Usare il ca­len­da­rio di Outlook: come con­di­vi­de­re gli ap­pun­ta­men­ti la­vo­ra­ti­vi

Microsoft Outlook non offre solo funzioni di posta elet­tro­ni­ca, ma anche funzioni complete di groupware per la gestione di contatti, attività e ap­pun­ta­men­ti. Le aziende uti­liz­za­no la funzione ca­len­da­rio di Outlook per or­ga­niz­za­re la col­la­bo­ra­zio­ne e pia­ni­fi­ca­re gli ap­pun­ta­men­ti. In questo modo è possibile pia­ni­fi­ca­re meglio, sia in­ter­na­men­te che ester­na­men­te, con­di­vi­den­do il ca­len­da­rio di Outlook.

Guida rapida: con­di­vi­de­re il ca­len­da­rio di Outlook

1. Apri la vi­sua­liz­za­zio­ne del ca­len­da­rio -> vai alla scheda “Home” -> fai clic su “Condividi ca­len­da­rio”.
2. Seleziona il ca­len­da­rio e regola le im­po­sta­zio­ni di au­to­riz­za­zio­ne -> “OK”.
3. Seleziona il contatto in “Aggiungi” -> regola le im­po­sta­zio­ni di au­to­riz­za­zio­ne -> “OK”.

Microsoft Office 365 offre ap­pli­ca­zio­ni per l’ufficio basate su cloud, mentre Outlook è un’ap­pli­ca­zio­ne desktop in­stal­la­ta in locale. Viene uti­liz­za­ta prin­ci­pal­men­te a livello privato come programma di posta elet­tro­ni­ca, dato che consente la gestione di più account. Nelle or­ga­niz­za­zio­ni e nelle imprese, Outlook funge spesso da client per Microsoft Exchange Server, che diventa una piat­ta­for­ma centrale per e-mail, ap­pun­ta­men­ti e attività. Di seguito ti il­lu­stria­mo le opzioni di con­di­vi­sio­ne dell’ap­pli­ca­zio­ne desktop di Outlook e della versione web.

Con­di­vi­sio­ne del ca­len­da­rio dalla versione desktop di Outlook

Nella versione desktop di Outlook, hai a di­spo­si­zio­ne le seguenti opzioni per garantire ad altri l’accesso al tuo ca­len­da­rio:

• Inviare un’istan­ta­nea del ca­len­da­rio di Outlook
• Con­di­vi­de­re il ca­len­da­rio di Outlook (solo con Exchange Server)
• Con­di­vi­de­re il ca­len­da­rio di Outlook pub­bli­can­do­lo su un sito web

Inviare un’istan­ta­nea del ca­len­da­rio di Outlook

In­di­pen­den­te­men­te dal fatto che utilizzi Outlook a casa o in azienda, l’ap­pli­ca­zio­ne desktop ti permette di inviare un’istan­ta­nea del ca­len­da­rio tramite posta elet­tro­ni­ca. Procedi in questo modo:

1. Clicca su “Ca­len­da­rio” nella barra in basso a sinistra di Outlook.

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2. Seleziona la scheda “Home” nella barra degli strumenti e clicca su “Invia ca­len­da­rio tramite posta elet­tro­ni­ca”.

3. Si aprono una finestra per l’invio di un nuovo messaggio e la finestra di dialogo “Invia ca­len­da­rio tramite posta elet­tro­ni­ca”. Qui puoi se­le­zio­na­re il ca­len­da­rio de­si­de­ra­to e un periodo di tempo, come l’intero ca­len­da­rio o solo singoli giorni, settimane o mesi.

4. Seleziona uno dei livelli dei dettagli di­spo­ni­bi­li per definire le in­for­ma­zio­ni contenute nel ca­len­da­rio. Tra queste vi sono opzioni che con­sen­to­no all’altra persona di vedere la di­spo­ni­bi­li­tà o se si è occupati (“Possono vedere quando sono occupato”), le danno la pos­si­bi­li­tà di vi­sua­liz­za­re il titolo e il luogo degli eventi (“Possono vedere titoli e luoghi”) o le con­fe­ri­sco­no accesso completo a tutti i dettagli (“Possono vedere tutti i dettagli”).

