Microsoft Office 2019 vs 2021: che dif­fe­ren­za c’è?

Le maggiori dif­fe­ren­ze tra Office 2019 e 2021 ri­guar­da­no so­prat­tut­to il lavoro col­la­bo­ra­ti­vo e la sin­cro­niz­za­zio­ne. Ad esempio, per quanto riguarda il lavoro di gruppo, Office 2021 offre novità per la sin­cro­niz­za­zio­ne in tempo reale con OneDrive e Share­Point, la creazione condivisa di documenti e fun­zio­na­li­tà di commento chiare e facili da usare. Il nostro confronto spiega se l’at­ten­zio­ne verso il lavoro col­la­bo­ra­ti­vo sia suf­fi­cien­te a giu­sti­fi­ca­re il passaggio da Office 2019 a 2021.

Office 2021 e Office 2019: un confronto

Office 2019 o 2021: dif­fe­ren­ze e so­mi­glian­ze

Entrambe le versioni hanno il grande vantaggio di uti­liz­za­re licenze uniche senza l’obbligo di ab­bo­na­men­to. Ac­qui­stan­do una suite di Office con un pagamento una tantum, ottenete un software Office completo da uti­liz­za­re senza limiti di tempo. Per abilitare l’utilizzo del software dovete ac­qui­sta­re una licenza unica per Office 2019 o 2021 e attivarla online da un account Microsoft gratuito.

Rispetto all’ab­bo­na­men­to Microsoft 365 basato sul cloud, lo svan­tag­gio della licenza unica è che offre solo il supporto com­mer­cia­le per un periodo di cinque anni e il supporto esteso per ulteriori due anni. Include gli ag­gior­na­men­ti di sicurezza, ma nessuna nuova fun­zio­na­li­tà in termini di contenuti. Se si desidera ef­fet­tua­re un upgrade, si è costretti ad ac­qui­sta­re una nuova licenza. Anche Microsoft 365 non prevede scadenze, ma ga­ran­ti­sce il supporto e gli ag­gior­na­men­ti sia di sicurezza sia delle fun­zio­na­li­tà fin tanto che l’ab­bo­na­men­to sarà attivo.

La prin­ci­pa­le dif­fe­ren­za: fine del supporto per Office 2019

La più grande e im­por­tan­te dif­fe­ren­za tra Office 2019 e 2021: più vecchia è la suite Office, più è probabile che il supporto di Microsoft venga in­ter­rot­to com­ple­ta­men­te. Per Office 2019, ad esempio, Microsoft ha an­nun­cia­to uf­fi­cial­men­te l’in­ter­ru­zio­ne del supporto main­stream per ottobre 2023. Con­si­de­ran­do il supporto esteso di due anni, il supporto ufficiale terminerà quindi nell’ottobre 2025, proprio come accadrà per Office 2016 e Windows 10.

Questo rap­pre­sen­ta cer­ta­men­te un buon motivo per chi at­tual­men­te dispone di una licenza unica per prendere in con­si­de­ra­zio­ne il passaggio a Office 2021 o a Microsoft 365. Secondo quanto co­mu­ni­ca­to da Microsoft, il supporto per Office 2021 durerà fino al 2026. Se avete in programma un uso com­mer­cia­le a lungo termine di Office, il passaggio a Microsoft 365 offre di solito i maggiori vantaggi.

Le novità di Office 2021

Con­fron­tan­do le licenze salta subito all’occhio il lin­guag­gio di design fresco e moderno di Office 2021. L’aspetto è stato adeguato a Windows 11, ri­la­scia­to nello stesso periodo, e offre angoli delle finestre più morbidi, una tavolozza dei colori neutri e icone sti­liz­za­te nel menu con­te­stua­le, così come previsto nel Fluent Design. Office 2021 appare quindi più morbido ed elegante rispetto alla versione pre­ce­den­te Office 2019.

