Ogni giorno vengono inviate oltre 300 miliardi di e-mail in tutto il mondo, di cui gran parte in ambito pro­fes­sio­na­le. Pertanto, data la mole da fron­teg­gia­re, può risultare fa­sti­dio­so se un’e-mail è scritta male e in modo caotico o ad­di­rit­tu­ra inutile. Per evitare passi falsi, segui i nostri consigli.

Consiglio

Come scrivere un’e-mail cor­ret­ta­men­te:

  1. Scegli un oggetto efficace
  2. Utilizza una formula di apertura adeguata
  3. Fornisci prima le in­for­ma­zio­ni più im­por­tan­ti
  4. Comunica i tuoi contenuti in modo compatto e ben strut­tu­ra­to
  5. Utilizza liste, grassetto e corsivo per evi­den­zia­re i termini
  6. Scegli formati coerenti per il tipo e le di­men­sio­ni del carattere
  7. Concludi l’e-mail con una formula di saluto adeguata
  8. Inserisci la firma ed eventuali allegati
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Come si scrive una buona e-mail?

Per comporre un’e-mail formale, serve pro­fes­sio­na­li­tà e rispetto nei confronti del de­sti­na­ta­rio. Scrivi il messaggio sempre tenendo conto del tuo obiettivo, man­te­nen­do un carattere in­for­ma­ti­vo e strut­tu­ran­do il testo in maniera corretta. Esprimi chia­ra­men­te l’argomento e fai in modo che il de­sti­na­ta­rio o la de­sti­na­ta­ria capisca bene di cosa si tratta. Scrivi un messaggio sintetico, il più possibile, senza però mai perdere di vista cortesia e formalità. In questo modo sem­pli­fi­chi la lettura al de­sti­na­ta­rio, per il quale sarà più facile estra­po­la­re le in­for­ma­zio­ni più im­por­tan­ti. Infine, entrambe le parti potranno be­ne­fi­cia­re di un minore spreco di tempo: tu nella scrittura e il de­sti­na­ta­rio durante la lettura.

Inoltre, non dovresti mai ri­nun­cia­re all’utilizzo di cortesia e formalità, quando scrivi un’e-mail formale. Rivolgiti edu­ca­ta­men­te al tuo in­ter­lo­cu­to­re, ringrazia, chiedi con garbo e per finire chiudi sempre il tuo messaggio con cordiali saluti. È con­si­glia­bi­le attenersi al galateo dell’e-mail: in questo modo aumenti le pro­ba­bi­li­tà che il de­sti­na­ta­rio prenda sul serio la tua e-mail e risponda.

Come scrivere un’e-mail: guida alla creazione dell’e-mail perfetta

Come le lettere, anche le e-mail seguono uno schema preciso, co­no­sciu­to da tutti i lettori e da tutte le lettrici, che è fon­da­men­ta­le seguire anche per i messaggi di posta elet­tro­ni­ca. Così facendo rendi il testo di più facile com­pren­sio­ne a chi lo dovrà leggere.

Primo passaggio: oggetto

All’inizio di ogni e-mail si trova il campo pre­di­spo­sto per l’oggetto del messaggio, che viene ignorato spesso e vo­len­tie­ri. L’oggetto è pensato con l’in­ten­zio­ne di co­mu­ni­ca­re al lettore e alla lettrice dell’e-mail l’argomento prin­ci­pa­le del messaggio. In questo modo i de­sti­na­ta­ri riescono a decidere meglio se aprire subito il messaggio o se, invece, aspettare. In più, le in­di­ca­zio­ni contenute nell’oggetto sono di aiuto per ritrovare e clas­si­fi­ca­re le e-mail. Perciò dei buoni esempi per un oggetto sono:

  • Riunione il 24 marzo dalle 10 alle 12: inizio del progetto
  • Argomenti da trattare durante la for­ma­zio­ne del personale
  • Riassunto della con­ver­sa­zio­ne del 7 aprile
  • In­for­ma­zio­ne IT: ag­gior­na­men­to del software XY

Con questi esempi, le persone in­te­res­sa­te sanno subito chia­ra­men­te a cosa vanno incontro dopo aver aperto il messaggio. A partire dall’oggetto è possibile de­ter­mi­na­re l’urgenza dell’e-mail.

