Importare file PST in Gmail: una guida passo dopo passo

Tutti coloro per i quali un’im­por­ta­zio­ne manuale è troppo det­ta­glia­ta, che non hanno ab­ba­stan­za fa­mi­lia­ri­tà con il col­le­ga­men­to tecnico di diversi client di posta elet­tro­ni­ca o che non hanno (più) Outlook, possono fa­cil­men­te ag­giun­ge­re tutti i file di un archivio PST a Gmail. Tutto ciò di cui avete bisogno è uno strumento fornito da Google stesso. Non dovete quindi fare af­fi­da­men­to su software di terze parti per la mi­gra­zio­ne.

Con Google Workspace Migration for Outlook potete importare tutti i file di cui avete bisogno da un PST in Gmail in pochi passaggi e potete scegliere tra tutti i file di un archivio o solo alcune parti di essi, ad esempio solo le e-mail.

Primo passaggio: scaricate in­nan­zi­tut­to lo strumento Google Workspace Migration. Durante il download as­si­cu­ra­te­vi di quale versione di Outlook avete uti­liz­za­to per salvare l’archivio PST: esiste una versione a 32 bit e una a 64 bit. Google Workspace Migration deve cor­ri­spon­de­re alla versione di Outlook. Ma non pre­oc­cu­pa­te­vi: se in­stal­la­te la versione sbagliata, la procedura guidata di im­por­ta­zio­ne vi avviserà quando la eseguite per la prima volta in modo che possiate in­stal­la­re la versione corretta in seguito.

Secondo passaggio: una volta scaricata la Workspace Migration, il passaggio suc­ces­si­vo consiste nell’aprire l’ap­pli­ca­zio­ne. Lì inserite in­nan­zi­tut­to l’indirizzo e-mail dell’account Google in cui deve essere importato l’archivio PST.

Terzo passaggio: si apre quindi una nuova finestra nel browser con una schermata di accesso per “Google Workspace Migration for Microsoft Outlook”. L’account ap­pro­pria­to dovrebbe essere elencato lì. Se nel passaggio pre­ce­den­te avete se­le­zio­na­to un indirizzo e-mail sbagliato, ora potete mo­di­fi­ca­re l’indirizzo dell’account. Con­fer­ma­te l’utilizzo dell’account Google facendo clic sull’account cor­ri­spon­den­te e verrete quindi portati al passaggio suc­ces­si­vo.

Quarto passaggio: nel passaggio suc­ces­si­vo Google chiede se ac­con­sen­ti­te al suo utilizzo e quindi, ad esempio, con­sen­ti­te anche a Google Workspace Migration for Microsoft Outlook di ricevere l’au­to­riz­za­zio­ne a leggere, scrivere, inviare ed eliminare de­fi­ni­ti­va­men­te le e-mail di Gmail. Con­fer­ma­te facendo clic su “Consenti”. Potete quindi se­le­zio­na­re l’archivio che deve essere importato.

Quinto passaggio: ora, dal browser, ritornate nella procedura guidata di im­por­ta­zio­ne. Se­le­zio­na­te “Da file PST...” nel menu. Si aprirà una finestra in cui è possibile cercare e se­le­zio­na­re la cartella PST de­si­de­ra­ta. Il file se­le­zio­na­to viene quindi elencato sotto la selezione delle due opzioni. Con­fer­ma­te con “Avanti”.

Sesto passaggio: ora potete scegliere se importare tutti i file o, ad esempio, solo le e-mail o i contatti dal PST in Gmail, se­le­zio­nan­do o de­se­le­zio­nan­do la casella di controllo. Una volta ef­fet­tua­ta la selezione ap­pro­pria­ta con­fer­ma­te con “Mi­gra­zio­ne”. Inizia il processo di tra­sfe­ri­men­to. Vedrete quindi lo stato attuale della mi­gra­zio­ne in una finestra di processo.

At­ten­zio­ne: a seconda delle di­men­sio­ni dell’archivio, dovreste lasciare che questo processo venga eseguito durante la notte, in modo che la vostra casella di posta Gmail non venga co­stan­te­men­te ri­sin­cro­niz­za­ta e caricata con dati ag­giun­ti­vi mentre lavorate.

Settimo passaggio: al termine della mi­gra­zio­ne, accedete al vostro account Gmail nel browser o all’app di Gmail. Se la cartella PST se­le­zio­na­ta in pre­ce­den­za è elencata lì, avete importato cor­ret­ta­men­te un file PST in Gmail.

Durante il processo create un col­le­ga­men­to tra i due programmi di posta elet­tro­ni­ca in modo che possano accedere ri­spet­ti­va­men­te l’uno all’altro. Salvando un file PST di Outlook, potete prima ag­giun­ger­lo a Outlook come archivio completo e poi spostarlo nell’area che accede a Gmail all’interno di Outlook. Potete pensare al processo come alla creazione di una sot­to­car­tel­la chiamata Gmail nella directory chiamata Outlook in cui tra­sci­na­te i dati a vostro pia­ci­men­to. Quindi il PST de­si­de­ra­to verrà inserito in Gmail. Qui di seguito vi spie­ghia­mo esat­ta­men­te e in maniera det­ta­glia­ta come funziona.

