Quando vai in vacanza, sei in malattia o comunque non puoi o non vuoi essere rag­giun­gi­bi­le via e-mail per un de­ter­mi­na­to lasso di tempo, ha senso impostare una risposta au­to­ma­ti­ca, in modo che chi aspetta una tua risposta sia informato sulla si­tua­zio­ne. Tuttavia, a volte non è subito chiaro come dovrebbe apparire una notifica di assenza. Ti diamo consigli utili sulla struttura e sul contenuto della risposta au­to­ma­ti­ca e ti forniamo alcuni modelli già pronti.

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Cosa contiene una buona risposta au­to­ma­ti­ca?

Ciò che occorre scrivere nel testo di una notifica di assenza dipende for­te­men­te dal contesto. Mentre alcune aziende si aspettano una stesura formale, capita spesso di vedere il testo al­leg­ge­ri­to da elementi più personali.

Che sia formale o personale, la risposta au­to­ma­ti­ca deve sempre essere compatta e contenere solo le in­for­ma­zio­ni più im­por­tan­ti, tra cui:

  • Il periodo in cui sarai assente
  • Quando i tuoi contatti possono aspet­tar­si una risposta
  • Fa­col­ta­ti­va­men­te anche il motivo dell’assenza
  • L’indirizzo e-mail di un collega o di una collega

Di seguito trovi otto modelli che con­ten­go­no tutte le in­for­ma­zio­ni im­por­tan­ti, adatti a diversi gruppi target.

Esempio di risposta au­to­ma­ti­ca in caso di vacanze

Gen­ti­lis­si­mi,

vi ringrazio per la vostra e-mail. Al momento sono in ferie e sarò di nuovo rag­giun­gi­bi­le a partire dal GG/MM/AAAA.

La vostra e-mail non verrà inoltrata e ri­spon­de­rò al mio rientro. Per casi urgenti vi prego di ri­vol­ger­vi al mio collega COLLEGA: collega@esempio.it.

Cordiali saluti,

NOME

Esempio di risposta au­to­ma­ti­ca con co­mu­ni­ca­zio­ne sostituto

Salve,

grazie per il messaggio. Al momento sono in ferie e non ho la pos­si­bi­li­tà di accedere alle e-mail, sarò lieta/o di aiutarla a partire dal GG/MM/AA. Nel frattempo, può ri­vol­ger­si alla mia collega COLLEGA, che mi so­sti­tui­rà. È rag­giun­gi­bi­le via e-mail (collega@esempio.it) o per telefono (XXX-XXX) e ri­spon­de­rà vo­len­tie­ri alle Sue richieste. La ringrazio per la com­pren­sio­ne e Le auguro una buona giornata.

Cordiali saluti,

NOME

Esempio di risposta au­to­ma­ti­ca in caso di malattia

Care colleghe, cari colleghi,

se leggete questo messaggio, è perché sono malato/a. Non vi pre­oc­cu­pa­te: il GG/MM/AAAA dovrei già tornare al lavoro! Nel frattempo, il collega COLLEGA (collega@esempio.it) mi so­sti­tui­rà. In casi urgenti, non esitate a con­tat­tar­lo.

A presto,

NOME

Esempio di risposta au­to­ma­ti­ca per Natale

Gentili clienti,

grazie per il messaggio. Durante il periodo natalizio non sono in ufficio e non con­trol­le­rò le e-mail. Sarò lieta di potervi di nuovo aiutare a partire dal GG/MM/AA.

In casi urgenti non esitate a con­tat­ta­re il mio collega COLLEGA (collega@esempio.it). La vostra e-mail non verrà inoltrata. Vi ringrazio per la com­pren­sio­ne.

In attesa di poter ri­spon­der­vi di nuovo, auguro a voi e ai vostri cari buone feste!

