Esempi di e-mail professionali: il modello giusto per ogni situazione
Le e-mail professionali richiedono una struttura standard chiara e leggibile. Per questo, può essere utile avere sempre a portata di mano delle e-mail predefinite, in modo da non dover riscrivere ogni volta da zero un determinato messaggio. Abbiamo creato una breve raccolta delle e-mail più importanti per la tua comunicazione aziendale.
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Qual è il vantaggio dei modelli per le e-mail professionali?
Nei rapporti commerciali, spesso l’e-mail è il primo punto di contatto fra azienda e potenziali clienti. Un’e-mail ben scritta non è solo chiara e diretta, ma nel migliore dei casi persuade l’interlocutore a compiere una determinata azione.
Definire e rispettare standard professionali minimi è ormai un obbligo nel contesto aziendale, pertanto scrivere un’e-mail formale è un’operazione che non dovrebbe mai essere lasciata al caso. In particolare, quando ti trovi a dover scrivere ogni giorno numerose e-mail commerciali, l’impiego di modelli ti aiuta a stabilire un certo standard di qualità per tutti i messaggi inviati dalla tua casella di posta elettronica. Pianificare un appuntamento, presentare le ultime novità in catalogo o sottoporre un preventivo dettagliato: queste sono solo alcune situazioni in cui l’uso di un fac-simile permette non solo di risparmiare tempo, ma anche di realizzare una comunicazione efficace.
Esempi di e-mail professionali per contattare potenziali clienti
Contattare per la prima volta una persona interessata, scrivere per concordare un appuntamento o semplicemente dialogare per chiarire le caratteristiche del proprio servizio o prodotto: ogni giorno inviamo e-mail per coordinare attività e persone. Questi messaggi rappresentano una buona fetta di tutte le interazioni con il pubblico e si prestano benissimo alla creazione di modelli predefiniti.
Gli esempi di e-mail professionali che trovi di seguito sono destinati ai rapporti formali: un approccio consigliato quando ancora non si conosce l’interlocutore di persona. A seconda del settore e del tipo di contatto avvenuto in precedenza è possibile usare anche formule di saluto più adatte in modo da dare alla comunicazione una nota più personale.
Conferma di ricezione del messaggio, ad esempio dopo aver compilato il modulo di contatto su un sito web aziendale.
Oggetto: Grazie per averci contattato!
Gentile [Signore/Signora],
Grazie per il Suo messaggio.
Il team di [nome azienda] La contatterà quanto prima e, ove necessario, sarà lieto di assisterla anche di persona. Nel frattempo può trovare maggiori informazioni su [prodotto/servizio] su [link a canale social, ad esempio YouTube] oppure direttamente sul nostro sito a [link per scaricare un documento o una presentazione aziendale].
Cordialmente
Il team di [nome azienda]
Contatto successivo via e-mail
Oggetto: Come possiamo aiutarla?
Gentile [Signore/Signora],
Qualche tempo fa abbiamo avuto uno scambio di e-mail per discutere di [richiesta/prodotto/progetto]. Approfitto di questa e-mail per tornare sull’argomento e proporle di chiarire personalmente eventuali dubbi o domande che potrebbero esserle rimasti. Mi comunichi la Sua disponibilità per un breve colloquio la prossima settimana.
Cordiali saluti,
[Nome]
[Firma in calce all’e-mail]
Anche il footer dell’e-mail veicola un’immagine aziendale ben precisa e deve trasmettere fiducia all’interlocutore. Una firma per e-mail professionale chiara e ben strutturata spinge il destinatario a rispondere al messaggio.
Dare il benvenuto a un nuovo cliente
Oggetto: Grazie per averci scelto!
Gentile [Signore/Signora],
Grazie per aver scelto il nostro [prodotto/ servizio]. Per aiutarla a iniziare nel migliore dei modi, ho raccolto per Lei alcune risorse utili: [link]. Resto a sua completa disposizione in caso di domande concrete su [prodotto/servizio].
Cordialmente,
[Nome]
[Firma in calce all’e-mail]
E-mail di follow-up dopo il primo incontro/colloquio
Oggetto: Maggiori informazioni sui servizi/prodotti di [nome azienda]
Gentile [Signore/Signora],
spero che il nostro primo contatto [via e-mail/telefonico/sui social] Le sia stato utile per conoscere meglio [nome azienda]. Con la presente e-mail colgo l’occasione per presentarle nel dettaglio il nostro operato in ambito di [nome dell’argomento].