Per questo stesso motivo: evita un oggetto che non va al sodo, che è troppo lungo o che contiene persino dei messaggi passivo-ag­gres­si­vi, come ad esempio:

  • Urgente!!!: ha più senso spe­ci­fi­ca­re cos’è urgente esat­ta­men­te.
  • Richiesta/Favore: meglio nominare di­ret­ta­men­te l’argomento.
  • Dopo il nostro colloquio di venerdì scorso in sala riunioni mi sono venute in mente altre domande!: l’oggetto deve essere sintetico.
  • Re: RE: Re: RE: Re: RE: Pranzo do­me­ni­ca­le con Claudia e Luca: dovresti sempre ridurre la suc­ces­sio­ne delle ab­bre­via­zio­ni di risposta alle e-mail.
  • È proprio ne­ces­sa­rio?: non è una buona idea partire subito all’attacco.
N.B.

Nell’ambito dell’e-mail marketing viene investita molta energia per formulare oggetti efficaci. Con l’aiuto di test A/B e di sta­ti­sti­che si tenta di ot­ti­miz­za­re il tasso di apertura dei messaggi di posta elet­tro­ni­ca.

Secondo passaggio: formula di apertura

Inizia il testo effettivo della tua e-mail con una com­bi­na­zio­ne tra formula di saluto, riverenza verso il de­sti­na­ta­rio e scelta del titolo pro­fes­sio­na­le da uti­liz­za­re per ri­vol­ger­ti alla con­tro­par­te in maniera ap­pro­pria­ta. No­no­stan­te si tratti di una parte molto breve del testo dell’e-mail, molti co­min­cia­no ad avere le prime dif­fi­col­tà già a questo punto.

Quanto è ne­ces­sa­rio essere formali quando si scrive un’e-mail?

Meglio esagerare con formalità e cortesia: di base, per non sbagliare puoi servirti degli ap­pel­la­ti­vi classici, come “Gentile Signore…” o “Gentile Signora…”. A queste formule segue poi il titolo pro­fes­sio­na­le o la carica (su cui ci sof­fer­me­re­mo nel prossimo paragrafo). So­prat­tut­to se devi ri­vol­ger­ti a persone sco­no­sciu­te, queste formule sono si­cu­ra­men­te quelle corrette. Non hai bisogno di essere più formale, a meno che non devi ri­vol­ger­ti ad alte cariche dello Stato o religiose. Se, invece, hai già una certa con­fi­den­za con il tuo in­ter­lo­cu­to­re, puoi usare anche “Cara/Caro” o un classico “Buon­gior­no” all’inizio del tuo messaggio elet­tro­ni­co. Tra colleghi e amici, basta anche “Ciao”.

Quali titoli vanno uti­liz­za­ti all’apertura del messaggio?

Se prendi contatto con persone che hanno uno specifico titolo, faresti bene a men­zio­nar­lo all’interno del saluto. Ad esempio:

  • Gent.mo Avv. Rossi
  • Onorevole dott. Gironi
  • Egregia dott.ssa Mantovani
  • Illustre dott. Lolli

Chi va nominato per primo?

Anche quando il de­sti­na­ta­rio è più di uno, devi ri­vol­ger­ti a ognuno di loro. Solamente nel caso in cui non stai con­tat­tan­do qualcuno di ben definito, basterà la forma col­let­ti­va di cortesia “Gentili Signore e Signori” o in al­ter­na­ti­va “A chi di com­pe­ten­za”. Tuttavia, se i de­sti­na­ta­ri sono noti si pone la questione dell’ordine in cui devono apparire nell’in­te­sta­zio­ne. In generale, vale la regola che le persone ge­rar­chi­ca­men­te superiori vanno nominate per prime. Se però si trovano tutte allo stesso livello, allora ricorri al classico e neutrale ordine al­fa­be­ti­co.

