Crittografare un documento Word
I documenti Word con contenuti confidenziali non devono cadere in mani non autorizzate. Anche se un file è protetto dai diritti utente di Windows, può essere copiato e distribuito. Se si cripta un file Word e lo si protegge con una password, il contenuto non può essere visualizzato nemmeno con altri visualizzatori di file che possono aggirare la protezione della password di Word. Vi aiutiamo a creare un documento criptato, ad aprirlo e a renderlo non sicuro.
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Istruzioni brevi: crittografare i documenti Word
Tutte le versioni di Word installate localmente (cioè non la versione web nel browser) permettono di criptare i documenti Word che possono quindi essere aperti solo con una password.
- Nelle versioni di Word dalla 2010 alla 2019 e in Microsoft 365, si imposta la password per la crittografia in “File” > “Informazioni” > “Proteggi documento” > “Crittografa con password”.
- Nelle versioni di Word dalla 2003 alla 2007, si imposta la password nella finestra di dialogo “Salva con nome” facendo clic su “Strumenti” > “Opzioni di sicurezza”.
In seguito, è necessario salvare nuovamente il documento per completare la crittografia.
Crittografare un file Word: istruzioni
Nelle seguenti istruzioni imparerete passo dopo passo come criptare i file in diverse versioni di Word.
Word 2019, 2016, 2013, 2010 e Word in Microsoft 365
A partire da Office 2010, Microsoft utilizza barre multifunzione con una serie di icone in Word invece di semplici menu a tendina. In queste versioni, procedete come segue per criptare il documento Word aperto:
Passaggio 1: fate clic in alto a sinistra su “File”, quindi su “Informazioni” e, per finire, sul pulsante “Proteggi documento”. Se il documento è già criptato o se c'è una protezione da scrittura o altre restrizioni nel documento, quest'area è evidenziata in giallo.
Passaggio 2: appare un menu di selezione. Fate clic su “Crittografa con password”.
Passaggio 3: inserite una password con la quale volete criptare il documento Word e confermate con “OK”. Non dovete dimenticare la password, altrimenti non è possibile decifrare il documento. Per assicurarsi che non ci siano errori di battitura, dovete poi inserire la password una seconda volta.
Passaggio 4: la sezione “Proteggi documento” nelle informazioni sul file è ora evidenziata in giallo. Salvare e chiudere il documento. La password viene richiesta automaticamente la prossima volta che si apre il file.
Microsoft 365, in passato conosciuto come “Microsoft Office 365”, è una soluzione Office basata su server con Word, Excel e PowerPoint per utenti privati e piccole aziende, che vi consente di ricevere automaticamente la versione aggiornata senza dovervi preoccupare degli aggiornamenti.
Word 2007 e 2003
Nelle vecchie versioni di Office, è possibile criptare i documenti Word aperti come segue:
Passaggio 1: selezionate nel menu “File” > “Salva con nome”.
Passaggio 2: selezionate una cartella e un nome di file. Prima di salvare, fate clic in alto a destra su “Strumenti” e selezionate “Opzioni di sicurezza...” dal menu.
Passaggio 3: inserite una password nel campo “Opzioni di crittografia file per questo documento” e confermate con “OK”. Per controllare se avete inserito correttamente la password, vi verrà chiesto di ripetere l'inserimento.
Aprire un documento Word criptato
Se aprite un documento criptato in Word o in Explorer facendo doppio clic, appare automaticamente una finestra di dialogo per inserire la password. Quando si inserisce la password corretta, il documento si apre.
Molti altri programmi di elaborazione testi, ad esempio WordPad, che è installato di default in Windows 10, non possono aprire documenti criptati e visualizzare una nota corrispondente. I programmi gratuiti di Office LibreOffice e Apache OpenOffice gestiscono i documenti criptati allo stesso modo di Word e chiedono la password durante l’apertura.
Quando si usa un semplice visualizzatore di file, nessun dato viene visualizzato in chiaro in un documento Word criptato. Appare solo una nota che si tratta di un documento criptato.
Sempre più utenti prestano attenzione alle password sicure, che sono spesso difficili da ricordare. I gestori di password offrono un aiuto utile in questo caso. Tuttavia, è possibile utilizzare alcuni di questi strumenti solo nel browser e non in Word.
Se non è possibile aprire un documento Word, anche con una password inserita correttamente, il file potrebbe essere danneggiato. Ci sono diversi modi per recuperare un documento Word.
Inoltre i file ZIP possono essere criptati in modo che altri strumenti non possano accedere al contenuto.
Decrittografare un documento Word
È possibile decriptare un file Word in pochi passi dopo averlo aperto usando la password. La procedura per questa operazione varia anche a seconda della versione di Word.
Word 2019, 2016, 2013, 2010 e Word in Microsoft 365
Se volete rimuovere la crittografia nelle versioni di Word dalla 2010 in poi e salvare il documento in chiaro, procedete come segue:
Passaggio 1: aprite il menu “File” e poi fate clic sull'opzione “Proteggi documento”. Questa sezione è evidenziata in giallo per i documenti criptati.
Passaggio 2: fate clic sull'opzione “Crittografa con password” nel menu di selezione.
Passaggio 3: cancellate la password (visualizzata solo con punti) e confermate con “OK”.
Passaggio 4: salvate e chiudete il documento.
Il documento viene decriptato e la password non verrà più richiesta alla prossima apertura.
Word 2003 e 2007
Nelle precedenti versioni di Office con l'interfaccia utente classica, si decifra il documento attualmente aperto con i seguenti passaggi:
Passaggio 1: selezionate “File” > “Salva con nome”.
Passaggio 2: ora è necessario impostare una cartella e un nome di file. Fate clic su “Strumenti” e poi su “Opzioni di sicurezza”.
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