5. Cliccando sulle im­po­sta­zio­ni avanzate hai la pos­si­bi­li­tà di includere in un’istan­ta­nea del ca­len­da­rio gli elementi privati e gli allegati agli elementi del ca­len­da­rio, oltre a scegliere tra due layout di posta elet­tro­ni­ca:

• Pia­ni­fi­ca­zio­ne gior­na­lie­ra
• Elenco di eventi

Dopo aver se­le­zio­na­to il ca­len­da­rio, l’in­ter­val­lo di date, il livello dei dettagli e le opzioni di vi­sua­liz­za­zio­ne clicca su “OK”. Outlook inserirà un’istan­ta­nea del ca­len­da­rio de­si­de­ra­to in una nuova e-mail.

6. Inserisci l’indirizzo di posta elet­tro­ni­ca del de­sti­na­ta­rio e aggiungi un messaggio personale se lo desideri. Clicca su “Invia” per con­di­vi­de­re il ca­len­da­rio.

Ogni messaggio inviato tramite la funzione “Invia ca­len­da­rio tramite posta elet­tro­ni­ca” contiene anche un file iCalendar (ICS) com­pa­ti­bi­le con i programmi per ca­len­da­rio più uti­liz­za­ti. Tra i più famosi ri­cor­dia­mo Google Calendar, Apple Calendar, IBM Lotus Notes, Yahoo! Calendar, Evolution, eM Client, Mozilla Thun­der­bird, SeaMonkey e Novell GroupWise.

Con­di­vi­de­re il ca­len­da­rio di Outlook con Microsoft Exchange Server

Se utilizzi l’ap­pli­ca­zio­ne desktop di Outlook con Exchange Server, il software permette la con­di­vi­sio­ne di calendari che si ag­gior­na­no au­to­ma­ti­ca­men­te. Per ef­fet­tua­re la con­di­vi­sio­ne è suf­fi­cien­te inviare un invito a utenti interni o esterni all’azienda. In al­ter­na­ti­va, Outlook offre la pos­si­bi­li­tà di pub­bli­ca­re il ca­len­da­rio su una pagina web.

Con­di­vi­sio­ne del ca­len­da­rio con utenti interni all’azienda

Segui questi passaggi per con­di­vi­de­re il ca­len­da­rio Outlook con persone interne alla tua azienda.

1. Seleziona la vi­sua­liz­za­zio­ne Ca­len­da­rio nell’ap­pli­ca­zio­ne desktop di Outlook. Vai quindi sulla scheda “Home” nella barra degli strumenti e seleziona la voce “Condividi ca­len­da­rio” nella sezione “Gestisci calendari”.

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2. Nella finestra di dialogo che si apre, alla voce “Aggiungi” è possibile cercare le persone della rubrica con cui desideri con­di­vi­de­re il ca­len­da­rio e le au­to­riz­za­zio­ni che vorresti concedere alla persona. Clicca su “OK” per inviare au­to­ma­ti­ca­men­te un invito alla con­di­vi­sio­ne via e-mail. Da questo menu è possibile per­so­na­liz­za­re in qualsiasi momento il tipo di au­to­riz­za­zio­ni concesse agli altri utenti per il proprio ca­len­da­rio.

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La persona o le persone che ricevono l’e-mail di invito alla con­di­vi­sio­ne del ca­len­da­rio dovranno sem­pli­ce­men­te cliccare su “Apri il ca­len­da­rio” per ag­giun­ger­lo alla propria lista di calendari.

Se desideri in­ter­rom­pe­re la con­di­vi­sio­ne del ca­len­da­rio, seleziona le persone a cui desideri revocare l’accesso al ca­len­da­rio in “At­tual­men­te condiviso con:”. Clicca su “Rimuovi” e poi su “OK” per salvare le modifiche.

