Mo­di­fi­ca­re la vi­sua­liz­za­zio­ne di Outlook: le im­po­sta­zio­ni di­spo­ni­bi­li

Se non vi piace l’aspetto pre­de­fi­ni­to dell’in­ter­fac­cia di Outlook, avete la pos­si­bi­li­tà di per­so­na­liz­zar­lo. Vi mostriamo come mo­di­fi­ca­re a vostro pia­ci­men­to la vi­sua­liz­za­zio­ne di Outlook.

Come mo­di­fi­ca­re la vi­sua­liz­za­zio­ne di Outlook: le im­po­sta­zio­ni più im­por­tan­ti

Se impostate Outlook come client di posta pre­de­fi­ni­to, avete a di­spo­si­zio­ne dei temi e delle regole di Outlook per per­so­na­liz­zar­ne l’aspetto. Questo tutorial per per­so­na­liz­za­re la vi­sua­liz­za­zio­ne del servizio di posta elet­tro­ni­ca si basa su Microsoft 365, ma le stesse istru­zio­ni si applicano anche in maniera analoga su Outlook 2021, 2019 e 2016.

Vi­sua­liz­za­zio­ne delle e-mail

Quando aprite Outlook vi trovate au­to­ma­ti­ca­men­te davanti alla vi­sua­liz­za­zio­ne standard, che prevede una pa­no­ra­mi­ca delle e-mail correnti e vari elementi di menu e di na­vi­ga­zio­ne. Proprio questi elementi possono essere con­fi­gu­ra­ti in pochi clic. Tra questi rientrano:

• Barra mul­ti­fun­zio­ne: qui trovate im­por­tan­ti fun­zio­na­li­tà per redigere, can­cel­la­re o inoltrare le e-mail. Cliccando sul simbolo della freccia nella parte destra della barra mul­ti­fun­zio­ne, aprite il menu con­te­stua­le. Qui potete scegliere tra la “Barra mul­ti­fun­zio­ne classica” e la “Barra mul­ti­fun­zio­ne sem­pli­fi­ca­ta”. L’aspetto classico cor­ri­spon­de alla vi­sua­liz­za­zio­ne standard. L’aspetto sem­pli­fi­ca­to “minimizza” la barra mul­ti­fun­zio­ne, mo­stran­do­la solo come menu con­te­stua­le sem­pli­fi­ca­to.

• Im­po­sta­zio­ni vi­sua­liz­za­zio­ne: sopra la barra mul­ti­fun­zio­ne trovate la scheda “Vi­sua­liz­za”. Cliccate sulla voce “Im­po­sta­zio­ni vi­sua­liz­za­zio­ne” per aprire le opzioni di im­po­sta­zio­ne avanzate. Qui avrete a di­spo­si­zio­ne un elenco con voci come “Colonne”, “Raggruppa” e “Ordina”. Con “Colonne” or­ga­niz­za­te la vostra casella di posta sotto forma di colonne rag­grup­pa­bi­li, ad esempio, per “Inviato”, “Letto”, “Oggetto” o “Data di scadenza”. Trovate altre im­po­sta­zio­ni utili nell’im­po­sta­zio­ne di vi­sua­liz­za­zio­ne “For­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le”. In questo modo definite il font, la di­men­sio­ne e il colore dei caratteri per le e-mail non lette, scadute o non re­ca­pi­ta­te.

• Riquadro delle cartelle: nella parte sinistra della vostra casella di posta elet­tro­ni­ca trovate il riquadro delle cartelle o di na­vi­ga­zio­ne. Questa include le cartelle e gli account e-mail creati e pre­de­fi­ni­ti. Così come nella barra mul­ti­fun­zio­ne, nell’area superiore del menu trovate una freccia. Clic­ca­te­ci per chiudere il riquadro delle cartelle. In forma ridotta vi­sua­liz­za­te soltanto una barra stretta come menu con­te­stua­le.
• Riquadro di lettura: nella scheda “Layout” trovate la voce “Riquadro di lettura”. Qui potete con­fi­gu­ra­re la modalità con cui volete vi­sua­liz­za­re i messaggi di posta nel riquadro di lettura. Le im­po­sta­zio­ni di­spo­ni­bi­li sono “A destra”, “In basso” o “Di­sat­ti­va­to”.

Vi­sua­liz­za­zio­ne del ca­len­da­rio

Per una pia­ni­fi­ca­zio­ne efficace delle attività è im­por­tan­te avere un ca­len­da­rio ben or­ga­niz­za­to. Outlook offre le seguenti opzioni per una vi­sua­liz­za­zio­ne per­so­na­liz­za­ta del ca­len­da­rio:

