Scrivere le e-mail in inglese: come fare

In molte pro­fes­sio­ni, l’inglese viene ormai uti­liz­za­to su base gior­na­lie­ra. Anche se spesso i piccoli errori e le im­pre­ci­sio­ni non vengono percepiti nella lingua parlata, non si può dire lo stesso per le co­mu­ni­ca­zio­ni scritte, in cui, se possibile, ogni parola dovrebbe essere corretta. In questo articolo sco­pri­re­te tutti i punti più im­por­tan­ti da tenere a mente quando si scrive un’e-mail in inglese, inclusi i saluti iniziali più ap­pro­pria­ti e come fare una bella con­clu­sio­ne, spiegata con un esempio finale.

In­nan­zi­tut­to, i programmi di posta elet­tro­ni­ca fun­zio­na­no allo stesso modo in tutto il mondo, il che significa che non è ne­ces­sa­rio seguire par­ti­co­la­ri linee guida in questo senso quando si scrive un’e-mail in inglese. Sotto al campo del/dei de­sti­na­ta­rio/i ci sono i due campi fa­col­ta­ti­vi per mettere le persone in copia, cc oppure in copia nascosta, ccn, che vengono subito prima del campo dell’oggetto dell’e-mail e poi del corpo del testo.

Per l’oggetto e il contenuto si applicano regole simili a quelle dell’italiano; a questo riguardo con­sul­ta­te l’articolo riguardo l’etichetta nelle e-mail. Fate un riassunto breve e conciso del contenuto del vostro messaggio nell’oggetto e poi scrivete l’e-mail in­clu­den­do un saluto adeguato, una de­scri­zio­ne com­pren­si­bi­le della vostra richiesta e una con­clu­sio­ne ap­pro­pria­ta.

Proprio come in italiano, per il saluto iniziale si fa una di­stin­zio­ne prin­ci­pa­le fra il lin­guag­gio formale (la­vo­ra­ti­vo) e informale (privato). A seconda di quanto bene conoscete il de­sti­na­ta­rio è possibile anche usare un saluto iniziale informale in un contesto la­vo­ra­ti­vo, ma stando sul formale si va sempre sul sicuro. Di seguito le varie opzioni di come iniziare un’e-mail in inglese:

Dopo aver pre­sen­ta­to la vostra richiesta per iscritto, c’è bisogno di una frase con­clu­si­va, un riassunto e/o richiesta finale, come quella di ricevere una risposta rapida, e poi il saluto finale. Anche in questo caso esistono diverse opzioni a seconda di chi è il de­sti­na­ta­rio e di che rapporto avete con lui/lei:

Negli ultimi anni hanno co­min­cia­to a essere uti­liz­za­te anche in italiano delle ab­bre­via­zio­ni inglesi, sia nelle e-mail che in altri ambiti. Per questo motivo vi spie­ghia­mo qui di seguito le ab­bre­via­zio­ni più comuni:

Un’altra fonte di con­fu­sio­ne quando si scrive un’e-mail in inglese è l’or­to­gra­fia dell’ora e della data.

Per sem­pli­fi­car­si la vita con gli orari, è possibile uti­liz­za­re la grafia digitale: anche in Gran Bretagna e in America sanno cosa significa 13:45 o 20:15.

Più comune, tuttavia, è l’or­to­gra­fia con “am” e “pm”. “am” viene dal latino “ante meridiem”, cioè “prima di mez­zo­gior­no” – “pm” significa di con­se­guen­za “post meridiem”, cioè “dopo mez­zo­gior­no”. Le ore vengono contate solo fino a 12. Per capire se si tratta dell’ora po­me­ri­dia­na o notturna (o della mattina), viene aggiunto “am” o “pm”; ad esempio, 4pm sono le 16 (le quattro del po­me­rig­gio). Non c’è una regola generale che detti se va messo oppure no lo spazio fra il numero e l’ab­bre­via­zio­ne am/pm.

Nelle date, ci sono delle dif­fe­ren­ze fra l’or­to­gra­fia bri­tan­ni­ca e quella americana. In Gran Bretagna, le date si scrivono come in Italia, ad esempio “24 dicembre 2020” o “24 dicembre 2020” o “24/12/2020”. In americano, invece, il mese precede il giorno, cioè “December 24, 2020”. È im­por­tan­te conoscere questa dif­fe­ren­za, so­prat­tut­to quando la data viene scritta tutta in numeri, in modo che non sorgano malintesi. Infatti, “4/12/2020” potrebbe si­gni­fi­ca­re sia il 4 dicembre, che il 12 aprile del 2020.

Per mostrarvi un’e-mail ben scritta uti­liz­zan­do le formule corrette, abbiamo preparato un esempio che contiene tutti gli elementi più im­por­tan­ti per scrivere una buona e-mail in inglese: