Sempre più spesso la cor­ri­spon­den­za ufficiale, sia privata che pro­fes­sio­na­le, viene inviata per e-mail. Ora, hai a di­spo­si­zio­ne diversi modi che ti per­met­to­no di firmare con facilità un documento Word. Ti spie­ghia­mo di seguito il pro­ce­di­men­to per inserire la firma in Word.

Guida rapida: inserire una firma su Word

  1. Premi “Inserisci” e seleziona l’opzione “Riga della firma”.
  2. Inserisci una firma pre­ce­den­te­men­te scan­sio­na­ta come file immagine nella riga della firma inserita su Word (“Inserisci” -> “Immagini” -> “Questo di­spo­si­ti­vo”).
  3. Regola le di­men­sio­ni della firma finché il risultato non ti soddisfa.
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Quando è ne­ces­sa­rio inserire una firma in Word?

Apporre la propria firma su un atto non solo è corretto, ma spesso può essere anche una necessità legale perché ga­ran­ti­sce l’au­ten­ti­ci­tà di un documento e conferma che il fir­ma­ta­rio ne ha capito il contenuto e dà il proprio consenso. Per queste stesse ragioni, una firma può essere ne­ces­sa­ria anche per la cor­ri­spon­den­za digitale. Qui ti il­lu­stria­mo i tre metodi più comuni e semplici per firmare un documento Word.

N.B.

Le seguenti istru­zio­ni si applicano alla versione di Word di Microsoft 365 e alle versioni 2021, 2019 e 2016!

Inserire la firma in Word come elemento grafico

È molto semplice inserire la propria firma come elemento grafico nel documento finale, ma in questo caso si ha bisogno di uno scanner o di uno smart­pho­ne. Per inserire una firma sul documento Word, procedi così:

  1. Scrivi la tua firma su un pezzo di carta bianca usando una penna a sfera o una sti­lo­gra­fi­ca, per fare in modo che la firma risalti bene.
  2. Scansiona la firma se­le­zio­nan­do un formato per le immagini standard, come PNG o JPG. Se possibile, scansiona solo la parte con la tua firma. La qualità della scansione dovrebbe essere di almeno 300 dpi.
  3. Apri l’immagine e ri­ta­glia­la, lasciando, se possibile, dei piccoli margini bianchi per inserire meglio la firma in Word.
  4. Quando hai finito di mo­di­fi­ca­re l’immagine, salvala di nuovo nel formato de­si­de­ra­to. In questo modo potrai uti­liz­za­re la tua firma anche in futuro per altri documenti.
  5. Apri il documento Word da firmare, clicca nella barra superiore su “Inserisci” > “Immagini” -> “Questo di­spo­si­ti­vo” e seleziona il percorso in cui è me­mo­riz­za­to il file con la tua firma.
Immagine: Inserire la firma su Word (come immagine)
Dal menu Inserisci selezioni l’immagine con la firma che vuoi inserire su Word.
  1. Inserisci la firma nella posizione ap­pro­pria­ta e salva il documento usando l’opzione “File” > “Salva” o le cor­ri­spon­den­ti scor­cia­to­ie da tastiera di Word.
Immagine: Firma inserita come immagine su Word
Ag­giun­ge­re la firma su Word sotto forma di immagine.
Consiglio

Se la firma digitale inserita dovesse risultare troppo grande o troppo piccola nel documento Word, puoi ri­di­men­sio­nar­la. Tuttavia, presta sempre at­ten­zio­ne alla leg­gi­bi­li­tà.

Inserire la firma su Word tramite input penna

Puoi anche uti­liz­za­re la funzione ”Disegno” per inserire la firma in Word. Se lavori con un computer portatile, un tablet o uno smart­pho­ne, ti basta usare il touchpad. Na­tu­ral­men­te, hai la pos­si­bi­li­tà di ag­giun­ge­re la firma anche ma­nual­men­te, uti­liz­zan­do un tablet adatto e una penna digitale o sem­pli­ce­men­te il mouse.

  1. Seleziona in­nan­zi­tut­to l’opzione a mano libera premendo “Disegno” nella barra mul­ti­fun­zio­ne.
  2. Per la tua firma digitale in Word scegli tra le penne di colore nero o blu, perché risultano più facili da leggere e hanno un aspetto più pro­fes­sio­na­le rispetto ai toni troppi luminosi o intensi.
  3. Imposta lo spessore del carattere re­go­lan­do­lo con i segni più e meno.
  4. Ora firma il tuo documento Word. La cosa più semplice è inserire la firma nel punto previsto.
Consiglio

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Come ag­giun­ge­re la riga della firma

Mentre i due metodi men­zio­na­ti sono utili per inviare via e-mail un documento firmato, per la stampa è pre­fe­ri­bi­le scegliere l’opzione seguente. Microsoft Word ti dà infatti la pos­si­bi­li­tà di inserire una riga della firma che ti consente di strut­tu­ra­re bene il tuo documento e dare lo spazio ne­ces­sa­rio alla tua firma.

  1. Prepara il tuo documento e fi­na­liz­za­lo. Tieni conto anche degli spazi necessari per le note a piè di pagina e le note di chiusura su Word.
  2. Clicca dove vuoi che appaia la tua firma e poi seleziona “Inserisci > “Riga della firma”.
  3. Ora fai clic sull’opzione “Riga della firma di Microsoft Office”.
  4. Sotto la tua firma specifica il tuo nome o tutto quello che ritieni più ap­pro­pria­to, se si tratta di un documento privato. Nel caso di un documento pro­fes­sio­na­le, aggiungi even­tual­men­te anche la posizione ricoperta in azienda.
  5. Nel punto cor­ri­spon­den­te vedrai ora una riga della firma, stampa il documento e firmalo. In al­ter­na­ti­va, puoi includere la tua firma di­ret­ta­men­te in Word, come spiegato sopra.
Immagine: Aggiungere riga della firma in Word
Firma il documento stampato sulla riga della firma o aggiungi la firma come elemento grafico.
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Cosa bisogna con­si­de­ra­re quando inserisci la tua firma su Word?

Quando inserisci la tua firma in Word, dovresti ri­cor­dar­ti che, se non stampi il documento ma lo invii di­ret­ta­men­te via e-mail o lo carichi, è più sicuro salvarlo come PDF. Questo evita che i tuoi dati vengano cambiati in seguito ed è una soluzione più sicura. Se hai già con­ver­ti­to un documento e desideri ag­giun­ge­re la firma in un secondo momento, puoi firmare il PDF fa­cil­men­te.

N.B.

Nella maggior parte dei casi è suf­fi­cien­te una semplice firma elet­tro­ni­ca. Tuttavia, ci sono si­tua­zio­ni in cui è ne­ces­sa­ria una firma cer­ti­fi­ca­ta. Ad esempio, le disdette di contratti di affitto o le lettere di li­cen­zia­men­to dal lavoro, così come i prestiti e atti simili, sono validi solo con una firma cer­ti­fi­ca­ta.

È opportuno prendere ulteriori pre­cau­zio­ni, so­prat­tut­to per la firma su documenti sensibili, uti­liz­zan­do una filigrana o ri­cor­ren­do a processi crit­to­gra­fi­ci, che pro­teg­go­no i tuoi documenti im­por­tan­ti da modifiche in­de­si­de­ra­te o accessi non au­to­riz­za­ti.

Consiglio

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