Vi­deo­con­fe­ren­za: come or­ga­niz­za­re con successo riunioni virtuali

Le vi­deo­con­fe­ren­ze per­met­to­no di co­mu­ni­ca­re in tempo reale con altre persone usando la te­le­ca­me­ra e il microfono, in­di­pen­den­te­men­te dal luogo in cui ci si trova. Oltre a con­ver­sa­re, si possono con­di­vi­de­re schermi e scambiare file. Sono una com­po­nen­te fon­da­men­ta­le del lavoro in team moderno, spe­cial­men­te in smart working o nella col­la­bo­ra­zio­ne in­ter­na­zio­na­le.

Cos’è una vi­deo­con­fe­ren­za? De­fi­ni­zio­ne e storia

Una vi­deo­con­fe­ren­za è una tra­smis­sio­ne sincrona di immagini e suoni tramite internet, in cui due o più persone possono co­mu­ni­ca­re in tempo reale. Per la tra­smis­sio­ne è ne­ces­sa­rio un software speciale, in­stal­la­to in locale o basato su browser, oltre a hardware con te­le­ca­me­ra e microfono (computer, tablet, smart­pho­ne).

Già a partire dagli anni ‘30 del secolo scorso si era iniziato a ricercare la tec­no­lo­gia ne­ces­sa­ria per le vi­deo­con­fe­ren­ze. Ma solamente con la com­mer­cia­liz­za­zio­ne di massa di computer altamente per­for­man­ti e dotati di vi­deo­ca­me­ra e microfono integrati è stato possibile l’utilizzo di questa tec­no­lo­gia anche agli utenti meno esperti.

Tuttavia, alla fine degli anni ‘90 questa tec­no­lo­gia era ancora quasi to­tal­men­te sco­no­sciu­ta nella maggior parte delle aziende. La vi­deo­con­fe­ren­za ha iniziato a prendere piede solamente agli inizi degli anni 2000, grazie alla dif­fu­sio­ne delle reti a banda larga e all’aumento sia della portata che della velocità di tra­smis­sio­ne dei dati su internet, che ga­ran­ti­sco­no una migliore qualità dell’audio e dell’immagine.

Ma che le vi­deo­con­fe­ren­ze ap­par­ten­ga­no oggi alla quo­ti­dia­ni­tà nel mondo del lavoro, non lo si deve esclu­si­va­men­te alla tec­no­lo­gia. Pa­ral­le­la­men­te al New Work, a rendere ne­ces­sa­rie le vi­deo­con­fe­ren­ze hanno con­tri­bui­to i cam­bia­men­ti sociali a ridosso del nuovo millennio, quali l’economia che è diventata sempre più glo­bal­men­te in­ter­con­nes­sa e il passaggio a modelli di lavoro sempre più fles­si­bi­li, tra i quali quello di team che possano lavorare ef­fi­ca­ce­men­te anche a distanza.

Vantaggi e svantaggi delle riunioni virtuali

Per le aziende le vi­deo­con­fe­ren­ze rap­pre­sen­ta­no una valida al­ter­na­ti­va alle riunioni di persona. Più alto sarà il numero dei la­vo­ra­to­ri da remoto e la necessità di viaggiare per in­con­tra­re colleghi di lavoro, clienti e fornitori, maggiore sarà il risparmio garantito dall’utilizzo delle vi­deo­con­fe­ren­ze. Tuttavia, questo canale di co­mu­ni­ca­zio­ne non comporta solo vantaggi, ma anche delle possibili nuove sfide.

