Cos’è Slack e a cosa serve?

Slack è una piattaforma di comunicazione basata su cloud che aiuta i team a collaborare in modo più efficiente, riunendo messaggi, file e strumenti in un unico luogo centrale. Lo strumento consente canali tematici, messaggi diretti e l’integrazione di numerosi servizi esterni, mirati a semplificare la comunicazione a livello aziendale.

Che cos’è Slack?

Slack è uno strumento per la comunicazione aziendale che è stato acquisito da Salesforce nel 2021 per oltre 27 miliardi di dollari. Il software, con più di 30 milioni di utenti che lo utilizzano tutti i giorni, è spesso definito il “killer delle e-mail” poiché mira a ridurne il numero. I messaggi di chat sostituiscono le e-mail più lunghe, risparmiando così lavoro, semplicemente evitando l’oggetto per ogni messaggio. Qui entra in gioco Slack: il raggruppamento di tutti i canali di comunicazione interni all’azienda dovrebbe rendere la comunicazione più semplice ed efficiente.

Slack offre una grande varietà di canali, che sono in generale meglio strutturati rispetto alle singole chat. Queste ultime sono pubbliche per impostazione predefinita, eliminando il problema delle funzioni amministrative. Sono possibili, però, anche chat private, attivando la modalità corrispondente. Lo scambio di informazioni attraverso Slack è multimediale, poiché si possono installare diversi file e formati multimediali direttamente in chat. Numerosi altri fornitori come Drobox, Trello, GitHub, Google Drive e Twitter lavorano già con Slack, grazie al quale lo scambio di file tra i vari servizi procede senza intoppi.

Tutte le chat inviate con il programma sono archiviate per impostazione predefinita e si possono riaprire velocemente. Molto pratico è anche il fatto che con Slack si possono impostare anche numerose funzioni di calendario e di promemoria. Il punto di forza del software risiede nella comunicazione interna in un circolo ristretto, come ad esempio in un’azienda. A conferma del suo successo, più di 750.000 aziende utilizzano il software, tra cui il 77 percento delle aziende che rientrano nella classifica Fortune 100.

Come funziona Slack e come si installa?

Primo passaggio: creare uno spazio di lavoro

Prima di tutto, registrati sul sito di Slack. Verrai guidato nella creazione del tuo spazio personale e potrai subito creare il primo canale di comunicazione (“Channel”). Dopo aver eseguito i passaggi suggeriti, diventerai amministratore del team, con accesso a tutte le impostazioni disponibili.

Secondo passaggio: definire le impostazioni

Puoi personalizzare il tuo spazio di lavoro di Slack come amministratore con una serie di impostazioni diverse per soddisfare le esigenze individuali della tua azienda o del tuo team.

• Limitazioni di invio nei canali di grandi dimensioni: la prima opzione importante riguarda le limitazioni per i messaggi, regolando chi può mandare messaggi in determinati canali, dato che tutte le persone che sono iscritte a un determinato canale ricevono una notifica. Se gestisci un canale grande o pubblico, puoi limitare questo diritto soltanto agli amministratori o alle amministratrici del team, per assicurarti che nella chat vengano scambiati soltanto i messaggi davvero importanti.
• Gestione di canali e gruppi privati: se non desideri che i tuoi dipendenti o in generale gli altri utenti siano in grado di istituire canali personali, dovrai disattivare questa opzione.

Terzo passaggio: invitare i dipendenti

Non appena avrai terminato con le impostazioni, puoi invitare i membri del team. Ci sono due possibilità: inviti individuali o di gruppo attraverso la pagina “Admin” del tuo team. I tuoi collaboratori e le tue collaboratrici ricevono quindi la comunicazione e possono unirsi direttamente alla rete del team. Durante la registrazione, è meglio se tutti i dipendenti si iscrivono con il loro vero nome, in modo che possano essere riconosciuti direttamente dai colleghi e dalle colleghe.

Su quali dispositivi si può usare Slack?

Slack è disponibile per diversi dispositivi e sistemi operativi. Il programma può funzionare tranquillamente attraverso il browser, opzione da considerare soprattutto se ancora si ha qualche dubbio: potrai in questo modo provare lo strumento velocemente e senza impegno, senza che tutta l’azienda debba installare il programma. Slack esprime il suo pieno potenziale come strumento per la comunicazione nel momento in cui installi anche l’app mobile (iOS/Android) e l’app per il desktop (MacOS/Windows/Linux): in questo modo riceverai aggiornamenti e notifiche all’arrivo di nuovi messaggi, anche se la finestra del browser è chiusa.

La sincronizzazione delle cronologie delle chat funziona in maniera ottimale su tutti i dispositivi integrati. Ciò comporta effetti positivi: ad esempio, in questo modo si sposta il limite che divide le comunicazioni lavorative dalle chat private, che è un vantaggio indubbio per la cultura aziendale. Chi usa Slack spesso controlla anche dopo l’orario lavorativo i propri canali attraverso lo smartphone.

Quanto costa utilizzare Slack?

