RPA: processi la­vo­ra­ti­vi più ef­fi­cien­ti grazie all’au­to­ma­zio­ne

La Robotic Process Au­to­ma­tion (RPA) aiuta le imprese a rendere più ef­fi­cien­ti i processi la­vo­ra­ti­vi basandosi sul software. Il processo sfrutta i robot per aiutare a svolgere attività manuali in modo com­ple­ta­men­te au­to­ma­tiz­za­to. Queste attività com­pren­do­no, ad esempio, de­ter­mi­na­ti processi come le disdette di contratti e le procedure d’ordine.

Robotic Process Au­to­ma­tion: i segreti di questa tec­no­lo­gia

La Robotic Process Au­to­ma­tion (in breve, RPA) descrive la gestione au­to­ma­tiz­za­ta dei processi la­vo­ra­ti­vi tramite l’utilizzo di robot software.

In questo settore dell’au­to­ma­zio­ne, i robot uti­liz­za­ti copiano le fasi di lavoro ri­pe­ti­ti­ve svolte ma­nual­men­te dalle persone e che spesso ri­chie­do­no molto tempo, oltre a essere soggette a errori durante lo svol­gi­men­to. Esempi di questi lavori sono l’im­mis­sio­ne o la tra­smis­sio­ne di dati nel back office.

A tal fine si uti­liz­za­no bot o robot software che sfruttano in­ter­fac­ce per l’accesso e l’utilizzo di com­po­nen­ti di sistema e che sono anche in grado di con­trol­la­re il software ap­pli­ca­ti­vo. I robot riescono quindi a svolgere ope­ra­zio­ni in modo simile a un operatore umano all’interno di un ambiente di processo.

Pertanto la RPA non si limita a ot­ti­miz­za­re le in­te­ra­zio­ni umane con l’in­ter­fac­cia utente dei sistemi software, ma provvede anche a di­gi­ta­liz­za­re pro­gres­si­va­men­te questi percorsi in­te­rat­ti­vi. In pratica, questa tec­no­lo­gia registra singole ope­ra­zio­ni o anche interi processi tra­scri­ven­do­li in singoli script software o intere catene di script.

La RPA combina diverse in­ter­fac­ce, ossia API, e le in­te­ra­zio­ni con l’in­ter­fac­cia utente già esistente al fine di eseguire le ope­ra­zio­ni ri­pe­ti­ti­ve.

È possibile pre­di­spor­re ed eseguire script di diversa lunghezza e durata di ese­cu­zio­ne. Il file di ese­cu­zio­ne vero e proprio è detto bot, che spiega tra l’altro il nome della tec­no­lo­gia Robotic Process Au­to­ma­tion.

La Robotic Process Au­to­ma­tion e l’IA sono due settori diversi

Sempre più spesso si mettono sullo stesso piano la RPA e l’in­tel­li­gen­za ar­ti­fi­cia­le (IA) o si fa er­ro­nea­men­te con­fu­sio­ne fra le due. Tuttavia, queste due tec­no­lo­gie dif­fe­ri­sco­no in modo fon­da­men­ta­le e, nel migliore dei casi, si com­ple­ta­no a vicenda. La dif­fe­ren­za sta nei ri­spet­ti­vi campi di ap­pli­ca­zio­ne e nella loro im­ple­men­ta­zio­ne pratica:

• L’IA è uti­liz­za­ta sulla base dei dati.
• La RPA è un’ap­pli­ca­zio­ne basata sui processi.

I bot RPA seguono routine definite dai pro­gram­ma­to­ri. Al contrario, l’in­tel­li­gen­za ar­ti­fi­cia­le si basa sui dati già di­spo­ni­bi­li, ad esempio per ri­strut­tu­ra­re modelli di dati già esistenti tramite l’ap­pren­di­men­to au­to­ma­ti­co o per ri­co­no­sce­re modelli all’interno di insiemi di dati non strut­tu­ra­ti e per imparare da essi.

Se combinate tra loro, la Robotic Process Au­to­ma­tion e l’IA traggono vantaggio l’una dall’altra, in quanto per­met­to­no di au­to­ma­tiz­za­re com­ple­ta­men­te le ope­ra­zio­ni presenti nelle routine RPA grazie all’utilizzo dell’IA e di rea­liz­za­re anche attività più complesse. A sua volta, l’IA è in grado di sfruttare il lavoro dei bot, ad esempio per fare a meno di un’im­ple­men­ta­zio­ne manuale.

