Con il programma di posta elet­tro­ni­ca Microsoft Outlook, qualora lo si de­si­de­ras­se, è possibile inoltrare au­to­ma­ti­ca­men­te le e-mail ad altri account di posta elet­tro­ni­ca. In al­ter­na­ti­va, puoi anche impostare un rein­di­riz­za­men­to. Ti basta con­fi­gu­ra­re entrambe le funzioni di­ret­ta­men­te tramite le regole della posta in arrivo nelle im­po­sta­zio­ni dell’account.

Con­fi­gu­ra­re l’inoltro di e-mail per Microsoft 365, Outlook 2021, 2019 e 2016

Puoi impostare un inoltro delle e-mail su Outlook con pochi clic. La procedura da seguire varia a seconda che stai uti­liz­zan­do Windows o macOS.

Inoltrare le e-mail di Outlook dall’ap­pli­ca­zio­ne di Windows

Primo passaggio: seleziona la scheda “Home” dalla barra dei menu e fai clic sul pulsante “Regole”.

Immagine: Barra dei menu di Outlook 365 su Windows
Il pulsante “Regole” si trova nella scheda “Home” di Outlook alla voce “Sposta”.

Secondo passaggio: seleziona l’opzione “Gestisci regole e avvisi” dal menu a tendina.

Immagine: La barra dei menu di Outlook 365: il menu a discesa “Regole”
Seleziona il pulsante “Gestisci regole e avvisi” per creare una nuova regola per la posta in entrata o per mo­di­fi­ca­re le regole esistenti.

Terzo passaggio: seleziona la scheda “Regole posta elet­tro­ni­ca” e clicca su “Nuova regola…” per aprire la finestra “Creazione guidata Regole”.

Immagine: Outlook 365: finestra “Regole e avvisi”
La finestra di dialogo “Regole e avvisi” ti dà una pa­no­ra­mi­ca di tutte le regole se­le­zio­na­te per la posta in entrata.

Quarto passaggio: la creazione guidata Regole ti consente di uti­liz­za­re modelli di regole o di crearne di tuoi. Per l’inoltro delle e-mail, seleziona “Applica regola ai messaggi ricevuti” in “Crea nuova regola”.

Immagine: Outlook 365: creazione guidata Regole
La creazione guidata Regole ti offre una selezione di regole pre­de­fi­ni­te per la posta in arrivo; in al­ter­na­ti­va, puoi creare anche regole per­so­na­liz­za­te.

Quinto passaggio: in­nan­zi­tut­to definisci per quali messaggi deve valere la regola, sce­glien­do una o più tra le opzioni offerte e so­sti­tuen­do le parole sot­to­li­nea­te in blu con valori scelti da te. Se non vuoi se­le­zio­na­re una con­di­zio­ne, salta questo punto con un clic su “Avanti”. In questo caso la regola verrà applicata a tutti i messaggi ricevuti.

Immagine: Outlook 365: scelta delle condizioni per le regole della posta in arrivo
Su Microsoft Outlook puoi se­le­zio­na­re a quali con­di­zio­ni applicare la regola.

Se desideri collegare la regola per la posta in arrivo a una con­di­zio­ne, metti un segno spunta nella casella cor­ri­spon­den­te. Fai clic sulla parola blu sot­to­li­nea­ta per immettere il valore de­si­de­ra­to (ad esempio, un mittente).

Immagine: Outlook 365: condizioni per le regole da applicare alla posta in arrivo
Se non scegli alcuna con­di­zio­ne, Outlook considera la regola valida per tutti i messaggi ricevuti.

Sesto passaggio: definisci infine un’azione che debba essere applicata a tutti i messaggi che sod­di­sfa­no le con­di­zio­ni espresse in pre­ce­den­za. Per il semplice inoltro di un’e-mail di Outlook scegli l’opzione “inoltra il messaggio a utenti o gruppo pubblico”; se invece pre­fe­ri­sci il rein­di­riz­za­men­to, seleziona “rein­di­riz­za il messaggio a utenti o gruppo pubblico”.

Immagine: Outlook 365: azioni nella creazione guidata Regole
In al­ter­na­ti­va all’inoltro si possono stabilire regole per il rein­di­riz­za­men­to dei messaggi, nonché ulteriori funzioni per clas­si­fi­ca­re i messaggi.

Settimo passaggio: specifica una persona o un gruppo a cui devono essere inoltrati le e-mail in arrivo di Outlook. Clicca sulle parole scritte con lo sfondo blu e seleziona una persona o un gruppo di de­sti­na­ta­ri dalla tua rubrica.

Immagine: Outlook 365: rubrica nella creazione guidata Regole
In al­ter­na­ti­va a un unico account e-mail puoi anche definire una mailing list come de­sti­na­zio­ne per l’inoltro.

Ottavo passaggio: definisci le eccezioni per le regole della posta in arrivo in base alle tue esigenze.

Immagine: Outlook 365: eccezioni nella creazione guidata Regole
Le eccezioni sono soggette a con­di­zio­ni così come le regole.

Nono passaggio: dai un nome alla regola con­fi­gu­ra­ta e specifica se si deve applicare solo ai nuovi messaggi in arrivo o a tutte le e-mail già me­mo­riz­za­te nella casella di posta in arrivo. Completa il processo di con­fi­gu­ra­zio­ne facendo clic su “Fine”.

Immagine: Outlook 365: “Fine” nella creazione guidata Regole
Nella finestra di de­scri­zio­ne delle regole trovi una pa­no­ra­mi­ca delle regole da te con­fi­gu­ra­te.

La nuova regola creata ti verrà mostrata nella finestra di dialogo “Regole e avvisi”.

Consiglio

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Inoltrare le e-mail di Outlook dal client macOS

Primo passaggio: per inoltrare le e-mail di Outlook con un Mac, scegli nella barra dei menu prima la voce “Strumenti” e poi “Regole…”.

Immagine: La barra dei menu di Microsoft Outlook per Mac
Puoi trovare l’opzione per mo­di­fi­ca­re le regole nella barra dei menu.
N.B.

Microsoft ha adattato la vi­sua­liz­za­zio­ne di Outlook in macOS. Tuttavia, è ancora possibile lavorare con quella pre­ce­den­te, molto simile alla versione Windows.

Secondo passaggio: configura le regole di posta in arrivo de­si­de­ra­te. In­nan­zi­tut­to, definisci una con­di­zio­ne per la quale deve essere ef­fet­tua­to l’inoltro. Può trattarsi, ad esempio, di un mittente specifico. Puoi impostare anche diversi criteri.

Terzo passaggio: seleziona ora “Inoltra a” come azione e inserisci l’indirizzo o gli indirizzi e-mail cor­ri­spon­den­ti. In questa fase è possibile se­le­zio­na­re diverse azioni. Ad esempio, hai la pos­si­bi­li­tà di ar­chi­via­re ul­te­rior­men­te le e-mail ricevute in una cartella specifica. Fai clic su “Salva” per com­ple­ta­re la creazione della regola.

Immagine: Microsoft Office per Mac: configurazione delle regole nella finestra di dialogo “Regole”
A dif­fe­ren­za di Microsoft, macOS non ti guida passo per passo nel processo di con­fi­gu­ra­zio­ne delle regole per la posta in arrivo.
Immagine: Microsoft Office per Mac: la finestra di dialogo “Regole”
Le regole esistenti possono essere mo­di­fi­ca­te con un clic sull’icona della matita.
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Come impostare l’inoltro di posta elet­tro­ni­ca con Outlook on the Web

Outlook on the Web (pre­ce­den­te­men­te Outlook Web Access, ab­bre­via­to in OWA) è un servizio di Microsoft che ti permette di accedere alle tue caselle di posta Outlook da qualsiasi browser web. L’ap­pli­ca­zio­ne web è integrata nel servizio online Microsoft 365 e offre una gamma di funzioni simili a quelle dell’in­stal­la­zio­ne desktop del programma di posta elet­tro­ni­ca. Con Outlook on the Web è inoltre possibile impostare in pochi passi l’inoltro di e-mail e altre regole della posta in arrivo.

Primo passaggio: accedi alla pagina ufficiale di login dell’ap­pli­ca­zio­ne web di Outlook.

Immagine: L’Interfaccia utente di Outlook on the Web
La web app di Outlook somiglia alla variante desktop.

Secondo passaggio: clicca sull’icona della rotella accanto al tuo nome utente e poi su “Posta”.

Immagine: Microsoft 365: barra dei menu
Barra dei menu di Outlook on the Web.

Terzo passaggio: nelle im­po­sta­zio­ni naviga fino alla voce “Inoltro”. Qui puoi decidere a quale indirizzo e-mail inoltrare le tue e-mail di Outlook.

Immagine: Outlook on the Web: inoltro
Im­po­sta­zio­ni di inoltro su Outlook on the Web.

Se desideri impostare l’inoltro in modo più preciso, fai clic su “Regole”. Qui è possibile creare regole spe­ci­fi­che come nell’ap­pli­ca­zio­ne desktop.

Consiglio

Un’al­ter­na­ti­va all’inoltro delle e-mail è la notifica di assenza. Scopri nel nostro articolo di ap­pro­fon­di­men­to come con­fi­gu­ra­re risposte au­to­ma­ti­che con Outlook e a cosa prestare at­ten­zio­ne quando ne scrivi una.

Qual è la dif­fe­ren­za tra rein­di­riz­za­men­to e inoltro?

Microsoft Outlook distingue tra l’inoltro e il rein­di­riz­za­men­to delle e-mail. Per i messaggi inoltrati, vengono vi­sua­liz­za­ti i de­sti­na­ta­ri che hanno inviato il messaggio ori­gi­na­ria­men­te. Se desideri ri­spon­de­re a un messaggio inoltrato, Outlook seleziona au­to­ma­ti­ca­men­te l’account che ha inoltrato il messaggio come de­sti­na­ta­rio, invece del mittente originale dell’e-mail.

Al contrario, in caso di rein­di­riz­za­men­to, il de­sti­na­ta­rio del messaggio non può ve­ri­fi­ca­re che l’e-mail è stata rein­di­riz­za­ta. Le e-mail rein­di­riz­za­te sembrano provenire di­ret­ta­men­te dal mittente originale del messaggio.

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Perché si do­vreb­be­ro inoltrare le e-mail che si ricevono?

Ci sono diversi motivi per cui potresti voler inoltrare le e-mail ricevute tramite Outlook:

  • La maggior parte degli utenti ha più caselle di posta elet­tro­ni­ca con diversi provider. Uti­liz­zan­do le regole per la posta in arrivo, è possibile cen­tra­liz­za­re tutte le e-mail in un’unica casella in base alle proprie esigenze.
  • In ambito la­vo­ra­ti­vo, i messaggi ricevuti dai clienti sono spesso rilevanti per più persone. Con l’inoltro au­to­ma­ti­co si ga­ran­ti­sce che le in­for­ma­zio­ni im­por­tan­ti siano im­me­dia­ta­men­te di­spo­ni­bi­li a tutte le parti in­te­res­sa­te.
  • L’inoltro delle e-mail tramite Outlook è utile anche in caso di assenza. Se i messaggi dei clienti o dei partner com­mer­cia­li vengono ricevuti durante i periodi di vacanza, si consiglia di inol­trar­li a un sostituto.
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