Se lo desidera, possiamo fissare un colloquio. In alternativa Le posso inviare del materiale informativo. Naturalmente può scegliere anche entrambe le opzioni.
Cordialmente,
[Nome]
[Firma in calce all’e-mail]
Conferma appuntamento
Oggetto: Il nostro colloquio il giorno [data/ora]
Gentile [Signore/Signora],
con la presente Le confermo il nostro [colloquio/presentazione] previsto per il giorno [data] alle [ora] nella nostra sede/tramite Microsoft Teams/tramite Zoom, ecc. Nel frattempo restiamo a Sua completa disposizione per rispondere a eventuali domande.
Cordiali saluti,
[Nome]
[Firma in calce all’e-mail]
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Modelli di e-mail professionali per preventivi e fatture
Se dopo un primo colloquio un potenziale cliente mostra interesse o addirittura avvia una collaborazione, seguiranno necessariamente un preventivo e poi una fattura. Questo tipo di e-mail si presta particolarmente all’uso di fac-simile e il risparmio di tempo che ne deriva è enorme. Non resterà che aggiungere data, numero di fattura e allegare il documento in formato PDF.
Invio di un primo preventivo
Oggetto: Il suo preventivo
Gentile [Signore/Signora],
come precedentemente concordato, in allegato troverà un preventivo su misura per Lei per [prodotto/servizio]. Il documento contiene una lista dettagliata dei singoli punti relativi all’offerta. Resto a Sua completa disposizione in caso di domande.
Cordiali saluti,
[Nome]
[Firma in calce all’e-mail]
E-mail di contatto post-preventivo
Oggetto: La nostra offerta del [data]
Gentile [Signore/Signora],
qualche tempo fa Le abbiamo inviato un preventivo riguardante [prodotto/servizio]. Ha avuto tempo di visionarlo? Cosa ne pensa? Resto a Sua completa disposizione per chiarire eventuali dubbi o domande.
L’offerta è valida fino al giorno [data]. Al decorrere di questa scadenza dovremo sottoporle un preventivo aggiornato.
Cordialmente,
[Nome]
[Firma in calce all’e-mail]
Fattura per avvenuta prestazione / vendita effettuata
Oggetto: Fattura [numero fattura] con scadenza il [data]
Gentile [Signore/Signora],
in allegato Le invio la fattura per [tipo di lavoro eseguito] / [nome del prodotto] acquistato.
La preghiamo di saldare l’importo entro il [data] a mezzo bonifico bancario sul conto indicato in fattura. Resto a Sua disposizione per eventuali domande e chiarimenti.
Cordiali saluti,
[Nome]
[Firma in calce all’e-mail]
Promemoria per fattura non pagata
Oggetto: Promemoria di pagamento: fattura #[numero fattura]
Gentile [Signore/Signora],
con la presente e-mail siamo a ricordarle che la fattura #[numero fattura] con scadenza il [data di scadenza] non risulta ancora pagata. La preghiamo di effettuare il versamento sul conto corrente indicato quanto prima. Restiamo a Sua disposizione in caso di domande.
Se nel frattempo dovesse aver già effettuato il pagamento, La preghiamo di ignorare la presente e-mail.
Cordialmente,
[Nome]
[Firma in calce all’e-mail]
Sollecito di pagamento per fattura non pagata entro i termini prestabiliti
Oggetto: Importante: sollecito di pagamento per fattura non pagata
Gentile [Signore/Signora],
Purtroppo ad oggi la fattura [numero fattura] non risulta ancora pagata. Ci vediamo pertanto costretti ad addebitarle una mora di [importo] in conformità alle condizioni di contatto. Corrispondendo immediatamente l’importo dovuto eviterà l’insorgere di ulteriori spese.
Se nel frattempo dovesse aver già effettuato il pagamento, La preghiamo di ignorare la presente e-mail.
Cordialmente,
[Nome]
[Firma in calce all’e-mail]
L’immagine che dai della tua azienda non deriva solo dal contenuto delle e-mail inviate, ma inizia da un indirizzo e-mail adatto. Con IONOS, commercianti e aziende possono scegliere l’indirizzo e-mail desiderato e instaurare un rapporto di fiducia con il proprio interlocutore fin dal primo messaggio.
Scrivere modelli di e-mail professionali per l’acquisizione di clienti
Oltre a essere utilizzate per le comunicazioni di routine come appuntamenti e fatture, le e-mail vengono spesso usate per stabilire un primo contatto con potenziali aziende e nuovi clienti. Inoltre, via e-mail è possibile inviare materiale informativo come una presentazione dell’azienda: una sorta di biglietto da visita digitale.
