Cos’è Slack e a cosa serve?

Slack è una piat­ta­for­ma di co­mu­ni­ca­zio­ne basata su cloud che aiuta i team a col­la­bo­ra­re in modo più ef­fi­cien­te, riunendo messaggi, file e strumenti in un unico luogo centrale. Lo strumento consente canali tematici, messaggi diretti e l’in­te­gra­zio­ne di numerosi servizi esterni, mirati a sem­pli­fi­ca­re la co­mu­ni­ca­zio­ne a livello aziendale.

Che cos’è Slack?

Slack è uno strumento per la co­mu­ni­ca­zio­ne aziendale che è stato acquisito da Sa­le­sfor­ce nel 2021 per oltre 27 miliardi di dollari. Il software, con più di 30 milioni di utenti che lo uti­liz­za­no tutti i giorni, è spesso definito il “killer delle e-mail” poiché mira a ridurne il numero. I messaggi di chat so­sti­tui­sco­no le e-mail più lunghe, ri­spar­mian­do così lavoro, sem­pli­ce­men­te evitando l’oggetto per ogni messaggio. Qui entra in gioco Slack: il rag­grup­pa­men­to di tutti i canali di co­mu­ni­ca­zio­ne interni all’azienda dovrebbe rendere la co­mu­ni­ca­zio­ne più semplice ed ef­fi­cien­te.

Slack offre una grande varietà di canali, che sono in generale meglio strut­tu­ra­ti rispetto alle singole chat. Queste ultime sono pubbliche per im­po­sta­zio­ne pre­de­fi­ni­ta, eli­mi­nan­do il problema delle funzioni am­mi­ni­stra­ti­ve. Sono possibili, però, anche chat private, attivando la modalità cor­ri­spon­den­te. Lo scambio di in­for­ma­zio­ni at­tra­ver­so Slack è mul­ti­me­dia­le, poiché si possono in­stal­la­re diversi file e formati mul­ti­me­dia­li di­ret­ta­men­te in chat. Numerosi altri fornitori come Drobox, Trello, GitHub, Google Drive e Twitter lavorano già con Slack, grazie al quale lo scambio di file tra i vari servizi procede senza intoppi.

Tutte le chat inviate con il programma sono ar­chi­via­te per im­po­sta­zio­ne pre­de­fi­ni­ta e si possono riaprire ve­lo­ce­men­te. Molto pratico è anche il fatto che con Slack si possono impostare anche numerose funzioni di ca­len­da­rio e di pro­me­mo­ria. Il punto di forza del software risiede nella co­mu­ni­ca­zio­ne interna in un circolo ristretto, come ad esempio in un’azienda. A conferma del suo successo, più di 750.000 aziende uti­liz­za­no il software, tra cui il 77 percento delle aziende che rientrano nella clas­si­fi­ca Fortune 100.

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Come funziona Slack e come si installa?

Primo passaggio: creare uno spazio di lavoro

Prima di tutto, re­gi­stra­ti sul sito di Slack. Verrai guidato nella creazione del tuo spazio personale e potrai subito creare il primo canale di co­mu­ni­ca­zio­ne (“Channel”). Dopo aver eseguito i passaggi suggeriti, di­ven­te­rai am­mi­ni­stra­to­re del team, con accesso a tutte le im­po­sta­zio­ni di­spo­ni­bi­li.

Secondo passaggio: definire le im­po­sta­zio­ni

Puoi per­so­na­liz­za­re il tuo spazio di lavoro di Slack come am­mi­ni­stra­to­re con una serie di im­po­sta­zio­ni diverse per sod­di­sfa­re le esigenze in­di­vi­dua­li della tua azienda o del tuo team.

• Li­mi­ta­zio­ni di invio nei canali di grandi di­men­sio­ni: la prima opzione im­por­tan­te riguarda le li­mi­ta­zio­ni per i messaggi, regolando chi può mandare messaggi in de­ter­mi­na­ti canali, dato che tutte le persone che sono iscritte a un de­ter­mi­na­to canale ricevono una notifica. Se gestisci un canale grande o pubblico, puoi limitare questo diritto soltanto agli am­mi­ni­stra­to­ri o alle am­mi­ni­stra­tri­ci del team, per as­si­cu­rar­ti che nella chat vengano scambiati soltanto i messaggi davvero im­por­tan­ti.
• Gestione di canali e gruppi privati: se non desideri che i tuoi di­pen­den­ti o in generale gli altri utenti siano in grado di istituire canali personali, dovrai di­sat­ti­va­re questa opzione.