Cosa fare quando non sai se ti stai ri­vol­gen­do a una donna o a un uomo?

A volte si conosce solamente il cognome della persona di contatto oppure il nome di battesimo non è chia­ra­men­te at­tri­bui­bi­le a un genere piuttosto che a un altro. A quel punto è ne­ces­sa­rio attivare l’intuito da detective, perché sbagliare in­te­sta­zio­ne può far finire la tua e-mail dritta nel di­men­ti­ca­to­io. In questo caso possono venirti in aiuto il sito web aziendale, i social media o le pagine gialle. Se però non c’è modo di venirlo a sapere, con­si­glia­mo di attenerti al generico “Gentili Signore e Signori”.

Quale segno d’in­ter­pun­zio­ne chiude l’in­te­sta­zio­ne?

La migliore soluzione è si­cu­ra­men­te la virgola: in questo modo chiudi la riga, dopodiché vai a capo e aggiungi una riga vuota per poi pro­se­gui­re con la stesura del testo. In ogni caso non è ammesso il punto.

Terzo passaggio: in­tro­du­zio­ne

Prima di iniziare ad af­fron­ta­re la questione, devi trovare un modo adatto per in­tro­dur­re l’argomento. Non di­lun­gar­ti troppo con l’in­tro­du­zio­ne però, del resto né tu né il tuo in­ter­lo­cu­to­re volete perdere tempo. A seconda delle si­tua­zio­ni, ci sono diversi modi di impostare l’in­tro­du­zio­ne della tua e-mail:

  • Con ri­fe­ri­men­to all’in­ser­zio­ne pub­bli­ca­ta sul vostro sito web, vi sot­to­pon­go la mia can­di­da­tu­ra.
  • Ha trascorso delle buone vacanze?
  • La ringrazio per la piacevole con­ver­sa­zio­ne della scorsa settimana.
  • La ringrazio per la celere risposta.
  • Ho molto gradito la Sua pre­sen­ta­zio­ne su “Come scrivere un’e-mail”!

L’in­tro­du­zio­ne favorisce un at­teg­gia­men­to positivo da parte del de­sti­na­ta­rio. È questo il ruolo delle domande o dei commenti personali. Evita però le formule standard e cerca di adattarti piuttosto alla persona che hai di fronte. Se fai domande sulle vacanze, sulla gua­ri­gio­ne da un periodo di malattia o sul viaggio di ritorno a casa dopo una riunione, dimostri di avere realmente interesse alla vita dell’altra persona. Puoi però servirti dell’in­tro­du­zio­ne per giungere all’argomento, come succede nelle can­di­da­tu­re, e pre­sen­tar­ti o ri­pren­de­re un discorso pre­ce­den­te­men­te af­fron­ta­to.

Quarto passaggio: corpo dell’e-mail

Dopo la parte in­tro­dut­ti­va, si passa al com­po­ni­men­to dell’e-mail vera e propria: ora hai il compito di co­mu­ni­ca­re i contenuti in maniera compatta e ben strut­tu­ra­ta. Tieni sempre conto che le lettrici e i lettori devono com­pren­de­re le in­for­ma­zio­ni in maniera veloce, ma so­prat­tut­to corretta. A questo scopo ci sono alcune regole che devi ri­spet­ta­re:

  • Frasi brevi: utilizza frasi semplici, riducendo all’es­sen­zia­le le su­bor­di­na­te o evitando co­stru­zio­ni troppo complesse, che finiscono solo per di­stur­ba­re il flusso della lettura.
  • Grassetto e corsivo: grazie a delle evi­den­zia­zio­ni visive, le lettrici e i lettori sono in grado di trovare più ve­lo­ce­men­te i dati e i fatti più im­por­tan­ti. Regola non scritta: non più di un elemento evi­den­zia­to a paragrafo.
  • Paragrafi strut­tu­ra­ti: la ri­par­ti­zio­ne in paragrafi dà una struttura al testo. Imposta la tua e-mail in modo tale che sia più facile ri­co­no­sce­re le con­nes­sio­ni logiche. In generale, pianifica di scrivere tre frasi per paragrafo.
  • Elenchi: grazie agli elenchi, riesci a pre­sen­ta­re dati e fatti in maniera compatta. I dati di una riunione, i costi per il progetto in corso, i membri del prossimo viaggio di lavoro: le in­for­ma­zio­ni più im­por­tan­ti devono essere ri­co­no­sci­bi­li a prima vista, anche a una seconda apertura dell’e-mail.
  • Parole semplici: non com­pli­ca­re le cose inu­til­men­te. Usa parole semplici che tutti e tutte possano capire. Se miri a pre­sen­tar­ti come esperto in un de­ter­mi­na­to argomento, sono ov­via­men­te con­sen­ti­ti termini specifici e set­to­ria­li.
  • Messaggi positivi: usa un lin­guag­gio positivo. So­prat­tut­to se stai scrivendo un’e-mail con delle critiche, è im­por­tan­te restare co­strut­ti­vi. Evita di usare un tono au­to­ri­ta­rio e af­fer­ma­zio­ni negative nel testo.
Consiglio

Per comporre un testo ben strut­tu­ra­to, non devi pensare alla sua or­ga­niz­za­zio­ne solo mentre stai scrivendo l’e-mail. Preparati già prima pensando a quali punti vorresti inserire e quale sia l’ordine più logico da seguire. Evita il più possibile le ab­bre­via­zio­ni, che po­treb­be­ro non essere note a tutte le persone.

Quinto passaggio: formula di chiusura

Per scrivere cor­ret­ta­men­te un’e-mail, devi chiudere il messaggio con una degna con­clu­sio­ne. Serviti della chiusura per inserirvi una richiesta di azione oppure per prendere congedo dal de­sti­na­ta­rio la­scian­do­gli una sen­sa­zio­ne positiva:

  • In caso di domande sono rag­giun­gi­bi­le in qualsiasi momento al telefono o via e-mail.
  • Sono felice di fare presto la Sua co­no­scen­za.
  • Può trovare ulteriori in­for­ma­zio­ni anche sul nostro/mio sito web.
  • Mi farebbe molto piacere avere presto Sue notizie.
  • Le auguro un fine settimana ri­las­san­te.
N.B.

La formula “La ringrazio an­ti­ci­pa­ta­men­te per la Sua risposta” è molto popolare nei messaggi di posta elet­tro­ni­ca. Tuttavia, è sempre più motivo di fastidio, poiché come mittente ci si aspetta un’azione che il de­sti­na­ta­rio non ha ancora ef­fet­ti­va­men­te approvato. Per evitare malintesi, tenta dunque di trovare un modo al­ter­na­ti­vo di invitare il lettore a darti una risposta.

Sesto passaggio: saluto

La formula di congedo alla fine è tanto im­por­tan­te quanto lo è il saluto iniziale. Ancora una volta il congedo ti serve per esprimere la con­si­de­ra­zio­ne che hai verso chi legge. L’im­pe­ra­ti­vo anche in questo caso è: mostrati ami­che­vo­le e cortese, ma senza esagerare. Al giorno d’oggi nessuno usa più grandi riverenze o umili saluti nelle e-mail com­mer­cia­li. Al contrario, il classico “Cordiali saluti” è la variante più sicura, ma non sempre la migliore; infatti, rischia di suonare standard. Piuttosto dai spazio alla tua crea­ti­vi­tà e per­so­na­liz­za il tuo congedo, così da lasciare un’im­pres­sio­ne molto più positiva. Ad esempio, puoi uti­liz­za­re:

  • Cari saluti
  • Saluti dalla capitale
  • Un cordiale saluto da Milano
  • Buon inizio di settimana
  • Le auguro una piacevole vacanza

Al contrario di quanto si possa co­mu­ne­men­te pensare, il saluto non va separato dalla firma con una virgola. La riga si conclude infatti senza bisogno di alcun segno di in­ter­pun­zio­ne; segue poi una riga vuota e infine il nome del mittente oppure di­ret­ta­men­te la sua firma. Desideri integrare il tuo saluto in una frase? Anche in questo caso devi ri­nun­cia­re ai segni di in­ter­pun­zio­ne; inserisci una riga vuota tra inizio della frase e saluto, come ad esempio:

  • In attesa di co­no­scer­la Le invio
  • Un cordiale saluto a Lei
  • Carlo Rossi

Settimo passaggio: firma

La firma si trova alla fine dell’e-mail, pensata per fornire in­for­ma­zio­ni di contatto più precise sul mittente. Non c’è quindi più spazio per proverbi e aforismi. Il nostro articolo “Come creare una firma corretta per le e-mail” spiega quali sono i dettagli da inserire e come il contenuto della firma dif­fe­ri­sce nei messaggi aziendali e privati.

N.B.

PS: il postscrip­tum fa parte di un’epoca in cui le lettere si scri­ve­va­no ancora a mano. Siccome hai la pos­si­bi­li­tà di mo­di­fi­ca­re l’e-mail in qualsiasi momento prima di inviarla, nella co­mu­ni­ca­zio­ne digitale è bene evitarlo.

Ottavo passaggio: allegati

Invia un allegato solamente se espli­ci­ta­men­te richiesto o ne­ces­sa­rio e tenta di mantenere la di­men­sio­ne del file pos­si­bil­men­te ridotta. Lo spazio di ar­chi­via­zio­ne delle caselle di posta elet­tro­ni­ca è limitato e a ciò si aggiunge anche il fatto che molte persone leggono i messaggi mentre sono in giro e la tra­smis­sio­ne di dati mobili non consente quasi (oppure solo molto len­ta­men­te) il download di allegati pesanti.

Perciò, limitati a una di­men­sio­ne totale di 5 MB per gli allegati; tutto ciò che supera questo limite, devi inviarlo solo previo accordo con il de­sti­na­ta­rio oppure tramite un link a un archivio di dati esterno, sul quale i file vengono messi a di­spo­si­zio­ne per la vi­sua­liz­za­zio­ne online o il download.

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Esempio di e-mail pro­fes­sio­na­le

Nel seguente esempio sono contenuti tutti gli elementi ai quali devi fare at­ten­zio­ne quando scrivi un’e-mail formale. Per ulteriori sug­ge­ri­men­ti e trucchi, dai un’occhiata all’articolo dedicato ai fac-simile di e-mail aziendali.

Oggetto: Invito al workshop XYZ del 24 giugno 2024

Egregia Prof.ssa Pignatti,

La ringrazio per la piacevole con­ver­sa­zio­ne molto in­for­ma­ti­va della scorsa settimana.

Come già accennato, abbiamo or­ga­niz­za­to un workshop relativo all’argomento discusso. Dato che ora è stata stabilita la data de­fi­ni­ti­va, vorrei cogliere l’occasione per invitarla a par­te­ci­pa­re all’evento.

  • 24 giugno 2024
  • Dalle 10 alle 16
  • Sala riunioni grande presso la nostra sede

Per ora è prevista la par­te­ci­pa­zio­ne di28 persone. I costi per il vitto sono a nostro carico.

Con piacere vorremmo offrirle l’op­por­tu­ni­tà di fare un in­ter­ven­to. Se in­te­res­sa­ta, mi faccia sapere il prima possibile.

