Come si modifica un documento PDF?

PDF o “Portable Document Format“ è un formato mul­ti­piat­ta­for­ma svi­lup­pa­to da Adobe, che fornisce un documento uguale all’originale, in­di­pen­den­te­men­te da quale sia il programma uti­liz­za­to. Esso permette di risolvere i problemi legati alla con­ver­sio­ne durante lo scambio di file, creati at­tra­ver­so programmi o versioni dif­fe­ren­ti. Molti uti­liz­za­no il formato anche per impedire che il documento possa essere mo­di­fi­ca­to a po­ste­rio­ri. Ma cosa succede quando è ef­fet­ti­va­men­te ne­ces­sa­rio apportare una modifica? Quali sono le opzioni per editare un file PDF?

I comuni programmi Office, come Word o Excel, offrono ormai da molto tempo la pos­si­bi­li­tà di creare file PDF. Tuttavia, se si ha un file PDF, questi stessi programmi non per­met­to­no con tanta facilità di mettervi mano. Nel caso in cui si voglia mo­di­fi­ca­re un documento salvato in PDF, è so­li­ta­men­te ne­ces­sa­rio possedere il file originale, dal quale sarà poi possibile esportare un nuovo file PDF. Ma dunque cosa fare quando il file originale non è a di­spo­si­zio­ne?

Anche quando il PDF è protetto da una password è comunque possibile mo­di­fi­ca­re suc­ces­si­va­men­te il documento; a patto che si abbia però un tool specifico a di­spo­si­zio­ne. Ci sono sia programmi desktop da scaricare che strumenti uti­liz­za­bi­li di­ret­ta­men­te in rete, con i quali editare file PDF dal proprio browser. Inoltre è possibile mo­di­fi­ca­re un documento PDF. Con alcuni è inoltre possibile ri­con­ver­ti­re un file PDF in Word.

Se si vuole mo­di­fi­ca­re un file PDF su Word, è ne­ces­sa­rio in­nan­zi­tut­to ri­con­ver­tir­lo in un documento Word. Nella maggior parte dei casi ciò non pone problemi, a meno che il documento di partenza, anziché un file di testo, sia un grafico. In tal caso Microsoft Word è l’ap­pli­ca­zio­ne sbagliata. Un programma di grafica come Paint o Adobe Photoshop farà al caso vostro.

Con Word 2013 e Word 2016 si possono fa­cil­men­te con­ver­ti­re e mo­di­fi­ca­re file PDF. Sarà suf­fi­cien­te aprire il file PDF con Word: avviate perciò il programma e se­le­zio­na­te il documento PDF cliccando prima su file e poi su apri; fate però at­ten­zio­ne a che vi vengano mostrati i file in tutti i formati, o almeno nel formato PDF, al­tri­men­ti non sarete in grado di trovare il file che state cercando. In al­ter­na­ti­va potete cliccare con il tasto destro del mouse sul file da mo­di­fi­ca­re e poi su apri con, se­le­zio­nan­do quindi Word. Word con­ver­ti­rà a questo punto il file PDF in un documento Word au­to­ma­ti­ca­men­te.

Prima che avvenga la con­ver­sio­ne, il programma informa l’utente che il processo di con­ver­sio­ne potrebbe durare alcuni istanti e che, una volta terminato, sarà possibile elaborare il testo. Suc­ces­si­va­men­te potrete lavorare sul documento, come siete abituati con Word.

È possibile che il nuovo documento Word non mantenga in tutto e per tutto l’aspetto di quello in formato PDF. Le grafiche e le for­mat­ta­zio­ni subiscono piccole modifiche nella struttura testuale a seguito della con­ver­sio­ne: vi ri­tro­ve­re­te a fare i conti con immagini spostate o la perdita di elementi in­te­rat­ti­vi. Per impedire che ciò accada ci sono altri programmi più adatti per la con­ver­sio­ne.

Per evi­den­zia­re a po­ste­rio­ri in­for­ma­zio­ni im­por­tan­ti all’interno di un file PDF o cerchiare un passaggio par­ti­co­lar­men­te im­por­tan­te, si possono usare gli editor PDF online, che con­sen­to­no di con­ver­ti­re file con drag&drop. Tuttavia programmi dif­fe­ren­ti offrono diverse pos­si­bi­li­tà: alcuni per­met­to­no solo un’azione su­per­fi­cia­le sul documento, trat­tan­do­lo quindi più come un’immagine che come un file testuale, ag­giun­gen­do ad esempio elementi grafici o testi. Altri tra­sfor­ma­no il documento PDF, rendendo possibile un’ela­bo­ra­zio­ne testuale. Un esempio di questo tipo di programmi sono il tool Smallpdf e gli strumenti di Google Docs.