Terzo passaggio: invitare i di­pen­den­ti

Non appena avrai terminato con le im­po­sta­zio­ni, puoi invitare i membri del team. Ci sono due pos­si­bi­li­tà: inviti in­di­vi­dua­li o di gruppo at­tra­ver­so la pagina “Admin” del tuo team. I tuoi col­la­bo­ra­to­ri e le tue col­la­bo­ra­tri­ci ricevono quindi la co­mu­ni­ca­zio­ne e possono unirsi di­ret­ta­men­te alla rete del team. Durante la re­gi­stra­zio­ne, è meglio se tutti i di­pen­den­ti si iscrivono con il loro vero nome, in modo che possano essere ri­co­no­sciu­ti di­ret­ta­men­te dai colleghi e dalle colleghe.

Su quali di­spo­si­ti­vi si può usare Slack?

Slack è di­spo­ni­bi­le per diversi di­spo­si­ti­vi e sistemi operativi. Il programma può fun­zio­na­re tran­quil­la­men­te at­tra­ver­so il browser, opzione da con­si­de­ra­re so­prat­tut­to se ancora si ha qualche dubbio: potrai in questo modo provare lo strumento ve­lo­ce­men­te e senza impegno, senza che tutta l’azienda debba in­stal­la­re il programma. Slack esprime il suo pieno po­ten­zia­le come strumento per la co­mu­ni­ca­zio­ne nel momento in cui installi anche l’app mobile (iOS/Android) e l’app per il desktop (MacOS/Windows/Linux): in questo modo riceverai ag­gior­na­men­ti e notifiche all’arrivo di nuovi messaggi, anche se la finestra del browser è chiusa.

La sin­cro­niz­za­zio­ne delle cro­no­lo­gie delle chat funziona in maniera ottimale su tutti i di­spo­si­ti­vi integrati. Ciò comporta effetti positivi: ad esempio, in questo modo si sposta il limite che divide le co­mu­ni­ca­zio­ni la­vo­ra­ti­ve dalle chat private, che è un vantaggio indubbio per la cultura aziendale. Chi usa Slack spesso controlla anche dopo l’orario la­vo­ra­ti­vo i propri canali at­tra­ver­so lo smart­pho­ne.

Quanto costa uti­liz­za­re Slack?

Slack non è tanto un software classico quanto un servizio basato su cloud, com­ple­ta­men­te fornito, mantenuto e ag­gior­na­to au­to­ma­ti­ca­men­te. Le aziende di ogni di­men­sio­ne be­ne­fi­cia­no dell’elevata stabilità e sca­la­bi­li­tà, senza doversi occupare degli aspetti tecnici.

Iniziare a usare Slack è semplice: la piat­ta­for­ma offre un piano gratuito, con cui i team possono testare il programma senza impegno. In questa versione si possono ag­giun­ge­re un numero il­li­mi­ta­to di utenti. Tuttavia, l’accesso alla cro­no­lo­gia dei messaggi è limitato agli ultimi 90 giorni. Per i file sono di­spo­ni­bi­li fino a 5 GB di spazio e sono possibili in­te­gra­zio­ni di base con altri strumenti.

Per i team con esigenze maggiori, esistono piani a pagamento come quello Pro (da circa 8 € per persona/mese) e il piano Business+ (da circa 18 € per persona/mese). È possibile ri­chie­de­re anche offerte per­so­na­liz­za­te per piani En­ter­pri­se. La versione a pagamento di Slack offre tra l’altro ar­chi­via­zio­ne il­li­mi­ta­ta delle co­mu­ni­ca­zio­ni, spazio di ar­chi­via­zio­ne po­ten­zia­to, supporto 24/7, Single Sign-On (SSO) basato su SAML e funzioni di sicurezza e gestione avanzate. È di­spo­ni­bi­le anche l’IA di Slack, che può essere uti­liz­za­ta, ad esempio, per la creazione au­to­ma­tiz­za­ta di flussi di lavoro o la sintesi di riunioni.

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Che cos’è un bot di Slack e come si può uti­liz­za­re?

I bot di Slack sono una sorta di as­si­sten­ti virtuali che svolgono compiti au­to­ma­tiz­za­ti e mirano a rendere la col­la­bo­ra­zio­ne più ef­fi­cien­te. Il programma distingue fon­da­men­tal­men­te tra bot per­so­na­liz­za­ti e bot delle app. Ognuno ha uno scopo diverso e offre fun­zio­na­li­tà dif­fe­ren­ti.