Sarei lieto di rivederla in occasione di questo ap­pun­ta­men­to.

Un cordiale saluto da Roma

Piero Fabbri

Risorse umane

Esempio s.r.l.

Via Leonardo Da Vinci 123

00127 Roma

Telefono: +39 (0) 60 123456

Fax: +39 (0) 60 876543

E-mail:fabbri@esempiosrl.it

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P.IVA: 012345678901

Cosa è stato fatto cor­ret­ta­men­te in questa e-mail?

  • L’oggetto è breve e diretto.
  • La formula di apertura cor­ri­spon­de alle cir­co­stan­ze e il titolo pro­fes­sio­na­le della de­sti­na­ta­ria appare nel saluto.
  • Nell’in­tro­du­zio­ne si rimanda ami­che­vol­men­te alla con­ver­sa­zio­ne pre­ce­den­te­men­te avvenuta.
  • Il corpo del messaggio è composto da diversi paragrafi e contiene un elenco con i dati fon­da­men­ta­li.
  • Alla fine è stata inclusa una richiesta di azione.
  • La formula di chiusura finale è ami­che­vo­le e per­so­na­liz­za­ta.
  • La firma è completa e contiene tutte le in­for­ma­zio­ni di contatto ne­ces­sa­rie.
  • Non c’è alcun allegato superfluo.
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Come scrivere cor­ret­ta­men­te un’e-mail: cosa è ammesso e cosa no?

