Videoconferenza: come organizzare con successo riunioni virtuali

Le videoconferenze permettono di comunicare in tempo reale con altre persone usando la telecamera e il microfono, indipendentemente dal luogo in cui ci si trova. Oltre a conversare, si possono condividere schermi e scambiare file. Sono una componente fondamentale del lavoro in team moderno, specialmente in smart working o nella collaborazione internazionale.

Cos’è una videoconferenza? Definizione e storia

Una videoconferenza è una trasmissione sincrona di immagini e suoni tramite internet, in cui due o più persone possono comunicare in tempo reale. Per la trasmissione è necessario un software speciale, installato in locale o basato su browser, oltre a hardware con telecamera e microfono (computer, tablet, smartphone).

Già a partire dagli anni ‘30 del secolo scorso si era iniziato a ricercare la tecnologia necessaria per le videoconferenze. Ma solamente con la commercializzazione di massa di computer altamente performanti e dotati di videocamera e microfono integrati è stato possibile l’utilizzo di questa tecnologia anche agli utenti meno esperti.

Tuttavia, alla fine degli anni ‘90 questa tecnologia era ancora quasi totalmente sconosciuta nella maggior parte delle aziende. La videoconferenza ha iniziato a prendere piede solamente agli inizi degli anni 2000, grazie alla diffusione delle reti a banda larga e all’aumento sia della portata che della velocità di trasmissione dei dati su internet, che garantiscono una migliore qualità dell’audio e dell’immagine.

Ma che le videoconferenze appartengano oggi alla quotidianità nel mondo del lavoro, non lo si deve esclusivamente alla tecnologia. Parallelamente al New Work, a rendere necessarie le videoconferenze hanno contribuito i cambiamenti sociali a ridosso del nuovo millennio, quali l’economia che è diventata sempre più globalmente interconnessa e il passaggio a modelli di lavoro sempre più flessibili, tra i quali quello di team che possano lavorare efficacemente anche a distanza.

Vantaggi e svantaggi delle riunioni virtuali

Per le aziende le videoconferenze rappresentano una valida alternativa alle riunioni di persona. Più alto sarà il numero dei lavoratori da remoto e la necessità di viaggiare per incontrare colleghi di lavoro, clienti e fornitori, maggiore sarà il risparmio garantito dall’utilizzo delle videoconferenze. Tuttavia, questo canale di comunicazione non comporta solo vantaggi, ma anche delle possibili nuove sfide.

Vantaggi e svantaggi in sintesi

I vantaggi delle videoconferenze

Le videoconferenze offrono alle aziende un notevole risparmio sui costi, poiché vengono eliminate le spese di viaggio e alloggio e non è sempre necessario affittare sale riunioni. Inoltre, il tempo di lavoro viene utilizzato in modo più efficiente, poiché non ci sono tempi di spostamento. Anche il bilancio ambientale trae vantaggio dalle riunioni virtuali: le emissioni di CO₂ dovute ai viaggi di lavoro si riducono, contribuendo così positivamente alla sostenibilità. In termini di produttività, le riunioni digitali risultano vincenti perché di solito sono più strutturate, brevi e facili da organizzare. Un ulteriore vantaggio è la possibilità di registrazione: le riunioni perse possono essere riviste in un secondo momento, garantendo che le informazioni restino accessibili direttamente alla fonte.

Gli svantaggi delle videoconferenze

Nonostante i numerosi vantaggi, le videoconferenze presentano anche alcune sfide. Nei team internazionali può risultare difficile trovare un orario adatto a causa dei diversi fusi orari. Inoltre, esiste il rischio di problemi tecnici, soprattutto per i partecipanti esterni alla rete aziendale, che potrebbero non avere accesso diretto all’assistenza IT. Una connessione internet scadente può compromettere la qualità della conversazione e rendere poco chiari i contenuti importanti. Anche l’attrezzatura tecnica può rappresentare un ostacolo: allestire una sala riunioni in modo professionale per le videoconferenze comporta costi aggiuntivi per l’installazione e l’hardware. Infine, i segnali non verbali sono più difficili da interpretare e instaurare fiducia può risultare più complesso rispetto al contatto personale diretto.

Videoconferenze e riunioni di persona a confronto

Una videoconferenza può risultare allettante per una serie di motivi. Ma non sempre le riunioni virtuali sono la soluzione più adatta. In alcuni casi è necessario l’incontro in carne e ossa, per quanto possa risultare più dispendioso in termini di tempo e costi.

