Come creare una firma pro­fes­sio­na­le per le e-mail

Che sia per affari o per uso privato, una buona firma e-mail ga­ran­ti­sce una presenza pro­fes­sio­na­le. In questo articolo scoprirai quali sono le in­for­ma­zio­ni ob­bli­ga­to­rie, come creare una firma ac­cat­ti­van­te e quali modelli e strumenti possono aiutarti.

Quali in­for­ma­zio­ni deve contenere una firma per le e-mail?

Una buona firma e-mail contiene tutte le in­for­ma­zio­ni di contatto im­por­tan­ti, è chiara e per­so­na­liz­za­ta. A seconda dell’uso, pro­fes­sio­na­le o privato, si applicano requisiti diversi.

La firma nelle co­mu­ni­ca­zio­ni com­mer­cia­li

La legge co­mu­ni­ta­ria 2008 (recepita nel nostro or­di­na­men­to con la legge 88/2009, articolo 42) ha in­tro­dot­to alcuni obblighi relativi alla co­mu­ni­ca­zio­ne, so­prat­tut­to sul web. Oltre alle in­for­ma­zio­ni di contatto prin­ci­pa­li, diventa ob­bli­ga­to­rio men­zio­nar­ne altre che dipendono in parte dal tipo di società. In par­ti­co­la­re, le società, sia di persone che di capitali, dovranno indicare le seguenti in­for­ma­zio­ni non solo nella cor­ri­spon­den­za (digitale e cartacea) ma anche negli atti:

• Sede della società
• Ufficio del Registro delle Imprese dove è iscritta l’azienda e relativo numero di iscri­zio­ne
• Capitale ef­fet­ti­va­men­te versato e quale risulta esistente dall’ultimo bilancio (società di capitali)
• Stato di li­qui­da­zio­ne, se in corso (società di capitali)
• Stato di uni­per­so­na­li­tà (SpA e Srl)

I di­pen­den­ti dovranno quindi spe­ci­fi­ca­re la loro posizione all’interno dell’azienda e in seguito elencare le in­for­ma­zio­ni della società, inserendo anche:

• Numero di telefono e indirizzo e-mail
• Sito dell’azienda
• Link di social media

Sono fa­col­ta­ti­ve le in­di­ca­zio­ni su ferie aziendali o eventi. La pub­bli­ci­tà dovrebbe essere evitata. I di­sclai­mer sul modello sta­tu­ni­ten­se non sono le­gal­men­te necessari.

Firme private

Anche se la firma per i privati non è ob­bli­ga­to­ria da un punto di vista giuridico, le in­for­ma­zio­ni ag­giun­ti­ve indicano al de­sti­na­ta­rio canali di contatto al­ter­na­ti­vi. Le in­for­ma­zio­ni presenti so­li­ta­men­te in una firma privata sono:

• Nome e cognome
• In­for­ma­zio­ni di contatto (numero di telefono e indirizzo e-mail)
• Link al profilo sui social network o al sito web

Close

Altri elementi come, per esempio, citazioni o motti possono ar­ric­chi­re la tua firma ma do­vreb­be­ro anche essere uti­liz­za­ti con par­si­mo­nia.

Come deve essere una firma per le e-mail?

La pro­get­ta­zio­ne della firma influisce su quanto sia pro­fes­sio­na­le. Una struttura chiara e una for­mat­ta­zio­ne discreta sono es­sen­zia­li.

Consigli per una buona pro­get­ta­zio­ne

• Paragrafi o barre verticali separano vi­si­va­men­te le in­for­ma­zio­ni
• Massimo due caratteri ti­po­gra­fi­ci
• Usa i colori aziendali con di­scre­zio­ne
• Lascia degli spazi bianchi per una migliore leg­gi­bi­li­tà
• Opzionale: immagine o logo (da usare con par­si­mo­nia)

Close

Consigli di for­mat­ta­zio­ne

• Grassetto per nome o posizione
• Caratteri più piccoli per le in­for­ma­zio­ni legali
• Formato HTML o Rich Text invece di solo testo (ma ricordati di testare la com­pa­ti­bi­li­tà)

Evita design troppo giocosi: sembrano poco pro­fes­sio­na­li e rendono la lettura difficile, come nell’esempio seguente.

Close

Elementi opzionali

• Logo aziendale
• Foto del mittente
• Motto aziendale o slogan
• In­di­ca­zio­ni su chiusura per ferie aziendali
• Link ai social media

As­si­cu­ra­ti che le immagini siano cor­ret­ta­men­te integrate e che le di­men­sio­ni dei dati rimangano basse.

Firma delle e-mail: modelli per diverse pro­fes­sio­ni

Usa questi modelli per creare ra­pi­da­men­te la tua firma. Copia gli esempi di firma delle e-mail per i tuoi progetti com­mer­cia­li e per­so­na­liz­za­li.

Modello 1: marketing / vendite

Modello 2: studio medico

Modello 3: agenzia im­mo­bi­lia­re