• Na­vi­ga­zio­ne rapida con il tasto [Alt]: nel ca­len­da­rio di Outlook potete uti­liz­za­re la com­bi­na­zio­ne [Alt] + i numeri da [1] a [9] per vi­sua­liz­za­re un numero cor­ri­spon­den­te di giorni. Premete, ad esempio, [Alt] + [3] per vi­sua­liz­za­re tre giorni alla volta.
• Vi­sua­liz­za­zio­ne del ca­len­da­rio divisa per giorni e settimane: nella scheda “Home” potete impostare la vi­sua­liz­za­zio­ne gior­na­lie­ra, set­ti­ma­na­le, mensile o per settimana la­vo­ra­ti­va se­le­zio­nan­do la voce di menu cor­ri­spon­den­te.
• Più calendari con­tem­po­ra­nea­men­te: con l’opzione “Calendari personali” potete vi­sua­liz­za­re più calendari con­tem­po­ra­nea­men­te o so­vrap­po­sti. Se­le­zio­na­te i calendari con una spunta. Se de­si­de­ra­te integrare un ca­len­da­rio in un altro, cliccate sulla freccia accanto al nome del ca­len­da­rio.
• Vi­sua­liz­za­zio­ne delle attività nel ca­len­da­rio: le attività e i calendari sono stret­ta­men­te collegati, per cui potete vi­sua­liz­za­re le attività nel ca­len­da­rio. A tale scopo andate su “Layout” nella scheda “Elenco attività del giorno”.

Vi­sua­liz­za­zio­ne dei contatti

So­prat­tut­to per gli account Outlook con un gran numero di contatti, la vi­sua­liz­za­zio­ne singola rischia di far perdere ve­lo­ce­men­te la visione d’insieme. Im­po­sta­zio­ni come “Biglietto da visita” o “Scheda” aiutano a mi­glio­ra­re l’or­ga­niz­za­zio­ne. Potete trovare queste im­po­sta­zio­ni nella scheda “Home” sotto “Cambia vi­sua­liz­za­zio­ne”. I contatti vengono elencati in modo chiaro e in ordine al­fa­be­ti­co. È possibile per­so­na­liz­za­re la di­spo­si­zio­ne dei contatti.

Vi­sua­liz­za­zio­ne delle attività

Le attività in Outlook si trovano nella scheda “Home”. Passate alla scheda “Vi­sua­liz­za” e, nel riquadro attività, cliccate su “Cambia vi­sua­liz­za­zio­ne”. A questo punto decidete come de­si­de­ra­te vi­sua­liz­za­re le vostre attività. L’im­po­sta­zio­ne pre­de­fi­ni­ta è un semplice elenco. Altre vi­sua­liz­za­zio­ni sono:

• Con dettagli
• Con priorità
• Elenco da fare
• Prossimi sette giorni
• Scadute

Altre im­po­sta­zio­ni di vi­sua­liz­za­zio­ne su Outlook

Oltre alle im­po­sta­zio­ni prin­ci­pa­li per una vi­sua­liz­za­zio­ne per­so­na­liz­za­ta di Outlook, il servizio di posta elet­tro­ni­ca di Microsoft vi offre numerose altre con­fi­gu­ra­zio­ni avanzate. Vi forniamo una breve pa­no­ra­mi­ca delle più im­por­tan­ti.

Usare Outlook in modalità scura

La modalità scura rientra tra gli standard per la maggior parte delle ap­pli­ca­zio­ni e al­ter­na­ti­ve di Outlook. Per attivare la modalità scura su Outlook, andate su “File” > “Account di Office” > “Tema di Office”. Qui impostate questa modalità se­le­zio­nan­do l’opzione “Grigio scuro” o “Nero”.

Cambiare il carattere dei messaggi

Se de­si­de­ra­te mo­di­fi­ca­re il carattere pre­de­fi­ni­to di Outlook e impostare una di­men­sio­ne per­so­na­liz­za­ta del carattere per i messaggi, andate su “File” > “Opzioni” > “Posta” > “Elementi de­co­ra­ti­vi e caratteri”. Qui definite il font, il colore e la di­men­sio­ne del carattere pre­de­fi­ni­to per i vostri messaggi di posta elet­tro­ni­ca.

Vi­sua­liz­za­zio­ne definita dall’utente

Invece di adattare la vi­sua­liz­za­zio­ne standard di Outlook, potete anche con­fi­gu­rar­ne una nuova. Andate su “Vi­sua­liz­za” > “Cambia vi­sua­liz­za­zio­ne” > “Gestisci vi­sua­liz­za­zio­ne” > “Nuova”. A questo punto potete assegnare un nome alla nuova vi­sua­liz­za­zio­ne e scegliere tra i tipi di vi­sua­liz­za­zio­ne di­spo­ni­bi­li, come “Tabella”, “Sequenza temporale”, “Scheda” e “Persone”.

Densità di vi­sua­liz­za­zio­ne

Nella versione online di Outlook, potete definire il numero dei messaggi e la porzione di messaggio vi­sua­liz­za­ti nella posta in arrivo con la densità di vi­sua­liz­za­zio­ne. Per farlo andate sulla scheda “Vi­sua­liz­za” e nella sezione “Densità” se­le­zio­na­te la densità di vi­sua­liz­za­zio­ne che preferite sce­glien­do tra una delle seguenti opzioni:

• Spaziosa: messaggi con immagine del mittente e anteprima degli allegati e del testo del messaggio (oggetto, parte della prima riga, mittente)
• Ac­co­glien­te: anteprima del testo con spazio tra i messaggi
• Compatta: spa­zia­tu­ra minima con testo di anteprima