Copia co­no­scen­za (Cc): come ri­vol­ger­si ai de­sti­na­ta­ri indiretti di una e-mail

Nei gruppi di lavoro o di progetto le e-mail vengono mandate a tutti i par­te­ci­pan­ti. Ciò ga­ran­ti­sce una sud­di­vi­sio­ne tra­spa­ren­te dei compiti e il team è sempre ag­gior­na­to. Capita che mail di questo tipo non siano rivolte all’intero gruppo, bensì solo ad alcuni colleghi. Tutti gli altri ricevono una co­sid­det­ta copia co­no­scen­za, chiamata anche Carbon Copy (in breve: Cc) e la leggono solamente come de­sti­na­ta­ri indiretti.

Ora vi spie­ghe­re­mo il si­gni­fi­ca­to del campo Cc per le co­mu­ni­ca­zio­ni pro­fes­sio­na­li via e-mail e lo de­fi­ni­re­mo rispetto agli altri campi indirizzo di una e-mail.

La copia co­no­scen­za è un campo indirizzo ag­giun­ti­vo che si trova nell’in­te­sta­zio­ne di una e-mail. I de­sti­na­ta­ri in Cc ricevono una copia del messaggio. Il termine inglese da cui deriva (Carbon Copy) si riferisce a quello che in passato era il comune sistema di ri­pro­du­zio­ne dei documenti con la carta carbone.

Quando scrivete un’e-mail ri­spon­de­te a un messaggio che avete ricevuto oppure ne inoltrate uno. A tal proposito nell’in­te­sta­zio­ne della finestra della vostra e-mail trovate fino a un massimo di tre campi indirizzo:

• La riga A serve a indicare l’indirizzo mail del de­sti­na­ta­rio. Qui vanno inseriti i contatti a cui ci vi riferite di­ret­ta­men­te. Si tratta dei de­sti­na­ta­ri diretti del messaggio.
• La riga Cc si trova sotto la riga A. I contatti che vengono qui inseriti di solito ricevono il messaggio solo per co­no­scen­za, per cui non vi rivolgete di­ret­ta­men­te a loro. Gli indirizzi di contatto presenti della riga Cc sono visibili a tutti coloro che ricevono l’e-mail.
• La riga Cc è seguita dalla riga Ccn (copia co­no­scen­za nascosta), il campo indirizzo per i de­sti­na­ta­ri della co­sid­det­ta Blind Carbon Copy. Gli indirizzi di contatto nella riga Ccn restano nascosti agli altri de­sti­na­ta­ri della mail.

Alcuni programmi occultano le funzioni Cc o Ccn nella vi­sua­liz­za­zio­ne standard. In questo caso uti­liz­za­te i relativi comandi per poter vi­sua­liz­za­re tutta l’area indirizzi.

La seguente schermata mostra tutti e tre i campi indirizzo nella finestra messaggi del programma di posta elet­tro­ni­ca Microsoft Outlook.

L’in­se­ri­men­to di un indirizzo di un de­sti­na­ta­rio nei campi A, Cc o Ccn dipende dalle seguenti due domande:

• il ricevente è il de­sti­na­ta­rio prin­ci­pa­le dell’e-mail?
• l’indirizzo deve o può essere inviato in maniera visibile a tutti i de­sti­na­ta­ri?

Nel campo A in­di­che­re­te tutti i de­sti­na­ta­ri prin­ci­pa­li del vostro messaggio. In­di­pen­den­te­men­te dall’ordine in cui vengono inseriti, renderete chiaro che sono con­si­de­ra­ti come i de­sti­na­ta­ri prin­ci­pa­li da cui ci si attende una risposta.

I de­sti­na­ta­ri in Cc invece ricevono una copia del messaggio solo per co­no­scen­za: si parla anche di una copia di cortesia. Di solito non ci si aspetta una risposta dai de­sti­na­ta­ri in Cc.

Gli indirizzi nei campi A e Cc vengono vi­sua­liz­za­ti da tutti coloro a cui è in­di­riz­za­ta l’e-mail. Uti­liz­za­te quindi il campo Cc solo per gruppi di de­sti­na­ta­ri di e-mail in cui i singoli membri del gruppo già si conoscono.

E-mail pub­bli­ci­ta­rie  new­slet­ter e circolari pubbliche non possono essere inviate a clienti o partner com­mer­cia­li tramite il campo Cc per motivi legati alla pro­te­zio­ne dei dati sensibili. A tal fine uti­liz­za­te invece la funzione stampa unione del vostro programma di posta elet­tro­ni­ca o il campo Ccn.