Durante l’ese­cu­zio­ne delle ap­pli­ca­zio­ni, la RPA lavora in autonomia per con­sen­ti­re lo svol­gi­men­to di attività in modo in­di­pen­den­te tramite sistemi software.

I vantaggi della RPA: i processi manuali diventano sempre più ef­fi­cien­ti

La Robotic Process Au­to­ma­tion serve in­nan­zi­tut­to a ot­ti­miz­za­re i processi già esistenti e a renderli più redditizi ed ef­fi­cien­ti. La tec­no­lo­gia punta a rag­grup­pa­re i processi che consumano molte risorse nel back office at­tra­ver­so l’ese­cu­zio­ne di bot in base a regole, al fine di liberare risorse per attività e progetti più complessi.

In questo modo si ottiene un migliore ritorno sull’in­ve­sti­men­to a lungo termine e si accelera la di­gi­ta­liz­za­zio­ne delle imprese che im­ple­men­ta­no processi basati sulla RPA. Un’ulteriore con­se­guen­za del maggiore grado di au­to­ma­zio­ne è la riduzione del carico di lavoro del personale.

I singoli membri del personale riescono quindi ad aumentare la loro pro­dut­ti­vi­tà, in quanto possono dedicarsi a lavori a maggiore valore aggiunto, ma non solo: anche la loro sod­di­sfa­zio­ne aumenta pro­gres­si­va­men­te. Inoltre è possibile assegnare il personale a compiti più complessi, ad esempio dove l’in­ter­ven­to umano è ine­vi­ta­bi­le.

I vantaggi della RPA all’interno e all’esterno dell’impresa

• Minore necessità di pro­gram­ma­zio­ne: per l’utilizzo della RPA non è in­di­spen­sa­bi­le l’in­ter­ven­to degli svi­lup­pa­to­ri. Le funzioni drag&drop fa­ci­li­ta­no la con­fi­gu­ra­zio­ne del software anche da parte del personale meno esperto.
• Minore tasso di errore: i bot operano sulla base di script per svolgere attività ri­pe­ti­ti­ve all’interno dei sistemi. Nel lungo periodo, è quindi possibile eliminare le fonti di errore umano. In par­ti­co­la­re, le ope­ra­zio­ni che ri­chie­do­no alta pre­ci­sio­ne (parola d’ordine: com­plian­ce sono le prin­ci­pa­li candidate all’uso della RPA.
• Migliori pos­si­bi­li­tà di controllo: la RPA permette di stan­dar­diz­za­re attività di mo­ni­to­rag­gio e verifica, ot­ti­miz­zan­do gli script pro­gres­si­va­men­te e senza costi ag­giun­ti­vi.
• Man­te­ni­men­to delle stesse fun­zio­na­li­tà: l’uso della RPA non richiede sistemi sup­ple­men­ta­ri e non comporta l’in­te­gra­zio­ne ob­bli­ga­to­ria di un’API. Poiché i bot operano al livello di pre­sen­ta­zio­ne dei sistemi già esistenti, non impattano sui processi già presenti.
• Maggiore sod­di­sfa­zio­ne del cliente: i bot non sono vincolati a tempi di servizio e quindi possono gestire le richieste dei clienti anche nei ritagli di tempo. In questo modo le imprese sono in grado di dedicarsi al mi­glio­ra­men­to della sod­di­sfa­zio­ne del cliente 24 ore su 24.
• Maggiore sod­di­sfa­zio­ne del personale: l’eli­mi­na­zio­ne di ope­ra­zio­ni ad alta ri­pe­ti­ti­vi­tà permette al personale non soltanto di con­cen­trar­si su altri compiti dal punto di vista dell’ef­fi­cien­za e della com­ples­si­tà, ma con­tri­bui­sce anche a va­lo­riz­zar­ne il lavoro e quindi ad au­men­tar­ne la sod­di­sfa­zio­ne.

Le imprese che prevedono di in­tro­dur­re la Robotic Process Au­to­ma­tion devono sod­di­sfa­re una serie di requisiti fon­da­men­ta­li. Questa tec­no­lo­gia, infatti, è in grado di dare un pro­met­ten­te con­tri­bu­to in termini di ef­fi­cien­za solo se si dispone di dati di alta qualità e in presenza di una con­so­li­da­ta gestione dei dati da parte dell’impresa stessa.

