Le migliori app di project ma­na­ge­ment

Una volta gli strumenti di lavoro del project manager erano prin­ci­pal­men­te lavagne, post-it, rac­co­gli­to­ri pieni di documenti che animavano un ufficio sot­to­so­pra. Come è successo per molte altre pro­fes­sio­ni, lnternet ha si­gni­fi­ca­ti­va­men­te mo­di­fi­ca­to anche questo settore. Al giorno d’oggi avete la pos­si­bi­li­tà di scegliere tra una mol­te­pli­ci­tà di programmi che rendono più semplici e chiare la pro­get­ta­zio­ne e la co­mu­ni­ca­zio­ne sul posto di lavoro. La maggior parte delle piat­ta­for­me in rete SaaS e PaaS possono essere aperte e uti­liz­za­te pra­ti­ca­men­te da tutti i di­spo­si­ti­vi rendendo de­ci­sa­men­te più facile il lavoro in team e a distanza.

Molte app di project ma­na­ge­ment combinano funzioni di social network con programmi e percorsi di pro­get­ta­zio­ne per coprire più compiti possibili. In genere pro­get­ta­zio­ne, co­mu­ni­ca­zio­ne, chat personali, ca­len­da­rio, ap­pun­ta­men­ti, messaggi, sondaggi, e-mail, ecc. sono tutti gestibili su un’unica piat­ta­for­ma. Un gran numero di app è adatto a grandi aziende e a team più ridotti ma anche ai la­vo­ra­to­ri autonomi che de­si­de­ra­no or­ga­niz­za­re meglio il proprio lavoro. Mentre alcuni fornitori pre­fe­ri­sco­no una piat­ta­for­ma chiara e ordinata, altri svi­lup­pa­to­ri pro­pon­go­no soluzioni più in­no­va­ti­ve per il lavoro quo­ti­dia­no.

Proprio perché le ap­pli­ca­zio­ni di project ma­na­ge­ment sono di­spo­ni­bi­li in così tante varianti, spesso è difficile trovare la piat­ta­for­ma giusta per voi e il vostro team. Anche da un punto di vista del prezzo ci sono delle dif­fe­ren­ze: la maggior parte delle app offre una versione gratuita, tuttavia il suo utilizzo è limitato a un de­ter­mi­na­to periodo di tempo variabile e lo spettro di funzioni è molto basilare. Pertanto chiunque voglia con­fi­gu­ra­re una piat­ta­for­ma di gestione dei progetti per il proprio posto di lavoro deve prendere in con­si­de­ra­zio­ne l’idea di ef­fet­tua­re una spesa. In seguito vi pre­sen­tia­mo 5 delle migliori app di project ma­na­ge­ment.

L'ampia selezione di app per Slack libera il po­ten­zia­le della piat­ta­for­ma. L'in­te­gra­zio­ne di altre ap­pli­ca­zio­ni di project ma­na­ge­ment come Asana e Trello (che pre­sen­te­re­mo qui di seguito) è par­ti­co­lar­men­te utile se volete servirvi di Slack per co­mu­ni­ca­re con i colleghi, ma preferite gestire con­cre­ta­men­te il progetto su una piat­ta­for­ma diversa.

Per i team che sono prin­ci­pal­men­te alla ricerca di una piat­ta­for­ma di mes­sag­gi­sti­ca istan­ta­nea, Slack è una scelta ec­cel­len­te. Per quanto riguarda la portata e la fun­zio­na­li­tà dei gruppi di lavoro e dei team di progetto, le app che pre­sen­te­re­mo più avanti po­treb­be­ro invece risultare più adatte. Cer­ta­men­te la co­mu­ni­ca­zio­ne è possibile anche con altri strumenti, ma non in maniera così elegante e veloce come su Slack.

Inoltre la versione gratuita di Slack è adatta anche ai team più grandi (fino a 10 app e backup fino a 10.000 messaggi), mentre le altre app offrono una buona fun­zio­na­li­tà o ad­di­rit­tu­ra sono uti­liz­za­bi­li solo a pagamento. Pertanto, se siete alla ricerca di una piat­ta­for­ma di co­mu­ni­ca­zio­ne gratuita per il vostro team, con Slack sarete in buone mani.

Grazie alle app per di­spo­si­ti­vi mobili (Android e iOS) è possibile accedere a Slack anche fuori dall’ufficio, no­no­stan­te il formato più ridotto provochi una perdita di chiarezza e fun­zio­na­li­tà. Come con altre piat­ta­for­me di project ma­na­ge­ment, le app mobili do­vreb­be­ro essere uti­liz­za­te come supporto ma mai come software primario; del resto la maggior parte delle ap­pli­ca­zio­ni di project ma­na­ge­ment sono chia­ra­men­te ot­ti­miz­za­te per i browser sul PC.

