Come visualizzare i duplicati in Excel
Chi lavora con grandi quantità di dati a volte può perdersi: a volte mancano dei valori o appaiono nei punti sbagliati oppure sono stati inseriti più volte nella tabella. A volte questi duplicati sono voluti, ma nella maggioranza dei casi sono invece causati da errori. In entrambi i casi (quindi sia che si tratti di voci errate che di duplicati voluti) potrebbe essere utile visualizzarli automaticamente. Quando si tratta di tabelle complesse è praticamente impossibile filtrarli o evidenziarli manualmente ed è a questo punto che entra in scena la funzione di visualizzazione dei duplicati in Excel.
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Excel: visualizzare i valori duplicati
Il motivo per cui si vogliono individuare i duplicati in Excel sono di solito i seguenti:
- I duplicati sono causati da errori e devono pertanto essere rimossi.
- Tutti i duplicati sono importanti per un'analisi e devono quindi essere evidenziati.
In un altro nostro articolo vi spieghiamo come rimuovere i duplicati in Excel.
Excel può trovare i duplicati per voi automaticamente senza che dobbiate controllare ogni singola cella manualmente. Per farlo, dovete innanzitutto selezionare l'area da controllare. Questa può essere una colonna o una riga completa, ma anche un'area delimitata definita dall'utente. Selezionate l'area con il mouse trascinando la casella rettangolare. Se volete, potete selezionare anche celle singole: tenete premuto il tasto Ctrl e cliccate nelle celle corrispondenti.
Una volta selezionata l'area da analizzare, potete chiedere al software di evidenziare i valori duplicati. Per farlo, dovete fare clic sulla voce Formattazione condizionale nella sezione Stili della scheda Home, dove trovate diverse opzioni. Tramite l'opzione Regole evidenziazione celle accedete alla funzione Valori duplicati... dove potete scegliere con quali colori evidenziare i duplicati nel file. Su richiesta Excel può eseguire anche l'operazione opposta, ovvero evidenziare i valori univoci, cioè quei valori che compaiono una sola volta nella tabella.
Mediante la funzione Valori duplicati... è possibile evidenziare tutte quelle voci che appaiono più di una volta. Questo significa che non vengono rimarcati soltanto i duplicati, ma anche i valori che compaiono tre o quattro volte. Excel vi permette anche di evidenziare solo quei valori che compaiono tre volte in una tabella, se necessario. Tutto quello che dovete fare è definire una regola personalizzata tramite il menu Formattazione condizionale dove dovete specificare che per la formattazione deve essere utilizzata una formula. Se, ad esempio, volete individuare tutti i valori che compaiono tre volte, utilizzate la funzione CONTA.SE:
=CONTA.SE($A$2:$A$10;A2)=3L'area da controllare (primo parametro della formula) può essere selezionata liberamente, mentre la prima cella dell'area viene definita nel secondo parametro: se il contenuto di queste celle appare tre volte (=3), queste verranno evidenziate. La formattazione condizionale viene applicata automaticamente a tutte le celle selezionate e controlla, dunque, anche il contenuto delle altre celle. (Per questo motivo ci sono riferimenti assoluti nel primo parametro e riferimenti relativi nel secondo.)
Se volete, potete andare anche oltre e nascondere completamente tutte le altre celle. Ciò potrebbe semplificare il lavoro con i duplicati perché ora possono essere facilmente contrassegnati. A tale scopo utilizzate un filtro, ma ricordatevi che questo può essere applicato solo a colonne intere, motivo per cui dovete prima selezionarle. Per applicare un filtro utilizzate il pulsante corrispondente nella scheda Dati.
Nella cella superiore della colonna appare un menu a tendina in cui è possibile specificare il criterio di filtro (per questo si consiglia di utilizzare righe di intestazione). Per fare in modo che Excel visualizzi solo i valori duplicati, si filtra per colore. Dato che Excel ha evidenziato tutti i valori duplicati con un determinato colore, potete utilizzare questo colore per filtrare i risultati. In questo modo Excel visualizzerà solo i duplicati, nascondendo invece tutte le altre celle.
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