Le videoconferenze sono adatte per:

• Riunioni di stato nei team di progetto (comunicazione dei progressi lavorativi, chiarimenti di questioni aperte)
• Istruzioni da dare ai collaboratori e alle collaboratrici (distribuzione dei compiti)
• Ora di ricevimento virtuale (risposta a eventuali domande tramite conversazioni personali)
• Colloqui di lavoro tipici delle prime fasi dei processi di selezione (incontro conoscitivo)
• Partecipazione di collaboratori e collaboratrici a una conferenza fisica, alla quale non possono però essere presenti

Le riunioni di persona sono invece da prediligere nei seguenti casi:

• Riunioni particolarmente lunghe per la progettazione di strategie di vario tipo
• Discussioni su temi difficili e delicati (lo sviluppo aziendale, la riduzione del personale, cambi di strategia, ecc.)
• Colloqui di lavoro in una fase avanzata del processo di selezione

Consigli tecnici: quali sono gli strumenti di videoconferenza più affidabili?

Se hai già deciso di usare le videoconferenze per il tuo lavoro, non ti resta che scegliere il software più adatto alle tue esigenze. Oggigiorno la stragrande maggioranza dei dipendenti di un’azienda ha già tutto ciò di cui ha bisogno: un dispositivo (smartphone, computer o tablet) dotato di microfono e camera integrati.

Tra i vari programmi tra cui scegliere ci sono sia soluzioni da browser che on-premises. La scelta va fatta in base a quelle che sono le condizioni del caso. Le applicazioni web offrono una maggiore flessibilità in quanto i partecipanti possono effettuare l’accesso utilizzando qualsiasi dispositivo a loro disposizione.

I semplici software per le videoconferenze possono essere scaricati gratuitamente o utilizzati direttamente dal browser. Questi sono particolarmente adatti nel caso in cui vorresti avviare una riunione con un numero di partecipanti contenuto (dalle due alle dieci persone circa). Uno dei software classici per le videoconferenze è Microsoft Teams. Tuttavia, negli ultimi anni sono venute alla luce diverse alternative, altrettanto facili da utilizzare e ognuna con i propri punti di forza.

Se desideri organizzare videoconferenze con una certa regolarità, e magari con parecchi partecipanti, questi strumenti allora potrebbero risultare insufficienti. In questi casi dovresti considerare il passaggio alle versioni professionali o l’acquisto di programmi pensati per le aziende, come Cisco Webex Meetings o GoToMeeting. Dovresti sempre però fare attenzione ad aspetti quali la gamma di funzioni, il modello di prezzo, così come l’usabilità e la sua intuitività.

Inoltre, se la frequenza con la quale tieni delle riunioni virtuali con vari partecipanti nella tua sede di lavoro lo motiva, è consigliabile adibire uno spazio del proprio ufficio a sala conferenze e dotarlo di un proiettore e di videocamere.

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A che cosa prestare attenzione prima, durante e dopo una videoconferenza

Oltre alla tecnologia c’è una serie di aspetti organizzativi, che tu e tutti i partecipanti dovreste considerare per far sì che la riunione virtuale fili il più liscio possibile.

Preparazione

Preavviso: invia, con alcuni giorni di anticipo, inviti ai partecipanti per e-mail e, se possibile, fornisci una panoramica dell’agenda, in modo che i tuoi collaboratori e le tue collaboratrici possano prepararsi adeguatamente. Integra direttamente un link alla sala conferenze digitale e offri l’opzione di salvare l’appuntamento con un clic nel calendario. Alcuni programmi permettono di inviare questo tipo di inviti senza bisogno di ricorrere ad applicazioni esterne.

Test di prova: affinché la conversazione possa essere proficua, ogni partecipante deve assicurarsi che i dispositivi necessari siano pronti per essere utilizzati. Chiedi ai tuoi collaboratori e alle tue collaboratrici di verificare prima della conferenza che la fotocamera, il microfono e l’accesso funzionino senza difficoltà. Importante: la prova va fatta con un po’ di anticipo rispetto all’effettivo orario della videoconferenza, così da poter risolvere gli eventuali problemi.

Scelta dell’ambiente: se prendi parte a una videoconferenza da un luogo diverso dall’ufficio, scegli un ambiente tranquillo in cui non sarai disturbato. Presta attenzione anche alla luce. Soprattutto durante lo smart working, assicurati che lo sfondo sia tranquillo e professionale. Oggetti decorativi, scaffali disordinati o giocattoli dei tuoi figli devono essere rimossi dal campo visivo della telecamera. Anche gli oggetti riflettenti vanno posizionati fuori dalla visuale per evitare effetti abbaglianti.

