Importare i file di dati PST su Outlook: una guida

Per importare i file di dati PST su Outlook, hai a di­spo­si­zio­ne due pos­si­bi­li­tà: nella barra mul­ti­fun­zio­ne di Outlook vai su “File” > “Apri ed esporta” e poi seleziona l’opzione “Apri file di dati di Outlook” o “Importa/esporta”. Con la prima opzione im­por­te­rai l’intero file di dati PST su Outlook. Con la seconda si aprirà la procedura guidata di Outlook che ti per­met­te­rà di se­le­zio­na­re altre opzioni di im­por­ta­zio­ne.

Guida rapida: importare il file di dati PST su Outlook

Importare il file di dati PST:

1. Nella barra mul­ti­fun­zio­ne di Outlook seleziona su “File” l’opzione “Apri file di dati di Outlook”.
2. Seleziona la cartella dove hai salvato il file PST.
3. Scegli il file PST e fai clic su “Apri”.
4. Il contenuto del file PST sarà mostrato su Outlook nell’elenco delle cartelle alla voce “File di dati di Outlook”. Cliccando con il tasto destro del mouse sulla cartella vi­sua­liz­ze­rai le diverse opzioni, per esempio “Taglia” e “Copia”.

Importare un file PST con la procedura guidata di im­por­ta­zio­ne ed espor­ta­zio­ne:

1. Nella barra mul­ti­fun­zio­ne di Outlook seleziona su “File” l’opzione “Importa/esporta”.
2. Nella finestra di dialogo seleziona “Importa dati da altri programmi o file” e conferma con “Avanti”.
3. Seleziona il formato di file da importare: clicca su “File di dati di Outlook (.pst)” e clicca su “Avanti”.
4. Seleziona la cartella dove hai salvato il file PST e sta­bi­li­sci le eventuali opzioni come “So­sti­tui­sci i duplicati…” e fai clic su “Avanti”.
5. Scegli le cartelle e sot­to­car­tel­le da importare e clicca su “Fine”.

Si­tua­zio­ni in cui potresti voler importare un file di dati PST

So­li­ta­men­te Outlook crea au­to­ma­ti­ca­men­te un file PST con tutti i messaggi, le note, i dati delle attività e gli eventi del ca­len­da­rio. Potrai importare come archivio di Outlook questi file “Personal Store”, ab­bre­via­zio­ne di PST, per ri­pri­sti­na­re ad esempio tutti i dati salvati su un altro computer. Durante il sal­va­tag­gio, il file PST rimane sul tuo PC o viene salvato su una casella di posta che si trova sul server. Il grande vantaggio di questo pro­ce­di­men­to è che mettendo al sicuro i dati in un file PST, avrai a di­spo­si­zio­ne tutti i dati di Outlook in un unico punto a cui potrai accedere in ogni momento in caso di necessità.

Ri­pri­sti­na­re dati di Outlook non sin­cro­niz­za­ti

Importare un file di dati PST su Outlook potrebbe rivelarsi utile quando un utente cambia PC senza aver prima sin­cro­niz­za­to i dati su un cloud. Questo potrebbe essere avvenuto perché non si voleva eseguire una sin­cro­niz­za­zio­ne, ad esempio a causa di politiche aziendali relative alla pro­te­zio­ne dei dati. In questo caso, la soluzione più semplice e rapida può essere l’espor­ta­zio­ne di tutti i dati di Outlook, la tra­smis­sio­ne su un supporto di memoria e l’im­por­ta­zio­ne finale sul nuovo sistema. Così l’utente potrà essere sicuro che sul nuovo computer sarà ri­pri­sti­na­to solo un certo tipo di dati.

Quando si collegano file PST, oltre ai messaggi si salvano au­to­ma­ti­ca­men­te anche eventi passati e futuri e i dati delle attività. Potrai anche importare i contatti di Outlook esistenti.

Unire tutti gli account di Outlook in unico posto

Alcuni utenti lavorano con­tem­po­ra­nea­men­te con più account. In questo caso potrebbe rivelarsi utile combinare insieme tutti questi account in un unico client per mi­glio­ra­re l’or­ga­niz­za­zio­ne. Pertanto, Outlook offre una struttura a cartelle in cui vi­sua­liz­za­re anche più account alla volta. Per questo bisogna esportare un account come archivio, poi unirlo sul relativo computer all’account esistente e infine importare una volta il file di dati PST.

Questo può rivelarsi fon­da­men­ta­le, ad esempio, quando un col­la­bo­ra­to­re va in pensione e un altro ha bisogno dell’accesso ai dati esistenti, o quando si vuole creare e gestire una lista di di­stri­bu­zio­ne Outlook corposa.