Con l’editor PDF Smallpdf si ha la pos­si­bi­li­tà di elaborare gra­tui­ta­men­te i PDF. Questo tool consente di ri­con­ver­ti­re i PDF in un documento Word, così da poterlo mo­di­fi­ca­re. Il fun­zio­na­men­to è simile a quello di Word: se­le­zio­na­te il file e il tool lo tra­sfor­me­rà au­to­ma­ti­ca­men­te in un documento Word. A questo punto il file è di­spo­ni­bi­le per il download.

In al­ter­na­ti­va, potete elaborare i file PDF di­ret­ta­men­te online, ma per farlo occorre caricare il documento, il che può com­por­ta­re un rischio per la sicurezza. Tuttavia Smallpdf lavora con una con­nes­sio­ne SSL crit­to­gra­fa­ta. Inoltre il pro­dut­to­re afferma di non mantenere i file ar­chi­via­ti per lungo tempo: dopo un’ora i file do­vreb­be­ro essere can­cel­la­ti au­to­ma­ti­ca­men­te. Smallpdf è com­pa­ti­bi­le con tutti i di­spo­si­ti­vi con sistema operativo Windows, Linux e Mac. Non richiede alcuna in­stal­la­zio­ne o re­gi­stra­zio­ne e funziona in tutti i più comuni browser, come Firefox, Safari, Chrome e IE.

Cliccare, tra­sci­na­re e ri­la­scia­re: questo è tutto quello che dovete fare per caricare il vostro file PDF nell’editor. Al­tri­men­ti potete cliccare su “Scegli File” e cercarlo all’interno del vostro computer o ad­di­rit­tu­ra collegare il tool di­ret­ta­men­te al vostro Dropbox o Google Drive.

I file PDF si possono elaborare gra­tui­ta­men­te anche con i tool di Google di­spo­ni­bi­li online. Con Google Drive e Google Docs si possono fa­cil­men­te apportare modifiche ai testi PDF.

Per uti­liz­za­re la funzione PDF di Google è ne­ces­sa­rio avere un account con il motore di ricerca. Gli utenti che uti­liz­za­no il servizio e-mail Gmail o che sono iscritti alla piat­ta­for­ma Google+ pos­sie­do­no già un account, che dà accesso a molti altri servizi. Per creare un nuovo account con Google cliccate sul pulsante Accedi e, nella pagina che si apre suc­ces­si­va­men­te, su Creare un account.

Google salva au­to­ma­ti­ca­men­te le modifiche apportate ai documenti. Dopodiché potete scaricare i file mo­di­fi­ca­ti in diversi formati. Cliccate su File > Scarica come e se­le­zio­na­te il formato de­si­de­ra­to, come DOCX, ODT, HTML, EPUB o PDF. Poiché il file si trova nel cloud, risulta anche facile da con­di­vi­de­re: in alto sulla destra si trova l’apposito pulsante Condividi. Google genera un link che potete con­di­vi­de­re, così che anche colleghi o amici possano accedere al documento.

I file PDF possono essere mo­di­fi­ca­ti non solo online nel browser, ma anche offline. Serve soltanto un programma che va in­stal­la­to pre­ce­den­te­men­te.

L'editor Adobe Acrobat DC offre molte pos­si­bi­li­tà per mo­di­fi­ca­re i file PDF. Le opzioni di­spo­ni­bi­li gra­tui­ta­men­te sono però limitate, e per ottenere l’intera gamma di funzioni dovete passare alla versione a pagamento di Adobe Acrobat DC.

Se state uti­liz­zan­do Adobe Acrobat Reader DC per leggere i documenti in formato PDF, significa che conoscete già le sue fun­zio­na­li­tà gratuite: inserire commenti, ag­giun­ge­re firme digitali ai documenti o inviare file ad altri per ottenere la loro firma sul documento. Se, tuttavia, si desidera apportare ulteriori modifiche al documento, è ne­ces­sa­rio fare l’upgrade ad Adobe Acrobat DC a pagamento.

