La gestione dei turni con Excel

La gestione dei turni è uno strumento della pia­ni­fi­ca­zio­ne della di­stri­bu­zio­ne del personale nelle aziende. È pro­get­ta­to per garantire che un numero adeguato di di­pen­den­ti con le giuste qua­li­fi­ca­zio­ni sia di­stri­bui­ta nel posto giusto al momento opportuno. Il piano dei turni definisce l’inizio e la fine dell’orario di lavoro. In questo modo offre ai la­vo­ra­to­ri una pa­no­ra­mi­ca sui turni la­vo­ra­ti­vi.

Il piano dei turni è in sé un documento ab­ba­stan­za semplice. Tuttavia deve ri­spet­ta­re alcuni requisiti formali e legali. Anche se ci sono numerose soluzioni software per la gestione dei turni con Excel, molte di queste prevedono dei costi per un ab­bo­na­men­to mensile. In realtà è suf­fi­cien­te uti­liz­za­re un comune programma per la gestione dei turni: Excel.

Come strumento di pia­ni­fi­ca­zio­ne per i datori di lavoro e guida per i la­vo­ra­to­ri, ciascun piano turni deve sod­di­sfa­re de­ter­mi­na­ti requisiti formali:

• Deve contenere tutte le in­for­ma­zio­ni es­sen­zia­li, compreso il nome e il cognome del di­pen­den­te, l’orario di lavoro e il periodo di pia­ni­fi­ca­zio­ne a cui si applica il piano dei turni.
• Dovrebbe avere senso non solo per chi lo crea, ma anche per i di­pen­den­ti: il piano dei turni dovrebbe quindi limitarsi all’es­sen­zia­le per favorire la visione d’insieme (as­si­cu­ra­te­vi anche che il testo non sia troppo breve) e risultare il più semplice e intuitivo possibile. In caso di dubbio è con­si­glia­bi­le ag­giun­ge­re una legenda espli­ca­ti­va.
• Un design vi­si­va­men­te ac­cat­ti­van­te è si­cu­ra­men­te un vantaggio. Righe o colonne vuote possono riposare lo sguardo. Si consiglia di con­trad­di­stin­gue­re le diverse aree con colori dif­fe­ren­ti.

Oltre a ciò, ci sono alcuni requisiti legali da con­si­de­ra­re: no­no­stan­te il datore di lavoro debba na­tu­ral­men­te badare agli interessi e alle necessità della propria impresa e abbia il diritto di decidere quando i propri la­vo­ra­to­ri debbano eseguire il lavoro, esistono sotto questo aspetto diverse li­mi­ta­zio­ni legali, come quelle che ri­guar­da­no il numero di ore di lavoro gior­na­lie­re con­sen­ti­te, le pause da ef­fet­tua­re, nonché il lavoro su turni, diurni e notturni.

In più occorre con­si­de­ra­re le tutele di cui godono par­ti­co­la­ri categorie (ad esempio il diritto sul lavoro minorile) e le norme di diritto privato (ad esempio i contratti col­let­ti­vi). Altre questioni sono so­li­ta­men­te regolate in­ter­na­men­te (ad esempio at­tra­ver­so accordi aziendali o clausole nel contratto di lavoro).

Non da ultimo il piano dei turni è le­gal­men­te con­si­de­ra­to come un documento, dato che viene uti­liz­za­to anche a scopo di do­cu­men­ta­zio­ne e di libro paga. È quindi sempre vin­co­lan­te dopo la consegna o la pub­bli­ca­zio­ne. Ciò però non significa che il datore di lavoro non possa variare in seguito i turni. Bisogna in tal caso di­stin­gue­re due cir­co­stan­ze: il part time e il full time.

Nel caso del part time il datore di lavoro non può variare la col­lo­ca­zio­ne temporale dell’attività la­vo­ra­ti­va, perché nel la­vo­ra­to­re part time prevale l’interesse alla pro­gram­ma­bi­li­tà del tempo libero, durante il quale potrebbe po­ten­zial­men­te svolgere un altro lavoro. Con il full time, invece, non si applicano queste li­mi­ta­zio­ni, e il datore di lavoro ha diritto di or­ga­niz­za­re l’attività la­vo­ra­ti­va come garantito dal Codice Civile.

Ciò non esclude che la va­ria­zio­ne possa essere fatta in modo ar­bi­tra­rio: fanno fede in questo caso la buona fede e la cor­ret­tez­za. In poche parole la va­ria­zio­ne dovrebbe cor­ri­spon­de­re alle esigenze (pro­dut­ti­ve, or­ga­niz­za­ti­ve, tecniche) dell’impresa. No­no­stan­te questa libertà, ci sono delle li­mi­ta­zio­ni da con­si­de­ra­re che ri­guar­da­no il diritto al riposo e alla salute nonché il diritto alla sicurezza, alla libertà e alla dignità umana.