Slack non è tanto un software classico quanto un servizio basato su cloud, completamente fornito, mantenuto e aggiornato automaticamente. Le aziende di ogni dimensione beneficiano dell’elevata stabilità e scalabilità, senza doversi occupare degli aspetti tecnici.

Iniziare a usare Slack è semplice: la piattaforma offre un piano gratuito, con cui i team possono testare il programma senza impegno. In questa versione si possono aggiungere un numero illimitato di utenti. Tuttavia, l’accesso alla cronologia dei messaggi è limitato agli ultimi 90 giorni. Per i file sono disponibili fino a 5 GB di spazio e sono possibili integrazioni di base con altri strumenti.

Per i team con esigenze maggiori, esistono piani a pagamento come quello Pro (da circa 8 € per persona/mese) e il piano Business+ (da circa 18 € per persona/mese). È possibile richiedere anche offerte personalizzate per piani Enterprise. La versione a pagamento di Slack offre tra l’altro archiviazione illimitata delle comunicazioni, spazio di archiviazione potenziato, supporto 24/7, Single Sign-On (SSO) basato su SAML e funzioni di sicurezza e gestione avanzate. È disponibile anche l’IA di Slack, che può essere utilizzata, ad esempio, per la creazione automatizzata di flussi di lavoro o la sintesi di riunioni.

Che cos’è un bot di Slack e come si può utilizzare?

I bot di Slack sono una sorta di assistenti virtuali che svolgono compiti automatizzati e mirano a rendere la collaborazione più efficiente. Il programma distingue fondamentalmente tra bot personalizzati e bot delle app. Ognuno ha uno scopo diverso e offre funzionalità differenti.

Bot personalizzati

I bot personalizzati possono essere configurati da amministratori e amministratrici o sviluppatori e sviluppatrici appositamente per il proprio team. Questi bot ricevono un nome unico (fino a 21 caratteri) e vengono programmati attraverso le API di Slack per svolgere compiti specifici come risposte automatiche, elaborazione dati o interazione con sistemi esterni. Il nome di un bot deve essere unico e non deve coincidere con i canali Slack esistenti o con il nome standard “Slackbot”.

Bot delle app

I bot delle app sono applicazioni preconfigurate che possono essere integrate con pochi clic senza conoscenze di programmazione. Un esempio noto è il To-Do-Bot, che permette ai team di gestire liste di compiti condivise. Se un membro inserisce ad esempio il comando /todo list, il bot mostra tutti i compiti attuali. I compiti possono essere assegnati, contrassegnati e indicati come completati con un clic.

Vi sono un gran numero di bot delle app installabili immediatamente, che possono essere utilizzati per diverse finalità: ad esempio c’è un bot per le statistiche (Statsbot), un bot per i sondaggi (Polly) e uno con il quale si possono ricevere e inviare e-mail direttamente con Slack (MailClark). La gamma dei bot e delle loro funzioni è ampiamente diversificata: dai bot per analizzare le statistiche fino a quelli che inviano smiley divertenti. Il loro numero è davvero considerevole e cresce giorno dopo giorno.

Vantaggi e svantaggi di Slack

Slack offre numerosi vantaggi per la collaborazione digitale, ma è soggetto anche ad alcune critiche, soprattutto per quanto riguarda la protezione dei dati e la struttura. La seguente panoramica ne mostra i principali vantaggi e svantaggi:

I comandi più importanti di Slack in sintesi

Per utilizzare Slack in modo efficiente, vale la pena dare un’occhiata ai comandi più importanti, che possono essere inseriti direttamente nella chat. Questi facilitano la comunicazione, fanno risparmiare tempo e assicurano chiarezza nella routine lavorativa.

• @channel: un canale (channel) è paragonabile a una chatroom per discussioni a tema. A seconda delle impostazioni possono partecipare soltanto alcuni utenti oppure l’intero team. Per mandare una notifica a tutti gli utenti del canale, ti basta scrivere @channel e poi inserire il tuo messaggio.
• @here: questo comando è quasi identico a @channel, ma ricevono una notifica solo i partecipanti che sono attualmente online e attivi.
• @username: per inviare una notifica a una persona specifica del canale, scrivi @username. Il testo inserito è però visibile a tutti i membri del canale.
• /me: questo comando serve per parlare di se stessi in terza persona. Se desideri fare una pausa, puoi comunicarlo facilmente a tutti gli utenti del canale con il comando /me. Se ad esempio scrivi /me va in pausa pranzo, gli altri leggeranno: [il tuo nome] va in pausa pranzo.
• /giphy: nelle chat di Slack è possibile alleggerire la conversazione con emoticon e immagini prese dal web. Un’altra simpatica variante sono le GIF animate di Giphy. Per inserirle bisogna dare il comando /giphy. A quel punto puoi andare a pescare nel vasto repertorio delle GIF animate attraverso parole chiave come “Birthday”, “Food”, o “Xmas”.
• /shrug: inserisce un ¯ \ _ (ツ) _ / ¯ nel tuo messaggio.
• /leave: lasci il canale corrente.
• /collapse: nasconde tutte le immagini e le GIF di un canale.