Copia co­no­scen­za nascosta (Ccn): come funziona la copia nascosta nelle e-mail

Ccn sta per “Copia co­no­scen­za nascosta” e indica un contatto nascosto nell’e-mail. I de­sti­na­ta­ri nel campo Ccn ricevono comunque il messaggio, ma il loro indirizzo e-mail rimane nascosto a tutte le altre persone. Questa funzione viene uti­liz­za­ta so­prat­tut­to per inviare e-mail col­let­ti­ve nel rispetto della pro­te­zio­ne dei dati o per tutelare le liste di de­sti­na­ta­ri.

Cosa significa Ccn?

L’ab­bre­via­zio­ne Ccn è l’equi­va­len­te italiano di Bcc, in inglese Blind Carbon Copy. Il termine deriva dalla co­sid­det­ta ri­pro­du­zio­ne, una copia dat­ti­lo­scrit­ta di un testo per mezzo di carta carbone. A dif­fe­ren­za della funzione Copia co­no­scen­za (in breve Cc), in cui una copia del messaggio viene mandata ai de­sti­na­ta­ri tutti visibili in Cc, un de­sti­na­ta­rio Ccn rimane nascosto agli altri.

I tre campi di indirizzo più im­por­tan­ti in sintesi

Quando è utile la funzione Ccn?

I de­sti­na­ta­ri in Ccn ricevono in copia un’e-mail rivolta ad altre persone, senza che queste ne vengano informate. Ciò ha una funzione pratica ben precisa in de­ter­mi­na­te si­tua­zio­ni co­mu­ni­ca­ti­ve, ovvero ogni volta che si vogliono pro­teg­ge­re gli indirizzi e-mail. In primo piano ci sono tre mo­ti­va­zio­ni:

• Pro­te­zio­ne dei dati: gli indirizzi e-mail, secondo il GDPR, sono giu­ri­di­ca­men­te con­si­de­ra­ti dati personali. Grazie all’uso della copia nascosta, gli indirizzi restano in­vi­si­bi­li agli altri. Questo riduce il rischio di una dif­fu­sio­ne in­vo­lon­ta­ria dei dati e rispetta il principio di mi­ni­miz­za­zio­ne dei dati.
• Pre­ven­zio­ne dello spam: le e-mail col­let­ti­ve in cui tutti gli indirizzi della lista sono visibili nei campi A o Cc possono essere fa­cil­men­te inoltrate o usate in modo improprio.
• Pro­te­zio­ne da software dannosi: se le liste di indirizzi vengono inviate in modo visibile a tutti, terzi possono rac­co­glier­le au­to­ma­ti­ca­men­te e usarle per attacchi o per inviare e-mail pub­bli­ci­ta­rie.

Come ag­giun­ge­re una copia nascosta

La maggior parte dei programmi di posta elet­tro­ni­ca nasconde ini­zial­men­te il campo Ccn. Tuttavia, puoi vi­sua­liz­zar­lo con pochi clic:

• Outlook: Nuovo → “Opzioni” → “Mostra Ccn”
• Gmail: Nuovo messaggio → a destra del campo “A” fai clic su “Ccn”
• In­ter­fac­ce webmail (ad esempio caselle di posta nel browser): durante la com­po­si­zio­ne del messaggio attiva l’opzione “Ccn”

App di posta elet­tro­ni­ca mobile:

• App Outlook: → tocca il simbolo della freccia accanto a “A” → seleziona “Ccn” e aggiungi i de­sti­na­ta­ri
• App Gmail: → tocca l’icona con i tre puntini → inserisci i contatti de­si­de­ra­ti nel campo “Ccn”

Suc­ces­si­va­men­te inserisci sem­pli­ce­men­te l’indirizzo del de­sti­na­ta­rio in questo campo. Il messaggio verrà re­ca­pi­ta­to nor­mal­men­te, senza che le altre persone possano vedere questo indirizzo.

Quali sono i tipici casi d’uso di Ccn?

Il campo Ccn è par­ti­co­lar­men­te adatto per mailing list inviate a gruppi numerosi di de­sti­na­ta­ri che non sono in contatto tra loro. Tra i tipici esempi risultano:

• Inviti o annunci di ap­pun­ta­men­ti a de­sti­na­ta­ri esterni
• E-mail in­for­ma­ti­ve a clienti o aziende partner com­mer­cia­li
• Liste di di­stri­bu­zio­ne di as­so­cia­zio­ni o scuole
• Co­mu­ni­ca­zio­ni una tantum a più de­sti­na­ta­ri

Immagina di voler inviare gli auguri di Natale alla tua clientela, ai contatti com­mer­cia­li e ai fornitori. Per sem­pli­fi­car­ti il lavoro, rinunci a lettere per­so­na­liz­za­te e invii a tutti la stessa e-mail. In­se­ri­re­sti tutti i contatti, visibili a chiunque, nel campo A o in Cc? Pro­ba­bil­men­te no. Per pro­teg­ge­re i dati dei tuoi clienti e mantenere riservate le tue relazioni com­mer­cia­li, dovresti invece usare il campo Ccn.

La pro­te­zio­ne dei dati è però rilevante non solo in ambito aziendale. Per esempio, anche una docente che invia ai par­te­ci­pan­ti a un incontro con i genitori del materiale in­for­ma­ti­vo o un verbale, dovrebbe evitare liste di contatti in Cc e inserire invece i de­sti­na­ta­ri nel campo Ccn. Questo approccio protegge i dati dei de­sti­na­ta­ri e impedisce che gli indirizzi e-mail vengano diffusi senza controllo.

Quando sarebbe meglio non usare il campo Ccn

La copia nascosta è invece poco adatta nella co­mu­ni­ca­zio­ne interna. Le copie delle e-mail informano col­la­bo­ra­to­ri e dirigenti sui processi di lavoro e ga­ran­ti­sco­no così tra­spa­ren­za. La funzione Ccn, al contrario, è dannosa per una co­mu­ni­ca­zio­ne tra­spa­ren­te. Non usare quindi il campo Ccn quando i de­sti­na­ta­ri devono col­la­bo­ra­re at­ti­va­men­te o reagire tra loro, per esempio per accordi di progetto, di­scus­sio­ni di team o processi de­ci­sio­na­li condivisi.

Un altro aspetto: i de­sti­na­ta­ri in Ccn non vengono inclusi au­to­ma­ti­ca­men­te quando si usa la funzione Rispondi a tutti. Le catene di risposta possono così diventare poco chiare oppure persone im­por­tan­ti po­treb­be­ro non ricevere più le in­for­ma­zio­ni suc­ces­si­ve.

Ccn e new­slet­ter: a cosa prestare at­ten­zio­ne

Per e-mail di new­slet­ter oc­ca­sio­na­li e brevi, è suf­fi­cien­te inserire la copia nascosta. Tuttavia, se ti rivolgi re­go­lar­men­te a molti de­sti­na­ta­ri, il Ccn raggiunge presto i suoi limiti:

Per invii regolari è quindi con­si­glia­bi­le uti­liz­za­re un software di e-mail marketing, con cui è possibile gestire le liste di de­sti­na­ta­ri in modo conforme alla pro­te­zio­ne dei dati e inviarle in modo strut­tu­ra­to.

Quali vantaggi e svantaggi ha il campo Ccn?