Ar­chi­via­zio­ne dei dati non uti­liz­za­ti

La me­mo­riz­za­zio­ne di tutti i dati in una cartella PST permette anche di salvare come archivio tutte le in­for­ma­zio­ni di Outlook che non sono ne­ces­sa­rie al momento. Se si tratta soltanto di salvare i messaggi, puoi anche solo ar­chi­via­re le e-mail in Outlook.

Per gli utenti che vogliono avere sotto controllo tutti gli ap­pun­ta­men­ti, può bastare anche con­di­vi­de­re il ca­len­da­rio di Outlook. Così, ad esempio, potrai spostare o pro­gram­ma­re ap­pun­ta­men­ti anche mentre sei in giro, sem­pli­ce­men­te con lo smart­pho­ne.

Importare di­ret­ta­men­te un file PST come file di dati di Outlook

Outlook offre una pos­si­bi­li­tà pratica di integrare la cartella dell’archivio, che ti per­met­te­rà di collegare fa­cil­men­te file PST e uti­liz­zar­li come una sorta di “sot­to­car­tel­la”.

Allegando un file PST ad Outlook avrai accesso ai file salvati sotto forma di set di dati nel profilo di Outlook (vedi screen­shot del terzo passaggio). Il lato pratico è che i dati non vengono portati su un profilo esistente e mescolati con i messaggi e gli eventi del ca­len­da­rio già esistenti, ma appaiono come parte separata nell’elenco po­si­zio­na­to sulla sinistra. Se richiesto, però, è possibile anche in­te­grar­li in un profilo esistente, senza separarli.

Qui di seguito ti in­di­chia­mo i passaggi necessari per importare un file di dati di Outlook.

1. Fai clic sulla barra di na­vi­ga­zio­ne in alto su “File”, poi su “Apri ed esporta” e seleziona la voce “Apri file di dati di Outlook”.

“Apri ed esporta”" data-bs-toggle="modal" data-bs-target="#modal-26552" data-lightbox="26552" data-title class="img-holder d-block pe-none pe-lg-auto">

2. Una volta cliccata sulla voce del menu, ti apparirà una finestra, dove troverai il file da importare. Nell’esempio abbiamo salvato e de­no­mi­na­to pre­ce­den­te­men­te un file specifico dell’utente in Utente > Nome utente > Documenti > File di Outlook. Clicca sul file e seleziona il comando in basso a destra “Apri”.

3. Conferma con “Apri” e nella pagina rias­sun­ti­va sulla sinistra verrà mostrato il file di dati di Outlook.

4. I file di dati possono essere tagliati o copiati su un altro profilo con un clic sul tasto destro del mouse.

Importare un archivio di Outlook con la procedura guidata di im­por­ta­zio­ne di Outlook

La procedura guidata di im­por­ta­zio­ne di Outlook rende ancora più pratico importare file PST su Outlook. Questo strumento ti permette di stabilire se durante l’im­por­ta­zio­ne desideri tra­smet­te­re tutti o solo una parte dei dati del file PST.

1. Per importare i file di dati di Outlook, seleziona “File” nella barra di na­vi­ga­zio­ne e poi “Apri ed esporta”. Suc­ces­si­va­men­te, clicca su “Importa/esporta”.

2. Nel prossimo passaggio si aprirà una schermata, dove dovrai se­le­zio­na­re la voce “Importa dati da altri programmi o file” e con­fer­ma­re con “Avanti”.

3. Poi dovrai se­le­zio­na­re il tipo di file che desideri importare. Poiché in questo esempio abbiamo una cartella PST, clicca alla voce “File di dati di Outlook (.pst)” e conferma con “Avanti”.

4. Adesso apri il file PST da importare se­le­zio­nan­do­lo dalla ri­spet­ti­va cartella. A questo punto puoi anche cercare il file de­si­de­ra­to nel tuo computer cliccando su “Sfoglia…”. Allo stesso tempo, durante questo passaggio, dovrai stabilire se importare o meno i duplicati.

Clicca di nuovo su “Avanti” per con­clu­de­re questo passaggio.

5. Nell’ultimo passaggio avrai la pos­si­bi­li­tà di importare solo parti precise di una directory, ossia sot­to­car­tel­le singole di un file PST di Outlook. Qui arriverai al punto in cui potrai aprire la cartella prin­ci­pa­le del file di dati di Outlook come mostrato nell’esempio. Clicca poi su “Fine” per terminare l’im­por­ta­zio­ne dei file.