Dal suo primo rilascio nel 1989, il software di pre­sen­ta­zio­ne Po­wer­Point è stato una com­po­nen­te in costante sviluppo del pacchetto software per ufficio di Microsoft Office. In un’analisi di mercato del 2010, Microsoft Office ha detenuto una posizione dominante in questo segmento con una quota di mercato del 72%. In realtà Po­wer­Point esiste già dal 1984, ma è passato a Microsoft nel 1987. Si stima che venga uti­liz­za­to per il 95% di tutte le pre­sen­ta­zio­ni.

Consiglio

Come in altri programmi Microsoft, potete uti­liz­za­re gli shortcut di Po­wer­Point per lavorare più ve­lo­ce­men­te sulle pre­sen­ta­zio­ni.

La ri­pro­du­zio­ne di pre­sen­ta­zio­ni Po­wer­Point è semplice se si dispone del programma. Se questo non è di­spo­ni­bi­le, si può esportare la pre­sen­ta­zio­ne in vari altri formati di file. Per la maggior parte degli utenti quello di più facile accesso è il formato PDF, per esteso: Portable Document Format. Il software Acrobat Reader per la vi­sua­liz­za­zio­ne di tali documenti è di­spo­ni­bi­le gra­tui­ta­men­te e molto diffuso. Nel frattempo anche i web browser sono in grado di leggere i PDF ed esistono mol­tis­si­mi lettori PDF al­ter­na­ti­vi.

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Vi spie­ghia­mo passo dopo passo come esportare un file Po­wer­Point in formato PDF.

Po­wer­Point come PDF su PC Windows: spie­ga­zio­ne passo dopo passo

Avete terminato la vostra pre­sen­ta­zio­ne e volete metterla a di­spo­si­zio­ne di coloro che non hanno il programma Microsoft Office Po­wer­Point? Dovete uti­liz­za­re la funzione “Esporta Po­wer­Point in PDF”. Il PDF è un formato di file sicuro che potete uti­liz­za­re senza problemi anche quando non conoscete pre­ven­ti­va­men­te i sistemi operativi o i computer di­spo­ni­bi­li con cui dovete lavorare. Il layout non cambia, in­di­pen­den­te­men­te dal di­spo­si­ti­vo sul quale il file viene aperto. Per prima cosa esportate il vostro file Po­wer­Point con l’esten­sio­ne “esem­pio­di­fi­le.ppt” o “esem­pio­di­fi­le.pptx” di­ret­ta­men­te dal programma Po­wer­Point in formato PDF. Procedete come segue:

Immagine: Salvare PowerPoint come PDF, passaggio 1
Passaggio 1: cliccate sulla voce di menu “File” nella pre­sen­ta­zio­ne aperta di Po­wer­Point.
Immagine: Salvare PowerPoint come PDF, passaggio 2
Passaggio 2: se­le­zio­na­te “Esporta” nel menu a sinistra.
Immagine: Salvare PowerPoint come PDF, passaggio 3
Passaggio 3: avete diverse opzioni. Quella pre­se­le­zio­na­ta è “Crea documento PDF/XPS”. Cliccate sul pulsante cor­ri­spon­den­te.
Immagine: Salvare PowerPoint come PDF, passaggio 4
Passaggio 4: se­le­zio­na­te dove salvare il file e le opzioni ag­giun­ti­ve.

Questa finestra consente di se­le­zio­na­re dove salvare il documento con­ver­ti­to da Po­wer­Point in formato PDF. Prima della pub­bli­ca­zio­ne, è possibile uti­liz­za­re il pulsante “Opzioni” per se­le­zio­na­re ulteriori dettagli del file PDF da esportare.

Immagine: Salvare PowerPoint come PDF, passaggio 5
Passaggio 5: con queste opzioni definite ulteriori dettagli del PDF.

Il menu “Opzioni” offre ulteriori pos­si­bi­li­tà per spe­ci­fi­ca­re con maggiore pre­ci­sio­ne l’aspetto della pre­sen­ta­zio­ne di Po­wer­Point in formato PDF. Per una re­sti­tu­zio­ne completa della pre­sen­ta­zio­ne in formato PDF, cliccate su “Tutto” e nel menu di selezione su “Dia­po­si­ti­ve” (1). Lo standard “Conforme a PDF/A” (2) è rilevante se il documento è destinato a una me­mo­riz­za­zio­ne a lungo termine e ga­ran­ti­sce la vi­sua­liz­za­zio­ne sui di­spo­si­ti­vi futuri. Le altre caselle di spunta sono pre­im­po­sta­te.