Esecuzione

Abbigliamento: secondo uno studio, alcuni partecipanti durante le videoconferenze sono seduti alla scrivania senza pantaloni. Senz’altro comodo, ma non consigliato. L’abbigliamento e la psiche sono interconnessi. Anche per le videoconferenze, scegli un abbigliamento formale o adatto per l’ufficio. Camicia e giacca possono rafforzare la tua capacità di persuasione e la tua autorità. L’abbigliamento a quadretti e i gioielli riflettenti possono causare sfarfallii o fastidiosi lampi di luce durante la trasmissione, quindi è meglio evitarli per rispetto degli altri partecipanti.

Moderazione: nomina in anticipo un moderatore che gestisca l’incontro in modo efficace e assegni il diritto di parola. Quest’ultimo è particolarmente importante nello spazio digitale, dove possono verificarsi ritardi di trasmissione, che in una conversazione libera potrebbero portare a tentativi di risposta simultanei e interventi paralleli, ostacolando così l’efficace svolgimento della conferenza.

Fonti di distrazione: ogni partecipante dovrebbe assicurarsi di essere completamente concentrato sulla videoconferenza. Imposta il telefono e il cellulare in modalità silenziosa e non fare rumori che potrebbero risultare fastidiosi: i microfoni sono talmente sensibili da rendere rumori lievi come quello della tazzina di caffè quando viene poggiata o dello sfogliare dei fogli di carta, molto fastidiosi da sentire. Evita tali rumori e disattiva il microfono se non stai intervenendo. È una questione di rispetto evitare di parlare con colleghi o altre persone presenti o svolgere altre attività contemporaneamente durante la conferenza.

Revisione

Verbale: terminata la videoconferenza redigi sempre un verbale su quanto appena discusso, rendendolo poi disponibile agli altri partecipanti tramite una piattaforma comune o inviandoglielo per e-mail. Questo permette di dare alla riunione virtuale lo stesso valore di un incontro di persona e, al contempo, di evitare fraintendimenti sugli accordi presi.

Registrazione: sfrutta la possibilità di registrare la videoconferenza come file video, rendendola disponibile a tutti i partecipanti, che non hanno potuto essere presenti per diversi motivi o servitene per informare un numero maggiore di persone.

Videoconferenza: soluzione pratica ma non adatta a ogni occasione

La videoconferenza rappresenta oggi uno strumento pratico di comunicazione sul lavoro per qualsiasi azienda. Semplifica la collaborazione dei team che lavorano a distanza e riduce le spese dei viaggi. A livello di efficienza le riunioni per videoconferenza non sono da meno di quelle di persona, ammesso però che tutti i partecipanti rispettino le regole di buona condotta e siano sempre presenti e concentrati.

La realizzazione tecnica non è più un ostacolo. Ci sono soluzioni adatte a tutti, dal lavoratore autonomo alle grandi multinazionali. Software disponibili gratuitamente e programmi con funzioni aggiuntive acquistabili con la semplice sottoscrizione di un abbonamento sono tutti estremamente facili da usare.

Tuttavia, nonostante la grande attrattività di questo strumento di comunicazione, le videoconferenze non sono adatte a qualsiasi occasione e possono comportare anche degli svantaggi. Prima di optare per una videoconferenza, poiché attratti dalla comodità e dal risparmio sui costi, dovresti valutare bene se il formato è realmente adeguato alla circostanza. Nessuna videoconferenza potrà però mai sostituire l’incontro di persona.

FAQ

Di seguito abbiamo sintetizzato per te le domande e le risposte più importanti sulle videoconferenze.

Cos’è una videoconferenza?

Una videoconferenza è una trasmissione sincrona di immagini e suoni trasmessi tramite internet, durante la quale due o più persone possono comunicare tra loro in tempo reale.

Quali sono i vantaggi delle riunioni virtuali?

Le aziende risparmiano sui costi di viaggio e migliorano il loro bilancio di CO₂. Le riunioni digitali tendono a essere più strutturate, brevi ed efficaci rispetto alle conferenze di persona e possono essere registrate.

Quali sono gli svantaggi delle riunioni virtuali?

L’acquisto e l’installazione dell’hardware necessario comportano un investimento iniziale più elevato. La qualità delle conversazioni dipende, tra l’altro, dall’hardware utilizzato e dalla connessione internet dei vari partecipanti ed è quindi soggetta a interferenze.

Quali strumenti per videoconferenze sono consigliabili?

In generale, funzionano sia le applicazioni on-premises che quelle basate su browser. Tuttavia, le applicazioni web offrono una maggiore flessibilità, poiché i partecipanti possono effettuare il login anche da dispositivi non propri.