Alternative a Microsoft Access: ci sono dei programmi gratuiti che forniscono prestazioni simili?

L’elaborazione dati è una parte importante del mondo lavorativo. Che alla base vi sia il registro clienti, la propria rubrica privata, la contabilità o la giacenza di magazzino, il riuscire a ordinare e amministrare i dati più velocemente e flessibilmente è chiaramente possibile e ha acquisito un’importanza sempre maggiore con l’aumento della digitalizzazione. Tutto ciò è reso possibile dal Database Management System (DBMS), con il quale è possibile ordinare e richiamare dati secondo determinate caratteristiche (come ad esempio la residenza dei contatti in base al codice di avviamento postale o l’assortimento in base ai gruppi di prodotto).

Un DBMS molto diffuso è Microsoft Access, chiamato anche MS Access. Il programma viene comunemente utilizzato sia da aziende piccole e di medio-grandi dimensioni sia da utenti privati per riuscire a lavorare con i dati con maggiore dimestichezza. Il vantaggio rispetto ad altri DBMS è che non è necessaria alcuna conoscenza di programmazione per l’utilizzo di Microsoft Access.

Affianco ad MS Access esistono però anche ulteriori Database Management System di comprovata affidabilità, con i quali è possibile svolgere le proprie mansioni in maniera simile; alcuni di questi sono tra l’altro compatibili con altri sistemi operativi come macOS o GNU/Linux. Inoltre è possibile trovare delle alternative a Microsoft Access gratuite. In questo articolo vi presentiamo tre delle migliori alternative a Microsoft Access, che potete scaricare a gratuitamente.

Per quale motivo sono necessarie delle alternative a MS Access?

La domanda sorge spontanea: perché è così importante riuscire a trovare un’alternativa a Microsoft Access? La forte espansione del software in questione significa per lo meno che si tratta di un DBMS ben collaudato. Infatti MS Access conta molti vantaggi, ad esempio è tanto adatto per principianti quanto per utenti esperti che lavorano con le banche dati. Tuttavia è disponibile solo ed unicamente per Windows ed è ottenibile solo a pagamento.

Caratteristiche di MS Access

Microsoft Access è un Relational Database Management System (RDBMS) che serve all’immissione, alla memorizzazione, all’elaborazione, alla classificazione e alla presentazione di dati. Il modello relazionale di banca dati utilizzato dal software rappresenta il formato maggiormente utilizzato tra i sistemi di gestione di basi di dati. Con gli RDBMS è possibile mettere in relazione i record dati con diverse tabelle e viceversa.

Il software offre un’interfaccia grafica per la gestione delle banche dati. Tramite questo front end potete sì consultare i dati, ma anche modificarli direttamente o aggiungerne dei nuovi. Di base MS Access archivia i dati nel back end tramite l’utilizzo di Microsoft Jet Engine. Microsoft Access però può anche essere collegato con un server SQL che serve da database; in tal caso Access funzionerà da semplice front end o GUI, ovvero da interfaccia grafica.

Contrariamente a molti Database Management System che operano secondo il modello client/server (come MySQL e i suoi vari forks, ovvero: MariaDB, PostgreSQL, Microsoft SQL Server, Oracle Database, ecc.), Microsoft Access è un Database Management System per il desktop. Ciò significa che per lavorare ad una banca dati con MS Access non avete bisogno a tutti i costi di un server connesso alla rete.

Le banche dati possono essere create interamente come applicazione per desktop. Tra l’altro vi è anche la possibilità di sviluppare una banca dati come web app, che però deve comunque essere hostata su un’applicazione web SharePoint e, inoltre, offre minori possibilità rispetto all’app per il desktop. Una banca dati web sviluppata tramite MS Access sarà invece sempre disponibile ed utilizzabile tramite browser.

