Come eseguire il backup di Outlook per pro­teg­ge­re i tuoi dati

Outlook combina numerose funzioni in un’in­ter­fac­cia di facile com­pren­sio­ne. Tuttavia, la sin­cro­niz­za­zio­ne e il col­le­ga­men­to in rete dei dati comporta il rischio di perdita in caso di errori software o hardware. È quindi fon­da­men­ta­le per gli utenti eseguire il backup di dati aziendali im­por­tan­ti e messaggi di posta elet­tro­ni­ca di Outlook. In questa guida ti spie­ghia­mo come creare un backup di Outlook.

Come vengono gestite le e-mail su Outlook?

Per capire come pro­teg­ge­re i tuoi dati utente di Outlook, è ne­ces­sa­rio sapere come questi vengono gestiti dal programma. Esistono due diversi tipi di account di Outlook:

• Account POP di Outlook (incluso POP3): i dati originali di Outlook vengono scaricati dal server e me­mo­riz­za­ti sul disco rigido in locale in formato PST.
• Account Exchange, IMAP, Outlook 365 o Outlook.com: i dati vengono me­mo­riz­za­ti solo tem­po­ra­nea­men­te in locale, in formato OST. I dati originali rimangono sul server.

Qual è la dif­fe­ren­za tra i due tipi di file di Outlook, PST e OST?

• File PST: PST sta per Personal Storage. Questo formato di file di Outlook funziona come un con­te­ni­to­re di dati e può essere usato e aperto solo tramite un account Outlook. I dati personali e sin­cro­niz­za­ti dell’utente sono ordinati in cartelle, poi scaricati dal server e me­mo­riz­za­ti in locale in formato PST. Un primo file PST viene creato au­to­ma­ti­ca­men­te quando si imposta un account POP di Outlook. Tuttavia, i file PST possono anche essere salvati sia au­to­ma­ti­ca­men­te che ma­nual­men­te, ed è anche possibile dividerli, ad esempio per separare le e-mail personali da quelle aziendali. Il vantaggio del formato PST è che i file possono rag­giun­ge­re delle di­men­sio­ni fino a 50 GB, il che significa che è possibile ar­chi­via­re e-mail in Outlook di grandi di­men­sio­ni.
• File OST: OST indica i file offline di Outlook. Come il nome lascia intuire, questi sono file offline, me­mo­riz­za­ti solo tem­po­ra­nea­men­te in locale. I file originali rimangono sul server Exchange, di modo che vengano au­to­ma­ti­ca­men­te me­mo­riz­za­ti come backup di Outlook. Se si apportano modifiche ai file OST locali, Outlook li sin­cro­niz­ze­rà au­to­ma­ti­ca­men­te al prossimo accesso. Il vantaggio del formato OST è che permette l’accesso ai tuoi dati anche se sei offline. Fino a Outlook 2010, il programma uti­liz­za­va il formato PST per i file tem­po­ra­nei. A partire da Outlook 2013, il formato OST è diventato quello standard.

Guida rapida: come fare il backup di Outlook

Primo passaggio: su Outlook vai su “File” > “Apri ed esporta” > “Importa/esporta”.

Secondo passaggio: nella procedura guidata di im­por­ta­zio­ne/espor­ta­zio­ne, fai clic su “Esporta in un file”.

Terzo passaggio: ora seleziona “File di dati di Outlook (pst)” e fai clic su “Avanti”.

Quarto passaggio: specifica i file o le cartelle che desideri esportare. Per esportare anche le sot­to­car­tel­le, seleziona “Includi sot­to­car­tel­le”.

Quinto passaggio: determina la posizione di ar­chi­via­zio­ne del backup di Outlook ed evita gli elementi duplicati dei file di backup se­le­zio­nan­do “So­sti­tui­sci i duplicati con gli elementi esportati”. Completa il processo con “Fine”.

Che tipo di dati è possibile salvare su un backup di Outlook?

I backup dei dati di Outlook sono sempre creati in formato PST, un formato proprio di Microsoft, uti­liz­za­to dal programma per importare ed esportare dati. Quando si crea un backup di Outlook, è possibile includere e-mail, contatti e indirizzi, dati del ca­len­da­rio, voci del diario e anche varie im­po­sta­zio­ni, quali categorie e filtri. L’espor­ta­zio­ne di un file PST ha due scopi: fornire una copia locale dei tuoi dati e fa­ci­li­ta­re l’im­por­ta­zio­ne di dati e contatti di Outlook, in modo da tra­sfe­ri­re le tue im­po­sta­zio­ni se cambi di­spo­si­ti­vo o account.

Come eseguire il backup di Outlook: una guida

Il modo più veloce per eseguire il backup delle e-mail e dei dati di Outlook è quello di esportare un file PST e salvarlo sul computer o su un di­spo­si­ti­vo di ar­chi­via­zio­ne esterno.

Primo passaggio: apri la scheda “File” di Outlook e seleziona “Apri ed esporta”. A questo punto fa clic su “Importa/esporta”.

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Secondo passaggio: nella procedura guidata di im­por­ta­zio­ne ed espor­ta­zio­ne, seleziona la voce “Esporta in un file” e fai clic su “Avanti”.

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Terzo passaggio: nella finestra suc­ces­si­va ti verrà chiesto di scegliere il tipo di file de­si­de­ra­to per il backup di Outlook. Seleziona “File di dati di Outlook (pst)”.

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Quarto passaggio: ora non rimane che scegliere quali dati esportare. In questo esempio, eseguiamo il backup della cartella “Ca­len­da­rio”. Ricorda di se­le­zio­na­re la voce “Includi sot­to­car­tel­le”, di modo che il backup includa anche tutte le sot­to­car­tel­le. A questo punto, fai clic su “Avanti”.

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Quinto passaggio: infine, scegli dove desideri salvare il file di backup. Questo può essere salvato in una cartella locale, un hard disk esterno o una chiavetta USB. Per i dati im­por­tan­ti, conviene, se possibile, salvare dei backup identici su più di­spo­si­ti­vi di ar­chi­via­zio­ne. Inoltre, se crei re­go­lar­men­te dei backup di dati di Outlook, in questo passaggio è possibile se­le­zio­na­re l’opzione “So­sti­tui­sci i duplicati con gli elementi esportati” per evitare file duplicati. Fai clic su “Fine” per con­clu­de­re e uscire dalla procedura guidata.

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Backup delle e-mail e dei dati di Outlook sul cloud

Oltre a creare un backup in formato PST, è anche possibile salvare alcuni dei tuoi dati utente uti­liz­zan­do una soluzione di ar­chi­via­zio­ne cloud. In questo modo potrai accedere ai tuoi dati in modo sicuro in qualsiasi momento e da qualsiasi di­spo­si­ti­vo. Il backup dei dati aziendali è una parte fon­da­men­ta­le dell’ar­chi­via­zio­ne digitale. In questo modo or­ga­niz­ze­rai compiti e contatti, ridurrai la quantità di carta uti­liz­za­ta e limiterai il rischio di perdita di dati.