Con­ver­ti­re i file Word in PDF: come funziona

Volete salvare un documento Word come file PDF e inviarlo? I vantaggi sono in­nu­me­re­vo­li: i file PDF sono compatti, possono essere aperti sulla maggior parte dei sistemi (uti­liz­zan­do vari strumenti gratuiti) e, a dif­fe­ren­za dei file Word, non hanno quasi mai problemi di com­pa­ti­bi­li­tà o di formato. Il layout salvato in PDF rimane invariato anche dopo l'invio. Questo spesso non è il caso di un documento Word (.doc), che viene aperto dal de­sti­na­ta­rio con altre versioni di Word o strumenti come Ope­nOf­fi­ce, ap­por­tan­do modifiche al formato nel testo. Ci sono anche com­pli­ca­zio­ni con la pre­sen­ta­zio­ne di immagini e font nei documenti Word. I file PDF, invece, vengono sempre vi­sua­liz­za­ti nello stesso modo dopo l'a­per­tu­ra, quindi la for­mat­ta­zio­ne originale viene sempre mantenuta.

I PDF sono par­ti­co­lar­men­te utili se si desidera inviare un documento per la stampa. Questo perché il documento viene stampato esat­ta­men­te come viene vi­sua­liz­za­to nel file PDF. È inoltre possibile pro­teg­ge­re con una password il documento PDF per evitare che venga mo­di­fi­ca­to da persone non au­to­riz­za­te o per­met­te­re di apportare solo alcune modifiche. Ancora, è possibile spe­ci­fi­ca­re chi può aprire o stampare il file. Rispetto a un documento Word, un file PDF offre quindi un controllo si­gni­fi­ca­ti­va­men­te maggiore sull’apertura e sulla suc­ces­si­va vi­sua­liz­za­zio­ne.

Di seguito vi in­di­chia­mo diverse pos­si­bi­li­tà per poter con­ver­ti­re un documento Word in un file PDF.

Se è stata se­le­zio­na­ta questa opzione, è possibile impostare la password in una nuova finestra di dialogo. Salvate il file una volta terminato. Questa procedura richiede po­chis­si­mo tempo ed è più che sod­di­sfa­cen­te per la maggior parte degli utenti. Tuttavia le opzioni di­spo­ni­bi­li in Word sono limitate: ad esempio, è possibile pro­teg­ge­re l'intero file PDF solo con una password, ma non bloccare le singole funzioni. Inoltre, il file PDF creato in questo modo richiede di solito più spazio di ar­chi­via­zio­ne di quanto sarebbe ne­ces­sa­rio.

Se si desidera un controllo più preciso sul documento PDF finale, è ne­ces­sa­rio uti­liz­za­re uno strumento speciale. Se state cercando solo un modo semplice per con­ver­ti­re i file Word in PDF, allora la funzione Word sopra descritta è più che suf­fi­cien­te.

Un software specifico per la con­ver­sio­ne di file Word in PDF offre di solito molte più funzioni rispetto alla funzione im­ple­men­ta­ta da Microsoft Word. Mentre i programmi che per­met­to­no di mo­di­fi­ca­re di­ret­ta­men­te i PDF sono a volte molto costosi, uno strumento gratuito è di solito suf­fi­cien­te per la semplice con­ver­sio­ne. Tali strumenti spesso in­stal­la­no un driver di stampa specifico per rendere la con­ver­sio­ne ancora più facile. In questo modo è possibile con­ver­ti­re fa­cil­men­te il documento nel formato PDF de­si­de­ra­to uti­liz­zan­do la funzione di stampa. La stampante vi­sua­liz­za infine il file esat­ta­men­te come lo stamperà in seguito. Se poi salvate il documento nel­l'an­te­pri­ma di stampa come file PDF, otterrete il documento esatto di cui avete bisogno senza va­ria­zio­ni di for­mat­ta­zio­ne.

Su “Im­po­sta­zio­ni” si trovano numerose opzioni, a partire dalla crit­to­gra­fia fino alla me­mo­riz­za­zio­ne au­to­ma­ti­ca. Con "Unisci" è anche possibile ag­giun­ge­re il file corrente a un altro PDF. In questo modo è facile unire più documenti Word in un unico file PDF. La funzione "E-Mail" allega il file PDF di­ret­ta­men­te a un'e-mail. Con "Salva" è possibile creare fa­cil­men­te il PDF sul proprio computer.

Uti­liz­zan­do la versione gratuita di PD­F­Crea­tor dovete però fare i conti con gli annunci pub­bli­ci­ta­ri, non presenti nelle versioni a pagamento dello strumento.

