUBTOTALE con la funzione SE. Potete quindi impostare una cella in cui spe­ci­fi­ca­te il tipo di calcolo de­si­de­ra­to, ad esempio sotto forma di un menu a discesa. La formula in sé sarà quindi un po' più estesa ma, una volta creata, non è ne­ces­sa­rio apportare modifiche. Ad esempio, sup­po­nia­mo di voler passare re­go­lar­men­te da uno di questi tre tipi di calcolo all'altro: SOMMA, CONTA.NUMERI e MEDIA.

Uti­liz­za­te il filtro au­to­ma­ti­co per impostare i dati idonei e, dal­l'e­len­co a discesa, scegliete il calcolo de­si­de­ra­to. Le query SE ese­gui­ran­no quindi sempre la funzione SUBTOTALE corretta.

Oltre alla funzione, che potete fa­cil­men­te integrare nelle formule, Excel offre anche uno strumento omonimo. Si trova nella scheda “Dati”, alla voce “Subtotale”. Questo strumento è utile, ad esempio, se si utilizza un elenco a più colonne in Excel. Una colonna contiene un set fisso di valori pre­va­len­te­men­te non numerici, ad esempio nomi. A queste voci vengono poi assegnati valori numerici: vendite, punteggi, valori misurati e dati simili. Lo strumento vi aiuta a trovare risultati parziali di rag­grup­pa­men­ti: tutte le voci uguali in una colonna vengono rag­grup­pa­te e i valori cor­ri­spon­den­ti nel­l'al­tra colonna vengono calcolati tra loro.