Excel: uti­liz­za­re una DATA per le proprie attività

Excel offre funzioni estre­ma­men­te fles­si­bi­li che vi con­sen­to­no di ef­fet­tua­re i calcoli più svariati. In tal senso, spesso i calcoli in­te­res­sa­no anche le in­for­ma­zio­ni relative alla data e all’ora. Al fine di garantire un fun­zio­na­men­to ottimale, Excel ricorre a un formato interno per la gestione della data. La funzione di Excel “DATA” vi ga­ran­ti­sce infatti che un evento risulti sempre vi­sua­liz­za­to cor­ret­ta­men­te e, inoltre, che sia compreso anche da altre funzioni.

Esistono in­nu­me­re­vo­li formati di data diversi tra loro. Ad esempio, negli Stati Uniti la data è scritta an­te­po­nen­do il mese al giorno: il 10 maggio 2020 diventa quindi 05/10/2020. In base al contesto potrà anche essere ne­ces­sa­rio esprimere il mese sotto forma di numero anziché di parola: 10.5.2020. E in de­ter­mi­na­te si­tua­zio­ni servirà anche indicare il giorno della settimana: domenica, 10 maggio 2020.

Ov­via­men­te avete anche la pos­si­bi­li­tà di re­gi­stra­re la data sotto forma di testo; tuttavia, nel caso in cui si renderà ne­ces­sa­rio uti­liz­za­re un altro formato di data, sarete costretti a mo­di­fi­ca­re ma­nual­men­te tutte le in­for­ma­zio­ni relative alla data che avete inserito. In quest’ottica si rivela quindi de­ci­sa­men­te più pratico inserire la data in un formato uni­ver­sa­le, che vi con­sen­ti­rà di mo­di­fi­car­ne co­mo­da­men­te il modo in cui è scritta grazie al ricorso a formati numerici di Excel. E questo è esat­ta­men­te quello che vi offre la funzione DATA: infatti, in­di­pen­den­te­men­te dalla modalità di vi­sua­liz­za­zio­ne impostata, il programma è in grado di “leggere” il valore come in­for­ma­zio­ne relativa alla data sal­van­do­lo in­ter­na­men­te nel proprio formato. Questo con­sen­ti­rà quindi di tra­smet­te­re fa­cil­men­te suddetto valore ad altre funzioni e di in­clu­der­lo nei vari calcoli.

Excel registra la data come numero pro­gres­si­vo e, so­li­ta­men­te, come il numero dei giorni trascorsi a partire dal 1° gennaio 1900. Nel nostro esempio, Excel salva infatti la data del 10 maggio 2020 come “43961”, ovvero il numero totale di giorni compresi tra il 1° gennaio 1900 e il 10 maggio 2020. Gli orari sono invece in­ter­pre­ta­ti come frazioni di giorni. Pertanto, Excel salverà in­ter­na­men­te il dato “10 maggio 2020 alle ore 12.00” sotto forma di “43961,5”. Questa modalità di sal­va­tag­gio come numero pro­gres­si­vo consente a Excel non solo di for­mat­ta­re la data secondo qualsiasi modalità, ma anche di uti­liz­zar­la in modo immediato al fine di ef­fet­tua­re dei calcoli.

Per inserire la data di­ret­ta­men­te all’interno di una cella potete uti­liz­za­re la seguente funzione:

È im­por­tan­te che l’anno sia inserito nel formato a quattro cifre. Infatti, nel caso lo scriviate nel formato a due cifre, non sarà chiaro a quale secolo si faccia ri­fe­ri­men­to: il numero 20 indica l’anno 1920 o il 2020? Inserendo 2020, l’in­for­ma­zio­ne relativa all’anno risulta invece ine­qui­vo­ca­bi­le per Excel.

Ecco una par­ti­co­la­ri­tà in­te­res­san­te di Excel: nel caso dei giorni e dei mesi è anche possibile indicare valori ec­ces­si­va­men­te alti o ec­ces­si­va­men­te bassi. Ad esempio: la data del 40 maggio 2020 è au­to­ma­ti­ca­men­te in­ter­pre­ta­ta da Excel come il 9 giugno 2020. È anche possibile inserire valori negativi e, in tal caso, Excel renderà la prima data utile in tal senso. Tuttavia, non è possibile inserire una data pre­ce­den­te al 1900: se l’anno è compreso tra lo 0 e il 1899, Excel ag­giun­ge­rà infatti in au­to­ma­ti­co 1900 anni. Ad esempio, digitando in Excel l’anno 1800, sarà quindi l’anno 3700.

