Per poter ar­chi­via­re se­pa­ra­ta­men­te le e-mail im­por­tan­ti, è con­si­glia­bi­le salvare queste e-mail come PDF. In questo modo si esportano i messaggi dalla casella di posta e li si converte in un documento da ar­chi­via­re sul proprio computer o nella rete aziendale. Come salvare cor­ret­ta­men­te le e-mail come PDF dipende dalla versione di Microsoft Outlook che stai usando.

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Salvare le e-mail come PDF con Outlook 365

  1. Avvia Outlook e apri l’e-mail dalla tua casella di posta elet­tro­ni­ca che desideri salvare come PDF.
  2. Poi clicca sulla scheda “File” sul lato sinistro della barra dei menu nella parte superiore dello schermo.
  3. Sul lato sinistro del seguente menu troverai la voce “Stampa”. Clicca su di essa e si aprirà la pa­no­ra­mi­ca di stampa.
  4. In seguito, clicca sulla piccola freccia sotto “Stampante” per aprire il menu a tendina. Qui puoi vedere tutti i di­spo­si­ti­vi di­spo­ni­bi­li.
Immagine: Opzioni di stampa di Outlook
Seleziona il di­spo­si­ti­vo “Microsoft Print to PDF” dalle stampanti di­spo­ni­bi­li per con­ver­ti­re l’e-mail in PDF.
  1. Seleziona “Microsoft Print to PDF”. Poi clicca su “Stampa”.
  2. Ora non inizia nessun processo fisico di stampa, ma si apre una finestra che ti chiede di definire un output. Inserisci il percorso e il nome del file in cui deve essere salvata l’e-mail che desideri salvare come PDF.
  3. Con un clic su “Salva” hai salvato l’e-mail se­le­zio­na­ta come file PDF sul tuo computer e ora puoi uti­liz­zar­la ul­te­rior­men­te.
Immagine: Salvare e-mail come PDF in Outlook
Infine, si apre una finestra in cui si definisce la posizione di ar­chi­via­zio­ne e il nome del file da creare. Il formato PDF è già se­le­zio­na­to sotto “Salva come”.
Consiglio

IONOS ti offre un indirizzo e-mail per­so­na­liz­za­to così farai una buona figura in tutte le tue co­mu­ni­ca­zio­ni pro­fes­sio­na­li. Grazie all’ar­chi­via­zio­ne delle e-mail, non dovrai più salvarle come PDF: esegui il backup delle tue e-mail im­por­tan­ti in modo per­ma­nen­te e sicuro.

Con­ver­ti­re e-mail in PDF sul Mac

Sui di­spo­si­ti­vi Apple, hai anche la pos­si­bi­li­tà di con­ver­ti­re le e-mail ricevute in un file PDF per l’output. Anche questo è possibile in pochi passi.

  1. Avvia Outlook e apri l’e-mail che desideri con­ver­ti­re in PDF.
  2. Poi clicca su “File” nella barra del menu superiore e seleziona l’opzione “Stampa”.
  3. Nella finestra seguente, clicca sul menu a tendina PDF e seleziona la voce “Salva come PDF”.
  4. Nella finestra suc­ces­si­va, naviga fino alla posizione sul tuo disco rigido dove desideri me­mo­riz­za­re il file e dagli un nome.
  5. Clicca su “Salva” e l’e-mail viene con­ver­ti­ta nel file.

Troverai il file PDF nel percorso che hai spe­ci­fi­ca­to sul tuo sistema o server.

Outlook: con­ver­ti­re e-mail in PDF

In linea di principio, è anche possibile con­ver­ti­re le e-mail in PDF con le vecchie versioni di Microsoft Outlook. Tuttavia, anche se le nuove versioni non con­ten­go­no una funzione diretta per la con­ver­sio­ne, è ancora meglio uti­liz­za­re una variante corrente del client di posta elet­tro­ni­ca. Per esempio, con le versioni più recenti di Outlook è re­la­ti­va­men­te facile salvare le e-mail come PDF usando la funzione “Microsoft Print to PDF”. Più vecchio è il client uti­liz­za­to, maggiori sono i passaggi richiesti. Quindi potresti seguire il truc­chet­to di con­ver­ti­re un’e-mail in PDF tramite Word.

Per motivi di sicurezza in­for­ma­ti­ca dovresti sempre tenere ag­gior­na­to il software. A causa delle sempre maggiori richieste sull’in­fra­strut­tu­ra IT e del progresso tecnico, anche i programmi stanno subendo urgenti revisioni. Cerca al­ter­na­ti­ve e ag­gior­na­men­ti software recenti per evitare che po­ten­zia­li malware trovino vul­ne­ra­bi­li­tà nel tuo sistema.

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Con­ver­ti­re e-mail in PDF e altro ancora: altre utili funzioni PDF

Salvare i dati, in questo caso le e-mail come PDF, non è una funzione limitata a Outlook. Il fatto che questo funzioni anche con Word è già stato men­zio­na­to qui nella guida. Tuttavia, puoi anche con­ver­ti­re file Excel in PDF.

È possibile aprire i file PDF con Adobe Acrobat Reader o con il cor­ri­spon­den­te plugin del browser. Se desideri mo­di­fi­ca­re i file PDF, invece di leggere queste in­for­ma­zio­ni in sola lettura, trovi in­for­ma­zio­ni ancora più utili al link indicato.

Quando si con­ver­to­no le e-mail in PDF, questi file possono diventare re­la­ti­va­men­te grandi, a seconda della di­men­sio­ne dell’e-mail. Pertanto, non può far male avere un modo per ridurre i PDF. Con le in­for­ma­zio­ni elencate nel link, puoi mantenere basso il volume della tua ar­chi­via­zio­ne di dati o ri­spar­mia­re le caselle di posta dei tuoi de­sti­na­ta­ri inviando loro dei file PDF compressi.

Se conservi spesso in­for­ma­zio­ni sensibili nei documenti PDF e desideri pro­teg­ger­li ancora di più, devi scoprire come crit­to­gra­fa­re un file PDF. In questo modo, i documenti sono ancora una volta protetti dall’accesso non au­to­riz­za­to e non possono essere aperti senza la le­git­ti­ma­zio­ne ap­pro­pria­ta.

Consiglio

Informati sulle altre modalità per ar­chi­via­re le tue e-mail in Outlook. Le funzioni del prodotto Microsoft possono essere più adatte ai tuoi scopi.

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