Cos’è Microsoft Exchange Server?

In molte aziende i processi di lavoro interni si basano su soluzioni groupware che con­sen­to­no una gestione centrale di e-mail, ap­pun­ta­men­ti, contatti e compiti. Microsoft mette a di­spo­si­zio­ne un software standard con relative funzioni per sistemi server basati su Windows: Exchange Server. Il suo software di col­la­bo­ra­zio­ne è di­spo­ni­bi­le in due versioni con una gamma graduata di funzioni e richiede l’ac­qui­si­zio­ne di licenze a pagamento. Le aziende hanno la pos­si­bi­li­tà di uti­liz­za­re la soluzione groupware hostata su un cloud o come software on premises nei propri centri di ela­bo­ra­zio­ne dati. Vi offriamo una pa­no­ra­mi­ca del fun­zio­na­men­to di Microsoft Exchange pre­sen­tan­do le ca­rat­te­ri­sti­che del programma e indicando quale modello si adatti mag­gior­men­te alle vostre esigenze.

Potete uti­liz­za­re Microsoft Exchange Server o come Software as a service (in italiano “software come servizio” e ab­bre­via­to in “SaaS”) o come programma in­stal­la­to con licenza sul vostro server.

• On premises: se volete integrare la soluzione groupware di Microsoft nella vostra in­fra­strut­tu­ra IT, avete bisogno di una licenza per il server che vi autorizzi all’in­stal­la­zio­ne del software sul vostro hardware. Inoltre l’utilizzo di Microsoft Exchange pre­sup­po­ne i co­sid­det­ti CAL (Client Access Licenses) che potete assegnare a un di­spo­si­ti­vo di­spo­ni­bi­le per diversi utenti; in al­ter­na­ti­va potete au­to­riz­za­re un de­ter­mi­na­to utente ad accedere all’Exchange Server tramite diversi di­spo­si­ti­vi. È bene osservare che questi CAL non com­pren­do­no il diritto di utilizzo per il client ne­ces­sa­rio.
   
• Exchange Online: nell’ambito del servizio online Microsoft 365 Microsoft offre il groupware anche come servizio cloud. In questo caso Exchange Server non viene gestito sul vostro computer aziendale, ma hostato sul cloud di Microsoft. L’accesso alle fun­zio­na­li­tà del software richiede un ab­bo­na­men­to utente, la co­sid­det­ta User Sub­scrip­tion License (USL), che vi autorizza a uti­liz­za­re Microsoft Exchange Server come SaaS e vi consente inoltre l’uso in parallelo nel vostro centro di ela­bo­ra­zio­ne dati. Pertanto con Exchange Online è possibile rea­liz­za­re anche diverse soluzioni di hosting ibrido.
   
• Hosting per Exchange Server: questa terza opzione vi consente l’utilizzo di tutta la gamma di funzioni di Microsoft Exchange Server ri­vol­gen­do­vi a provider esterni. Di regola si tratta di un provider di web hosting che ha ottenuto le relative licenze per Microsoft, che com­pren­do­no l’utilizzo a pagamento del groupware. In questo modo gli utenti hanno la pos­si­bi­li­tà di uti­liz­za­re le funzioni in­di­spen­sa­bi­li per le loro esigenze.

Quale tipo di utilizzo fa più al caso vostro dipende so­prat­tut­to dal tipo di attività che svolgete. Soluzioni basate su cloud sono pensate so­prat­tut­to per aziende di medie di­men­sio­ni che non di­spon­go­no né di strumenti né del personale adatto per l’in­stal­la­zio­ne e la ma­nu­ten­zio­ne di un’in­fra­strut­tu­ra IT pro­fes­sio­na­le. La messa in atto di misure per la pro­te­zio­ne dei dati e di lunghe procedure di backup ri­chie­do­no un impegno piuttosto elevato. Invece nei grandi centri di ela­bo­ra­zio­ne dati il rispetto degli standard necessari viene as­si­cu­ra­to dai fornitori del servizio.

Un hosting Exchange in ou­tsour­cing ha anche il vantaggio che il volume di servizi richiesti si possono adattare fa­cil­men­te all’attuale si­tua­zio­ne aziendale. Se la vostra azienda cresce im­pre­ve­di­bil­men­te avete la pos­si­bi­li­tà di ottenere indirizzi di posta elet­tro­ni­ca ag­giun­ti­vi senza che dobbiate investire in hardware a pagamento o altre licenze per il server.

L’utilizzo di soluzioni on premises al contrario è pensato per grandi aziende i cui di­par­ti­men­ti IT di­spon­go­no del budget per rea­liz­za­re un’ar­chi­tet­tu­ra Exchange sicura nei propri uffici. Rispetto a opzioni come Exchange Online o l’hosting su un altro provider, l’acquisto di proprie licenze server offre libertà di ampia portata, che abbinano per­fet­ta­men­te le fun­zio­na­li­tà di un server Microsoft Exchange alle esigenze dell’azienda. Inoltre con questo modello di utilizzo mantenete il controllo sui vostri dati. Infatti, con Microsoft Exchange sui vostri computer aziendali, avete sempre tutti i vostri dati nelle vostre mani.

Se decidete di no­leg­gia­re un Server Exchange da un provider, sarà suo compito mettervi a di­spo­si­zio­ne l’hosting inclusivo di as­si­sten­za per l’hardware e per gli ag­gior­na­men­ti. Dovete soltanto in­stal­la­re in locale il client ne­ces­sa­rio (di regola Microsoft Outlook). In al­ter­na­ti­va avete la pos­si­bi­li­tà di uti­liz­za­re l’ap­pli­ca­zio­ne web Outlook on the web integrata nell’Exchange Server per con­sen­ti­re l’accesso dal browser.

Se invece volete con­fi­gu­ra­re l’Exchange Server da soli, questo significa per la vostra azienda un si­gni­fi­ca­ti­vo aumento delle spese di gestione. Requisito per un’in­te­gra­zio­ne di Microsoft Exchange 2016 nel vostro centro di ela­bo­ra­zio­ne dati è l’uso di sistemi operativi Windows Server 2012 o Windows Server 2012 R2. Inoltre la rete deve mettere a di­spo­si­zio­ne il servizio di directory Active Directory di Microsoft, poiché Exchange ha bisogno di quest’ultimo per me­mo­riz­za­re e ri­la­scia­re in­for­ma­zio­ni contenute nella directory per Windows. Per Exchange 2019, tuttavia, sono richiesti anche Windows Server 2019 e almeno la versione 4.7.2. del Framework .NET.

Al­ter­na­ti­ve popolari di Exchange Server con una gamma di fun­zio­na­li­tà simili sono: Open XChange, IBM Notes, Zimbra, Zafara e Scalix.

A ottobre 2018 Microsoft ha in­tro­dot­to la nuova versione di Exchange: la versione 2019 è mi­glio­ra­ta so­prat­tut­to in termini di sicurezza e pre­sta­zio­ni. Ora, ad esempio, Exchange supporta Windows Server Core. L’in­stal­la­zio­ne mi­ni­ma­li­sta del server limita il terreno d’azione agli hacker. Inoltre, in un ambiente così snello gli am­mi­ni­stra­to­ri corrono meno rischi di com­met­te­re errori che i cy­ber­cri­mi­na­li po­treb­be­ro sfruttare a proprio vantaggio. Infine vi è un’altra im­por­tan­te in­no­va­zio­ne in materia di sicurezza: d’ora in poi l’accesso alla gestione di Exchange dal­l'e­ster­no può essere bloccato di­ret­ta­men­te.

Microsoft ha mi­glio­ra­to le pre­sta­zio­ni, ad esempio ot­ti­miz­zan­do no­te­vol­men­te le ricerche. Questo va di pari passo con un failover molto più veloce. In più Microsoft Exchange ora supporta anche un hardware moderno: 256 GB possono essere uti­liz­za­ti come RAM e 48 core di pro­ces­so­re possono essere uti­liz­za­ti in parallelo.

Anche per gli utenti finali sono state in­tro­dot­te nuove funzioni, seppur poche, ma comunque utili. Allo stesso tempo alcune ca­rat­te­ri­sti­che im­por­tan­te per alcune aziende sono andate perdute:

Microsoft Exchange Server è di­spo­ni­bi­le in due versioni: Standard e En­ter­pri­se. Queste si ri­fe­ri­sco­no sia alla licenza per il server sia alla licenza per accesso dal client. Mentre le edizioni della licenza per il server si ri­fe­ri­sco­no alla soluzione groupware, le versioni delle licenze CAL si dif­fe­ren­zia­no per quanto riguarda le fun­zio­na­li­tà.

Con una licenza CAL acquisite una licenza per un de­ter­mi­na­to di­spo­si­ti­vo o un singolo utente. Per poter ac­qui­sta­re una licenza En­ter­pri­se CAL è ne­ces­sa­rio possedere già quella Standard CAL. Mentre le licenze standard sono pensate per piccole imprese, la versione En­ter­pri­se Microsoft si rivolge so­prat­tut­to a grandi aziende.