Primo passaggio: aprite il vostro client Gmail e fate clic sulla piccola ruota dentata a destra nella barra degli strumenti. Si aprono quindi le im­po­sta­zio­ni rapide, in cui è possibile uti­liz­za­re alcune funzioni per apportare piccole modifiche al vostro client. Se­le­zio­na­te la voce “Vi­sua­liz­za tutte le im­po­sta­zio­ni” che figura proprio come prima voce di menu.

Secondo passaggio: facendo clic su di essa si aprono le im­po­sta­zio­ni avanzate, in cui è possibile per­so­na­liz­za­re Gmail e con­fi­gu­ra­re molte im­po­sta­zio­ni diverse. Poiché de­si­de­ra­te che Outlook acceda al vostro profilo Gmail, dovete prima dare l’au­to­riz­za­zio­ne. Se­le­zio­na­te pertanto la voce in alto “Inoltro e POP/IMAP”.

Terzo passaggio: nella sezione in basso “Accesso IMAP” fate clic su “Attiva IMAP” e poi andate su “Salva modifiche”. Se ri­chia­ma­te nuo­va­men­te le im­po­sta­zio­ni di inoltro, sotto IMAP vedrete “Stato: IMAP attivato” come mostrato nello screen­shot.

Quarto passaggio: dopo aver preparato l’account Gmail per l’inoltro a Outlook, dovete ora stabilire la con­nes­sio­ne da Outlook a Google. Accedete quindi a Outlook e se­le­zio­na­te la prima voce “File” nella barra di stato. Premete quindi sul pulsante “Aggiungi account”.

Quinto passaggio: appare quindi una finestra in cui dovete inserire l’indirizzo e-mail ap­par­te­nen­te all’account e cliccare su “Connetti”. Inserite la password di Gmail e cliccate nuo­va­men­te su “Connetti”. Con­fer­ma­te il processo nell’ultima finestra di dialogo. A questo punto la con­fi­gu­ra­zio­ne è completa e d’ora in poi Outlook e Gmail sono collegati tra loro.

Ciò significa che le e-mail ricevute in Gmail ora vengono vi­sua­liz­za­te au­to­ma­ti­ca­men­te anche in Outlook. Allo stesso tempo, adesso è possibile spostare i dati da Outlook all’area di Gmail. Se poi, ad esempio, aprite l’app Gmail sul vostro smart­pho­ne, vedrete che le e-mail o le cartelle spostate vengono vi­sua­liz­za­te nell’app Gmail in cor­ri­spon­den­za della posizione in cui le avete in Outlook. È proprio questo effetto che usiamo per la mi­gra­zio­ne da PST a Gmail.

Sesto passaggio: affinché sia ​​possibile eseguire il mirroring dei dati, è ne­ces­sa­rio prima definire cosa dovrebbe salvare Outlook come archivio. Per fare ciò, create un archivio PST. Quindi andate su “File” > “Apri ed esporta” > “Importa/Esporta”, per avviare la procedura guidata.

Settimo passaggio: nella procedura guidata se­le­zio­na­te prima “Esporta in un file” e poi “File di dati di Outlook (.pst)”. Con­fer­ma­te ogni azione con “Avanti >”.

Ottavo passaggio: Outlook ora chiederà quali e-mail, cartelle e altre in­for­ma­zio­ni faranno parte dell’archivio PST e dove do­vreb­be­ro essere salvate. Dopo aver ef­fet­tua­to tutte le selezioni e scelto un percorso di me­mo­riz­za­zio­ne adatto, avrete com­ple­ta­to l’espor­ta­zio­ne.

Nono passaggio: per tra­sfe­ri­re i dati a Google, re­cu­pe­ria­mo la cartella appena salvata come archivio in Outlook tramite l’im­por­ta­zio­ne dei dati. Per far ciò, tornate alla procedura guidata appena descritta in modo da trovarvi nella procedura guidata di im­por­ta­zio­ne/espor­ta­zio­ne. Lì se­le­zio­na­te la voce in alto “Importa dati da altri programmi o file”. Al riguardo potete leggere l’articolo di ap­pro­fon­di­men­to sui modi in cui è possibile importare un file PST.

Decimo passaggio: la finestra di dialogo suc­ces­si­va chiede nuo­va­men­te quale tipo di file deve essere importato. Qui se­le­zio­na­te di nuovo “File di dati di Outlook (.pst)” e la cartella che avete salvato.

Un­di­ce­si­mo passaggio: ora segue il passaggio decisivo: in un’altra finestra di dialogo è possibile se­le­zio­na­re, tramite la freccia a discesa, l’account e-mail in cui deve essere importato il file PST. Se­le­zio­na­te l’account Gmail e con­fer­ma­te l’im­por­ta­zio­ne con “Fine”.

Fatto! I dati che avete pre­ce­den­te­men­te salvato nell’archivio PST verranno ora vi­sua­liz­za­ti nell’area Gmail di Outlook.

Grazie al col­le­ga­men­to tra Gmail e Outlook, la cartella PST appena importata viene sin­cro­niz­za­ta au­to­ma­ti­ca­men­te come nuova cartella anche nell’app Gmail o nel browser e avete accesso diretto a tutti i contenuti appena importati.