L’espor­ta­zio­ne dei contatti in Microsoft Outlook è un passo im­por­tan­te per eseguire il backup della rubrica e tra­sfe­rir­la fa­cil­men­te quando si passa a una nuova versione. Bastano pochi passaggi per esportare i contatti di Outlook in un file CSV e quindi tra­smet­ter­li a terzi o sem­pli­ce­men­te im­por­tar­li in una nuova versione di Outlook.

Guida rapida: esportare i contatti Outlook

  1. “File” -> “Apri ed esporta” -> “Importa/Esporta”
  2. “Esporta in un file” -> Seleziona “Valori separati da virgola”
  3. Seleziona la cartella -> “Sfoglia” -> Seleziona il percorso di ar­chi­via­zio­ne -> Assegna un nome al file -> “Fine”

Come esportare i contatti Outlook: istru­zio­ni

N.B.

Queste istru­zio­ni si applicano alle versioni di Outlook di Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019 e Outlook 2016. L’in­ter­fac­cia utente varia a seconda della versione e delle im­po­sta­zio­ni di vi­sua­liz­za­zio­ne di Outlook. Tuttavia, il processo di espor­ta­zio­ne dei contatti da Outlook è so­stan­zial­men­te lo stesso.

In­di­pen­den­te­men­te dalla versione uti­liz­za­ta, potrai sempre esportare i contatti Outlook in qualsiasi momento e senza l’aiuto di strumenti ag­giun­ti­vi. Spe­cial­men­te se hai usato versioni pre­ce­den­ti a quella attuale per gestire le e-mail, come Outlook 2016, la funzione di espor­ta­zio­ne sem­pli­fi­ca enor­me­men­te il passaggio a soluzioni più moderne come Microsoft 365.

Primo passaggio: apri prima di tutto la scheda “File”, che si trova nella barra del menu in alto a sinistra:

Immagine: Outlook 365: panoramica posta in arrivo
La scheda “File” contiene la funzione per esportare i contatti di Outlook, le im­po­sta­zio­ni dell’account e il menu delle opzioni generali del client di posta elet­tro­ni­ca.

Secondo passaggio: seleziona la voce “Apri ed esporta” e poi “Importa/Esporta”:

Immagine: Outlook 365: apri ed esporta
Tramite il menu “Apri ed esporta” potrai esportare e importare mol­te­pli­ci file di Outlook, come il ca­len­da­rio, le cartelle condivise o la rubrica.

Terzo passaggio: suc­ces­si­va­men­te Outlook avvierà la procedura guidata di im­por­ta­zio­ne/espor­ta­zio­ne, che ti mostrerà mol­te­pli­ci opzioni possibili tra cui scegliere. Dunque, clicca su “Esporta in un file” e poi sul pulsante “Avanti”.

Immagine: Procedura di Outlook 365 per importare ed esportare
L’opzione “Esporta in un file” consente di esportare le in­for­ma­zio­ni di Outlook per eseguire il backup al di là del client o uti­liz­zar­le in altri programmi.

Quarto passaggio: nel menu seguente seleziona l’opzione “Valori separati da virgola” e clicca nuo­va­men­te su “Avanti”. A questo punto ti troverai nella pa­no­ra­mi­ca delle cartelle di Outlook in cui dovrai se­le­zio­na­re quello che desideri esportare. Fai dunque doppio clic su “Contatti”:

Immagine: Panoramica delle cartelle su Outlook 365
Nell’elenco dei contatti di Outlook 365, gli utenti con Exchange tro­ve­ran­no anche i dati di contatto aziendali, indicati come GAL Contacts.

A questo punto clicca su “Sfoglia” per se­le­zio­na­re il percorso di ar­chi­via­zio­ne e scegliere il nome del file dei dati dei contatti che desideri esportare.

Immagine: Outlook 365: scelta del percorso di archiviazione in cui salvare il file esportato
Potrai esportare i contatti da Outlook di­ret­ta­men­te nel computer in cui è in­stal­la­to il client di posta oppure su un supporto di me­mo­riz­za­zio­ne esterno.

Conferma il percorso di ar­chi­via­zio­ne e il nome del file cliccando su “OK”; suc­ces­si­va­men­te, fai clic un’ultima volta su “Avanti”. As­si­cu­ra­ti quindi di aver se­le­zio­na­to la cartella de­si­de­ra­ta e clicca su “Fine” per esportare la rubrica di Outlook. Se Outlook avrà com­ple­ta­to con successo l’espor­ta­zio­ne, nella cartella pre­ce­den­te­men­te se­le­zio­na­ta troverai un file CSV con­te­nen­te i tuoi contatti di Outlook. In al­ter­na­ti­va, puoi salvare i dati dei contatti in un file PST.

N.B.

Nelle versioni pre­ce­den­ti di Outlook, puoi aprire la procedura guidata di im­por­ta­zio­ne/espor­ta­zio­ne tramite “File” > “Opzioni” > “Avanzate” > “Esporta”.

Come esportare i contatti nella versione web di Outlook

Hai anche la pos­si­bi­li­tà di esportare la rubrica dalla versione web di Outlook, accedendo ini­zial­men­te allo strumento online e facendo clic sulla piccola icona Persone nella parte inferiore o superiore (a seconda della versione) dello schermo:

Immagine: Versione web di Outlook: posta in arrivo
A dif­fe­ren­za della versione desktop, l’in­ter­fac­cia della versione web di Outlook risulta sem­pli­fi­ca­ta e presenta meno voci e pulsanti.

Nel menu seguente, fai clic sul pulsante “Gestisci contatti”. Seleziona “Esporta contatti” dalle opzioni del menu a discesa. È quindi possibile esportare tutti o solo alcuni contatti. Infine, fai clic sul pulsante “Esporta” per avviare la finestra di download, che può essere uti­liz­za­ta per scaricare il file CSV sul PC o su qualsiasi supporto di memoria esterno.

Immagine: Esportazione dei contatti nella versione web di Outlook
In maniera analoga alla versione desktop, anche online puoi esportare i contatti de­si­de­ra­ti.
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