Più at­ten­zio­ne alla col­la­bo­ra­zio­ne

In­di­pen­den­te­men­te dalla data di rilascio e dall’in­ter­ru­zio­ne del supporto, per quanto riguarda le fun­zio­na­li­tà di entrambe le licenze Office si può affermare che Office 2019 e 2021 offrono tutte le prin­ci­pa­li ap­pli­ca­zio­ni Office di Microsoft. Tra queste vi sono:

• Word
• Excel
• Po­wer­Point
• OneNote
• Outlook
• Access
• Publisher
• Share­Point
• Exchange

A dif­fe­ren­za di Office 2019, tuttavia, Office 2021 sposta l’at­ten­zio­ne sul lavoro di gruppo e sulla col­la­bo­ra­zio­ne, come di­mo­stra­to dalla nuova app Teams, assente in Office 2019. Grazie a questa app, la suite di Office supporta un lavoro e una co­mu­ni­ca­zio­ne più fles­si­bi­li, senza vincoli di di­spo­si­ti­vo e di luogo, par­ti­co­lar­men­te im­por­tan­te quando si lavoro da remoto e in smart working. Tuttavia, è ne­ces­sa­rio che i partner con cui dovete co­mu­ni­ca­re uti­liz­zi­no a loro volta Office 2021 o Microsoft 365. Office 2019 e le licenze pre­ce­den­ti sup­por­ta­no le fun­zio­na­li­tà votate alla col­la­bo­ra­zio­ne soltanto in misura ridotta.

Un’ulteriore di­mo­stra­zio­ne della maggiore col­la­bo­ra­zio­ne in Office 2021 è che il lavoro condiviso sui documenti Word, Excel o Po­wer­Point risulta molto più semplice. I documenti ar­chi­via­ti in OneDrive possono essere condivisi con persone se­le­zio­na­te dall’utente e le modifiche vengono sin­cro­niz­za­te in tempo reale. Sebbene OneDrive non sia un’ap­pli­ca­zio­ne integrata di Office 2021, l’ar­chi­via­zio­ne cloud di OneDrive è au­to­ma­ti­ca­men­te inclusa nell’account gratuito Microsoft. Questo consente a Office 2021 di sup­por­ta­re OneDrive.

Nuove fun­zio­na­li­tà per le ap­pli­ca­zio­ni di Office

Sebbene il fulcro delle ap­pli­ca­zio­ni Microsoft sia identico per entrambe le licenze, un’analisi più ap­pro­fon­di­ta rivela molte nuove fun­zio­na­li­tà nelle ap­pli­ca­zio­ni di Office 2021. Vi pre­sen­tia­mo le più im­por­tan­ti suddivise per app:

Excel:

• Nuova funzione XLOOKUP/CERCA.X: ricerca mirata per più variabili e parole chiave o per una di­spo­si­zio­ne di elementi se­le­zio­na­ti nelle tabelle di Excel.
• Nuova funzione XMATCH/CONFRONTA.X: ricerca mirata della posizione di parole chiave e variabili in un in­ter­val­lo di righe pre­de­fi­ni­to.
• Nuova funzione LET: assegna nomi a specifici risultati di un calcolo.
• Nuove funzioni con supporto per gli array dinamici.
• Supporto di Open­Do­cu­ment 1.3.

Word:

• Supporto di Open­Do­cu­ment 1.3.

Po­wer­Point:

• Re­gi­stra­zio­ni di video parlati, di puntatori laser e di una sezione dello schermo definita dall’utente.
• Ot­ti­miz­za­zio­ne delle pre­sen­ta­zio­ni per screen reader.
• Fun­zio­na­li­tà di disegno “stile schizzo” per disegni a mano libera nelle pre­sen­ta­zio­ni, per il­lu­stra­re qualcosa o per con­sen­ti­re un’in­te­ra­zio­ne più rilassata.
• Re­gi­stra­zio­ne e ri­pro­du­zio­ne di il­lu­stra­zio­ni rea­liz­za­te in Po­wer­Point.
• Espor­ta­zio­ne delle pre­sen­ta­zio­ni in formato video per il riu­ti­liz­zo o per renderle ac­ces­si­bi­li online.