Cor­dial­men­te,

NOME

Oltre a impostare una risposta au­to­ma­ti­ca, ti con­si­glia­mo anche di inviare gli auguri di Natale ai tuoi clienti. Ov­via­men­te, tono e contenuti devono essere adeguati. Ti mostriamo come scrivere cor­ret­ta­men­te gli auguri di Natale aziendali da spedire ai clienti.

Esempio di risposta au­to­ma­ti­ca in inglese

Thank you for your message.

I am currently on vacation with no access to my e-mail. I’ll be back in the office on Monday, DD/MM/YY, and will respond to you as soon as possible.

In the meantime, you can direct any urgent messages towards my colleague COLLEGA (collega@esempio.it). Please be aware that your mail will not be forwarded au­to­ma­ti­cal­ly.

Thank you very much for your un­der­stan­ding.

Best wishes

NOME

Esempio di risposta au­to­ma­ti­ca per maternità

Care colleghe, cari colleghi,

at­tual­men­te sono in maternità. Conto di essere di nuovo a vostra di­spo­si­zio­ne a partire dal GG/MM/AAAA. Nel frattempo, potete con­tat­ta­re il mio collega COLLEGA (collega@esempio.it). Le vostre e-mail non verranno inoltrate.

Vi ringrazio per la com­pren­sio­ne.

A presto,

NOME

Consiglio

Dai un’occhiata al nostro articolo sulla notifica di assenza in caso di congedo parentale, in cui troverai consigli e modelli da uti­liz­za­re, sia in italiano che in inglese.

Esempio di risposta au­to­ma­ti­ca se si lavora part-time

Care colleghe, cari colleghi,

grazie per il vostro messaggio. Tornerò il giorno GG/MM/AAAA e ri­spon­de­rò alle vostre e-mail il prima possibile. Grazie per la com­pren­sio­ne.

Cari saluti,

NOME

Esempio di risposta au­to­ma­ti­ca in caso di li­cen­zia­men­to

Gentili signore, gentili signori,

non lavoro più per la SOCIETÀ dal giorno GG/MM/AAAA e non potrò occuparmi per­so­nal­men­te delle vostre e-mail. Questa e-mail non verrà inoltrata. Il mio suc­ces­so­re SUC­CES­SO­RE (suc­ces­so­re@esempio.it) sarà lieto di aiutarvi.

Cordiali saluti,

NOME

Consiglio

Redigere una notifica di assenza in caso di li­cen­zia­men­to è molto im­por­tan­te. Se non viene co­mu­ni­ca­to cor­ret­ta­men­te ai clienti che non ci sarai più, si possono ve­ri­fi­ca­re errori di co­mu­ni­ca­zio­ne e fru­stra­zio­ne. Leggi il nostro articolo per scoprire altri sug­ge­ri­men­ti e modelli.

Na­tu­ral­men­te, per scrivere una risposta au­to­ma­ti­ca puoi affidarti a modelli ed esempi. Ma come crei la notifica di assenza perfetta?

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I passaggi per creare la risposta au­to­ma­ti­ca perfetta

Titolo

Nel titolo si usa scrivere sem­pli­ce­men­te “notifica di assenza” (in inglese: “out of office message”), in modo che chi la riceve si renda conto im­me­dia­ta­men­te che non sei di­spo­ni­bi­le.

Formule di apertura Inizia la notifica di assenza ri­vol­gen­do­ti a un generico de­sti­na­ta­rio con un saluto, magari rin­gra­zian­do­lo per il messaggio ricevuto o entrambe le cose.

Esempi:

  • Gen­ti­lis­si­mi, …
  • Grazie per il messaggio.
  • Buon­gior­no e grazie per il messaggio.

In­for­ma­zio­ni sulla data di rientro

Nella seconda riga del testo è meglio scrivere subito le in­for­ma­zio­ni più rilevanti: da quando sarai di nuovo rag­giun­gi­bi­le e il motivo dell’assenza, se lo desideri. Se il tempo di assenza non è ancora definito, basta mettere il motivo. Inserire la data del tuo rientro fa senz’altro una migliore im­pres­sio­ne rispetto alla semplice co­mu­ni­ca­zio­ne del periodo di assenza.