Indipendentemente che scegliate di realizzare un’app per desktop o una web app con MS Access, una banca dati MS Access salva di norma tutti i dati in un singolo file in formato mdb o nel nuovo formato accdb. La differenza in questo caso è tra i Database Management System per desktop, come MS Access per l’appunto, e i Database Management System su server, come MySQL o MS SQL Server: tipicamente un server DBMS non crea unicamente un file per ogni banca dati, bensì un’intera cartella, all’interno della quale i contenuti e la struttura di una banca dati vengono archiviati in maniera sicura, suddividendoli su più file.

Vantaggi di MS Access

Il software è particolarmente adatto per gli utenti alle prime armi con la gestione di database: per la creazione di semplici banche dati non necessitate di alcuna conoscenza di programmazione, infatti la realizzazione di una banca dati risulta relativamente facile tramite l’interfaccia grafica a disposizione. Diversi aiuti e modellipreimpostati vi semplificheranno la vita, ad esempio per quanto riguarda la gestione dei contatti, dell’attivo o delle mansioni di un progetto. Un’altra opzione che fornisce MS Access è la definizione libera dei campi dati e dunque la possibilità di adattare le caratteristiche dei modelli di dati a determinate esigenze.

La realizzazione, l’elaborazione e il collegamento di tabelle e di record dei dati è veloce e semplice con MS Access. Chi desidera usare il programma per la realizzazione di applicazioni più vaste non potrà fare a meno di utilizzare la programmazione con VBA (Visual Basic for Applications) dove, tuttavia, anche in questo caso l’impegno richiesto sarà minore rispetto ad altri Database Management System. Tramite l’utilizzo di macro, in breve funzioni parametrizzabili, potrete inoltre automatizzare diversi compiti con relativa facilità.

Non solo la creazione e la gestione di record di dati risultano spesso più facili con MS Access, rispetto ad altri Database Management System, ma lo stesso vale anche per l’impostazione dell’analisi degli stessi. Con l’aiuto di diverse funzioni di supporto la catalogazione di banche dati precedentemente realizzate, la consultazione del database e la creazione di rapporti risultano operazioni molto agevoli.

Attraverso l’archiviazione di una banca dati di MS Access in un singolo file, questo può essere facilmente condiviso con altre persone o trasmesso su altri dispositivi. Nel caso in cui desideriate utilizzare la banca dati in un DBMS diverso da MS Access, o viceversa, avrete la possibilità di contare su molte interfacce. Oltre a file MS Office con altri formati, come ad esempio Excel, l’importazione e l’esportazione di altri tipi di formati risulta ugualmente possibile; ad esempio partendo dalle banche dati realizzate con ODBC (tra le quali MySQL, Microsoft SQL Server, PostgreSQL), passando per documenti HTML e file XML, fino a file dBase. Infine, è possibile spostare da un programma all’altro anche le tabelle e i formulari.

Svantaggi di MS Access

La semplicità del software ha però il suo prezzo. Il Database Management System di Microsoft Access è, se comparato ad un DBMS per i server, decisamente meno performante: MS Access è ottimo per l’elaborazione di banche dati di dimensioni ridotte, che non superino il centinaio di migliaia di stringhe di dati; in tal caso sarà necessario utilizzare un DBMS per i server.

L’elaborazione di grandi quantità di dati richiede infatti molto tempo con MS Access e ne conseguono perciò lunghi tempi di caricamento. Proprio questo rappresenta il rovescio della medaglia di una banca dati basata su file: l’interrogazione del database avviene sempre sulla base dell’intero file; dunque, più grande sarà il file, maggiore sarà il tempo necessario. Il programma appare allo stesso modo limitato in relazione alle dimensioni di una banca dati: la dimensione massima del file è di 2 GB. Ma fin quanto non si salveranno grandi quantità di immagini o simili, questa limitazione, nella pratica, rappresenterà difficilmente un problema.