Outlook:

• Ricerca istan­ta­nea con opzioni di filtro mi­glio­ra­te.
• Funzione di tra­du­zio­ne (per oltre 70 lingue).
• Disegno a mano libera tramite la funzione Input penna.

Office 2021 in modalità oscura

Grazie a una modalità oscura ot­ti­miz­za­ta e completa, Office 2021 non offre solo una barra degli strumenti scura ru­di­men­ta­le. Per rendere la modalità oscura piacevole viene uti­liz­za­to uno sfondo scuro con caratteri chiari. La licenza 2021 di Office segue quindi la tendenza della dark mode, diffusa ormai per molti programmi. La modalità notturna non affatica la vista e risulta par­ti­co­lar­men­te con­ve­nien­te per gli occhi in stanze buie, in viaggio o quando si passano molte ore davanti a uno schermo.

Licenza unica Office o ab­bo­na­men­to: vantaggi e svantaggi

Prima ancora di decidere tra le diverse licenze di Office, è ne­ces­sa­rio chiedersi: preferite ac­qui­sta­re una licenza per­ma­nen­te una volta sola o uti­liz­za­re sempre la versione corrente di Office con l’ul­ti­mis­si­ma gamma di funzioni? I vantaggi di una licenza unica sono la spesa chiara e l’in­di­pen­den­za. Ac­qui­sta­te il software Office una volta sola e lo uti­liz­za­te fino a quando volete voi, sapendo però che a un certo punto il supporto sarà in­ter­rot­to. Potrete comunque con­ti­nua­re a uti­liz­za­re il software, ma senza più ricevere gli ag­gior­na­men­ti im­por­tan­ti per garantire sicurezza e pre­sta­zio­ni ottimali.

Con l’ab­bo­na­men­to a Microsoft 365 potete sempre contare sulla versione più recente di ogni ap­pli­ca­zio­ne Microsoft, comprese le ultime fun­zio­na­li­tà di sicurezza. In questo caso però di­pen­den­te dal rinnovo e dal pagamento regolare del piano di ab­bo­na­men­to, così come dal cloud Microsoft.

Se non siete sicuri di quale sia la vostra versione di Office, potete scoprirlo con facilità in “File”, “Account” e “In­for­ma­zio­ni”.

In con­clu­sio­ne: Office 2019, Office 2021 o meglio Microsoft 365?

Da un confronto diretto, risulta chiaro come Office 2021 offra fun­zio­na­li­tà migliori rispetto a Office 2019, so­prat­tut­to per le aziende e per chi ne fa un uso com­mer­cia­le. Tra queste: l’in­te­gra­zio­ne di Microsoft Teams, la sin­cro­niz­za­zio­ne in tempo reale dei documenti, le fun­zio­na­li­tà di commento ot­ti­miz­za­te e l’in­te­gra­zio­ne di OneDrive.

Per quanto riguarda le più im­por­tan­ti app di Office, come Word, Excel e Po­wer­Point, entrambe le licenze risultano adatte all’uso privato. Tuttavia, dovete tenere presente che Office 2019 non riceverà più il supporto ufficiale a partire da ottobre 2025, mentre Office 2021 offre supporto fino a ottobre 2026.

Le aziende che hanno bisogno di Office per molto tempo e hanno la necessità che sia uti­liz­za­bi­le con­tem­po­ra­nea­men­te su molti di­spo­si­ti­vi e da molti utenti, do­vreb­be­ro optare di­ret­ta­men­te per uno dei modelli di ab­bo­na­men­to di Microsoft 365, basati sul principio SaaS. Microsoft 365 offre le migliori fun­zio­na­li­tà di lavoro in team, la pos­si­bi­li­tà di lavorare di­ret­ta­men­te nel cloud grazie alla sin­cro­niz­za­zio­ne au­to­ma­ti­ca e mette a di­spo­si­zio­ne sempre le ultime versioni e fun­zio­na­li­tà di sicurezza delle ap­pli­ca­zio­ni Microsoft.