Sono di­spo­ni­bi­li diversi pacchetti del software: la versione Standard di Slack è di­spo­ni­bi­le per circa 6 euro al mese per utente. Oltre al numero il­li­mi­ta­to di app, è anche possibile attivare la funzione di vi­deo­con­fe­ren­za. La versione Plus costa circa il doppio e offre una maggiore con­for­mi­tà, una migliore pro­te­zio­ne dei dati e un servizio di as­si­sten­za garantito. Slack En­ter­pri­se Grid si rivolge ai grandi clienti e trasforma il software in una potente piat­ta­for­ma di lavoro; il suo prezzo deve essere negoziato di­ret­ta­men­te con Slack.

La filosofia di Asana è lavorare insieme aper­ta­men­te. Ogni membro del team può di default mo­di­fi­ca­re tutte le in­for­ma­zio­ni e il contenuto dei progetti e delle attività. Per questo motivo occorre ov­via­men­te stabilire regole chiare, perché la libertà d'uso può sempre portare a errori, come ad esempio la perdita di dati a causa di una cattiva co­mu­ni­ca­zio­ne. Lo strumento è quindi ideale per gruppi di lavoro gestiti in modo meno ge­rar­chi­co che col­la­bo­ra­no aper­ta­men­te. Per i gruppi di lavoro più tra­di­zio­na­li con posizioni chia­ra­men­te definite Asana risulta invece piuttosto inef­fi­cien­te.

Oltre al prin­ci­pa­le software per il web, Asana offre app per Android e iOS che sono però re­la­ti­va­men­te ru­di­men­ta­li. No­no­stan­te l'ap­pli­ca­zio­ne mobile con le sue funzioni permetta di creare e mo­di­fi­ca­re attività, ricevere nuovi messaggi personali, allegare file e accedere alla casella di posta personale, si può dire che Asana sia più che altro ot­ti­miz­za­to per il browser su PC. Qui gli utenti più esperti possono anche muoversi co­mo­da­men­te all’interno del tool sfrut­tan­do le molte scor­cia­to­ie da tastiera e lavorare così in modo ancora più ef­fi­cien­te.

Anche l'in­te­gra­zio­ne degli strumenti esterni è lodevole: sono svariati gli strumenti secondari che possono essere attivati in modo facile e rapido, inclusi i più noti servizi cloud come Google Drive e Dropbox, strumenti di sviluppo come GitHub, CMS come WordPress e molti altri.

In termini di pro­te­zio­ne dei dati Asana è con­si­de­ra­to sicuro. I backup regolari dei server servono a prevenire la perdita di dati, mentre l'hard­ware del server vanta uno livello tecnico di avan­guar­dia. I firewall ag­giun­ti­vi sono pro­get­ta­ti per aumentare la sicurezza degli utenti. Tuttavia, come per la maggior parte delle ap­pli­ca­zio­ni SaaS/PaaS, anche con Asana vale il discorso che, se in possesso delle vostre cre­den­zia­li, anche le persone non au­to­riz­za­te possono fa­cil­men­te accedere al vostro account da qualsiasi luogo. L'utente rimane il prin­ci­pa­le re­spon­sa­bi­le della sicurezza dei dati propri e aziendali.

La versione gratuita di Asana può accettare fino a un massimo di 15 membri del team, ma offre anche tutte le funzioni di base. Per una cifra attorno ai 6-10 euro per utente al mese questo limite scompare e molte funzioni come la bacheca e la funzione di ricerca saranno con­si­de­re­vol­men­te po­ten­zia­te. C'è un'altra versione per i clienti più grandi con as­si­sten­za personale e un maggiore controllo dei dati; il suo costo deve essere negoziato di­ret­ta­men­te con Asana.

Le schede sono altamente in­te­rat­ti­ve: è possibile collegare i membri di un team a una scheda in modo che possano par­te­ci­pa­re alle azioni. In più possono essere ar­ric­chi­ti di contenuti come testi, immagini, di­scus­sio­ni e link alle funzioni più im­por­tan­ti.

Tuttavia nella versione gratuita di Trello è possibile attivare un solo Power-Up, limitando no­te­vol­men­te la fun­zio­na­li­tà dello strumento web. Per eliminare questo limite è ne­ces­sa­rio un upgrade a Trello Business Class per circa 10 euro al mese per utente. Questa versione pub­bli­ciz­za una maggiore sicurezza dei vostri dati e una migliore pa­no­ra­mi­ca se siete membri di diverse bacheche.

Basecamp si au­to­pro­muo­ve come soluzione completa per le aziende. L'in­ter­fac­cia utente è ordinata e intuitiva come quella di Trello, ma le singole funzioni sono molto più det­ta­glia­te a scapito della facilità d'uso per i prin­ci­pian­ti. Basecamp è adatto sia per piccoli che per grandi team. Vista l'ampia gamma di funzioni, per un uso ef­fi­cien­te della piat­ta­for­ma è ne­ces­sa­ria una certa dose di impegno. Ma ne vale la pena: Basecamp è una potente ap­pli­ca­zio­ne per la gestione dei progetti. Tuttavia prima o poi è ne­ces­sa­rio essere pronti a pagare, in quanto è possibile uti­liz­za­re Basecamp gra­tui­ta­men­te fino a un massimo di 30 giorni.

