Google Workspace vs Microsoft 365

Google Workspace o Microsoft 365? Quando si tratta di scegliere un software di pro­dut­ti­vi­tà le opinioni divergono. Con la sua linea Office, Microsoft offre da anni un pacchetto software col­lau­da­to per l’uso quo­ti­dia­no in ufficio che, in veste di Microsoft 365, fa la sua bella figura anche sul cloud.

Con il servizio di file hosting Drive e Google Documenti, Google ha voluto in­tro­dur­re sul mercato al­ter­na­ti­ve gratuite alla gamma di prodotti Microsoft. Tali soluzioni si con­cen­tra­no prin­ci­pal­men­te su un target di utenti privati. Google Workspace, invece, ambisce a sod­di­sfa­re le esigenze della clientela business e ad af­fer­mar­si come serio con­cor­ren­te di Microsoft Office in questo segmento. Ma quali sono i risultati del confronto diretto con il leader di mercato?

Breve pre­sen­ta­zio­ne: Microsoft 365 vs Google Workspace

I prodotti per l’ufficio di Google e Microsoft seguono entrambi lo stesso approccio: le aziende do­vreb­be­ro essere in grado di com­ple­ta­re il maggior numero possibile di compiti con le soluzioni delle suite senza dover ricorrere ad ap­pli­ca­zio­ni di altri fornitori. Di solito, i singoli programmi si in­ter­con­net­to­no senza in­ter­ru­zio­ni per garantire un flusso di lavoro regolare.

Microsoft 365

Molte delle ap­pli­ca­zio­ni all’interno della suite di Microsoft 365 sono familiari a qualsiasi utente di PC: Word, Excel e Po­wer­Point sono alcuni dei programmi più co­no­sciu­ti al mondo e fanno parte della dotazione standard di molti uffici. Microsoft 365 porta queste soluzioni software nel cloud, sem­pli­fi­can­do il lavoro mobile e tra­sfor­man­do le ap­pli­ca­zio­ni d’ufficio tra­di­zio­na­li in moderni strumenti di project ma­na­ge­ment per la col­la­bo­ra­zio­ne.

Google Workspace

Google non si limita più da tempo solo al suo motore di ricerca. Re­la­ti­va­men­te presto sono entrate a far parte della sua gamma di prodotti anche soluzioni per l’ufficio. All’epoca, Google era ef­fet­ti­va­men­te uno dei primi a offrire fogli di calcolo, ela­bo­ra­zio­ne di testi e la creazione di pre­sen­ta­zio­ni tramite un’ap­pli­ca­zio­ne web nel browser. Nel frattempo, i singoli programmi sono stati ampliati fino a diventare una suite completa, in­te­ra­men­te gestita nel cloud, in­te­gran­do Gmail e Google Drive.

Va anche detto che Google ha mi­glio­ra­to l’in­te­ro­pe­ra­bi­li­tà del suo hardware Google Meet con sistemi di vi­deo­con­fe­ren­za di terze parti come Zoom. Ciò offre una maggiore fles­si­bi­li­tà nella co­mu­ni­ca­zio­ne tra le diverse ap­pli­ca­zio­ni.

Un’altra novità nella suite: Google Vids, un’ap­pli­ca­zio­ne per la creazione di video con in­tel­li­gen­za ar­ti­fi­cia­le. Consente agli utenti di creare e mo­di­fi­ca­re video pro­fes­sio­na­li di­ret­ta­men­te nel cloud. Questi nuovi strumenti raf­for­za­no Google Workspace come piat­ta­for­ma completa per la col­la­bo­ra­zio­ne e la co­mu­ni­ca­zio­ne.

Google Workspace e Microsoft 365 a confronto

Con il software di pro­dut­ti­vi­tà Google Workspace, Google intende ri­vol­ger­si al segmento business: una di­chia­ra­zio­ne di guerra al leader di mercato Microsoft e di con­se­guen­za al suo prodotto con­cor­ren­te Microsoft 365. Con­fron­tia­mo i due prodotti per quanto riguarda i seguenti aspetti:

• Offerta di app
• Archivio cloud
• Con­di­vi­sio­ne di file
• Coo­pe­ra­zio­ne
• E-mail
• Sicurezza
• Pro­te­zio­ne dei dati
• Prezzi

Il nostro confronto è ag­gior­na­to a settembre 2024.

