Copia co­no­scen­za nascosta (Ccn): inviare e-mail a de­sti­na­ta­ri nascosti

Il campo Ccn è uno dei tre campi indirizzo presenti nell’in­te­sta­zio­ne di una e-mail e può essere uti­liz­za­to oltre al campo A e Cc per in­di­riz­za­re un messaggio elet­tro­ni­co a de­ter­mi­na­ti de­sti­na­ta­ri. Vi spie­ghe­re­mo il si­gni­fi­ca­to della funzione Ccn, come uti­liz­zar­la nello scambio di mail e in quali casi è meglio non indicare alcun de­sti­na­ta­rio in Ccn.

L’ab­bre­via­zio­ne Ccn sta per Copia co­no­scen­za nascosta, in inglese si parla di Blind Carbon Copy. Il termine deriva dalla co­sid­det­ta ri­pro­du­zio­ne, una copia dat­ti­lo­scrit­ta di un testo per mezzo di carta carbone.

A dif­fe­ren­za della funzione Copia co­no­scen­za (in breve Cc), in cui una copia del messaggio viene mandata ai de­sti­na­ta­ri tutti visibili in Cc, un de­sti­na­ta­rio Ccn rimane nascosto agli altri.

La funzione Ccn non è stan­dar­diz­za­ta. Le in­for­ma­zio­ni del campo Ccn vengono elaborate in maniera molto diversa dai programmi e dai server di posta elet­tro­ni­ca a seconda dell’im­ple­men­ta­zio­ne.

La procedura solita è la seguente:

• prima che il server mail re­spon­sa­bi­le della vostra posta elet­tro­ni­ca invii una mail ai contatti che avete indicato in A, Cc o CCn, la riga Ccn viene eliminata dall’in­te­sta­zio­ne della mail. I contatti ai quali si indirizza un messaggio in Ccn vengono trattati come normali de­sti­na­ta­ri dell’e-mail e ricevono una copia dello stesso come i de­sti­na­ta­ri Cc. Come tutti coloro che ricevono la mail i de­sti­na­ta­ri Ccn possono vi­sua­liz­za­re gli indirizzi di contatto presenti nel campo A e anche nel campo Cc, ma non possono vedere altri de­sti­na­ta­ri Ccn, visto che tali in­for­ma­zio­ni non vengono inoltrate a nessun altro ricevente.

Anche se la maggior parte dei server si com­por­ta­no come indicato sopra, è possibile anche un trat­ta­men­to diverso del campo Ccn in casi specifici.

• A volte le in­for­ma­zio­ni del campo Ccn vengono can­cel­la­te ma viene trasmessa la riga Ccn nell’in­te­sta­zio­ne dell’e-mail come campo vuoto. In questo caso il de­sti­na­ta­rio ne può dedurre che ci sono anche dei terzi che hanno ricevuto la co­mu­ni­ca­zio­ne in Ccn, ma non saprà chi sono.
• È altresì possibile che la riga Ccn venga eliminata solamente ai de­sti­na­ta­ri indicati nei campi A e Cc. I de­sti­na­ta­ri Ccn invece ricevono la mail con la riga Ccn e in essa ritrovano o solamente il proprio indirizzo o, in caso di im­ple­men­ta­zio­ne non proprio fa­vo­re­vo­le, tutti gli indirizzi Ccn.

I de­sti­na­ta­ri Ccn ricevono in copia delle mail in­di­riz­za­te ad altri de­sti­na­ta­ri, senza che coloro ai quali è in­di­riz­za­ta prin­ci­pal­men­te la mail ne vengano informati. Potrebbe sembrare un com­por­ta­men­to da sospetta faccenda segreta ma in de­ter­mi­na­te si­tua­zio­ni co­mu­ni­ca­ti­ve ha una sua plau­si­bi­li­tà, ossia in tutti i casi in cui gli indirizzi mail dei de­sti­na­ta­ri in Ccn devono essere protetti.