Anche la gamma di funzioni risulta decisamente inferiore se paragonata alla media di quelle di un DBMS per i server. Allo stesso modo, paragonando MS Access ad un DBMS basato completamente su SQL, risulta deficitario per quanto riguarda l’utilizzo condiviso: da un lato lo standard SQL opera con un concetto di autorizzazione completamente diverso rispetto a MS Access; dall’altro il programma di Microsoft ha dei seri problemi riguardo alla velocità delle prestazioni nel caso di utilizzo contemporaneo da parte di più utenti; difatti un pugno di utenti sono già sufficienti a causare dei rallentamenti percepibili nel funzionamento di Microsoft Access. I limiti del programma vengono spesso raggiunti quando dieci utenti lavorano nello stesso momento su di uno stesso file.

MS Access è disponibile solo per Windows e in passato era un componente fisso del pacchetto di Microsoft Office. Dall’arrivo della versione cloud della suite di Office è diventato parte integrante di diversi pacchetti di Office 365. Ciononostante il programma può essere acquistato separatamente. Fortunati sono coloro che hanno ancora installata una versione classica di MS Office nel proprio computer con sistema operativo Windows, e non la variante cloud di Office 365. Infatti essendo che da parecchio tempo Microsoft non ha apportato modifiche stravolgenti al programma, oltre all’attuale MS Access 2016, sono proprio le versioni 2013 e 2010 le più adatte per un lavoro tradizionale con banche dati.

Microsoft Access: pro e contro a confronto

Vantaggi Svantaggi
Grazie all’interfaccia grafica collaudata, MS Access risulta ideale per una veloce produzione, gestione ed analisi di banche dati, così come per la realizzazione di semplici rapporti. Comparato con altri Database Management System che seguono il modello client/server, MS Access è più instabile, e poco adatto a consultazioni voluminose e/o specifiche e offre un numero di funzioni decisamente minore.
Adatto ad ogni livello di conoscenza: utenti inesperti ed avanzati così come gestori di banche dati professionali possono fare affidamento su MS Access; con le macro, anche senza conoscenze di programmazione, è possibile combinare vari comandi automatizzando così alcuni processi. Venendo salvate tutte le informazioni di una banca dati in un singolo file, la performance e le capacità di MS Access sono perciò limitate; l’elaborazione di grandi file rallenta il programma notevolmente e lo rende instabile (solitamente a partire da file con un volume di dati di 1 GB); inoltre su MS Access un file non può avere dimensioni maggiori di 2 GB.
Utilizzo poco complicato e facile da imparare rispetto ad altri programmi; inoltre le funzioni di aiuto vi semplificheranno la vita durante molti procedimenti. L’accesso simultaneo di più utenti è possibile solo attraverso software aggiuntivi e comunque in maniera limitata.
Attraverso l’utilizzo di Share Point è possibile realizzare banche dati sotto forma di web app. La performance peggiora considerabilmente se più utenti lavorano parallelamente su una banca dati.
Molte possibilità di importazione ed esportazione da e verso altri Database Management System e prodotti MS Office, tramite ODBC. A pagamento.
Molto diffuso come componente di Microsoft Office. Disponibile solo per Windows.

Quali alternative gratuite ci sono a Microsoft Access?

Sicuramente Microsoft Access, in quanto DBMS per il desktop, non offre le stesse possibilità dei Database Management System per i server. Ma va anche detto che MS Access non intende concorrere con simili programmi: poiché da un lato i DBMS per i server rappresentano un proprio ordine di grandezza tra i Database Management System e si rivolgono perciò anche ad un target differente, difatti l’utilizzo e l’impostazione, anche del server ad esso collegato, richiede delle conoscenze SQL. D’altro canto, essendo che Microsoft con MS SQL Server offre anche un software in quest’altra classe di Database Management System, MS Access risulta quindi essere l’offerta alternativa per utenti meno navigati da un punto di vista tecnico.