Vantaggi e svantaggi in sintesi

I vantaggi delle vi­deo­con­fe­ren­ze

Le vi­deo­con­fe­ren­ze offrono alle aziende un notevole risparmio sui costi, poiché vengono eliminate le spese di viaggio e alloggio e non è sempre ne­ces­sa­rio affittare sale riunioni. Inoltre, il tempo di lavoro viene uti­liz­za­to in modo più ef­fi­cien­te, poiché non ci sono tempi di spo­sta­men­to. Anche il bilancio am­bien­ta­le trae vantaggio dalle riunioni virtuali: le emissioni di CO₂ dovute ai viaggi di lavoro si riducono, con­tri­buen­do così po­si­ti­va­men­te alla so­ste­ni­bi­li­tà. In termini di pro­dut­ti­vi­tà, le riunioni digitali risultano vincenti perché di solito sono più strut­tu­ra­te, brevi e facili da or­ga­niz­za­re. Un ulteriore vantaggio è la pos­si­bi­li­tà di re­gi­stra­zio­ne: le riunioni perse possono essere riviste in un secondo momento, ga­ran­ten­do che le in­for­ma­zio­ni restino ac­ces­si­bi­li di­ret­ta­men­te alla fonte.

Gli svantaggi delle vi­deo­con­fe­ren­ze

No­no­stan­te i numerosi vantaggi, le vi­deo­con­fe­ren­ze pre­sen­ta­no anche alcune sfide. Nei team in­ter­na­zio­na­li può risultare difficile trovare un orario adatto a causa dei diversi fusi orari. Inoltre, esiste il rischio di problemi tecnici, so­prat­tut­to per i par­te­ci­pan­ti esterni alla rete aziendale, che po­treb­be­ro non avere accesso diretto all’as­si­sten­za IT. Una con­nes­sio­ne internet scadente può com­pro­met­te­re la qualità della con­ver­sa­zio­ne e rendere poco chiari i contenuti im­por­tan­ti. Anche l’at­trez­za­tu­ra tecnica può rap­pre­sen­ta­re un ostacolo: allestire una sala riunioni in modo pro­fes­sio­na­le per le vi­deo­con­fe­ren­ze comporta costi ag­giun­ti­vi per l’in­stal­la­zio­ne e l’hardware. Infine, i segnali non verbali sono più difficili da in­ter­pre­ta­re e in­stau­ra­re fiducia può risultare più complesso rispetto al contatto personale diretto.

Vi­deo­con­fe­ren­ze e riunioni di persona a confronto

Una vi­deo­con­fe­ren­za può risultare al­let­tan­te per una serie di motivi. Ma non sempre le riunioni virtuali sono la soluzione più adatta. In alcuni casi è ne­ces­sa­rio l’incontro in carne e ossa, per quanto possa risultare più di­spen­dio­so in termini di tempo e costi.

Le vi­deo­con­fe­ren­ze sono adatte per:

• Riunioni di stato nei team di progetto (co­mu­ni­ca­zio­ne dei progressi la­vo­ra­ti­vi, chia­ri­men­ti di questioni aperte)
• Istru­zio­ni da dare ai col­la­bo­ra­to­ri e alle col­la­bo­ra­tri­ci (di­stri­bu­zio­ne dei compiti)
• Ora di ri­ce­vi­men­to virtuale (risposta a eventuali domande tramite con­ver­sa­zio­ni personali)
• Colloqui di lavoro tipici delle prime fasi dei processi di selezione (incontro co­no­sci­ti­vo)
• Par­te­ci­pa­zio­ne di col­la­bo­ra­to­ri e col­la­bo­ra­tri­ci a una con­fe­ren­za fisica, alla quale non possono però essere presenti

Le riunioni di persona sono invece da pre­di­li­ge­re nei seguenti casi:

• Riunioni par­ti­co­lar­men­te lunghe per la pro­get­ta­zio­ne di strategie di vario tipo
• Di­scus­sio­ni su temi difficili e delicati (lo sviluppo aziendale, la riduzione del personale, cambi di strategia, ecc.)
• Colloqui di lavoro in una fase avanzata del processo di selezione

Consigli tecnici: quali sono gli strumenti di vi­deo­con­fe­ren­za più af­fi­da­bi­li?

