Webinar: de­fi­ni­zio­ne, principi e pos­si­bi­li­tà d’utilizzo

I webinar avvengono in tempo reale, anche se a volte capita che vengano uti­liz­za­te anche delle riprese, pre­ce­den­te­men­te re­gi­stra­te. In entrambi i casi vengono pre­sta­bi­li­ti un orario di inizio e fine. L’or­ga­niz­za­to­re ha la pos­si­bi­li­tà di pre­sen­ta­re il materiale (contenuti mul­ti­me­dia­li, fogli di pre­sen­ta­zio­ne, il proprio schermo, ecc.) e parlare ai par­te­ci­pan­ti at­tra­ver­so il VoIP (Voice over IP).

Grazie al col­le­ga­men­to su Internet i par­te­ci­pan­ti e l’oratore non sono costretti a trovarsi nello stesso posto, tutto ciò che serve sono solamente una con­nes­sio­ne Internet e i ri­spet­ti­vi dati d’accesso. Se il re­spon­sa­bi­le dà la parola a un par­te­ci­pan­te, quest’ultimo può in­ter­ve­ni­re. Altre pos­si­bi­li­tà d’in­te­ra­zio­ne dei webinar (chiamati anche seminari online, con­fe­ren­ze web, live webcast o web interview) sono le chat, i que­stio­na­ri e la con­di­vi­sio­ne o il dowload di file e cartelle.

Prima che possa avere luogo un seminario online il referente deve fissare una data e informare coloro che de­si­de­ra­no prendervi parte. So­li­ta­men­te la par­te­ci­pa­zio­ne è limitata e gli in­te­res­san­ti devono perciò re­gi­strar­si per il webinar. L’or­ga­niz­za­to­re invia suc­ces­si­va­men­te una e-mail di conferma agli utenti se­le­zio­na­ti, con­te­nen­te ulteriori in­for­ma­zio­ni così come i dati di login necessari e il link d’accesso. Un’altra prassi comune è quella di inviare un pro­me­mo­ria poco prima dell’inizio della con­fe­ren­za online. Una volta iniziato il webinar, i par­te­ci­pan­ti si collegano con la sala di con­fe­ren­za online. Di norma è suf­fi­cien­te un browser, ma può capitare che sia ne­ces­sa­ria l’in­stal­la­zio­ne di una specifica ap­pli­ca­zio­ne client.

Di base la par­te­ci­pa­zio­ne a un seminario online è possibile con ogni di­spo­si­ti­vo capace di con­net­ter­si a Internet. In con­si­de­ra­zio­ne della grande quantità di contenuti video e immagine, dovrebbe tuttavia essere di­spo­ni­bi­le una con­nes­sio­ne suf­fi­cien­te a sostenere la tra­smis­sio­ne dati. Tuttavia può succedere che di­spo­si­ti­vi mobili come tablet e smart­pho­ne non siano sup­por­ta­ti, rendendo ne­ces­sa­rio l’utilizzo di un computer desktop. Come già men­zio­na­to, la struttura di col­le­ga­men­to funziona per mezzo dei comuni browser o software client specifici, che in questo caso vengono indicati e messi a di­spo­si­zio­ne dall’or­ga­niz­za­to­re. Tramite questi egli am­mi­ni­stra la tra­smis­sio­ne dati e il webinar.

Per poter seguire il webinar i par­te­ci­pan­ti hanno bisogno solamente di un impianto audio, casse o cuffie, per la ri­pro­du­zio­ne della voce. Chi invece desidera co­mu­ni­ca­re in maniera diretta con il re­spon­sa­bi­le del webinar deve avere a di­spo­si­zio­ne anche un microfono e una webcam. Inoltre in alcuni casi è possibile con­net­ter­si per telefono e ascoltare così il con­tri­bu­to pre­sen­ta­to.

Qui di seguito rias­su­mia­mo le ca­rat­te­ri­sti­che delle con­fe­ren­ze online che le rendono così in­te­res­san­ti:

• Co­mu­ni­ca­zio­ne audio in tempo reale at­tra­ver­so VoIP

• Co­mu­ni­ca­zio­ne testuale via chat

• Sem­pli­ci­tà di pre­sen­ta­zio­ne di slide o di contenuti presenti sul proprio schermo

• Streaming video

• Messa a di­spo­si­zio­ne di materiale ag­giun­ti­vo

• Pos­si­bi­li­tà pratica di rie­la­bo­ra­re interi con­tri­bu­ti e ri­pro­por­li suc­ces­si­va­men­te

• Creazione e pre­sen­ta­zio­ne di quiz e que­stio­na­ri

I seminari online si dif­fe­ren­zia­no da quelli fisici, anche se in linea teorica i contenuti possono essere esat­ta­men­te gli stessi. La versione online presenta vantaggi così come svantaggi rispetto al proprio pre­de­ces­so­re: in­nan­zi­tut­to il formato del webinar punta sull’in­di­pen­den­za da un luogo fisico preciso. In questo modo sia l’or­ga­niz­za­to­re che i par­te­ci­pan­ti ri­spar­mia­no il tempo e il denaro ne­ces­sa­rio per recarsi al luogo del seminario. In aggiunta, in­di­pen­den­te­men­te dall’ambito del webinar, la versione online rende possibile la par­te­ci­pa­zio­ne anonima, infatti basta spesso un indirizzo e-mail per re­gi­strar­si.

D’altro canto un seminario online fa molto più af­fi­da­men­to sul buon fun­zio­na­men­to dei mezzi tec­no­lo­gi­ci di quando non faccia una con­fe­ren­za vecchio stile: quando le tec­no­lo­gia decide di non volerne sapere e la con­nes­sio­ne Internet non funziona, non sarà possibile prendere parte al webinar. Se poi ad­di­rit­tu­ra i problemi tecnici sono dal lato dell’or­ga­niz­za­to­re, allora con ogni pro­ba­bi­li­tà il webinar dovrà essere annullato e/o rimandato.

La seguente tabella riassume chia­ra­men­te i vantaggi e gli svantaggi dei webinar:

C’è un punto che i webinar hanno as­so­lu­ta­men­te in comune con la loro versione fisica: entrambi i formati rap­pre­sen­ta­no una cornice ideale per in­tro­dur­re dei contenuti d’ap­pren­di­men­to a un elevato numero di persone. Non è par­ti­co­lar­men­te sor­pren­den­te il fatto che i seminari online hanno grande im­por­tan­za nell’E-learning. Uni­ver­si­tà, scuole di spe­cia­liz­za­zio­ne e scuole di lingua offrono tutte dei webinar nei propri rami di com­pe­ten­za, così da fa­ci­li­ta­re il lavoro del personale docente e degli studenti in egual misura. In modo par­ti­co­la­re nei corsi di studio a distanza, i seminari e le lezioni online mettono a di­spo­si­zio­ne la base perfetta per un percorso ac­ca­de­mi­co di successo. L’in­se­gna­men­to e l’ap­pren­di­men­to su Internet non rap­pre­sen­ta­no tuttavia l’unico scenario d’utilizzo nel quale i webinar vengono va­lo­riz­za­ti. Ci sono numerosi altri campi di utilizzo nei quali questo formato di con­tri­bu­zio­ne online mostra il suo po­ten­zia­le:

• Pre­sen­ta­zio­ne di prodotti

• Con­fe­ren­ze stampa

• Meeting

• Colloqui e in­ter­vi­ste online con più par­te­ci­pan­ti

• Corsi di for­ma­zio­ne relativi a software vari

• Lead ge­ne­ra­tion