Con­di­vi­sio­ne del ca­len­da­rio con utenti esterni all’azienda

Desideri con­di­vi­de­re il ca­len­da­rio con contatti che non fanno parte della tua azienda? Procedi pure allo stesso modo della con­di­vi­sio­ne con i colleghi, ma tieni presente che la con­di­vi­sio­ne di in­for­ma­zio­ni con utenti esterni è soggetta a re­stri­zio­ne in molte reti.

Le in­for­ma­zio­ni con­di­vi­si­bi­li con persone esterne all’azienda vengono definite dall’am­mi­ni­stra­to­re della tua rete nelle im­po­sta­zio­ni di au­to­riz­za­zio­ne. Qualora non sia possibile con­di­vi­de­re i dettagli del ca­len­da­rio de­si­de­ra­ti, Outlook mostrerà un messaggio di errore.

In questo caso contatta il tuo am­mi­ni­stra­to­re o la tua am­mi­ni­stra­tri­ce di rete o scegli un diverso livello dei dettagli.

Pub­bli­ca­re il ca­len­da­rio su una pagina web

Una pos­si­bi­li­tà ulteriore di con­di­vi­de­re il ca­len­da­rio con persone esterne alla propria azienda è quella di pub­bli­car­lo su una pagina web dedicata. La funzione “Pubblica online” di Outlook serve a questo. Tieni presente che per farlo è ne­ces­sa­rio un server che supporti il pro­to­col­lo WebDAV. Procedi in questo modo per la pub­bli­ca­zio­ne.

1. Torna alla vi­sua­liz­za­zio­ne del ca­len­da­rio di Outlook, seleziona il ca­len­da­rio che desideri con­di­vi­de­re e seleziona la scheda “Home”. A questo punto, fai clic su “Pubblica online”.

2. Seleziona l’opzione “Pubblica su server WebDAV” che compare nel menu a tendina.

3. Dopo che hai se­le­zio­na­to la pub­bli­ca­zio­ne su un server WebDAV, Outlook aprirà la finestra di dialogo “Pubblica ca­len­da­rio su server per­so­na­liz­za­to”, nella quale ti chiederà di inserire l’indirizzo del server WebDAV e i dettagli da con­di­vi­de­re.

4. Nella finestra di dialogo “Pubblica ca­len­da­rio su server per­so­na­liz­za­to”, clicca su “Avanzate…” per definire il metodo di ca­ri­ca­men­to del ca­len­da­rio, gli elementi privati e la frequenza di ag­gior­na­men­to.

Con­di­vi­sio­ne del ca­len­da­rio in Outlook sul Web e sul nuovo Outlook

La con­di­vi­sio­ne dei calendari funziona in modo leg­ger­men­te diverso nella versione web di Outlook e nel nuovo Outlook:

1. Seleziona il ca­len­da­rio che desideri con­di­vi­de­re e fai clic su “Condividi ca­len­da­rio”.

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Nella finestra di dialogo “Con­di­vi­sio­ne e au­to­riz­za­zio­ni” che si apre, puoi vedere con chi è già stato condiviso il ca­len­da­rio all’interno e all’esterno dell’or­ga­niz­za­zio­ne. È inoltre possibile mo­di­fi­ca­re di­ret­ta­men­te le im­po­sta­zio­ni di au­to­riz­za­zio­ne.

2. Per con­di­vi­de­re il ca­len­da­rio con una nuova persona, inserisci l’indirizzo e-mail o il nome del contatto nel campo apposito.

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3. Se hai inserito un indirizzo e-mail o un contatto, puoi mo­di­fi­ca­re le im­po­sta­zio­ni di au­to­riz­za­zio­ne tramite il menu a discesa. Fai clic su “Condividi” per inviare un invito di au­to­riz­za­zio­ne via e-mail.

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