PD­F­Crea­tor viene fornito di­ret­ta­men­te con PD­FAr­chi­tect, uno strumento che offre alcune semplici opzioni di modifica, come ruotare, dividere, unire e crit­to­gra­fa­re PDF o inserire un proprio testo.

PDF24 funziona secondo lo stesso principio di PD­F­Crea­tor. Dopo l'in­stal­la­zio­ne, lo strumento funziona come una sorta di pseudo stampante, che può essere se­le­zio­na­ta come "pdf24" al momento di stampare. PDF24 è molto più leggero di PD­F­Crea­tor e non utilizza Adware. Oltre alla semplice modifica, crit­to­gra­fia, sud­di­vi­sio­ne e fusione, PDF24 consente agli utenti di con­ver­ti­re un file PDF in un file immagine. Anche la funzione fax integrata è estre­ma­men­te pratica.

Se siete alla ricerca di uno strumento per il Mac per con­ver­ti­re i file Word in PDF, allora il pre­in­stal­la­to TextEdit fa al caso vostro. Basta aprire il documento tramite TextEdit. Sulla scheda "File" trovate anche l'opzione "Stampa". Nella finestra di dialogo che si apre, alla voce "PDF", è possibile aprire un menu a discesa che consente di salvare, inviare via fax o per e-mail il file PDF. Se si desidera crit­to­gra­fa­re il file, è possibile "esportare" il documento nel­l'an­te­pri­ma alla voce "File". Sono anche di­spo­ni­bi­li altre opzioni di crit­to­gra­fia.

Sui Mac questo strumento è già presente, perciò ci sono meno software di con­ver­sio­ne PDF di­spo­ni­bi­li spe­ci­fi­ca­men­te per i sistemi Mac, rispetto a Windows. Na­tu­ral­men­te anche i programmi PDF di Adobe Acrobat, che sono a pagamento, con­ten­go­no funzioni cor­ri­spon­den­ti, ma la gamma di funzioni va ben oltre la semplice con­ver­sio­ne e questi strumenti sono di con­se­guen­za costosi.  Per la semplice con­ver­sio­ne è suf­fi­cien­te il software gratuito TextEdit.

Og­gi­gior­no è possibile con­ver­ti­re i documenti Word in PDF su Internet tramite siti web specifici. Basta caricare l'o­ri­gi­na­le ser­ven­do­si della funzione di upload e il sito web vi re­sti­tui­rà poco dopo il file PDF pronto per il download. Se una semplice con­ver­sio­ne in un file PDF è suf­fi­cien­te, questo metodo consente di ri­spar­mia­re tempo e risorse, dato che non è ne­ces­sa­rio in­stal­la­re alcun software specifico.

Tuttavia, la sicurezza dei vostri file non è sempre garantita: nei nostri esempi, gli operatori vi as­si­cu­ra­no che tutti i file saranno can­cel­la­ti poco dopo la fine del processo, anche se senza il ne­ces­sa­rio controllo non avete la sicurezza al cento per cento che sia ef­fet­ti­va­men­te così. Possiamo quindi rac­co­man­da­re di uti­liz­za­re questi servizi solo in misura limitata e senza garanzia per dati e documenti altamente sensibili.

Tuttavia, il tool gratuito consente solo due con­ver­sio­ni all'ora. Per questo motivo viene pub­bli­ciz­za­to Smallpdf Pro, a cui potete iscri­ver­vi sullo stesso sito web. Con la versione Pro a pagamento avete accesso il­li­mi­ta­to a tutte le funzioni. Lo strumento convince anche nella versione gratuita per la sua velocità. Se volete o dovete con­ver­ti­re molti file Word, dif­fi­cil­men­te potrete evitare la versione a pagamento o dovrete passare ad altri programmi.

Il sito web contiene alcuni annunci: alcuni in­ser­zio­ni­sti pro­get­ta­no i loro annunci come pulsanti di download per indurvi a cliccare.

Lo strumento online Online2PDF, fi­nan­zia­to con la pub­bli­ci­tà, consente di con­ver­ti­re fino a 20 file con­tem­po­ra­nea­men­te. Il tutto funziona tramite drag&drop, che permette di tra­sci­na­re con­tem­po­ra­nea­men­te più file nella finestra cor­ri­spon­den­te. È quindi possibile con­ver­ti­re i file di Word in un singolo PDF e unirli, con­ver­tir­li sin­go­lar­men­te o ricreare tutte le singole pagine dei documenti in singoli PDF. La con­ver­sio­ne è re­la­ti­va­men­te lenta, ma il risultato è buono.