Esempi:

  • Al momento sono in vacanza. Sarò di nuovo rag­giun­gi­bi­le a partire da lunedì GG/MM/AAAA, hh:mm.
  • Da lunedì GG/MM/AAAA, hh:mm sarò di nuovo a Sua/tua di­spo­si­zio­ne.

Se l’e-mail non viene inoltrata…

Nel caso in cui le tue e-mail non possano essere inoltrate o lette da un collega, è im­por­tan­te co­mu­ni­car­lo. A seconda della clientela può essere im­por­tan­te men­zio­na­re una mo­ti­va­zio­ne o esprimere il proprio di­spia­ce­re per non poter ri­spon­de­re.

Esempi:

  • La tua/Sua e-mail non verrà inoltrata.
  • Per motivi di ri­ser­va­tez­za, la tua/Sua e-mail non verrà inoltrata.
  • Ci dispiace dover co­mu­ni­ca­re che la tua/Sua e-mail non può essere inoltrata.

Se qualcuno ti so­sti­tui­sce…

Quando c’è una persona che può so­sti­tuir­ti, puoi lasciare il suo indirizzo e-mail o il suo numero di telefono, magari con la richiesta di uti­liz­za­re questa pos­si­bi­li­tà soltanto per casi urgenti, al fine di cercare di filtrare le co­mu­ni­ca­zio­ni meno im­por­tan­ti.

Esempi:

  • Nel frattempo, puoi rivolgere le tue richieste al COLLEGA: collega@esempio.it.
  • Nel caso di richieste urgenti, vi prego di ri­vol­ger­vi al COLLEGA: collega@esempio.it.
  • In caso di emergenza, La preghiamo di chiamare questo numero: XXXX.

Formule di chiusura

Puoi uti­liz­za­re una formula di chiusura semplice.

Esempi:

  • Distinti saluti,/Cordiali saluti, NOME
  • Con i più cordiali saluti, NOME

Riepilogo delle parti del messaggio con esempi

Parte del messaggio Esempi
Apertura Gen­ti­lis­si­mi, …
Grazie per il messaggio.
Buon­gior­no e grazie per il messaggio.
In­for­ma­zio­ni sulla data di rientro Al momento sono in vacanza, sarò di nuovo rag­giun­gi­bi­le a partire da lunedì GG/MM/AAAA, hh:mm.
Sarò di nuovo di­spo­ni­bi­le a partire da lunedì, GG/MM/AAAA, hh:mm.
Co­mu­ni­ca­re che l’e-mail non sarà inoltrata La tua/Sua e-mail non verrà inoltrata.
Per motivi di ri­ser­va­tez­za la tua/Sua mail non verrà inoltrata.
Ci dispiace dover co­mu­ni­ca­re che la tua/Sua e-mail non verrà inoltrata.
Co­mu­ni­ca­re eventuali sostituti Nel frattempo, puoi rivolgere le tue richieste al COLLEGA: collega@esempio.it.
Nel caso di richieste urgenti, vi prego di ri­vol­ger­vi al COLLEGA: collega@esempio.it.
In caso di emergenza, La preghiamo di chiamare questo numero: XXXX.
Formule di chiusura Distinti saluti,/Cordiali saluti,
NOME

Con i più cordiali saluti,
NOME
Consiglio

Na­tu­ral­men­te, la risposta au­to­ma­ti­ca dovrebbe contenere anche la tua firma elet­tro­ni­ca pro­fes­sio­na­le delle e-mail.

