Excel: sommare le ore in modo semplice e rapido

In Excel sono possibili diverse for­mat­ta­zio­ni delle celle. Queste con­sen­to­no di co­mu­ni­ca­re al programma che tipo di in­for­ma­zio­ne è stata inserita nel ri­spet­ti­vo campo e in che modo Excel deve vi­sua­liz­za­re l’in­se­ri­men­to. A questo scopo, in­nan­zi­tut­to se­le­zio­na­te l’area in cui volete inserire le ore, quindi fate clic con il tasto destro sull’area se­le­zio­na­ta e se­le­zio­na­te “Formato celle”. Nella finestra che viene aperta potete se­le­zio­na­re i più diversi formati (ad esempio testo o anche valuta). Affinché Excel possa sommare le ore, è ne­ces­sa­rio se­le­zio­na­re la voce “Ora”.

Potete scegliere tra diversi formati di vi­sua­liz­za­zio­ne. Avete per esempio la pos­si­bi­li­tà di impostare una vi­sua­liz­za­zio­ne su 24 ore oppure su 12 ore. Scegliete un formato com­pren­den­te le ore e i minuti (ed even­tual­men­te i secondi) e con­fer­ma­te l’im­po­sta­zio­ne. A questo punto potete sommare le celle come di consueto uti­liz­zan­do la funzione SOMMA. Excel ri­co­no­sce­rà le ore e i minuti cor­ret­ta­men­te e adatterà il risultato all’im­po­sta­zio­ne ricevuta. Se immettete la funzione di somma at­tra­ver­so la procedura guidata (simbolo fx accanto alla barra della formula) potrete vedere, in base ai valori di anteprima, che Excel converte in­ter­na­men­te i valori orari.

Il calcolo può divenire pro­ble­ma­ti­co se si vogliono sommare valori temporali che vanno oltre le 24 ore, ossia la durata gior­na­lie­ra. Poiché abbiamo for­mat­ta­to Excel in modo tale da vi­sua­liz­za­re un orario, il programma ignora il nuovo giorno che risulta dal calcolo, mostrando solo l’orario in questo nuovo giorno – ossia soltanto la parte della somma che eccede le 24 ore. In questo caso, Excel ha di fatto eseguito un calcolo corretto, tuttavia la rap­pre­sen­ta­zio­ne è errata.

Se, quindi, vogliamo sommare dei valori che vanno oltre il limite delle 24 ore, dobbiamo in­ter­ve­ni­re nuo­va­men­te sulla for­mat­ta­zio­ne delle celle. Qui è ne­ces­sa­rio se­le­zio­na­re l’opzione “Per­so­na­liz­za­to”. Nella barra “Tipo” inserite quindi “[hh]:mm”. In questo modo create un formato di vi­sua­liz­za­zio­ne delle ore e dei minuti a due cifre. In caso di valore a un’unica cifra, viene inserito uno zero anteposto. Le parentesi quadre fanno sì che le ore con­ti­nui­no ad essere sommate anche se, teo­ri­ca­men­te, è stato raggiunto un nuovo giorno.

Na­tu­ral­men­te su Excel non è solo possibile sommare, ma anche sottrarre ore. Tuttavia, Excel non dispone di una funzione di sot­tra­zio­ne vera e propria; al suo posto, è ne­ces­sa­rio lavorare con la funzione SOMMA, uti­liz­zan­do però il simbolo meno. In questo modo è possibile, ad esempio, calcolare il lasso di tempo che in­ter­cor­re tra un orario di inizio e un orario di fine. A questo scopo, sottraete la cella con l’orario pre­ce­den­te da quella con l’orario suc­ces­si­vo.