Nei seguenti esempi di e-mail professionali è stato mantenuto un tono formale. Se ti rivolgi ai tuoi clienti in modo più informale, ti basterà passare dal lei al tu.
Acquisizione a freddo di potenziali gruppi di clienti
Oggetto: Scopra la nostra gamma di prodotti
Gentile [Signore/Signora],
ho trovato la Sua azienda tramite [LinkedIn/pubblicità/conferenza]. Dopo aver cercato ulteriori informazioni su [nome azienda], posso affermare con sicurezza che il nostro [prodotto/servizio] è quello che fa per Lei.
Siamo esperti in ambito [marketing/automatizzazione, ecc.] e fra i nostri clienti contiamo [lista di aziende nello stesso ambito].
Mi piacerebbe presentarle la nostra offerta nel dettaglio. Ha qualche minuto di tempo durante le prossime settimane? Che ne pensa di una breve [telefonata/videochiamata] il [giorno]?
Cordiali saluti,
[Nome]
[Firma in calce all’e-mail]
Presentazione di prodotti online o durante un primo colloquio
Oggetto: La nostra gamma di prodotti – Scopra i vantaggi di [nome del prodotto]
Gentile [Signore/Signora],
con questa e-mail vorrei presentarle il nostro nuovo prodotto [nome del prodotto]. Nella presentazione in allegato a questa e-mail troverà tutte le informazioni più importanti. Se lo desidera, sarò lieto di approfondire le caratteristiche dell’offerta e di rispondere a tutte le domande su [nome del prodotto].
Cordialmente,
[Nome]
[Firma in calce all’e-mail]
Inviti a un evento: esempi di e-mail professionali
Nei rapporti fra aziende e clienti esistenti e potenziali, le situazioni che richiedono una comunicazione proattiva sono numerose. Non parliamo solo di newsletter o presentazioni di prodotti, ma anche di inviti a incontri di persona. Questi ultimi sono finalizzati a consolidare le relazioni personali, specialmente in occasione di eventi aziendali.
Invito a un evento in presenza
Oggetto: Invito a [nome evento] a [luogo] il [data]
Gentile [Signore/Signora],
sono lieto/a di invitarla a [nome evento] il giorno [data] alle [ora]. L’evento si terrà a [luogo dell’evento]. La prego di confermare la Sua eventuale partecipazione entro il [termine di risposta]. In questa occasione spero di vederla e di poter scambiare qualche chiacchiera con Lei.
Cordialmente,
[Nome]
[Firma in calce all’e-mail]
Invito a un webinar o a una serie di incontri online
Oggetto: Il [data] scopra in [numero] minuti tutto su [argomento]
Gentile [Signore/Signora],
sono lieto di invitarla al webinar gratuito dedicato a [nome dell’argomento]. Il webinar si terrà il [data] ed è limitato a [numero] partecipanti. Le invieremo tutte le informazioni necessarie via e-mail. Spero di vederla in questa occasione.
Cordiali saluti,
[Nome]
[Firma in calce all’e-mail]
Iscrizione a una newsletter
Oggetto: Resti sempre aggiornato su [tematica]
Gentile [Signore/Signora],
Conosce già la nostra newsletter che tratta di [nome, nome e nome]? Ogni [numero settimana/e] riceverà spunti interessanti e approfondimenti su [storie di successo / casi di studio / idee, ecc.].
Si iscriva oggi stesso e resti sempre aggiornato sulle ultime novità su [argomento]. Faccia clic sul link per iscriversi: [link]
Cordialmente,
[Nome]
[Firma in calce all’e-mail]
Conclusione: l’utilità di un modello dipende da quanto spesso lo si usa
Ovviamente, ogni esempio di e-mail presentato in questa guida sarà più o meno adatto a seconda del tipo di clientela e al segmento di mercato a cui ci si rivolge. I client di posta elettronica consentono di salvare diversi modelli predefiniti: in questo modo si avranno diverse e-mail più o meno lunghe, che ti consentiranno di sperimentare durante l’acquisizione di nuovi clienti. Infatti, l’obiettivo è sempre migliorare l’efficienza dei processi, soprattutto per quanto riguarda le situazioni ripetitive.
Per quanto riguarda occasioni particolari (come nel caso di un’e-mail di scuse) è necessario invece ricorrere ad altre strategie. Anche in questo caso abbiamo raccolto una serie di consigli per aiutarti a scrivere una perfetta e-mail di scuse.