A pagamento sono di­spo­ni­bi­li due diverse versioni, entrambe con ab­bo­na­men­to: Pro e Standard. Una delle prin­ci­pa­li dif­fe­ren­ze tra le due è che, in quella più costosa, è possibile uti­liz­za­re Ja­va­Script ed elementi mul­ti­me­dia­li, ot­ti­miz­za­re i PDF dal punto di vista dell’ac­ces­si­bi­li­tà e con­fron­ta­re due documenti tra loro. Inoltre, solo la versione Pro è di­spo­ni­bi­le per Mac. Se volete testare il software, è possibile scaricare una versione di prova di 14 giorni dal sito web di Adobe.

Per mo­di­fi­ca­re un file PDF, basta aprire il documento cor­ri­spon­den­te e cliccare sulla voce del menu “File”, dove troverete la funzione per aprire i file. In al­ter­na­ti­va, Adobe Acrobat DC può essere impostato come programma pre­de­fi­ni­to per l'a­per­tu­ra dei file PDF. È ancora più facile aprire un file PDF tra­sci­nan­do­lo e ri­la­scian­do­lo nella finestra del programma (funzione drag&drop). Tuttavia, l'ap­pli­ca­zio­ne va oltre il solo formato PDF: anche altri formati, come i file Word, possono essere aperti e con­ver­ti­ti in PDF.

Il documento mo­di­fi­ca­to può essere salvato in formato PDF o inoltrato a colleghi, partner com­mer­cia­li o amici per commenti o firma. Il programma consente inoltre agli utenti di esportare il documento in altri formati. Ad esempio, è possibile con­ver­ti­re un file PDF in un documento Word.

Con FlexiPDF è possibile aprire i file PDF e mo­di­fi­car­li di­ret­ta­men­te. FlexiPDF a pagamento è di­spo­ni­bi­le anche in versione di prova.

Il tool è di­spo­ni­bi­le in due diverse versioni: standard e pro­fes­sio­na­le. Entrambe sono a prezzo fisso, il che significa che non è ne­ces­sa­rio abbonarsi come avviene con Adobe. La licenza del programma è valida per 3 PC. La versione standard offre quasi tutte le funzioni ne­ces­sa­rie per creare e mo­di­fi­ca­re un file PDF, come ad esempio l'in­se­ri­men­to di immagini e grafiche o l'e­la­bo­ra­zio­ne di testi. Tuttavia, si possono trovare dif­fe­ren­ze, ad esempio, nelle funzioni avanzate della creazione di PDF.

Grazie al design semplice del programma, è facile orien­tar­si e aprire i file. La na­vi­ga­zio­ne avviene at­tra­ver­so la barra del menu o cliccando sul­l'i­co­na della cartella nella barra degli strumenti. Anche qui potete ricercare il documento PDF de­si­de­ra­to all’interno del file.

Anche la me­mo­riz­za­zio­ne dei file avviene, come è noto, dai programmi di ela­bo­ra­zio­ne dei testi. Tuttavia il programma funziona anche con altri tipi di formati: quelli espor­ta­bi­li sono HTML, TXT, RTF, EPUB e Word, nonché i formati immagine JPEG, TIFF, BMP o PNG.

PDF-XChange Editor di Tracker Software, di un’azienda Svizzera, è un editor PDF molto veloce; almeno questo è quello che dichiara lo svi­lup­pa­to­re. Il programma offre anche un'ampia gamma di funzioni.

Come altri programmi per la modifica dei PDF, PDF-XChange è di­spo­ni­bi­le in diverse versioni a pagamento e in versione gratuita. Il freeware (la versione gratuita) contiene la maggior parte delle funzioni ne­ces­sa­rie per mo­di­fi­ca­re un PDF. Se invece decidete di ac­qui­sta­re una licenza, avrete un ulteriore supporto pro­fes­sio­na­le. Con la variante Plus sarà ad­di­rit­tu­ra possibile creare moduli, unire più documenti PDF e spostare o eliminare singole pagine.

Il pacchetto completo è fornito da PDF-XChange Pro. Oltre alle funzioni del­l'e­di­tor, questa licenza include anche una stampante PDF per la creazione di file PDF e gli strumenti PDF, con i quali è possibile creare ra­pi­da­men­te documenti PDF da diverse fonti.

PDF-XChange ha anche un menu in lingua italiana, che deve essere attivato dopo l'in­stal­la­zio­ne del programma.

Oltre alle consuete opzioni per aprire un file PDF in un editor, gli utenti possono caricare i documenti in PDF-XChange di­ret­ta­men­te nell’in­ter­fac­cia con un doppio clic. Tramite la funzione drag&drop è possibile ag­giun­ge­re più file a un documento esistente. Inoltre, è possibile collegare il programma agli account Google Drive, Office365 o Share­Point.

