Creare un modulo PDF com­pi­la­bi­le con Acrobat e soluzioni freeware

Il PDF (ab­bre­via­zio­ne di Portable Document Format) è pro­ba­bil­men­te uno dei formati di file più popolari uti­liz­za­ti nel mondo del lavoro grazie ai suoi evidenti vantaggi: può contenere pagine di testo e decine di immagini, man­te­nen­do una di­men­sio­ne re­la­ti­va­men­te piccola e con­sen­ten­do un rapido e semplice invio tramite e-mail o ca­ri­ca­men­to nel cloud. Inoltre, i PDF ga­ran­ti­sco­no una ri­pro­du­zio­ne fedele del documento su qualsiasi di­spo­si­ti­vo, senza com­pro­met­ter­ne né la pre­sen­ta­zio­ne, né la for­mat­ta­zio­ne.

Anche i moduli sono parte in­te­gran­te della vita la­vo­ra­ti­va quo­ti­dia­na: che si tratti di semplici elenchi di par­te­ci­pan­ti di con­fe­ren­ze, di moduli d’iscri­zio­ne e re­gi­stra­zio­ne o di fatture e prospetti fi­nan­zia­ri complessi, i moduli regolano i processi, re­gi­stra­no le in­for­ma­zio­ni e for­ni­sco­no una visione d’insieme.

I moduli PDF com­pi­la­bi­li di­ret­ta­men­te sul PC possono ridurre in modo si­gni­fi­ca­ti­vo le pratiche bu­ro­cra­ti­che aziendali, rendendo il processo più veloce e meno soggetto a errori rispetto all’in­se­ri­men­to manuale delle in­for­ma­zio­ni. Inoltre è più facile con­di­vi­de­re, ana­liz­za­re e ar­chi­via­re documenti digitali con clienti o colleghi.

Vi spie­ghia­mo come potete creare questi moduli PDF in­te­rat­ti­vi.

Creare un PDF com­pi­la­bi­le in MS Word: è possibile?

La risposta è semplice: no, con MS Word non è possibile creare un PDF com­pi­la­bi­le, ma il problema non risiede nel programma stesso.

Tuttavia, alcune fonti online affermano il contrario, mostrando che con la nota ap­pli­ca­zio­ne Office di Microsoft sia possibile creare sia moduli statici per la stampa, sia moduli in­te­rat­ti­vi da compilare di­ret­ta­men­te sul computer (possibili anche con altre ap­pli­ca­zio­ni Office, come Excel). Attivando la scheda sviluppo nelle opzioni, è possibile accedere a tutta una serie di funzioni e opzioni di pro­get­ta­zio­ne. Con queste potete inserire caselle di testo, calendari pop-up ed elenchi a tendina nel vostro documento, pro­teg­ger­lo da modifiche da parte di terzi, con­di­vi­der­lo con le persone in­te­res­sa­te e ana­liz­zar­lo dal punto di vista sta­ti­sti­co (di­spo­nen­do delle co­no­scen­ze ne­ces­sa­rie). Word vi offre inoltre vari modelli da scaricare, come moduli di feedback o calendari che possono essere uti­liz­za­ti per or­ga­niz­za­re la di­stri­bu­zio­ne set­ti­ma­na­le dei compiti all’interno dell’azienda.

Il risultato, però, sarà sempre un file .doc, che potete uti­liz­za­re per molti scopi, ma che non offre i vantaggi speciali di un PDF (come la ri­pro­du­zio­ne fedele e non mo­di­fi­ca­ta su altri di­spo­si­ti­vi).

In Word è possibile salvare documenti di­ret­ta­men­te come PDF. Il problema è che durante il processo di sal­va­tag­gio vengono persi tutti gli elementi in­te­rat­ti­vi del modulo, che quindi non potrà più essere com­pi­la­bi­le. Lo stesso accade se uti­liz­za­te un ge­ne­ra­to­re di PDF, come PDF24, come driver per una stampante virtuale.

Il motivo per cui Word non può essere uti­liz­za­to per creare moduli PDF com­pi­la­bi­li è sem­pli­ce­men­te perché i formati di file di Microsoft e Adobe non sono pie­na­men­te com­pa­ti­bi­li, aspetto che le due aziende pre­su­mi­bil­men­te non ri­sol­ve­ran­no. Pertanto, i moduli di domanda e i sondaggi pro­get­ta­ti con l’ap­pli­ca­zio­ne Microsoft e salvati in formato PDF si possono uni­ca­men­te stampare su carta e compilare a mano, facendo a meno delle caselle di testo in­te­rat­ti­ve e creando piuttosto una tabella con celle vuote. Per le liste di presenza semplici ciò può essere suf­fi­cien­te, mentre per i progetti più complessi questa soluzione lascia molto a de­si­de­ra­re.

Una soluzione gratuita: creare un PDF com­pi­la­bi­le con Ope­nOf­fi­ce

Un possibile rimedio è rap­pre­sen­ta­to dai pacchetti ap­pli­ca­ti­vi gratuiti Ope­nOf­fi­ce e Li­breOf­fi­ce. I moduli creati con questi programmi man­ten­go­no i loro elementi in­te­rat­ti­vi anche dopo essere stati salvati in formato PDF. Chiunque abbia già lavorato con MS Office, non troverà dif­fi­col­tà con i prodotti con­cor­ren­ti: la creazione di moduli funziona quasi allo stesso modo nei vari programmi.

Vi il­lu­stre­re­mo come creare un PDF uti­liz­zan­do Ope­nOf­fi­ce Writer, che è l’al­ter­na­ti­va gratuita a MS Word (in linea di principio, tali moduli possono essere creati anche in tutte le altre ap­pli­ca­zio­ni Ope­nOf­fi­ce, incluso Calc):

1. Aprite Ope­nOf­fi­ce.
2. Fate clic su “File” “Nuovo” “For­mu­la­rio XML” per creare un nuovo documento in cui è possibile creare i moduli.
3. Cliccate ora sotto la voce di menu “Vi­sua­liz­za” nella “Barra degli strumenti” → “Controlli del for­mu­la­rio” per vi­sua­liz­za­re la barra degli strumenti per i moduli. Questa appare come finestra separata, ma può anche essere collegata alla barra del menu nella parte superiore della finestra.
4. Per iniziare a pro­get­ta­re il modulo, scegliete “Apri nel Modo bozza” nella barra degli strumenti.

Potete dunque pro­get­ta­re il vostro modulo con tutti gli strumenti che Ope­nOf­fi­ce vi mette a di­spo­si­zio­ne (testo, immagini, oggetti, forme, tabelle, ecc.) e inserire gli elementi in­te­rat­ti­vi del modulo in qualsiasi punto del documento con il mouse.

Nella barra degli strumenti avete a di­spo­si­zio­ne i seguenti elementi:

• Casella di controllo: casella vuota che l’utente finale del modulo può con­tras­se­gna­re o meno, inserendo un segno di spunta (o un altro simbolo) con un clic. Può essere uti­liz­za­ta per spuntare, ad esempio, il sesso corretto in un modulo di domanda.
• Casella di testo: spazio libero in cui l’utente può scrivere una certa quantità di testo, ad esempio per ulteriori os­ser­va­zio­ni o feedback sul modulo.
• Campo for­mat­ta­to: qui l’utente può inserire un valore numerico, soggetto a regole pre­de­fi­ni­te dal creatore, come un in­ter­val­lo di numeri possibili compresi tra 1 e 10.
• Pulsanti: questa funzione crea un pulsante che può essere associato ad una macro. Le macro sono sequenze di comandi più o meno complesse, che possono essere ri­chia­ma­te da tale pulsante, senza che l’utente debba ripetere tutti gli input. Ad esempio, è possibile inserire au­to­ma­ti­ca­men­te il proprio indirizzo in un modulo premendo un unico pulsante. Le macro sono uti­liz­za­te prin­ci­pal­men­te in Ope­nOf­fi­ce Calc e fun­zio­na­no in modo simile alle loro cor­ri­spon­den­ti in Microsoft Excel.
• Pulsanti di scelta: forme par­ti­co­la­ri di caselle di controllo, par­ti­co­lar­men­te utili per i que­stio­na­ri a scelta multipla. Se vengono rag­grup­pa­ti insieme più campi di questo tipo, può essere se­le­zio­na­to solo uno di essi per volta.
• Casella di riepilogo: questa funzione crea un menu a tendina con una selezione di opzioni pre­ce­den­te­men­te impostate dal creatore del modulo. La casella di riepilogo può essere collegata anche ad una fonte di dati già esistente.
• Casella combinata: funziona come una casella di riepilogo, ma consente all’utente del modulo di inserire in­for­ma­zio­ni ag­giun­ti­ve se non vuole se­le­zio­na­re nessuna delle opzioni pre­im­po­sta­te.
• Etichetta: viene uti­liz­za­ta per ag­giun­ge­re una de­scri­zio­ne testuale (etichetta) a tutti gli elementi in­te­rat­ti­vi. In questo modo è possibile, ad esempio, eti­chet­ta­re le caselle di controllo e disporle nel documento insieme al testo associato.
• Altri campi di controllo: a seconda della versione di Ope­nOf­fi­ce, sono di­spo­ni­bi­li pratiche funzioni ag­giun­ti­ve. Ad esempio, un cursore che permette all’utente del modulo di scorrere un elenco definito di numeri (ad esempio anni di nascita). Oppure il campo data, che aggiunge una casella di testo pre­for­mat­ta­ta per l’in­se­ri­men­to di date.