Se alla va­ria­zio­ne del turno cor­ri­spon­des­se anche una va­ria­zio­ne nelle mansioni, si in­con­tra­no, oltre agli stessi limiti previsti per la va­ria­zio­ne del turno, ulteriori limiti quando si tratta dell’at­tri­bu­zio­ne di mansioni inferiori. In tal caso, però, la re­tri­bu­zio­ne non può essere diminuita, anche se possono essere detratte quelle par­ti­co­la­ri spettanze o in­den­niz­zi legati alla pre­ce­den­te attività.

Fon­da­men­tal­men­te il nostro elenco di esempio è co­sti­tui­to dalle seguenti tre aree:

• Un’in­te­sta­zio­ne sempre visibile con i diversi turni e ri­spet­ti­vi orari.
• Una barra laterale con data au­to­ma­ti­ca­men­te generata, continua e senza domeniche.
• Una tabella in cui è possibile inserire i nomi dei di­pen­den­ti in servizio e che allo stesso tempo calcola il numero di turni eseguiti per ciascun di­pen­den­te.

In questa sezione vi mo­stre­re­mo come for­mat­ta­re le colonne e le righe della tabella e come cor­reg­ge­re l’in­te­sta­zio­ne nella parte superiore dello schermo. Vi daremo anche consigli sull’uso delle scor­cia­to­ie di Excel:

1. Per regolare la larghezza delle colonne nel vostro piano turni è suf­fi­cien­te fare clic con il mouse sul ri­spet­ti­vo limite di colonna (man­te­nen­do­lo cliccato) e tra­sci­nar­lo fino alla larghezza de­si­de­ra­ta (la larghezza corrente viene vi­sua­liz­za­ta in una piccola finestra tramite il puntatore del mouse).
2. Volendo potete anche cliccare su una colonna e inserire il valore de­si­de­ra­to nella scheda “Home” alla voce “Formato” à “Larghezza colonne”.
3. Con il bottone “Copia formato” (in alto a sinistra nella scheda “Home”) potete ve­lo­ciz­za­re il compito: fate clic prima su una colonna già for­mat­ta­ta, poi sul bottone citato e infine sulla colonna da for­mat­ta­re.
4. Nel nostro esempio la colonna A (Dicembre 2019) ha una lunghezza di 35, le colonne C, E, G e I hanno un valore di 20. Le colonne vuote B, D, F, H e J previste per fa­ci­li­ta­re la lettura hanno una lunghezza di soli 40 pixel (che cor­ri­spon­de al valore di 5). Le colonne K e L possono essere impostate a piacere, a seconda dello spazio ancora di­spo­ni­bi­le.
5. Volete sapere come abbiamo for­mat­ta­to le celle per i singoli turni? Basta digitare “Turno mattina” (o centrale, o serale o notturno) e uti­liz­za­te poi la scor­cia­to­ia di Excel [ALT] + [INVIO] per ef­fet­tua­re un’in­ter­ru­zio­ne di riga manuale. Ora inserite l’ora, ad esempio “06:00-10:00”; in ultimo, facendo doppio clic nella cella potete regolare la di­men­sio­ne del carattere della de­scri­zio­ne del turno e dell’in­ter­val­lo orario, nonché inserire grassetti.
6. Infine fissate l’in­te­sta­zio­ne nella parte superiore dello schermo in modo che possa essere ancora vi­sua­liz­za­ta, anche se scorrete verso il basso nell’elenco. Per farlo andate alla scheda “Vi­sua­liz­za”, se­le­zio­na­te “Blocca riquadri” e scegliete “Blocca riga superiore”.

Ecco un video tutorial su come uti­liz­za­re la funzione “Copia formato” di Excel:

In questa sezione vi spie­ghia­mo come assegnare al vostro piano turni delle date pro­gres­si­ve eli­mi­nan­do le domeniche, in cui di solito non si lavora:

1. Nella cella A2 (colonna A, riga 2) digitate la prima data del mese che non cade di domenica (ad esempio, 2 dicembre 2019).
2. Cliccate con il tasto destro del mouse sulla cella e se­le­zio­na­te “Formato celle” nel menu a tendina che compare.
3. Scegliete la scheda “Formato numero” dalla Home, se­le­zio­na­te “Altri formati numeri” e cliccate su “Numero”. A questo punto in “Categoria” scegliete “Per­so­na­liz­za­ta” e nella casella “Tipo” potete digitare gggg per avere il nome completo del giorno della settimana lunedì, martedì, ecc.) oppure se preferite l’ab­bre­via­zio­ne (lun, mar ecc.) scrivete ggg.
4. Cliccate ora sulla cella A3 sot­to­stan­te e copiate la seguente formula per avere tutte le date continue saltando le domeniche: =SE(GIORNO.SETTIMANA(A2;2)=6;A2+2;A2+1)
5. For­mat­ta­te anche questa cella con il formato data spiegato al punto 3. Al posto di una criptica sequenza di numeri dovrebbe ora essere vi­sua­liz­za­ta la seconda data del mese, a meno che non cada di domenica.
6. Se­le­zio­na­te la cella A3. Cliccate sul piccolo qua­dra­ti­no nell’angolo in basso a destra del ret­tan­go­lo della cella e tra­sci­na­te­lo fino a che non avrete raggiunto l’ultima data del mese. A questo punto ri­la­scia­te il tasto del mouse ed Excel ag­giun­ge­rà au­to­ma­ti­ca­men­te tutte le date esclu­den­do le domeniche.
7. Se volete escludere l’intero weekend, è ancora più semplice: inserite la prima data del mese e tra­sci­na­te verso il basso il qua­dra­ti­no fino a quando non viene elencato l’intero mese. Ora cliccate su “Opzioni riem­pi­men­to au­to­ma­ti­co” nell’angolo in basso a destra dell’area evi­den­zia­ta e se­le­zio­na­te “giorno la­vo­ra­ti­vo”. Così Excel eliminerà tutti i weekend.