Offerta di app

Guardando la gamma di prodotti dei due pacchetti di business app, si può notare che l’ambito fun­zio­na­le perlopiù coincide. Fon­da­men­tal­men­te per ogni app di Microsoft 365 Google offre un’al­ter­na­ti­va cor­ri­spon­den­te.

Una ca­rat­te­ri­sti­ca unica del prodotto di Microsoft è l’opzione di download. Tutte le business app di Microsoft 365 sopra elencate sono di­spo­ni­bi­li anche come versioni desktop e possono essere in­stal­la­te di­ret­ta­men­te dal cloud su di­spo­si­ti­vi locali (a seconda del piano di prodotto se­le­zio­na­to) e possono essere uti­liz­za­te anche offline.

Anche Google Workspace offre funzioni offline per Google Documenti, Fogli e Pre­sen­ta­zio­ni. Non nella forma di un’ap­pli­ca­zio­ne desktop, tuttavia, ma come funzione dell’ap­pli­ca­zio­ne web. Unico pre­re­qui­si­to è usare il browser web Chrome, inclusa un’esten­sio­ne per il fun­zio­na­men­to offline.

Archivio cloud e con­di­vi­sio­ne di file

Le soluzioni cloud come Microsoft 365 e Google Workspace sono par­ti­co­lar­men­te con­vin­cen­ti nel contesto aziendale grazie alla me­mo­riz­za­zio­ne cen­tra­liz­za­ta dei dati su internet.

Microsoft si affida al servizio di file hosting OneDrive per Microsoft 365. Gli utenti di Google Workspace hanno accesso alla piat­ta­for­ma di ar­chi­via­zio­ne cloud Google Drive con un con­tin­gen­te esteso di ar­chi­via­zio­ne.

Mentre Microsoft fornisce a tutti gli utenti di Microsoft 365 1 terabyte (TB) di spazio cloud, il volume dell’archivio di Google Workspace dipende dalla versione di prodotto uti­liz­za­ta: si possono ac­qui­sta­re da 30 GB a 5 TB per utente, mentre nella versione En­ter­pri­se lo spazio di ar­chi­via­zio­ne di­spo­ni­bi­le è il­li­mi­ta­to.

Sia Microsoft sia Google offrono la pos­si­bi­li­tà di sin­cro­niz­za­re l’archivio cloud con un di­spo­si­ti­vo. I file e le cartelle me­mo­riz­za­ti online sono di­spo­ni­bi­li anche offline.

Quando si tratta di gestire i file ar­chi­via­ti online entrambe le soluzioni di ar­chi­via­zio­ne cloud sono ca­rat­te­riz­za­te da un’ampia gamma di funzioni. Per il lavoro quo­ti­dia­no risultano molto pratiche la cro­no­lo­gia delle versioni e le funzioni di con­di­vi­sio­ne con cui gli utenti possono con­di­vi­de­re file con persone all’interno o all’esterno dell’or­ga­niz­za­zio­ne con un semplice clic del mouse, anche im­po­stan­do un limite di tempo.

Google Workspace offre anche una funzione di ricerca basata sulla NLP (Natural Language Pro­ces­sing), presente in tutte le ap­pli­ca­zio­ni.

Strumenti di col­la­bo­ra­zio­ne

In qualità di piat­ta­for­me di col­la­bo­ra­zio­ne Microsoft 365 e Google Workspace for­ni­sco­no potenti strumenti per co­mu­ni­ca­re e col­la­bo­ra­re con colleghi, colleghe, clienti e partner com­mer­cia­li. Entrambe le soluzioni con­sen­to­no la vi­deo­te­le­fo­nia e la mes­sag­gi­sti­ca istan­ta­nea, così come l’editing col­la­bo­ra­ti­vo di testi, fogli di calcolo e pre­sen­ta­zio­ni sul cloud.