As­si­cu­ra­te­vi che la casella sot­to­stan­te “Testo bitmap se i tipi di carattere non possono essere in­cor­po­ra­ti” sia spuntata. In questo modo vi as­si­cu­ra­te che la pre­sen­ta­zio­ne venga vi­sua­liz­za­ta su un altro computer con il font originale, anche se non vi è in­stal­la­to. Con OK (3) con­fer­ma­te le im­po­sta­zio­ni in questa finestra, che quindi si chiuderà di nuovo.

Prima di procedere alla pub­bli­ca­zio­ne, spuntate la casella “Apri il file dopo la pub­bli­ca­zio­ne” (4). In questo modo si evita di dover cercare il file in Esplora risorse di Windows, in quanto viene im­me­dia­ta­men­te vi­sua­liz­za­to nel programma PDF di­spo­ni­bi­le. Con “Ottimizza per: Standard” (5) il file con­ver­ti­to viene ot­ti­miz­za­to per la stampa. Se se­le­zio­na­te “Di­men­sio­ne minima”, Po­wer­Point ottimizza la pre­sen­ta­zio­ne per la pub­bli­ca­zio­ne online con la di­men­sio­ne del file più piccola, ma questa selezione deve essere scelta solo per la pre­sen­ta­zio­ne su schermo. Tutte le im­po­sta­zio­ni sono state ef­fet­tua­te? Allora premete su “Pubblica” (6).

Immagine: Salvare PowerPoint come PDF, passaggio 6
Passaggio 6: la barra di ca­ri­ca­men­to mostra lo stato di avan­za­men­to della pub­bli­ca­zio­ne.
N.B.

C’è anche la pos­si­bi­li­tà al­ter­na­ti­va di se­le­zio­na­re il tipo di file PDF con “Salva con nome”. Con questa procedura, tuttavia, non vengono vi­sua­liz­za­te tutte le varie opzioni della con­ver­sio­ne.

Se avete spuntato la casella “Apri file dopo la pub­bli­ca­zio­ne”, la pre­sen­ta­zio­ne con­ver­ti­ta apparirà sul lettore PDF impostato come pre­de­fi­ni­to sul vostro PC. Al­tri­men­ti troverete il file Po­wer­Point esportato in formato PDF nella cartella se­le­zio­na­ta sul vostro disco locale. L’esten­sio­ne del file ppt o pptx è stata con­ver­ti­ta in pdf.

Immagine: Salvare PowerPoint come PDF, passaggio 7
Passaggio 7: pre­sen­ta­zio­ne Po­wer­Point finita in formato PDF, qui aperta con PDF Reader.

Po­wer­Point in formato PDF su macOS

L’approccio è in linea di principio identico a quello di Windows. Su macOS avete due opzioni:

  • Opzione 1: File -> Salva con nome -> Salva come, per salvare il file come PDF.
  • Opzione 2: File -> Esporta file, per esportare il file come PDF.

Le due opzioni prevedono gli stessi passaggi. Tuttavia, le opzioni di Windows che per­met­to­no di salvare le dia­po­si­ti­ve con le note, come immagine o di includere nel file PDF quelle nascoste e la pos­si­bi­li­tà di ridurre le di­men­sio­ni del file non sono di­spo­ni­bi­li in macOS. Nelle versioni più recenti, a partire dal 2011, è possibile impostare la qualità di stampa di un PDF su uno standard più o meno elevato.

Con­ver­ti­re Po­wer­Point in PDF su Internet

Con Po­wer­Point per il Web, il software di pre­sen­ta­zio­ne viene eseguito nel cloud del provider. Il programma ha la stessa gamma di funzioni, con il vantaggio che l’utente ha sempre l’ultima (e la più sicura) versione di­spo­ni­bi­le per lavorare.

Immagine: Salvare PowerPoint come PDF dalla versione per il web
Finestra “Scarica come” della versione cloud di Po­wer­Point.

Si apre una finestra, in cui viene avviato il processo con “Scarica come” e “Scarica come PDF”. Appare una barra di stato che indica che il file è pronto per essere salvato sul disco locale. Con “Salva con nome” si determina dove salvare il Po­wer­Point in formato PDF.

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