Oltre alle consuete opzioni di ar­chi­via­zio­ne e me­mo­riz­za­zio­ne di un editor PDF, potete con­ver­ti­re i file di­ret­ta­men­te in Word o anche in Po­wer­Point per ulteriori ela­bo­ra­zio­ni. Gli interi documenti, o singole pagine se­le­zio­na­te, possono essere esportati in diversi formati immagine.

Per mo­di­fi­ca­re i file PDF su Mac, il PDF Expert è un buon programma. L'editor PDF gratuito può con­ver­ti­re file PDF, mo­di­fi­ca­re testi e ag­giun­ge­re immagini.

Anche di questo programma sono di­spo­ni­bi­li diverse versioni: per ottenere l’intera gamma di funzioni di ela­bo­ra­zio­ne è ne­ces­sa­rio accedere alla variante a pagamento. Tuttavia, esiste una versione di prova della durata di una settimana. Se non si decide per la versione completa, terminata la fase di test, al­l'u­ten­te rimarrà il lettore PDF gratuito. È possibile ac­qui­sta­re il prodotto dalla homepage o sca­ri­car­lo dal Mac App Store.

Oltre alla versione desktop, il pro­dut­to­re offre anche una versione per iPhone e iPad, re­pe­ri­bi­le nell'App Store, che consente di mo­di­fi­ca­re, com­men­ta­re o firmare documenti PDF sul di­spo­si­ti­vo mobile.

Ci sono diversi modi per aprire i documenti PDF con il software: quando si crea una nuova scheda, è possibile tra­sci­nar­vi il file cor­ri­spon­den­te o uti­liz­za­re il pulsante per se­le­zio­na­re un file. Il drag&drop è cer­ta­men­te l’opzione più veloce: su Mac l'ap­pli­ca­zio­ne aperta appare nel Dock. Basta tra­sci­nar­vi il file de­si­de­ra­to e il documento verrà aperto in PDF Expert. Na­tu­ral­men­te è anche possibile caricare i file nel programma come di consueto tramite la barra dei menu uti­liz­zan­do la finestra di dialogo “Apri”.

In termini di fun­zio­na­li­tà, il programma Mac non ha niente da invidiare ai con­cor­ren­ti di Windows. Oltre alle funzioni standard, come l'ag­giun­ta di commenti o la com­pi­la­zio­ne di moduli, gli utenti possono anche uti­liz­za­re funzioni avanzate per mo­di­fi­ca­re i contenuti esistenti. Il testo può essere com­ple­ta­men­te mo­di­fi­ca­to così come gli elementi visivi. Quando si creano PDF, è possibile unire più documenti, estrarre singole pagine o cambiarne l’ordine. PDF Expert può essere uti­liz­za­to anche per fornire documenti con firma digitale.

Questa funzione (che si trova anche in altri programmi PDF) va oltre il semplice coprire porzioni di testo con il colore nero, ope­ra­zio­ne in­suf­fi­cien­te da un punto di vista della sicurezza. La porzione del testo è so­sti­tui­ta da un blocco nero o com­ple­ta­men­te can­cel­la­to, che è possibile applicare au­to­ma­ti­ca­men­te per certi termini o gruppi di parole in tutto il testo. Per fare questo, se­le­zio­na­te la funzione di censura e inserite il contenuto riservato. At­ten­zio­ne: dopo l'an­ne­ri­men­to, non è possibile annullare la censura, quindi è di fon­da­men­ta­le im­por­tan­za con­ser­va­re una copia del­l'o­ri­gi­na­le.

Poiché PDF Expert è un prodotto per di­spo­si­ti­vi Apple, il software può fun­zio­na­re con iCloud (sia come ap­pli­ca­zio­ne desktop che come ap­pli­ca­zio­ne mobile). È anche possibile scambiare file di­ret­ta­men­te tra i diversi di­spo­si­ti­vi. Inoltre, il software funziona anche con il Readdle Transfer interno. Questo servizio consente di avviare l'e­la­bo­ra­zio­ne su un di­spo­si­ti­vo e di con­ti­nua­re l'e­la­bo­ra­zio­ne su un altro. Quando si salva su disco rigido, si può anche decidere se si desidera con­ser­va­re un file mo­di­fi­ca­bi­le o un normale file PDF.