Se si vogliono veramente trovare delle alternative tecniche a MS Access, bisogna come prima cosa comparare il DBMS in questione con altri DBMS per il desktop. Una delle alternative più diffuse è FileMaker, il quale funziona su Windows, ma anche su macOS e addirittura su iOS. Tuttavia FileMaker è un software a pagamento e non rappresenta quindi un’alternativa gratuita a Microsoft Access.

Dunque i programmi che seguono non solo sono disponibili a titolo gratuito, ma sono fruibili anche senza conoscenze SQL. Questo li distingue da altri sistemi open source ugualmente gratuiti come MySQL, MariaDB o PostgreSQL. Tutti e tre i DBMS presentati, così come MS Access, sono pensati per un utilizzo con quantità di dati di dimensioni relativamente ridotte, poiché tutti questi salvano il database in questione in un singolo file.

Base (presente in LibreOffice e Apache OpenOffice)

Sia LibreOffice che Apache OpenOffice sono famosi per ricalcare i programmi dei pacchetti di Microsoft Office ed offrirli al pubblico gratuitamente; Base rappresenta l’alternativa a Microsoft Access. Le funzioni e le caratteristiche di LibreOffice Base e OpenOffice Base sono pressoché identiche. Questo non è in alcun modo strano, poiché, sin dal 2010, LibreOffice e OpenOffice vengono commercializzati separatamente ed entrambe le suite per l’ufficio si basano sullo stesso codice sorgente. Tuttavia per LibreOffice vengono pubblicati costantemente degli aggiornamenti, diversamente da OpenOffice.

Base è un RDBMS basato sul linguaggio di programmazione Java, che assomiglia sotto molti aspetti a MS Access: utilizza infatti un’interfaccia grafica e offre le stesse funzioni elementari atte alla generazione e alla gestione di banche dati. Anche gli aiuti a disposizione vi aiutano durante l’utilizzo di diverse funzioni.

Tuttavia Base si differenza chiaramente dal suo modello di riferimento targato Microsoft, così com’è il caso di tutti i programmi di LibreOffice e OpenOffice che vogliono emulare quelli di Windows, come nel caso di Word, Excel o PowerPoint. Ad esempio non dispone di molte funzioni avanzate come MS Access e l’utilizzo risulta spesso più complicato. Poi soprattutto gli utenti abituati a lavorare con Microsoft Access è probabile che incontreranno delle difficoltà durante lo svolgimento di alcune operazioni; ad esempio l’utilizzo delle macro e la generazione di rapporti con Base sono sostanzialmente più complessi. Ciononostante la gamma di funzioni disponibili con Base è sorprendente, soprattutto se si pensa che si tratta pur sempre di un programma gratuito.

Il back end di Base si basa sul HSQLDB (Hyper Structured Query Language Database), con il quale è possibile creare e salvare una banca dati sia in file con il formato di Base che dBase. Essendo che una banca dati HSQL impedisce l’accesso simultaneo, la modifica in contemporanea di una banca dati da parte di più utenti è solitamente impossibile. Tuttavia ci sono molti altri DBMS che supportano la l’accesso multiplo, come MS Access, MySQL, PostgreSQL o Adabas D.

La compatibilità con altre banche dati è generalmente uno dei maggiori vantaggi del programma, poiché grazie ai connettori ODBC e JDBC, rispettivamente Open DataBase Connectivity e Java DataBase Connectivity, potete collegare Base con molti altri database. Un ulteriore vantaggio significativo rispetto a MS Access è la disponibilità: Base è utilizzabile su Windows, macOS, GNU/Linux, Unix così come BSD.

Vantaggi Svantaggi
Disponibili sui seguenti sistemi operativi: Windows, macOS, GNU/Linux, Unix, BSD Dispone di meno funzioni rispetto a MS Access.
Supporta i connettori standard ODBC e JDBC per le banche dati, tramite i quali è possibile impostare una connessione con altri database. Rapporti e macro sono più difficili da realizzare rispetto a MS Access.
Supporta molti DBMS come MS Access, MySQL, PostgreSQL e Adabas D, tramite i quali è possibile garantire l’accesso a più utenti. In quanto programma per desktop, in combinazione con la HSQLDB comunemente utilizzata, Base non permette il lavoro simultaneo di più utenti; problema che viene risolto attraverso il collegamento con un server database adatto.