La risposta di Google a Skype for Business e Microsoft Teams è il servizio di vi­deo­con­fe­ren­za Google Meet. Invece, Google Chat fornisce agli utenti una piat­ta­for­ma di co­mu­ni­ca­zio­ne per messaggi diretti e con­ver­sa­zio­ni di gruppo.

I siti web aziendali interni e altre ap­pli­ca­zio­ni intranet possono essere im­ple­men­ta­ti in modo pro­fes­sio­na­le sia con Google Workspace che con Microsoft 365. Con Sites, Google si affida a un sistema di modelli in­tui­ti­va­men­te com­pren­si­bi­le con pos­si­bi­li­tà di pro­get­ta­zio­ne limitate. Microsoft Share­Point, invece, non è così facile da capire in­tui­ti­va­men­te, ma offre molte più pos­si­bi­li­tà per l’im­ple­men­ta­zio­ne di ap­pli­ca­zio­ni web interne all’azienda.

Con Yammer e Google Spaces, entrambi i fornitori offrono soluzioni cloud che abilitano i social network interni e in­te­ra­zien­da­li.

Posta elet­tro­ni­ca

Sia Microsoft 365 che Google Workspace offrono fun­zio­na­li­tà di e-mail pro­fes­sio­na­li per aziende, tra cui un ca­len­da­rio e una rubrica.

Gli utenti di Microsoft 365 ge­sti­sco­no il proprio traffico e-mail sia nel programma di posta elet­tro­ni­ca Outlook sia nell’ap­pli­ca­zio­ne per browser Outlook sul Web, anche sul di­spo­si­ti­vo mobile. Con Google Workspace la gestione della posta elet­tro­ni­ca viene eseguita nell’ap­pli­ca­zio­ne web Gmail, che co­sti­tui­sce anche la base dell’omonimo prodotto di e-mail gratuita.

A dif­fe­ren­za dell’account gratuito di Google, Gmail è di­spo­ni­bi­le per gli utenti di Google Workspace con un’in­ter­fac­cia utente senza pub­bli­ci­tà e un dominio con e-mail per­so­na­liz­za­ta. Con Microsoft 365 è possibile avere un dominio con e-mail per­so­na­liz­za­ta solo in modo indiretto.

Sicurezza e privacy

Google Workspace vs Microsoft 365: quale prodotto è più sicuro? In linea di principio entrambi si rivolgono a imprese i cui processi aziendali sono soggetti a severe direttive di con­for­mi­tà alle norme per quanto riguarda la sicurezza delle in­ter­cet­ta­zio­ni e la pro­te­zio­ne dei dati.

Entrambi i fornitori si affidano a solide tec­no­lo­gie di crit­to­gra­fia per l’ar­chi­via­zio­ne dei dati nel data center e per la tra­smis­sio­ne dei dati tra client e server.

Inoltre, sia Microsoft 365 sia Google Workspace sono stati pro­get­ta­ti per sod­di­sfa­re i prin­ci­pa­li standard di settore e le normative per l’ela­bo­ra­zio­ne sicura dei dati.

