Creare regole Gmail e usare i filtri Gmail in modo mirato

Tenete sotto controllo la vostra casella di posta: filtrate in modo mirato le e-mail in arrivo in base a mittente, oggetto, di­men­sio­ne e altri criteri e impostate regole au­to­ma­ti­che in Gmail (ex Google Mail), che spe­ci­fi­ca­no cosa dovrebbe accadere a queste e-mail filtrate. Qui potete scoprire come creare, mo­di­fi­ca­re ed eliminare filtri e regole di Gmail.

1. Aprite il menu accanto al campo di ricerca nella vostra casella di posta.
2. Inserite uno o più criteri di ricerca e fate clic su “Crea filtro”.
3. Spe­ci­fi­ca­te cosa dovrebbe succedere alle e-mail filtrate.
4. Con­fer­ma­te la selezione cliccando su “Crea filtro”.

Le regole di Gmail fun­zio­na­no in modo simile alle regole di altri noti programmi di posta elet­tro­ni­ca, come Outlook: inserite uno o più criteri, in base ai quali le e-mail devono essere se­le­zio­na­te o filtrate e quindi spe­ci­fi­ca­te cosa fare di questa selezione. In al­ter­na­ti­va è possibile se­le­zio­na­re un’e-mail che fungerà da modello per un filtro. Qui di seguito vi spie­ghia­mo entrambe le pos­si­bi­li­tà.

Questi filtri e regole di Gmail possono essere par­ti­co­lar­men­te utili quando c’è un volume molto elevato di e-mail, poiché le e-mail di sistema o le new­slet­ter meno im­por­tan­ti, ad esempio, ver­reb­be­ro ordinate au­to­ma­ti­ca­men­te in sot­to­car­tel­le (o nelle etichette di Gmail). Le regole di Gmail non vengono applicate solo agli oggetti nuovi ma anche agli oggetti presenti nella posta in arrivo, in modo che possiate ripulire la vostra posta in arrivo anche in seguito.

Quarto passaggio: si apre il menu con le opzioni di ricerca, descritto sopra nelle prime istru­zio­ni, al secondo passaggio. Il mittente del messaggio è impostato come filtro (preceduto dall’operatore di ricerca Gmail “Da:”).

Quinto passaggio: con­fer­ma­te questa im­po­sta­zio­ne e/o se­le­zio­na­te altri o ulteriori criteri di ricerca, prima di con­fer­ma­re la selezione tramite “Crea filtro”. Questo e gli altri passaggi sono descritti nelle istru­zio­ni pre­ce­den­ti, a partire dal terzo passaggio.

A dif­fe­ren­za di Outlook e di molti altri programmi di posta elet­tro­ni­ca, Gmail non dispone di cartelle da uti­liz­za­re per ordinare le e-mail, ma delle co­sid­det­te etichette. È possibile assegnare tutte le etichette e le sotto-etichette che si desidera (il che si traduce so­stan­zial­men­te in una struttura a cartelle) e at­tri­buir­le alle e-mail. È inoltre possibile assegnare più etichette a una singola e-mail.

La dif­fe­ren­za più im­por­tan­te tra una cartella e un’etichetta è che le etichette non duplicano il contenuto, ciò significa che, anche se vengono assegnate più etichette, l’e-mail verrà vi­sua­liz­za­ta solo una volta nella vostra posta in arrivo. Se eliminate un’e-mail, verrà eliminata com­ple­ta­men­te anche da tutte le etichette. In una struttura a cartelle classica può (ma non deve) essere diverso: in de­ter­mi­na­te cir­co­stan­ze, in ogni cartella viene me­mo­riz­za­ta una copia separata dell’e-mail.