Per­so­na­liz­za­re le risposte au­to­ma­ti­che

Le notifiche di assenza non devono per forza essere formali come quelle pre­sen­ta­te sopra. In molti ambiti ci si può rivolgere alla propria clientela in modo più rilassato e sincero. Ciò vale a maggior ragione tra colleghi, quando le co­mu­ni­ca­zio­ni per e-mail sono in­di­riz­za­te solo a persone all’interno dell’azienda. A volte per partner com­mer­cia­li esterni ci sono diverse risposte au­to­ma­ti­che: ti mostriamo in che modo per­so­na­liz­za­re la tua notifica di assenza e cosa evitare.

Notifica di assenza per­so­na­liz­za­ta: cosa fare

In­nan­zi­tut­to, devi capire ciò che può essere adatto all’azienda, con­si­de­ran­do che pro­ba­bil­men­te anche i tuoi superiori ri­ce­ve­ran­no la stessa notifica. Il tono con i colleghi potrebbe essere diverso da quello che usi con il tuo capo. Quindi considera at­ten­ta­men­te questi consigli.

Stile Esempi
Messaggio in tono rilassato Al momento sono in vacanza!
Mi potete trovare di nuovo a partire dal GG/MM/AAAA.
Sarò di nuovo di­spo­ni­bi­le, pieno/a di energia e di buona volontà a partire da GG/MM/AAAA!
Occasioni speciali Auguro a tutti un buon inizio anno.
Siamo chiusi per il periodo natalizio. Colgo l’occasione per augurare a tutti buone feste!
Umorismo tra colleghi Potete rag­giun­ger­mi a partire dal GG/MM/AAAA, sempre che non mi assalgano nella giungla.
Spero di non cadere in un burrone durante un’escur­sio­ne!
In casi urgenti ri­vol­ge­te­vi alle mie piante, che sapranno senz’altro aiutarvi.

Notifica di assenza per­so­na­liz­za­ta: cosa evitare

Le notifiche di assenza sono fon­da­men­tal­men­te una cosa formale e de­ter­mi­na­ti stili possono non centrare il bersaglio. Ti mostriamo quali errori sarebbe meglio evitare.

Stile Esempi
Senso di sollievo Fi­nal­men­te posso godermi le sudate vacanze!
Lascio la scrivania per lanciarmi all’avventura.
Fi­nal­men­te via di qui! Tenetemi il posto!
Lasciar tra­spa­ri­re di­sin­te­res­se,
con una risposta au­to­ma­ti­ca troppo breve Sono in vacanza e non leggerò le e-mail fino al GG/MM/AAAA.
Fino al GG/MM/AAAA non sarò in ufficio. Vi prego di non mandarmi e-mail in questo periodo.
Non ci sono! Mi ritrovate a partire dal GG/MM/AAAA.
Aggiunte inutili (Un’immagine di un orso polare al sole)
(Citazioni) “La ragione e il torto non si dividon mai con un taglio così netto, che ogni parte abbia soltanto dell’una o dell’altro.” – Ales­san­dro Manzoni
(Emoticon) Rimanete tutt’orecchi! ;) A presto, Luca. :D

Rischi legati all’invio di risposte au­to­ma­ti­che

La notifica di assenza fa parte del bon ton della co­mu­ni­ca­zio­ne aziendale per e-mail ed è un must per molte aziende. Tuttavia, occorre ponderare at­ten­ta­men­te quali in­for­ma­zio­ni fornire nella risposta au­to­ma­ti­ca.

Infatti, sempre più spesso succede che criminali e spammer si servano delle in­for­ma­zio­ni qui contenute a scopi non leciti: ad esempio si possono uti­liz­za­re le in­for­ma­zio­ni sui periodi di assenza per furti nelle case o nelle imprese. Inoltre, il messaggio di risposta au­to­ma­ti­ca ha per gli spammer un grande vantaggio: so­li­ta­men­te, vengono inviati messaggi a migliaia di va­ria­zio­ni di indirizzi e-mail, generate in modo casuale, e con la ricezione di una notifica di assenza viene scoperto quali sono gli indirizzi reali.

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