Potete quindi se­le­zio­na­re uno dei formati di data pre­im­po­sta­ti o crearne uno vostro. Per definire un formato di data in­di­vi­dua­le procedete come di seguito indicato:

1. All’interno della lista “Categoria” se­le­zio­na­te a sinistra la voce “Per­so­na­liz­za­to” che compare più in basso.
2. Scrivete quindi il codice formato all’interno del campo di testo “Tipo” e cliccate su “OK”.

I prin­ci­pa­li codici formato sono:

Oltre a suddetti codici formato potete anche inserire un qualsiasi testo. Per evitare che Excel in­ter­pre­ti le lettere del testo come un codice formato, inserite il testo tra vir­go­let­te: questo vi con­sen­ti­rà infatti di ri­pro­dur­re qualsiasi modalità di scrittura della data, che sia con punti se­pa­ra­ti­vi, con una barra obliqua, con un trattino-meno o con qualsiasi altro carattere stam­pa­bi­le.

A volte nei fogli Excel la data è salvata sotto forma di testo, ad esempio dopo aver ef­fet­tua­to l’im­por­ta­zio­ne di una banca dati. La funzione DATA.VALORE vi consente di tra­sfor­ma­re la data re­gi­stra­ta in formato testo in una data dal formato corretto, ovvero nel numero pro­gres­si­vo riferito alla data che viene me­mo­riz­za­to in­ter­na­men­te a Excel:

Il valore di ritorno di DATA.VALORE rap­pre­sen­ta la data nel tipico formato Excel (numero pro­gres­si­vo). Come già indicato in pre­ce­den­za, questo valore relativo alla data potrà quindi essere for­mat­ta­to a vostro pia­ci­men­to come data. Con questo valore di ritorno è inoltre possibile ricorrere nuo­va­men­te a dei ri­fe­ri­men­ti di cella. In tal senso non dovrete fare altro che indicare la cella all’interno del parametro riferito alla relativa funzione.

Excel è strut­tu­ra­to in modo che i testi che appaiono come date siano au­to­ma­ti­ca­men­te for­mat­ta­ti come date. Pertanto, potrete scrivere in­dif­fe­ren­te­men­te il mese sotto forma di numero o di parola. Da cosa capiamo che Excel in­ter­pre­ta la data inserita come data o come testo? Semplice: se Excel trasforma un testo in una DATA Excel “interna”, il dato risulterà for­mat­ta­to con un al­li­nea­men­to a destra. Nel caso in cui il testo rimanga invece allineato a sinistra, ciò starà a indicare che Excel non ha ri­co­no­sciu­to come data l’in­for­ma­zio­ne inserita e l’ha quindi salvata sotto forma di testo.

L'in­se­ri­men­to diretto è par­ti­co­lar­men­te utile nel caso in cui, oltre alla data, all’interno della stessa cella vogliate inserire anche l’orario. In tal senso non dovrete far altro che inserire la data, seguita da uno spazio e dall’orario. Nel caso dell’orario sarà ne­ces­sa­rio separare le ore e i minuti ri­cor­ren­do ai due punti.

Esempio: 10 maggio 2020 ore 12:00

Questa data inclusiva di orario può essere for­mat­ta­ta esat­ta­men­te come le date prive di orario.

Potete fare in modo che compaia in au­to­ma­ti­co la data corrente o l’orario corrente. In tal senso avete a di­spo­si­zio­ne due possibili varianti: una variante dinamica, che consente di ag­gior­na­re la data au­to­ma­ti­ca­men­te, e una variante statica, in presenza della quale Excel non ef­fet­tue­rà più l’ag­gior­na­men­to del valore.

Se per l’in­se­ri­men­to di dati in modalità dinamica potete usare entrambe le formule OGGI e ADESSO, gli in­se­ri­men­ti in modalità statica dovranno invece essere ef­fet­tua­ti tramite la com­bi­na­zio­ne di tasti [Strg] + [.] o [Strg] + [Shift] + [.]: