Creare una firma per le e-mail – Spie­ga­zio­ne passo dopo passo

Nel mondo di Internet una firma per le e-mail è una sorta di biglietto da visita che dà, fin dai primi contatti di lavoro, im­pres­sio­ne di pro­fes­sio­na­li­tà. Nella firma pro­fes­sio­na­le per e-mail, sia il vostro partner di affari che i vostri clienti tro­ve­ran­no tutte le vostre in­for­ma­zio­ni prin­ci­pa­li tra cui il numero di telefono con prefisso o l’indirizzo del vostro sito web. Prima di crearne una, è ne­ces­sa­rio scoprire quali in­for­ma­zio­ni deve contenere una firma pro­fes­sio­na­le per le e-mail.

 Infatti bisogna ri­spet­ta­re alcune norme, spe­cial­men­te se la firma viene impiegata in scopi la­vo­ra­ti­vi, per fare sì che la vostra firma sia le­gal­men­te valida. Ad ogni modo le modalità tecniche di im­ple­men­ta­zio­ne della firma dif­fe­ri­sco­no leg­ger­men­te tra loro a seconda del provider o del programma di posta elet­tro­ni­ca che viene uti­liz­za­to.

1. Nella pagina iniziale di Outlook, cliccare su “Start” e poi su “Nuova e-mail”, in modo da aprire una nuova finestra con un’e-mail vuota.
2. Dopo essersi as­si­cu­ra­ti di aver se­le­zio­na­to la scheda “Messaggio”, cliccare sul tasto “Firma” nel menu ribbon.
3. Ora comparirà nuo­va­men­te una piccola finestra con il nome “Firme”. Dopo aver cliccato su “Firme”, si aprirà il menu relativo alle firme e all’im­po­sta­zio­ne grafica delle e-mail in una nuova finestra pop-up.
4. Cliccare su “Nuovo” nella scheda “Firma per e-mail” per aprire una finestra di dialogo nella quale digitare il nome per la nuova firma.
5. Ora è possibile mo­di­fi­ca­re la firma all’interno del campo di testo nella parte inferiore della finestra pop-up. A vostra di­spo­si­zio­ne avrete numerosi strumenti per la for­mat­ta­zio­ne del testo e la pos­si­bi­li­tà di inserire nella vostra firma biglietti da visita, link e persino elementi grafici (ad esempio in formato JPG o GIF), uti­liz­zan­do i pulsanti sulla destra.
6. Dopo aver creato la firma, cliccare su “Salva”. Nella sezione in alto a destra della finestra di dialogo è ora possibile spe­ci­fi­ca­re se la nuova firma deve comparire au­to­ma­ti­ca­men­te alla fine di ogni e-mail inviata, se deve comparire anche nelle e-mail di risposta o in quelle inoltrate. Per fare ciò basta se­le­zio­na­re nel menu a tendina l’opzione giusta da assegnare alla firma.

Se si utilizza Outlook in com­bi­na­zio­ne con il sistema operativo macOS di Apple, l’in­ter­fac­cia del client di posta elet­tro­ni­ca ha un aspetto leg­ger­men­te diverso. Tuttavia anche con Outlook per macOS si può creare la firma per e-mail in pochi clic.

1. Fare clic su “Outlook” nella barra dei menu in alto a sinistra e se­le­zio­na­re “Im­po­sta­zio­ni” dal menu a discesa.
2. Se­le­zio­na­re il pulsante “Firme” situato al di sotto della voce “E-mail”
3. A questo punto si aprirà una nuova finestra in cui si possono creare e mo­di­fi­ca­re le firme per e-mail.
4. Cliccare sul simbolo più per ag­giun­ge­re una nuova firma. È possibile assegnare qualsiasi nome alla firma facendo doppio clic su “Senza titolo”.
5. Nel campo di testo a destra, inserire le in­for­ma­zio­ni da ora in poi vorrete allegare alle e-mail.
6. Per for­mat­ta­re il testo o inserire dei link, se­le­zio­na­re la porzione di testo de­si­de­ra­ta e cliccare sull’opzione cor­ri­spon­den­te nel menu “Formato”.
7. Se si desidera impostare una delle proprie firme come firma pre­de­fi­ni­ta, è possibile farlo in “Scegliere la firma pre­de­fi­ni­ta”. È anche possibile scegliere una firma diversa per ogni risposta o inoltro di e-mail.
8. Per ag­giun­ge­re una firma in modo manuale, fare clic su “Firma” nella scheda “Messaggio” all’interno del testo della e-mail. Si potrà vi­sua­liz­za­re un elenco delle firme create pre­ce­den­te­men­te, qui potrete se­le­zio­nar­ne una.

