Come creare una firma professionale per le e-mail

Che sia per affari o per uso privato, una buona firma e-mail garantisce una presenza professionale. In questo articolo scoprirai quali sono le informazioni obbligatorie, come creare una firma accattivante e quali modelli e strumenti possono aiutarti.

Quali informazioni deve contenere una firma per le e-mail?

Una buona firma e-mail contiene tutte le informazioni di contatto importanti, è chiara e personalizzata. A seconda dell’uso, professionale o privato, si applicano requisiti diversi.

La firma nelle comunicazioni commerciali

La legge comunitaria 2008 (recepita nel nostro ordinamento con la legge 88/2009, articolo 42) ha introdotto alcuni obblighi relativi alla comunicazione, soprattutto sul web. Oltre alle informazioni di contatto principali, diventa obbligatorio menzionarne altre che dipendono in parte dal tipo di società. In particolare, le società, sia di persone che di capitali, dovranno indicare le seguenti informazioni non solo nella corrispondenza (digitale e cartacea) ma anche negli atti:

• Sede della società
• Ufficio del Registro delle Imprese dove è iscritta l’azienda e relativo numero di iscrizione
• Capitale effettivamente versato e quale risulta esistente dall’ultimo bilancio (società di capitali)
• Stato di liquidazione, se in corso (società di capitali)
• Stato di unipersonalità (SpA e Srl)

I dipendenti dovranno quindi specificare la loro posizione all’interno dell’azienda e in seguito elencare le informazioni della società, inserendo anche:

• Numero di telefono e indirizzo e-mail
• Sito dell’azienda
• Link di social media

Sono facoltative le indicazioni su ferie aziendali o eventi. La pubblicità dovrebbe essere evitata. I disclaimer sul modello statunitense non sono legalmente necessari.

Firme private

Anche se la firma per i privati non è obbligatoria da un punto di vista giuridico, le informazioni aggiuntive indicano al destinatario canali di contatto alternativi. Le informazioni presenti solitamente in una firma privata sono:

• Nome e cognome
• Informazioni di contatto (numero di telefono e indirizzo e-mail)
• Link al profilo sui social network o al sito web

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Altri elementi come, per esempio, citazioni o motti possono arricchire la tua firma ma dovrebbero anche essere utilizzati con parsimonia.

Come deve essere una firma per le e-mail?

La progettazione della firma influisce su quanto sia professionale. Una struttura chiara e una formattazione discreta sono essenziali.

Consigli per una buona progettazione

• Paragrafi o barre verticali separano visivamente le informazioni
• Massimo due caratteri tipografici
• Usa i colori aziendali con discrezione
• Lascia degli spazi bianchi per una migliore leggibilità
• Opzionale: immagine o logo (da usare con parsimonia)

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Consigli di formattazione

• Grassetto per nome o posizione
• Caratteri più piccoli per le informazioni legali
• Formato HTML o Rich Text invece di solo testo (ma ricordati di testare la compatibilità)

Evita design troppo giocosi: sembrano poco professionali e rendono la lettura difficile, come nell’esempio seguente.

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Elementi opzionali

• Logo aziendale
• Foto del mittente
• Motto aziendale o slogan
• Indicazioni su chiusura per ferie aziendali
• Link ai social media

Assicurati che le immagini siano correttamente integrate e che le dimensioni dei dati rimangano basse.

Firma delle e-mail: modelli per diverse professioni

Usa questi modelli per creare rapidamente la tua firma. Copia gli esempi di firma delle e-mail per i tuoi progetti commerciali e personalizzali.

Modello 1: marketing / vendite

Modello 2: studio medico

Modello 3: agenzia immobiliare