Tre sono i motivi prin­ci­pa­li:

• Pro­te­zio­ne dei dati sensibili: mettete i contatti in Cc solamente quando questi ac­con­sen­to­no all’inoltro dei loro indirizzi di posta elet­tro­ni­ca a tutti gli altri de­sti­na­ta­ri.
• Prevenire lo spam: le circolari in cui tutti gli indirizzi dei de­sti­na­ta­ri sono visibili nel campo A o Cc sono una vera manna per gli spammer.
• Pro­te­zio­ne da virus: non mettendo gli indirizzi mail dei vostri contatti come visibili in A o Cc quando inviate delle circolari pro­teg­ge­te i vostri contatti da malware. Anche i criminali del web si iscrivono alle new­slet­ter o alle mail pro­mo­zio­na­li e uti­liz­za­no gli indirizzi mail, che vengono ne­gli­gen­te­men­te trasmessi, per i loro scopi.

Il campo Ccn può essere uti­liz­za­to per inviare circolari a un gran numero di de­sti­na­ta­ri.

Im­ma­gi­na­te­vi di voler inviare gli auguri di Natale a clienti, partner com­mer­cia­li e fornitori. Per snellire la procedura ri­nun­cia­te a dei messaggi per­so­na­liz­za­ti e inviate a tutti i contatti la stessa mail. Per pro­teg­ge­re i dati dei vostri clienti e non mettere in evidenza i vostri contatti com­mer­cia­li è rac­co­man­da­bi­le usare la funzione Ccn.

La pro­te­zio­ne dei dati personali però è im­por­tan­te non solamente nei rapporti com­mer­cia­li. Anche un’in­se­gnan­te ad esempio, che deve inviare ai par­te­ci­pan­ti di una serata per genitori del materiale in­for­ma­ti­vo o un verbale, deve evitare le liste di contatti in Cc e inviare tutto in Ccn. Questa procedura protegge i dati di coloro che ricevono la mail e impedisce che gli indirizzi di posta elet­tro­ni­ca vengano diffusi in maniera in­con­trol­la­ta e possano cadere in mano a qualche fa­sti­dio­so spammer.

La Copia co­no­scen­za nascosta non è tuttavia adatta in caso di co­mu­ni­ca­zio­ni interne. Anche in­ter­na­men­te le aziende seguono un rigido pro­to­col­lo per la tra­smis­sio­ne della posta elet­tro­ni­ca. Le copie delle mail in tale contesto informano i colleghi e il prin­ci­pa­le dei processi di lavoro e ga­ran­ti­sco­no tra­spa­ren­za. La funzione Ccn danneggia una co­mu­ni­ca­zio­ne tra­spa­ren­te.

Im­ma­gi­na­te­vi di discutere di un problema via mail, il vostro in­ter­lo­cu­to­re risponde però non solo a voi ma mette a co­no­scen­za di ciò una terza persona via Ccn senza che voi ne siate al corrente. Forse potreste sentirvi ingannati o comunque chiedervi perché il “co-lettore si­len­zio­so” sia per voi in­vi­si­bi­le.

Quindi all’interno della stessa or­ga­niz­za­zio­ne vi con­si­glia­mo di evitare la funzione Ccn e di usare invece il campo Cc., a meno che non vogliate tenere de­ter­mi­na­ti colleghi in modo con­sa­pe­vo­le fuori da lunghe di­scus­sio­ni via mail. Infatti i de­sti­na­ta­ri Ccn non ricevono au­to­ma­ti­ca­men­te una co­mu­ni­ca­zio­ne quando si seleziona la funzione “Rispondi a tutti”. Se volete mettere a co­no­scen­za un vostro col­la­bo­ra­to­re dei contenuti di una mail, ma preferite ri­spar­miar­gli il seguente scambio di mail, con­si­glia­mo di inserirlo in Ccn e indicare in modo esplicito la si­tua­zio­ne agli altri de­sti­na­ta­ri nel messaggio.