Formule di saluto in un’e-mail: come in­di­vi­dua­re la chiusura di un’e-mail più adatta

Da “Cordiali saluti” a “Cari saluti”: la chiusura di un’e-mail è al­tret­tan­to im­por­tan­te come il suo inizio e tuttavia è spesso tra­scu­ra­ta. Le ultime parole del messaggio offrono un’op­por­tu­ni­tà unica di tra­smet­te­re in forma scritta una sen­sa­zio­ne di pro­fes­sio­na­li­tà e allo stesso tempo di creare un rapporto implicito, com­mer­cia­le o meno, con il de­sti­na­ta­rio. Diamo un’occhiata a una vista d’insieme delle più usate formule di saluto in un’e-mail e vi spie­ghe­re­mo quali formule alla chiusura di un’email sarebbe meglio evitare.

Se non volete usare sempre le formule classiche, alcuni elementi possono servire da spunto, come ad esempio la settimana, l’anno e la quo­ti­dia­ni­tà per la chiusura di un’e-mail offrendo pos­si­bi­li­tà di chiusure al­ter­na­ti­ve e creando una tacita sen­sa­zio­ne di con­di­vi­sio­ne e di fiducia con il de­sti­na­ta­rio. Ad esempio:

Tutte le formule qui sopra men­zio­na­te non sono rigide e ogni si­tua­zio­ne richiede una specifica for­mu­la­zio­ne, magari com­bi­nan­do o mo­di­fi­can­do un’espres­sio­ne classica.

È es­sen­zial­men­te la relazione che in­ter­cor­re tra lo scrivente e il de­sti­na­ta­rio a indicare quale formula di saluto per la chiusura di un’e-mail deve essere usata. Per andare sul sicuro è chiaro che in un contesto la­vo­ra­ti­vo o com­mer­cia­le sia opportuno optare per una formula classica e neutrale. Non di­men­ti­ca­te mai, però, che ogni e-mail scritta e inviata rap­pre­sen­ta voi stessi e la vostra azienda. Formulate il saluto di chiusura dell’e-mail pertanto in modo adeguato. Un buon approccio, ri­spon­den­do in seguito a un contatto, è di reagire in rapporto al tipo d’espres­sio­ne e ter­mi­no­lo­gia impiegata dalla con­tro­par­te per capire quanto possa essere personale lo stile da usare.

Un indizio per scegliere stile e parole, vale a dire quanto potranno essere “personali”, è con­si­de­ra­re diverse ca­rat­te­ri­sti­che riguardo al de­sti­na­ta­rio, come la posizione, l’età, la completa struttura aziendale e il settore in cui opera. Nel mondo dei media e nel panorama delle startup, par­ti­co­lar­men­te all’inizio, la co­mu­ni­ca­zio­ne è di­sin­vol­ta; nel settore bancario, bu­ro­cra­ti­co e as­si­cu­ra­ti­vo, al contrario, la co­mu­ni­ca­zio­ne è di norma più rigida e con­ser­va­ti­va, tanto da seguire delle spe­ci­fi­che regole che si possono rac­co­glie­re nell’etichetta delle e-mail.

Variate inoltre le vostre formule di saluto per la chiusura di un’e-mail, so­prat­tut­to se vi riferite a una par­ti­co­la­re ragione o a un av­ve­ni­men­to specifico nel vostro ambiente. Se salutate sempre con “cortesi saluti e una buona giornata”, il saluto darà infine un’im­pres­sio­ne di au­to­ma­ti­smo, monotonia e sarà meno ap­prez­za­to.

Una corretta chiusura di un’e-mail non riguarda soltanto la formula di saluto. È ne­ces­sa­rio, infatti, prestare at­ten­zio­ne ad altri dettagli come:

• Frase di chiusura: dopo l’effettiva formula di saluto, segue di norma una frase in­te­gran­te che dovrebbe sin­te­tiz­za­re il contenuto dell’email e/o comunica la richiesta di un’azione al de­sti­na­ta­rio. Per esempio, un invito a ri­spon­de­re oppure la richiesta d’invio di par­ti­co­la­ri documenti, ecc.
• Il vostro nome completo: se avete dato del “Lei” al de­sti­na­ta­rio, allora è ne­ces­sa­rio che scriviate il nome completo. Anche nel caso del “tu”, può accadere però che il solo nome di battesimo possa essere confuso e at­tri­bui­to a una persona con lo stesso nome.
• Posizione e in­for­ma­zio­ni di contatto: di norma queste in­for­ma­zio­ni integrano la vostra firma; se non ne avete ancora una, dovreste as­so­lu­ta­men­te creare una firma digitale per le e-mail. Non di­men­ti­ca­te di allegare queste in­for­ma­zio­ni anche in caso di contatto costante, affinché il numero di telefono sia subito di­spo­ni­bi­le e sott’occhio, in caso di richieste di spie­ga­zio­ni rapide.

Mi auguro di ricevere un ap­pun­ta­men­to, al fine di discutere insieme la do­cu­men­ta­zio­ne.

Cordiali saluti da Milano

Franco Rossi

(Firma, dati di contatto)

Sarei felice di ricevere presto una risposta e un’op­por­tu­ni­tà di un colloquio personale.

Cor­dial­men­te

Maria Bernini

(Firma, dati di contatto)

Sono molto felice per l’ap­pun­ta­men­to del prossimo lunedì.

La saluto cor­dial­men­te e le auguro un buon fine settimana

Roberto Salviati

(Firma, dati di contatto)

Come in pre­ce­den­za men­zio­na­to, è im­por­tan­te scrivere la chiusura di un’e-mail valutando il proprio de­sti­na­ta­rio e il grado di con­fi­den­za che vi in­ter­cor­re. È possibile però “in­ciam­pa­re” anche in altri errori scrivendo le formule di saluto di un’e-mail:

• Rin­gra­zia­re il de­sti­na­ta­rio per l’at­ten­zio­ne: forma antiquata
• Saluti: formula piuttosto sbri­ga­ti­va da parte del mittente
• Sinceri saluti/migliori saluti/un bel saluto: formule inop­por­tu­ne e che sono spesso sog­get­ti­ve
• Non usare alcuna formula di saluto: è ad­di­rit­tu­ra quasi peggio di usare quella sbagliata. Unica eccezione: se la co­mu­ni­ca­zio­ne, ad esempio con un contatto com­mer­cia­le con cui si è in con­fi­den­za è molto frequente e lo scambio di e-mail è molto serrato, potete a volte tra­scu­ra­re la chiusura, come se si trattasse di una con­ver­sa­zio­ne (scritta) quasi in tempo reale.