• Entrambe le piat­ta­for­me sono cer­ti­fi­ca­te secondo gli standard in­ter­na­zio­na­li per la sicurezza delle in­for­ma­zio­ni, la sicurezza e la pro­te­zio­ne dei dati nel cloud in con­for­mi­tà alle norme ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO 27018.
• Tutti i servizi cloud Microsoft sod­di­sfa­no gli standard di controllo dell’or­ga­niz­za­zio­ne dei servizi per la sicurezza operativa (SOC 1, 2 e 3), che includono controlli annuali per la sicurezza dei dati, la di­spo­ni­bi­li­tà, l’ela­bo­ra­zio­ne dell’integrità e la ri­ser­va­tez­za. Anche Google Workspace è cer­ti­fi­ca­ta secondo le norme SOC 2 e 3.
• In qualità di membri del Federal Risk and Au­tho­ri­za­tion Ma­na­ge­ment Program (FedRAMP), entrambi i fornitori sono stati sot­to­po­sti a un processo di va­lu­ta­zio­ne e ap­pro­va­zio­ne che qualifica i loro prodotti cloud per l’uso nelle agenzie go­ver­na­ti­ve sta­tu­ni­ten­si.
• Entrambe le piat­ta­for­me cloud sup­por­ta­no il Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) per garantire l’ela­bo­ra­zio­ne sicura delle tran­sa­zio­ni con carta di credito.
• Tutti gli strumenti cloud della gamma di prodotti Microsoft e le soluzioni di Google sono conformi a HIPAA. L’Health Insurance Por­ta­bi­li­ty and Ac­coun­ta­bi­li­ty Act degli Stati Uniti fornisce regole rigorose per il trat­ta­men­to dei dati dei pazienti.
• A partire dall’autunno 2024, Google in­ter­rom­pe­rà il supporto alle app di terze parti che uti­liz­za­no esclu­si­va­men­te password per l’au­ten­ti­ca­zio­ne. In questo modo, il provider sot­to­li­nea il suo impegno verso standard di sicurezza avanzati e promuove l’uso di metodi di au­ten­ti­ca­zio­ne sicuri come OAuth.

Sia Microsoft sia Google hanno im­ple­men­ta­to misure di privacy che con­sen­to­no alle aziende un utilizzo conforme al RGDP delle ap­pli­ca­zio­ni cloud.

Tariffe

Google offre Google Workspace in tre versioni:

Google fornisce anche una versione En­ter­pri­se per le grandi aziende, che dispone di uno spazio di ar­chi­via­zio­ne il­li­mi­ta­to.

Microsoft offre alle aziende una gamma di prodotti più dif­fe­ren­zia­ta. In totale sono di­spo­ni­bi­li quattro piani con diverse funzioni per l’uso com­mer­cia­le.

Con­clu­sio­ni finali su Google Workspace e Microsoft 365

Google Workspace si presenta come un forte con­cor­ren­te nel confronto diretto con il leader di mercato Microsoft 365: entrambe le piat­ta­for­me offrono funzioni e strumenti completi che sono es­sen­zia­li nei moderni ambienti aziendali per un’ef­fi­cien­te col­la­bo­ra­zio­ne e una migliore pro­dut­ti­vi­tà.

Google Workspace è par­ti­co­lar­men­te ap­prez­za­to per la perfetta in­te­gra­zio­ne delle sue ap­pli­ca­zio­ni web, che con­sen­to­no di lavorare da qualsiasi luogo e su qualsiasi di­spo­si­ti­vo. Inoltre, ci sono offerte in­no­va­ti­ve come Google Vids, che rendono la piat­ta­for­ma molto in­te­res­san­te per le pro­fes­sio­ni creative e orientate ai media.

Il cloud di Microsoft offre molte fun­zio­na­li­tà online che sono già di­spo­ni­bi­li anche su Google. Microsoft 365, invece, offre agli utenti il vantaggio della di­spo­ni­bi­li­tà offline at­tra­ver­so ap­pli­ca­zio­ni desktop sca­ri­ca­bi­li, che possono essere par­ti­co­lar­men­te preziose per gli utenti che pre­fe­ri­sco­no lavorare con software in­stal­la­ti. Questa opzione consente di rimanere pro­dut­ti­vi anche senza una con­nes­sio­ne a internet.

La scelta tra Google Workspace e Microsoft 365 dipende fon­da­men­tal­men­te dalle esigenze spe­ci­fi­che dell’or­ga­niz­za­zio­ne e dalle pre­fe­ren­ze dei di­pen­den­ti. In de­fi­ni­ti­va, entrambe le piat­ta­for­me con­sen­to­no di svolgere un lavoro altamente connesso e fles­si­bi­le che supporta la tra­sfor­ma­zio­ne digitale dei processi aziendali.