Esempi di Robotic Process Au­to­ma­tion

Le attività RPA sono par­ti­co­lar­men­te adatte a ri­pro­dur­re i processi stan­dar­diz­za­ti delle mansioni quo­ti­dia­ne. Tra queste attività vi sono ap­pli­ca­zio­ni molto uti­liz­za­te in aziende com­mer­cia­li e società di servizi ogni giorno. Alcuni esempi pratici sono:

• tutti i tipi di procedure d’ordine
• la gestione delle richieste dei clienti
• la creazione di documenti
• la gestione delle buste paga e la gestione generale dei dati nelle unità or­ga­niz­za­ti­ve

La RPA offre enormi vantaggi in par­ti­co­la­re nel contatto con i clienti. Pertanto, è questo uno dei campi in cui la RPA viene usata con par­ti­co­la­re frequenza. Il motivo risiede anche nelle aumentate aspet­ta­ti­ve di molti clienti che oggi si attendono una gestione rapida, se non immediata, delle loro richieste.

Le con­se­guen­ze positive dell’au­to­ma­zio­ne si notano di­ret­ta­men­te nella riduzione dei tempi di risposta alle richieste dei clienti e nella ridotta tendenza a compiere errori nel corso della gestione delle lettere o delle e-mail ricevute dai clienti.

L’utilizzo della RPA è con­ve­nien­te anche dal punto di vista dei costi, in quanto la riduzione del tasso di errore permette di eliminare i cicli di cor­re­zio­ne. Inoltre, l’aumento della sod­di­sfa­zio­ne del cliente si ri­per­cuo­te po­si­ti­va­men­te sulla fi­de­liz­za­zio­ne del cliente.

Invio au­to­ma­tiz­za­to di moduli

Un esempio di processo standard nella gestione della clientela, che richiede al tempo stesso un notevole impegno manuale, è la disdetta di un contratto. La procedura è au­to­ma­tiz­za­bi­le tramite RPA in modo che l’ac­qui­si­zio­ne della disdetta, la suc­ces­si­va verifica e il disbrigo della pratica avvengano in au­to­ma­ti­co.

In futuro, la com­pi­la­zio­ne e l’invio dei moduli standard per la conferma della disdetta non saranno più compito del personale, ma saranno ope­ra­zio­ni svolte dai bot. In questo modo sarà possibile elaborare tutti i moduli necessari.

Ela­bo­ra­zio­ne au­to­ma­tiz­za­ta degli ordini

Il disbrigo di un ordine richiede la creazione di una serie di documenti che co­sti­tui­sco­no un insieme di do­cu­men­ta­zio­ne stan­dar­diz­za­ta. Di norma si parte da una conferma d’ordine, seguita da una richiesta di pagamento. Suc­ces­si­va­men­te si provvede alla creazione e alla stampa di una bolla di consegna e, infine, il cliente riceve una fattura.

Il processo di conferma d’ordine ben si adatta alla RPA, poiché la sequenza di processo dei documenti da redigere e i dati necessari sono stan­dar­diz­za­ti ed è quindi possibile strut­tu­rar­li sotto forma di script ri­chia­ma­bi­li ri­pe­tu­ta­men­te.

In con­clu­sio­ne: la RPA conviene alle imprese dotate di una gestione dei dati con­so­li­da­ta

Grazie alla Robotic Process Au­to­ma­tion è possibile mi­glio­ra­re processi come la co­mu­ni­ca­zio­ne con il cliente e ottenere quindi effetti positivi in termini di sod­di­sfa­zio­ne del cliente ed ef­fi­cien­za dei costi. Anche la sod­di­sfa­zio­ne e la fi­de­liz­za­zio­ne del personale sono im­por­tan­ti fattori di com­pe­ti­ti­vi­tà per molte imprese. Sollevare i di­pen­den­ti dallo svol­gi­men­to di attività manuali che ri­chie­do­no molto tempo per fargli svolgere compiti più complessi e in­te­res­san­ti può con­tri­bui­re po­si­ti­va­men­te all’ambiente di lavoro e alla mo­ti­va­zio­ne dei di­pen­den­ti.

La RPA non è però la soluzione a tutti i problemi. È ne­ces­sa­rio sod­di­sfa­re requisiti fon­da­men­ta­li come un’adeguata qualità dei dati e avere di­me­sti­chez­za con la gestione dei dati per riuscire a im­ple­men­ta­re l’au­to­ma­zio­ne in modo ef­fi­cien­te ed efficace.