Un clic ac­ci­den­ta­le e l’e-mail è già inviata ai colleghi e alle colleghe in­com­ple­ta o senza allegato. Una si­tua­zio­ne fa­sti­dio­sa, ma non ir­ri­me­dia­bi­le per gli utenti di Microsoft Outlook. Infatti, il client di posta elet­tro­ni­ca offre una funzione di richiamo per i messaggi. Di seguito ti sveliamo come funziona e quali requisiti devono essere sod­di­sfat­ti per annullare cor­ret­ta­men­te un’e-mail.

Guida rapida: annullare un’e-mail inviata con Outlook

  • Apri l’e-mail inviata che desideri ri­chia­ma­re in una nuova finestra.
  • Clicca su “Azioni > Richiama il messaggio…”
  • Seleziona una delle due opzioni di richiamo.
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Pre­re­qui­si­ti per annullare un’e-mail inviata con Outlook

Le e-mail che vengono inviate con Microsoft Outlook si possono eliminare dalla casella del de­sti­na­ta­rio o so­sti­tui­re con una nuova e-mail a con­di­zio­ne che:

  1. Il client di posta elet­tro­ni­ca del mittente e del de­sti­na­ta­rio siano connessi con un server Microsoft Exchange.
  2. Il messaggio sia stato inviato con l’app Outlook Desktop o Microsoft 365 all’interno della stessa or­ga­niz­za­zio­ne.
  3. Il de­sti­na­ta­rio non abbia ancora aperto l’e-mail.

Se tutte e tre le con­di­zio­ni sono sod­di­sfat­te, il messaggio si può annullare.

N.B.

Se non di­ver­sa­men­te indicato, le seguenti istru­zio­ni si ri­fe­ri­sco­no a Microsoft 365 e alle versioni di Outlook 2021, 2019 e 2016. Nelle versioni pre­ce­den­ti, alcuni passaggi po­treb­be­ro essere diversi.

Annullare un’e-mail su Outlook

Per annullare un’e-mail appena inviata con Outlook, procedi come spiegato di seguito.

Primo passaggio: clicca sulla cartella “Posta inviata” che trovi sul lato sinistro della finestra di Outlook.

Immagine: La cartella “Posta inviata” su Outlook
Nella cartella “Posta inviata” vengono salvati au­to­ma­ti­ca­men­te tutti i messaggi inviati con Outlook.

Secondo passaggio: seleziona l’e-mail che desideri ri­chia­ma­re da Outlook e aprila in una nuova finestra con un doppio clic.

Terzo passaggio: clicca sul pulsante “Azioni” e seleziona l’opzione “Richiama il messaggio…” dal menu a tendina.

Immagine: La funzione “Richiama il messaggio…”
Trovi il pulsante “Azioni” nel menu “Messaggio”.
N.B.

Se l’opzione “Richiama il messaggio…” non viene vi­sua­liz­za­ta, è pro­ba­bil­men­te dovuto al fatto che non utilizzi un account Exchange o che la funzione di richiamo è stata di­sat­ti­va­ta dall’am­mi­ni­stra­to­re del server Exchange.

Quarto passaggio: scegli una tra le due opzioni di­spo­ni­bi­li:

  • Eliminare le copie non lette del messaggio
  • Eliminare le copie non lette e so­sti­tuir­le con un nuovo messaggio

Poi decidi se desideri informare il de­sti­na­ta­rio del messaggio sull’esito del richiamo.

Immagine: Menu di scelta dell’opzione di richiamo
Se desideri informare il de­sti­na­ta­rio del messaggio sull’esito dell’ope­ra­zio­ne, metti un segno di spunta su “Indica l’esito del richiamo per ciascun de­sti­na­ta­rio”.

Conferma la scelta con un clic su “OK”.

Consiglio

È sempre fa­sti­dio­so quando un’e-mail è scritta male o risulta ad­di­rit­tu­ra inutile. Se desideri dare un’im­pres­sio­ne pro­fes­sio­na­le nella co­mu­ni­ca­zio­ne su internet, devi seguire alcune regole. Ti mostriamo come scrivere le e-mail com­mer­cia­li cor­ret­ta­men­te.

Come pro­lun­ga­re il periodo di richiamo?

In linea di principio, il successo del richiamo dipende dai pre­re­qui­si­ti men­zio­na­ti sopra, non dal tempo trascorso. Tuttavia, è possibile impostare il client di Outlook in modo che i messaggi in uscita vengano inviati solo dopo un certo periodo di tempo. In questo modo è possibile, ad esempio, annullare i messaggi inviati da meno di 10 minuti. La con­fi­gu­ra­zio­ne di questa im­po­sta­zio­ne avviene come segue.