Kexi (presente nella suite di Calligra)

Kexi è un componente della suite di Calligra, un software composto di diversi programmi per l’ufficio simile a Microsoft Office, OpenOffice e LibreOffice, che in aggiunta dispone di applicazioni dedicate al design come programmi per la lavorazione di immagini e per la grafica vettoriale. La suite di Calligra deriva dal pacchetto KOffice, che funzionava inizialmente solo su sistemi operativi compatibili con UNIX, come Linux. Nel frattempo la suite di Calligra funziona, anche se con delle limitazioni, su Windows e macOS; tuttavia Kexi non è presente in queste versioni.

Il DBMS è dunque ottenibile solo per GNU/Linux; ad ogni modo una versione di Kexi è stata programmata anche per Windows. Utilizzando il programma come semplice DBMS per il desktop, questo ricorre a SQLite per i database. In alternativa è utilizzabile anche un server database SQL come MySQL, PostgreSQL, Microsoft SQL Sever o dBase. Kexi supporta l’importazione di file da MS Access e dBase.

I compiti tipici dei DBMS, come la creazione e la modifica di tabelle e le interrogazioni, si compiono facilmente con il software. Inoltre è possibile lavorare con moduli e generare rapporti, anche se questi ultimi sono meno dettagliati rispetto a Microsoft Access, ma al contrario dovete rinunciare completamente all’utilizzo delle macro; però è pianificata la loro aggiunta per le versioni future. A questo va ad aggiungersi anche il fatto che nell’utilizzo su desktop il lavoro su una stessa banca dati da parte di più utenti non è possibile.

Sebbene la gamma di funzioni disponibile su Kexi non tenga testa a quella offerta da Microsoft Access, con questo software sono eseguibili comunque, con buoni risultati ed efficacemente, diverse mansioni relative alle banche dati. Per preparare rubriche, liste di prodotti e semplici tabelle simili, Kexi è una buona opzione; se, invece, si spera di sostituire appieno MS Access, allora Kexi risulterà insoddisfacente.

Vantaggi Svantaggi
Importazione di file da MS Access e dBase Considerabilmente meno funzioni rispetto a MS Access
Supporta server database MySQL, PostgreSQL, MS SQL Server e dBase Macro non ancora supportate
  Accesso a più utenti non garantito nella versione per desktop
  Attualmente disponibile solo per GNU/Linux

Glom

Con il software open source Glom si aggiunge un software un po’ datato alle alternative a Microsoft Access. È disponibile per GNU/Linux e Windows, sebbene la versione di Windows non sia più stata aggiornata dal 2010.

Grazie all’interfaccia ordinata e alle chiare funzioni, con Glom creerete una banca dati in poco tempo. La gamma di funzioni può essere definita come solida: un record può essere interrogato tramite una funzione di ricerca ed essere comparato ad un altro sulla base di criteri specifici. Il programma offre inoltre la possibilità di realizzare dei rapporti. In confronto a Microsoft Access o LibreOffice Base e OpenOffice Base, la gamma di funzioni risultata tuttavia significativamente ridotta.

Il formato utilizzato per le banche dati è PostgreSQL. Glom, grazie al suo semplice utilizzo, è particolarmente indicato per la creazione rapida di banche dati di piccole dimensioni e progetti come liste dei prodotti o dei contatti. Glom non rappresenta quindi un’alternativa soddisfacente a MS Access.