Dalla pagina del team avrete accesso a tutte le funzioni es­sen­zia­li e a un feed gior­na­lie­ro per­so­na­liz­za­to e scrol­la­bi­le che riassume per il team le notizie e i compiti più im­por­tan­ti della giornata. Le funzioni includono chat room pro­get­ta­te per una co­mu­ni­ca­zio­ne veloce, forum per la con­di­vi­sio­ne di contenuti più ampi, to-do list, un ca­len­da­rio di lavoro strut­tu­ra­to, un media center e infine check-in au­to­ma­ti­ci. Le pagine del progetto sono quasi identiche a quelle del team.

È possibile uti­liz­za­re la barra di na­vi­ga­zio­ne superiore per inviare brevi messaggi ("Pings") ai membri. Ana­lo­ga­men­te ai social network, è inoltre presente un pulsante di notifica ("Hey!") che può anche essere per­so­na­liz­za­to, ad esempio di­sat­ti­van­do le notifiche durante il vostro tempo libero. "Activity" riassume tutte le attività passate su Basecamp in una cro­no­lo­gia ben strut­tu­ra­ta. Questo è il modo migliore per vedere cosa è successo durante la vostra assenza.

Basecamp può essere testato gra­tui­ta­men­te solo per un mese, scaduto il quale costa circa 100 euro al mese o attorno ai 1.000 euro all’anno (per un intero team). La versione a pagamento è molto semplice: è suf­fi­cien­te attivare l’ap­pli­ca­zio­ne per creare il numero de­si­de­ra­to di progetti e team e ag­giun­ge­re tutti i membri de­si­de­ra­ti al vostro Basecamp.

La barra di na­vi­ga­zio­ne superiore è simile a Basecamp: a partire da qui è possibile accedere alla propria casella di posta personale e vi­sua­liz­za­re una pa­no­ra­mi­ca delle attività com­ple­ta­te e da com­ple­ta­re. Troverete anche delle bacheche personali alle quali possono par­te­ci­pa­re diversi membri del team. Alla voce "Reports" accedete a vari strumenti per la creazione di report. Lo "Stream" è un pratico registro delle attività che consente di tenere traccia di tutti i processi che avvengono su Wrike, funzione ne­ces­sa­ria anche perché l’ap­pli­ca­zio­ne è molto estesa nelle sue funzioni. È ap­prez­za­bi­le l'ampia gamma di opzioni di vi­sua­liz­za­zio­ne del flusso di lavoro, ad esempio sotto forma di tabella o timeline.

Purtroppo a Wrike mancano funzioni avanzate di chat e la co­mu­ni­ca­zio­ne veloce tra privati. Nella sua forma attuale l'app è adatta alla gestione del progetto, ma un mi­glio­ra­men­to della struttura di co­mu­ni­ca­zio­ne com­ple­te­reb­be il programma nel suo complesso.

Wrike mette a di­spo­si­zio­ne app mobili (Android e iOS) che coprono tutte le funzioni im­por­tan­ti ma sono ancora più complesse da usare rispetto allo strumento web prin­ci­pa­le. Anche in questo caso vale la rac­co­man­da­zio­ne secondo cui è pre­fe­ri­bi­le usare le app mobili solo come sup­ple­men­to a quella prin­ci­pa­le.

La versione gratuita di Wrike è di­spo­ni­bi­le solo per 14 giorni, un periodo di tempo che dif­fi­cil­men­te sarà suf­fi­cien­te per provare lo strumento in modo ap­pro­fon­di­to. Il prezzo di Wrike dipende dalle di­men­sio­ni del team: un gruppo di 15 di­pen­den­ti può uti­liz­za­re l'ap­pli­ca­zio­ne per circa 350 euro al mese; con un team che va dai 15 ai 50 di­pen­den­ti è ne­ces­sa­rio ac­qui­sta­re la versione business, più costosa. I costi per un'a­zien­da con 30 persone ammontano quindi a circa 740 euro al mese. Con 50 o più di­pen­den­ti si necessita invece della versione En­ter­pri­se completa i cui costi vanno chiariti di­ret­ta­men­te con Wrike.

Rispetto ai suoi con­cor­ren­ti Wrike è una piat­ta­for­ma costosa sia per i team di piccole di­men­sio­ni che per le aziende medio-grandi. I team composti da un massimo di 10 persone tendono a cercare app con­cor­ren­ti più eco­no­mi­che e al contempo anche meno complesse. Dopo tutto molte delle ca­rat­te­ri­sti­che di Wrike, come gli strumenti di analisi e la gestione del flusso di lavoro, diventano davvero im­por­tan­ti solo dopo una certa di­men­sio­ne aziendale.