  1. Clicca su “File” > “Gestisci regole e avvisi”.
  2. Fai clic su “Nuova regola” nella scheda “Regole posta elet­tro­ni­ca”.
  3. Seleziona l’opzione “Applica regola ai messaggi inviati” e fai clic su “Avanti”.
Immagine: Creazione guidata Regole: opzione Applica regola ai messaggi inviati
Qui puoi stabilire a quali messaggi applicare la regola.
  1. Se desideri ritardare solo l’invio di alcuni messaggi, hai la pos­si­bi­li­tà di impostare le con­di­zio­ni nella finestra di dialogo suc­ces­si­va. Fai nuo­va­men­te clic su “Avanti”.
  2. Nella finestra di dialogo suc­ces­si­va, spunta l’opzione “Ritarda recapito di alcuni minuti”. Nel secondo campo sot­to­stan­te, fai clic su “alcuni” per impostare i minuti di ritardo de­si­de­ra­ti.
Immagine: Creazione guidata Regole: ritarda recapito di alcuni minuti
Qui sta­bi­li­sci di quanti minuti vuoi ritardare il messaggio.
  1. Clicca due volte su “Avanti” e poi su “Fine”.
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As­si­cu­rar­si che l’an­nul­la­men­to del messaggio inviato è andato a buon fine

La pos­si­bi­li­tà di so­sti­tui­re fa­cil­men­te un messaggio già inviato con uno nuovo dipende non solo dai pre­re­qui­si­ti sopra elencati, ma anche dalle im­po­sta­zio­ni di Outlook della persona che riceve il messaggio.

Come scoprire se il richiamo è avvenuto cor­ret­ta­men­te?

Outlook ti informa in ogni caso per e-mail sull’esito dell’ope­ra­zio­ne. Se hai attivato la funzione cor­ri­spon­den­te, anche il de­sti­na­ta­rio del messaggio viene informato del richiamo. Clicca nell’e-mail sul link “View Message Recall Report” per vi­sua­liz­za­re l’esito del richiamo.

Richiamo non andato a buon fine

Immagine: Relazione sullo stato di un richiamo non andato a buon fine
La relazione sullo stato di Richiamo messaggio contiene le seguenti in­for­ma­zio­ni: de­sti­na­ta­rio, oggetto, ora e data dell’invio, oltre che l’esito del tentativo di richiamo.

Richiamo andato a buon fine

Immagine: Relazione sullo stato di un richiamo andato a buon fine
Se ricevi una relazione sullo stato di Richiamo messaggio con esito positivo, puoi presumere che il messaggio inviato per sbaglio sia stato eliminato o so­sti­tui­to da un messaggio inviato suc­ces­si­va­men­te.

Il richiamo non è andato a buon fine? Possibili motivi

Di seguito sono elencati alcuni scenari in cui l’an­nul­la­men­to del messaggio inviato con Outlook non è riuscito.

La funzione “Elabora au­to­ma­ti­ca­men­te le con­vo­ca­zio­ni di riunioni e le risposte a con­vo­ca­zio­ni e sondaggi” non è attivata

La funzione “Elabora au­to­ma­ti­ca­men­te le con­vo­ca­zio­ni di riunioni e le risposte a con­vo­ca­zio­ni e sondaggi” è attivata pe im­po­sta­zio­ne pre­de­fi­ni­ta. Tuttavia, se il de­sti­na­ta­rio l’ha di­sat­ti­va­ta, viene salvato sia il messaggio ori­gi­na­rio che quello di richiamo dell’e-mail nella posta in arrivo del de­sti­na­ta­rio. L’an­nul­la­men­to del messaggio inviato andrà a buon fine solo se l’utente apre prima il messaggio di richiamo. Al­tri­men­ti, entrambi i messaggi ri­mar­ran­no nella posta in arrivo.

Una regola della posta in arrivo sposta l’e-mail ori­gi­na­ria in un’altra cartella.

Se il de­sti­na­ta­rio ha definito una regola per la quale il messaggio ori­gi­na­rio e l’e-mail di richiamo vengono situate in diverse cartelle, il richiamo non avrà esito positivo. Se entrambe le e-mail sono ar­chi­via­te nella stessa cartella, il successo del richiamo dipende ancora una volta da quale e-mail viene aperta per prima.

Consiglio

Se il richiamo di un messaggio erroneo o in­com­ple­to non è più possibile, il con­trat­tem­po si può risolvere inviando un’e-mail subito dopo. Scusati e invia i contenuti mancanti. Trovi altri consigli per una co­mu­ni­ca­zio­ne internet pro­fes­sio­na­le nel nostro galateo delle e-mail.

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