Il seguente video spiega ancora una volta la procedura di base per il riem­pi­men­to au­to­ma­ti­co in Excel:

L’ultima sezione spiega come fare in modo che Excel calcoli i turni dei di­pen­den­ti tenendo conto di eventuali accordi stipulati con il di­pen­den­te.

1. Elencate i nomi di tutti i di­pen­den­ti in una qualsiasi posizione del piano turni. Scrivete in una cella separata ciascun nome. Nel nostro esempio abbiamo assegnato a Matteo S. la cella L9.
2. Inserite la seguente formula nella cella accanto M9: =CONTA.SE(C2:I29;“Matteo S.”)
3. Nel nostro esempio l’area C2:I29 indica la totalità delle celle nelle quali sono stati inseriti i turni dei di­pen­den­ti e quindi possono essere contati.
4. Excel ora conta au­to­ma­ti­ca­men­te tutti i turni di Matteo S. nel piano turni e mostra la somma nella cella M9. Se ag­giun­ge­te turni per Matteo S., questa somma si ag­giu­ste­rà au­to­ma­ti­ca­men­te.
5. Infine potete occuparvi della for­mat­ta­zio­ne della forma del vostro piano turni. Alla scheda “Home” se­le­zio­na­te “Colore riem­pi­men­to” alla voce “Carattere”. In questo modo potete colorare in modo diverso righe, colonne o singole celle, per evi­den­ziar­le. Ri­cor­da­te­vi però di chiarire ai vostri di­pen­den­ti con una legenda il si­gni­fi­ca­to della co­lo­ra­zio­ne, in caso fosse ne­ces­sa­rio.
6. Non di­men­ti­ca­te di attivare i bordi, appunto alla voce omonima che trovate nella scheda “Carattere” della scheda “Home”. Soltanto così le celle del vostro piano turni verranno separate in modo chiaro.
7. Infine potete pro­teg­ge­re il piano turni dall’in­ter­ven­to di terzi se­le­zio­nan­do le pro­te­zio­ni alla voce “Revisioni”.

Il seguente video chiarisce come uti­liz­za­re la funzione =CONTA.SE:

Ora potete uti­liz­za­re il vostro piano turni per tutti i prossimi mesi. Per farlo vi basta creare un nuovo foglio di lavoro Excel per ogni mese (cliccate sul piccolo segno “+” sul bordo inferiore sinistro della finestra) e copiate il modello del piano turni su di esso (com­bi­na­zio­ne di tasti [CTRL] + [C] e [CTRL] + [V]). È quindi possibile cliccare con il pulsante destro del mouse e ri­no­mi­na­re il foglio di lavoro per includere il mese corrente e ag­giun­ge­re un “colore linguetta scheda” per fa­ci­li­ta­re la di­stin­zio­ne dei fogli di lavoro.

Noterete che durante la copia le larghezze della colonna del modello non vengono mantenute. Microsoft sug­ge­ri­sce un metodo specifico che però nella pratica non funziona. Procedete invece come segue:

1. Con­tras­se­gna­te ma­nual­men­te il modello del vostro piano turni tra­sci­nan­do il mouse fino a coprire tutte le celle per­ti­nen­ti.
2. Copiate il foglio di calcolo nel nuovo foglio di lavoro.
3. Cliccate sullo SmartTag “(CTRL)” nell’angolo in basso a destra della tabella inserita. Si apre così un menu di scelta rapida.
4. Sotto “Incolla”, cliccate sul pulsante “Mantieni larghezza colonna origine (M)”. Verrà così ri­pro­dot­ta la stessa larghezza di colonne dell’originale.

Volete inserire più di­pen­den­ti in un turno? Ecco come procedere: cliccate con il tasto destro del mouse sulla cella sotto il livello in questione, scegliete poi “Inserisci” e se­le­zio­na­te “Riga intera”. Potete sempre toglierla cliccando sempre sul tasto destro del mouse sce­glien­do ancora “Riga intera” dall’opzione “Elimina”.

Una volta suddivisi tutti i di­pen­den­ti nei ri­spet­ti­vi turni, dovrete soltanto salvare il piano turni, pre­fe­ri­bil­men­te come file PDF. Lo si potrà poi stampare e ap­pen­der­lo in bacheca o inviare di­ret­ta­men­te allo staff via e-mail o ser­ven­do­vi della intranet.

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