Scorretto Corretto
Errori di battitura: gli errori or­to­gra­fi­ci e di battitura fanno una cattiva im­pres­sio­ne. I de­sti­na­ta­ri po­treb­be­ro pensare che l’e-mail non è stata scritta con la cura ne­ces­sa­ria. Attenta rilettura: prima di inviare l’e-mail, rileggila at­ten­ta­men­te per in­di­vi­dua­re e cor­reg­ge­re eventuali errori.
Formula di apertura sbagliata: se non scrivi cor­ret­ta­men­te il nome, il genere o se ti di­men­ti­chi il titolo pro­fes­sio­na­le del de­sti­na­ta­rio, potresti in­fa­sti­di­re la con­tro­par­te ancora prima che sia giunta al contenuto vero e proprio. Formula di apertura completa: prima di scrivere un’e-mail, verifica se i tuoi in­ter­lo­cu­to­ri pos­seg­ga­no o meno un titolo pro­fes­sio­na­le che dovrebbe essere inserito nell’in­te­sta­zio­ne.
Di­men­ti­ca­re l’allegato: hai cliccato troppo in fretta su “Invia”? Se accenni a un allegato, ma di­men­ti­chi di inserirlo nel messaggio, dovrai scrivere una seconda e-mail. Ve­ri­fi­ca­re l’allegato: prima di premere Invio, verifica di aver allegato la versione più recente del documento.
Tono emotivo: negli scambi di e-mail possono spesso crearsi dei frain­ten­di­men­ti. Infatti, un lin­guag­gio emotivo può presto portare a tensioni. Tono neutro: nelle e-mail pro­fes­sio­na­li un tono neutro o ami­che­vo­le è la scelta giusta. Così i de­sti­na­ta­ri ac­co­glie­ran­no con piacere le in­for­ma­zio­ni contenute nel messaggio.
Periodi complessi: co­stru­zio­ni complesse provocano con­fu­sio­ne; infatti, sussiste il rischio che le in­for­ma­zio­ni vengano comprese male o tra­scu­ra­te ac­ci­den­tal­men­te. Brevità e con­ci­sio­ne: cerca di uti­liz­za­re di­chia­ra­zio­ni chiare e semplici. I fatti possono essere pre­sen­ta­ti anche at­tra­ver­so delle liste, così sono più facili da recepire.
Ab­bre­via­zio­ni: usando le ab­bre­via­zio­ni si rischia che lettrici e lettori ti frain­ten­da­no o non ti capiscano. I de­sti­na­ta­ri devono quindi trovare la soluzione da soli oppure fare un lavoro di ricerca. In caso di dubbi, po­treb­be­ro persino decidere di ignorare di­ret­ta­men­te l’e-mail. Scrivere tutto per intero: i mittenti devono sempre con­cen­trar­si sulla scrittura. Se rinunci alle ab­bre­via­zio­ni hai più lavoro da fare, ma in questo modo lettrici e lettori riu­sci­ran­no a com­pren­de­re molto meglio le in­for­ma­zio­ni.
Ironia: intendere una cosa e scriverne un’altra è un tipo di co­mu­ni­ca­zio­ne che non si adatta par­ti­co­lar­men­te bene al mezzo del messaggio elet­tro­ni­co. Infatti, l’ironia può essere presto fraintesa nel lin­guag­gio scritto. Dritti al punto: scrivi le cose come stanno. Di solito, l’umorismo non è ben visto nelle e-mail di lavoro.
Emoticon: emoji, emoticon e smiley possono forse aiutare a rendere meglio l’idea del tuo umore, tuttavia risultano ben poco pro­fes­sio­na­li. Mostrarsi ami­che­vo­li: per tra­smet­te­re po­si­ti­vi­tà in un’e-mail, non servono dei pit­to­gram­mi. Sono, invece, le con­si­de­ra­zio­ni e le domande ami­che­vo­li a mostrare rispetto nei confronti del de­sti­na­ta­rio.
For­mat­ta­zio­ne sbagliata: una cattiva for­mat­ta­zio­ne del testo non rende la lettura certo di­ver­ten­te. Una struttura poco chiara senza paragrafi né in­ter­ru­zio­ni di riga può provocare enorme fastidio, so­prat­tut­to sullo schermo di uno smart­pho­ne. Layout chiaro: se opti per una buona or­ga­niz­za­zio­ne del testo, sem­pli­fi­ca alle lettrici e ai lettori la ricezione delle in­for­ma­zio­ni. Del resto, chi riesce a orien­tar­si senza problemi in un testo può con­cen­trar­si meglio sui suoi contenuti.
Lunghezza esagerata: se alla fine di un’e-mail non si sa più cosa è stato scritto all’inizio, allora c’è un problema. So­prat­tut­to nella routine la­vo­ra­ti­va manca spesso il tempo per rileggere le e-mail. Con­cen­trar­si sull’es­sen­zia­le: alcune tematiche ne­ces­si­ta­no di spie­ga­zio­ni più lunghe. Tenta comunque di con­cen­trar­ti sull’es­sen­zia­le, anche quando si tratta di argomenti complessi. Così facendo l’argomento trattato risulterà più chiaro anche a te.
E-mail superflue: chi deve co­stan­te­men­te ve­ri­fi­ca­re la rilevanza delle e-mail in entrata non ha tempo per leggere nel dettaglio i contenuti veramente im­por­tan­ti. Te­le­fo­na­te e confronto personale: de­ter­mi­na­te cir­co­stan­ze si chia­ri­sco­no molto più ve­lo­ce­men­te con una te­le­fo­na­ta. I risultati della con­ver­sa­zio­ne te­le­fo­ni­ca possono poi essere riassunti in un’e-mail.
Ignorare le dif­fe­ren­ze culturali: non in tutti gli ambienti culturali regnano le stesse norme di com­por­ta­men­to. Per esempio la sintesi, tanto ricercata in Occidente, in Giappone sarebbe vista come com­ple­ta­men­te fuori luogo. Agire a livello in­ter­na­zio­na­le: quando componi un’e-mail adattati sempre al tuo in­ter­lo­cu­to­re. Ponendolo al centro dell’at­ten­zio­ne sarai in grado di reagire cor­ret­ta­men­te alle sue norme di com­por­ta­men­to e ti as­si­cu­re­rai che le tue e-mail formali vengano accolte po­si­ti­va­men­te.
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