Se hai già deciso di usare le vi­deo­con­fe­ren­ze per il tuo lavoro, non ti resta che scegliere il software più adatto alle tue esigenze. Og­gi­gior­no la stra­gran­de mag­gio­ran­za dei di­pen­den­ti di un’azienda ha già tutto ciò di cui ha bisogno: un di­spo­si­ti­vo (smart­pho­ne, computer o tablet) dotato di microfono e camera integrati.

Tra i vari programmi tra cui scegliere ci sono sia soluzioni da browser che on-premises. La scelta va fatta in base a quelle che sono le con­di­zio­ni del caso. Le ap­pli­ca­zio­ni web offrono una maggiore fles­si­bi­li­tà in quanto i par­te­ci­pan­ti possono ef­fet­tua­re l’accesso uti­liz­zan­do qualsiasi di­spo­si­ti­vo a loro di­spo­si­zio­ne.

I semplici software per le vi­deo­con­fe­ren­ze possono essere scaricati gra­tui­ta­men­te o uti­liz­za­ti di­ret­ta­men­te dal browser. Questi sono par­ti­co­lar­men­te adatti nel caso in cui vorresti avviare una riunione con un numero di par­te­ci­pan­ti contenuto (dalle due alle dieci persone circa). Uno dei software classici per le vi­deo­con­fe­ren­ze è Microsoft Teams. Tuttavia, negli ultimi anni sono venute alla luce diverse al­ter­na­ti­ve, al­tret­tan­to facili da uti­liz­za­re e ognuna con i propri punti di forza.

Se desideri or­ga­niz­za­re vi­deo­con­fe­ren­ze con una certa re­go­la­ri­tà, e magari con parecchi par­te­ci­pan­ti, questi strumenti allora po­treb­be­ro risultare in­suf­fi­cien­ti. In questi casi dovresti con­si­de­ra­re il passaggio alle versioni pro­fes­sio­na­li o l’acquisto di programmi pensati per le aziende, come Cisco Webex Meetings o Go­To­Mee­ting. Dovresti sempre però fare at­ten­zio­ne ad aspetti quali la gamma di funzioni, il modello di prezzo, così come l’usabilità e la sua in­tui­ti­vi­tà.

Inoltre, se la frequenza con la quale tieni delle riunioni virtuali con vari par­te­ci­pan­ti nella tua sede di lavoro lo motiva, è con­si­glia­bi­le adibire uno spazio del proprio ufficio a sala con­fe­ren­ze e dotarlo di un pro­iet­to­re e di vi­deo­ca­me­re.

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A che cosa prestare at­ten­zio­ne prima, durante e dopo una vi­deo­con­fe­ren­za

Oltre alla tec­no­lo­gia c’è una serie di aspetti or­ga­niz­za­ti­vi, che tu e tutti i par­te­ci­pan­ti dovreste con­si­de­ra­re per far sì che la riunione virtuale fili il più liscio possibile.

Pre­pa­ra­zio­ne

Preavviso: invia, con alcuni giorni di anticipo, inviti ai par­te­ci­pan­ti per e-mail e, se possibile, fornisci una pa­no­ra­mi­ca dell’agenda, in modo che i tuoi col­la­bo­ra­to­ri e le tue col­la­bo­ra­tri­ci possano pre­pa­rar­si ade­gua­ta­men­te. Integra di­ret­ta­men­te un link alla sala con­fe­ren­ze digitale e offri l’opzione di salvare l’ap­pun­ta­men­to con un clic nel ca­len­da­rio. Alcuni programmi per­met­to­no di inviare questo tipo di inviti senza bisogno di ricorrere ad ap­pli­ca­zio­ni esterne.

Test di prova: affinché la con­ver­sa­zio­ne possa essere proficua, ogni par­te­ci­pan­te deve as­si­cu­rar­si che i di­spo­si­ti­vi necessari siano pronti per essere uti­liz­za­ti. Chiedi ai tuoi col­la­bo­ra­to­ri e alle tue col­la­bo­ra­tri­ci di ve­ri­fi­ca­re prima della con­fe­ren­za che la fo­to­ca­me­ra, il microfono e l’accesso fun­zio­ni­no senza dif­fi­col­tà. Im­por­tan­te: la prova va fatta con un po’ di anticipo rispetto all’effettivo orario della vi­deo­con­fe­ren­za, così da poter risolvere gli eventuali problemi.

Scelta dell’ambiente: se prendi parte a una vi­deo­con­fe­ren­za da un luogo diverso dall’ufficio, scegli un ambiente tran­quil­lo in cui non sarai di­stur­ba­to. Presta at­ten­zio­ne anche alla luce. So­prat­tut­to durante lo smart working, as­si­cu­ra­ti che lo sfondo sia tran­quil­lo e pro­fes­sio­na­le. Oggetti de­co­ra­ti­vi, scaffali di­sor­di­na­ti o gio­cat­to­li dei tuoi figli devono essere rimossi dal campo visivo della te­le­ca­me­ra. Anche gli oggetti ri­flet­ten­ti vanno po­si­zio­na­ti fuori dalla visuale per evitare effetti ab­ba­glian­ti.

Ese­cu­zio­ne

Ab­bi­glia­men­to: secondo uno studio, alcuni par­te­ci­pan­ti durante le vi­deo­con­fe­ren­ze sono seduti alla scrivania senza pantaloni. Senz’altro comodo, ma non con­si­glia­to. L’ab­bi­glia­men­to e la psiche sono in­ter­con­nes­si. Anche per le vi­deo­con­fe­ren­ze, scegli un ab­bi­glia­men­to formale o adatto per l’ufficio. Camicia e giacca possono raf­for­za­re la tua capacità di per­sua­sio­ne e la tua autorità. L’ab­bi­glia­men­to a quadretti e i gioielli ri­flet­ten­ti possono causare sfar­fal­lii o fa­sti­dio­si lampi di luce durante la tra­smis­sio­ne, quindi è meglio evitarli per rispetto degli altri par­te­ci­pan­ti.

Mo­de­ra­zio­ne: nomina in anticipo un mo­de­ra­to­re che gestisca l’incontro in modo efficace e assegni il diritto di parola. Quest’ultimo è par­ti­co­lar­men­te im­por­tan­te nello spazio digitale, dove possono ve­ri­fi­car­si ritardi di tra­smis­sio­ne, che in una con­ver­sa­zio­ne libera po­treb­be­ro portare a tentativi di risposta si­mul­ta­nei e in­ter­ven­ti paralleli, osta­co­lan­do così l’efficace svol­gi­men­to della con­fe­ren­za.

Fonti di di­stra­zio­ne: ogni par­te­ci­pan­te dovrebbe as­si­cu­rar­si di essere com­ple­ta­men­te con­cen­tra­to sulla vi­deo­con­fe­ren­za. Imposta il telefono e il cellulare in modalità si­len­zio­sa e non fare rumori che po­treb­be­ro risultare fa­sti­dio­si: i microfoni sono talmente sensibili da rendere rumori lievi come quello della tazzina di caffè quando viene poggiata o dello sfogliare dei fogli di carta, molto fa­sti­dio­si da sentire. Evita tali rumori e disattiva il microfono se non stai in­ter­ve­nen­do. È una questione di rispetto evitare di parlare con colleghi o altre persone presenti o svolgere altre attività con­tem­po­ra­nea­men­te durante la con­fe­ren­za.

Revisione

Verbale: terminata la vi­deo­con­fe­ren­za redigi sempre un verbale su quanto appena discusso, ren­den­do­lo poi di­spo­ni­bi­le agli altri par­te­ci­pan­ti tramite una piat­ta­for­ma comune o in­vian­do­glie­lo per e-mail. Questo permette di dare alla riunione virtuale lo stesso valore di un incontro di persona e, al contempo, di evitare frain­ten­di­men­ti sugli accordi presi.

Re­gi­stra­zio­ne: sfrutta la pos­si­bi­li­tà di re­gi­stra­re la vi­deo­con­fe­ren­za come file video, ren­den­do­la di­spo­ni­bi­le a tutti i par­te­ci­pan­ti, che non hanno potuto essere presenti per diversi motivi o servitene per informare un numero maggiore di persone.

Vi­deo­con­fe­ren­za: soluzione pratica ma non adatta a ogni occasione

La vi­deo­con­fe­ren­za rap­pre­sen­ta oggi uno strumento pratico di co­mu­ni­ca­zio­ne sul lavoro per qualsiasi azienda. Sem­pli­fi­ca la col­la­bo­ra­zio­ne dei team che lavorano a distanza e riduce le spese dei viaggi. A livello di ef­fi­cien­za le riunioni per vi­deo­con­fe­ren­za non sono da meno di quelle di persona, ammesso però che tutti i par­te­ci­pan­ti ri­spet­ti­no le regole di buona condotta e siano sempre presenti e con­cen­tra­ti.

La rea­liz­za­zio­ne tecnica non è più un ostacolo. Ci sono soluzioni adatte a tutti, dal la­vo­ra­to­re autonomo alle grandi mul­ti­na­zio­na­li. Software di­spo­ni­bi­li gra­tui­ta­men­te e programmi con funzioni ag­giun­ti­ve ac­qui­sta­bi­li con la semplice sot­to­scri­zio­ne di un ab­bo­na­men­to sono tutti estre­ma­men­te facili da usare.

Tuttavia, no­no­stan­te la grande at­trat­ti­vi­tà di questo strumento di co­mu­ni­ca­zio­ne, le vi­deo­con­fe­ren­ze non sono adatte a qualsiasi occasione e possono com­por­ta­re anche degli svantaggi. Prima di optare per una vi­deo­con­fe­ren­za, poiché attratti dalla comodità e dal risparmio sui costi, dovresti valutare bene se il formato è realmente adeguato alla cir­co­stan­za. Nessuna vi­deo­con­fe­ren­za potrà però mai so­sti­tui­re l’incontro di persona.

FAQ

Di seguito abbiamo sin­te­tiz­za­to per te le domande e le risposte più im­por­tan­ti sulle vi­deo­con­fe­ren­ze.

Cos’è una vi­deo­con­fe­ren­za?

Una vi­deo­con­fe­ren­za è una tra­smis­sio­ne sincrona di immagini e suoni trasmessi tramite internet, durante la quale due o più persone possono co­mu­ni­ca­re tra loro in tempo reale.

Quali sono i vantaggi delle riunioni virtuali?

Le aziende ri­spar­mia­no sui costi di viaggio e mi­glio­ra­no il loro bilancio di CO₂. Le riunioni digitali tendono a essere più strut­tu­ra­te, brevi ed efficaci rispetto alle con­fe­ren­ze di persona e possono essere re­gi­stra­te.

Quali sono gli svantaggi delle riunioni virtuali?

L’acquisto e l’in­stal­la­zio­ne dell’hardware ne­ces­sa­rio com­por­ta­no un in­ve­sti­men­to iniziale più elevato. La qualità delle con­ver­sa­zio­ni dipende, tra l’altro, dall’hardware uti­liz­za­to e dalla con­nes­sio­ne internet dei vari par­te­ci­pan­ti ed è quindi soggetta a in­ter­fe­ren­ze.

Quali strumenti per vi­deo­con­fe­ren­ze sono con­si­glia­bi­li?

In generale, fun­zio­na­no sia le ap­pli­ca­zio­ni on-premises che quelle basate su browser. Tuttavia, le ap­pli­ca­zio­ni web offrono una maggiore fles­si­bi­li­tà, poiché i par­te­ci­pan­ti possono ef­fet­tua­re il login anche da di­spo­si­ti­vi non propri.