Vantaggi Svantaggi
Grazie all’interfaccia chiara ed estremamente facile da utilizzare, è possibile creare ed elaborare banche dati velocemente Dispone di molte meno funzioni rispetto a MS Access o Base
  L’ultima versione è disponibile solo per GNU/Linux (quella di Windows risale al 2010)
  Nell’utilizzo su desktop con Windows l’accesso multiplo non è possibile

Conclusione: le alternative gratuite a Microsoft Access sono adatte a sostituire l’originale?

Tutto sommato le alternative gratuite a Microsoft Access che offrono possibilità quantomeno simili per la gestione di banche dati sono poche: LibreOffice Base e Open Office Base. E ad ogni modo anche con Base bisogna mettere in conto delle differenze rispetto all’originale, soprattutto per quanto riguarda le possibilità di interrogazione dei database e la varietà in termini di funzioni disponibili. Inoltre MS Access si presenta come un software comparabilmente stabile ed affidabile, infatti è raro che si verifichino dei crash o sia necessario risolvere degli errori.

Glom, ed in parte anche Kexi, propongono un approccio del front end che prevede l’installazione e l’utilizzo congiunto di un DBMS. Aspetto che non va sottovalutato, poiché così facendo si risolvono alcuni problemi ricorrenti, tipici dei sistemi di gestione delle banche dati per il desktop, e si permette l’utilizzo stabile e l’accesso di più utenti al database. Tuttavia la gamma di funzioni e le possibilità offerte da entrambi i DBMS sono limitate, rendendo i due programmi validi solo per lo svolgimento di alcune mansioni.

Il vantaggio di MS Access rispetto ai sistemi gratuiti basati su file sono connessi al lungo processo di sviluppo al quale è stato sottoposto il software, in quanto parte della suite di MS Office. Sebbene nelle ultime versioni siano state introdotte solo poche nuove funzioni, il software è stato migliorato costantemente sin dalla sua comparsa all’inizio degli anni novanta e molte delle problematiche riscontrate col tempo sono state risolte. L’unico altro DBMS per il desktop con un’altrettanto lunga storia di sviluppo è il programma FileMaker, anch’esso a pagamento. Se dunque state cercando un DBMS per il desktop di sicura qualità e con un’ampia varietà di funzioni, dovreste prendere in considerazione l’acquisto di Microsoft Access, o quantomeno del software concorrente FileMaker, disponibile anche su macOS.

In base però alle vostre esigenze e al sistema operativo da voi utilizzato potreste trovare più adatti i programmi appena elencati. Tra le alternative gratuite a Microsoft Access, Base di LibreOffice e OpenOffice offre la gamma di funzioni maggiore, seguito da Kexi. D’altra parte Glom, con il suo layout ridotto, dispone del front end più chiaro di tutti e risulta il più facile da utilizzare tra questi. Ma tra i fattori decisivi per la scelta del giusto software possono incidere anche altri elementi, quali la disponibilità di molte interfacce di comunicazione per altri sistemi di database o la possibilità di garantire l’accesso a più utenti. Nella tabella seguente troverete nuovamente tutte le caratteristiche più rilevanti dei tre DBMS presentati.

Panoramica: comparazione di Microsoft Access con gli altri sistemi database per desktop

  Sistema operativo Facilità di utilizzo Gamma di funzioni Importazione/esportazione di file in altri formati Peculiarità In lingua italiana Accesso multiplo Gratis
Microsoft Access Windows Programma completo tra i DBMS per desktop: dispone di molte funzioni e interfacce ad altre banche dati Sì (con limitazioni) No
LibreOffice Base/Apache OpenOffice Base Windows, macOS, GNU/Linux Disponibile per tutti i sistemi operativi più comuni e offre molte interfacce ad altre banche dati Solo in combinazione con un server database
Kexi GNU/Linux Supporta diverse banche dati SQL No Solo in combinazione con un server database
Glom GNU/Linux (con limitazioni anche per Windows) DBMS molto chiaro e facile da utilizzare, adatto per semplici banche dati Su GNU/Linux in combinazione con un server database

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