Le istru­zio­ni riportate fin qui valgono sia per la versione 2011 che per la versione 2016, poiché queste non pre­sen­ta­no dif­fe­ren­ze so­stan­zia­li in termini di utilizzo. Nel video seguente potrete vedere la procedura completa per le due versioni:

Virgilio mail è uno dei provider e-mail più uti­liz­za­ti in Italia. Anche con questo servizio per la posta elet­tro­ni­ca non è com­pli­ca­to creare una firma per e-mail. Questa può essere in formato testo semplice oppure in HTML e può essere inserita sopra o sotto ciascun messaggio di posta. Ecco come fare per creare la firma per e-mail con Virgilio mail:

1. Cliccare sull’icona a forma di rotella posta in alto a destra dell’in­ter­fac­cia di Virgilio mail e se­le­zio­na­re la voce “Firme”, seguendo questo percorso “Im­po­sta­zio­ni” > “Posta” > “Firme”. Verrà vi­sua­liz­za­ta una pagina in cui sarà possibile ag­giun­ge­re una firma per e-mail e si potrà anche stabilire se im­po­star­la per i nuovi messaggi e/o per le risposte e per gli inoltri.
2. Potrete con­fi­gu­ra­re una o più firme se­le­zio­nan­do il comando “Aggiungi nuova firma”. Suc­ces­si­va­men­te verrà vi­sua­liz­za­to un modulo da compilare con i campi seguenti:
   1. Nome firma: questa opzione permette di fare di­stin­zio­ne tra le diverse firme, nel caso ne abbiate creata più di un
   2. Firma: digitare qui il testo che diventerà la nuova firma per e-mail. Ricordate di salvare le modifiche. Una volta creata la firma potrete decidere sia di im­po­star­la come pre­de­fi­ni­ta, per allegarla alla fine di ogni e-mail inviata, che ag­giun­ger­la ma­nual­men­te ad ogni messaggio di posta. Per fare questo, nella finestra “Scrivi messaggio”, basta cliccare sul menu “Firme” e se­le­zio­na­re la firma creata.
   3. A questo punto ag­giun­ge­te la firma sotto o sopra il testo dell’e-mail: questo comando permette di decidere in che posizione vi­sua­liz­za­re la firma.

Mail.com è uno dei provider in­ter­na­zio­na­li di posta elet­tro­ni­ca più diffusi al mondo. Questo servizio per e-mail è così diffuso perché ha la par­ti­co­la­ri­tà di per­met­te­re ai propri utenti di scegliere, per il proprio indirizzo e-mail, tra una lunga lista di domini. Vanta inoltre di uno spazio web infinito e di una buona gestione delle etichette per e-mail. Qui di seguito vi spie­ghia­mo come fare per creare una firma per e-mail con Mail.com. Il pro­ce­di­men­to è molto semplice:

1. Dopo aver ef­fet­tua­to il login nella homepage di Mail.com., cliccare su “Im­po­sta­zio­ni”.
2. Se­le­zio­na­re “Comporre e-mail”.
3. Digitare il testo di massimo 500 caratteri. Questo testo sarà la vostra nuova firma per e-mail.
4. Cliccare sul pulsante “Salva” per non perdere le modifiche apportate.

Non importa quale provider e-mail si sita uti­liz­zan­do: il pro­ce­di­men­to per creare una firma per e-mail è molto semplice. I vantaggi che si ottengono da questi pochi passaggi sono numerosi: la firma per e-mail non darà soltanto un valore aggiunto al vostro profilo grazie alle in­for­ma­zio­ni che avete fornito ai vostri de­sti­na­ta­ri, ma vi conferirà anche un’immagine di pro­fes­sio­na­li­tà. La firma è, dunque, un elemento in­di­spen­sa­bi­le per scrivere una perfetta e-mail di lavoro.