Bot per­so­na­liz­za­ti

I bot per­so­na­liz­za­ti possono essere con­fi­gu­ra­ti da am­mi­ni­stra­to­ri e am­mi­ni­stra­tri­ci o svi­lup­pa­to­ri e svi­lup­pa­tri­ci ap­po­si­ta­men­te per il proprio team. Questi bot ricevono un nome unico (fino a 21 caratteri) e vengono pro­gram­ma­ti at­tra­ver­so le API di Slack per svolgere compiti specifici come risposte au­to­ma­ti­che, ela­bo­ra­zio­ne dati o in­te­ra­zio­ne con sistemi esterni. Il nome di un bot deve essere unico e non deve coin­ci­de­re con i canali Slack esistenti o con il nome standard “Slackbot”.

Bot delle app

I bot delle app sono ap­pli­ca­zio­ni pre­con­fi­gu­ra­te che possono essere integrate con pochi clic senza co­no­scen­ze di pro­gram­ma­zio­ne. Un esempio noto è il To-Do-Bot, che permette ai team di gestire liste di compiti condivise. Se un membro inserisce ad esempio il comando /todo list, il bot mostra tutti i compiti attuali. I compiti possono essere assegnati, con­tras­se­gna­ti e indicati come com­ple­ta­ti con un clic.

Vi sono un gran numero di bot delle app in­stal­la­bi­li im­me­dia­ta­men­te, che possono essere uti­liz­za­ti per diverse finalità: ad esempio c’è un bot per le sta­ti­sti­che (Statsbot), un bot per i sondaggi (Polly) e uno con il quale si possono ricevere e inviare e-mail di­ret­ta­men­te con Slack (MailClark). La gamma dei bot e delle loro funzioni è am­pia­men­te di­ver­si­fi­ca­ta: dai bot per ana­liz­za­re le sta­ti­sti­che fino a quelli che inviano smiley di­ver­ten­ti. Il loro numero è davvero con­si­de­re­vo­le e cresce giorno dopo giorno.

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Vantaggi e svantaggi di Slack

Slack offre numerosi vantaggi per la col­la­bo­ra­zio­ne digitale, ma è soggetto anche ad alcune critiche, so­prat­tut­to per quanto riguarda la pro­te­zio­ne dei dati e la struttura. La seguente pa­no­ra­mi­ca ne mostra i prin­ci­pa­li vantaggi e svantaggi:

I comandi più im­por­tan­ti di Slack in sintesi

Per uti­liz­za­re Slack in modo ef­fi­cien­te, vale la pena dare un’occhiata ai comandi più im­por­tan­ti, che possono essere inseriti di­ret­ta­men­te nella chat. Questi fa­ci­li­ta­no la co­mu­ni­ca­zio­ne, fanno ri­spar­mia­re tempo e as­si­cu­ra­no chiarezza nella routine la­vo­ra­ti­va.

• @channel: un canale (channel) è pa­ra­go­na­bi­le a una chatroom per di­scus­sio­ni a tema. A seconda delle im­po­sta­zio­ni possono par­te­ci­pa­re soltanto alcuni utenti oppure l’intero team. Per mandare una notifica a tutti gli utenti del canale, ti basta scrivere @channel e poi inserire il tuo messaggio.
• @here: questo comando è quasi identico a @channel, ma ricevono una notifica solo i par­te­ci­pan­ti che sono at­tual­men­te online e attivi.
• @username: per inviare una notifica a una persona specifica del canale, scrivi @username. Il testo inserito è però visibile a tutti i membri del canale.
• /me: questo comando serve per parlare di se stessi in terza persona. Se desideri fare una pausa, puoi co­mu­ni­car­lo fa­cil­men­te a tutti gli utenti del canale con il comando /me. Se ad esempio scrivi /me va in pausa pranzo, gli altri leg­ge­ran­no: [il tuo nome] va in pausa pranzo.
• /giphy: nelle chat di Slack è possibile al­leg­ge­ri­re la con­ver­sa­zio­ne con emoticon e immagini prese dal web. Un’altra simpatica variante sono le GIF animate di Giphy. Per inserirle bisogna dare il comando /giphy. A quel punto puoi andare a pescare nel vasto re­per­to­rio delle GIF animate at­tra­ver­so parole chiave come “Birthday”, “Food”, o “Xmas”.
• /shrug: inserisce un ¯ \ _ (ツ) _ / ¯ nel tuo messaggio.
• /leave: lasci il canale corrente.
• /collapse: nasconde tutte le immagini e le GIF di un canale.