Facendo doppio clic su qualsiasi elemento in­te­rat­ti­vo, potete definirne le proprietà in ogni dettaglio: l’altezza e la larghezza di una casella di testo, la cornice, il titolo e lo stile di vi­sua­liz­za­zio­ne (piatto o con “effetto 3D”). Per sem­pli­fi­car­vi il lavoro, potete copiare gli elementi con tutte le im­po­sta­zio­ni ef­fet­tua­te e in­col­lar­li nuo­va­men­te altrove. Di­sat­ti­va­te la modalità di bozza di tanto in tanto per testare gli elementi in­te­rat­ti­vi.

Quando avete terminato, fate clic su “File” → “Esporta come PDF” per tra­sfor­ma­re il documento Ope­nOf­fi­ce in un PDF com­pi­la­bi­le. Gli utenti potranno così aprire, compilare ed even­tual­men­te stampare o salvare il documento con quasi tutti i lettori di PDF e in­viar­ve­lo di­ret­ta­men­te.

Un metodo costoso e pro­fes­sio­na­le: creare un PDF com­pi­la­bi­le con Adobe Acrobat

Anche se è possibile creare un PDF com­pi­la­bi­le in modo com­ple­ta­men­te gratuito, alcuni utenti con­ti­nua­no ad affidarsi alla soluzione standard pro­fes­sio­na­le, seppur costosa: Adobe Acrobat.

Ciò può essere dovuto al fatto che forse non tutti i clienti o colleghi hanno una licenza MS Office o vogliono usare Ope­nOf­fi­ce o Li­breOf­fi­ce. Inoltre, con il suo programma interno, Adobe offre alcune ca­rat­te­ri­sti­che speciali che lo rendono com­pe­ti­ti­vo rispetto alla con­cor­ren­za. La ca­rat­te­ri­sti­ca più im­por­tan­te è il ri­co­no­sci­men­to au­to­ma­ti­co e sor­pren­den­te­men­te af­fi­da­bi­le dei campi dei moduli nei file digitali e persino in documenti cartacei scan­ne­riz­za­ti. Il software di Adobe consente inoltre di con­ver­ti­re il modulo MS Word in un PDF com­pi­la­bi­le.

Procedete nel modo seguente:

1. Nella barra degli strumenti cliccate su “Strumenti”→ “Prepara modulo” (i nomi delle procedure e dei menu possono variare no­te­vol­men­te da una versione all’altra; qui ci riferiamo alla versione Adobe Acrobat 9).
2. Nella finestra di dialogo, se­le­zio­na­te il file d’origine del vostro modulo. Acrobat può aprire i moduli già esistenti (file PDF, Word, Excel e molti altri formati) o con­ver­ti­re i documenti cartacei scan­ne­riz­za­ti in un modulo (in al­ter­na­ti­va, è possibile creare un modulo ex novo uti­liz­zan­do i modelli).
3. Durante la pre­pa­ra­zio­ne del modulo vengono ri­co­no­sciu­ti au­to­ma­ti­ca­men­te tutti i campi statici del modulo e nominati in base al testo cir­co­stan­te. Questo processo avviene in un istante e so­li­ta­men­te ha esito positivo. Tuttavia, può anche accadere che Acrobat di­men­ti­chi un campo o in­ter­pre­ti er­ro­nea­men­te una linea di de­mar­ca­zio­ne ad esempio come riquadro per la firma. In questo caso, è possibile cor­reg­ge­re ra­pi­da­men­te l’errore inserendo, spostando o can­cel­lan­do gli elementi del modulo.

A parte questo pratico strumento, la selezione e le fun­zio­na­li­tà degli strumenti in Adobe Acrobat sono molto simili a quelle di MS Word, Ope­nOf­fi­ce e Li­breOf­fi­ce: campi di testo, caselle di controllo, pulsanti di scelta, caselle di riepilogo, caselle combinate e pulsanti possono essere ridotti a icona e con­fi­gu­ra­ti facendo doppio clic.

Inoltre, il programma offre in­te­res­san­ti funzioni ag­giun­ti­ve, tra cui:

• Compilare moduli in­te­rat­ti­vi più ve­lo­ce­men­te, passando da una casella di testo all’altra, invece di cliccare sin­go­lar­men­te ogni elemento con il mouse. In Adobe Acrobat, è possibile impostare l’ordine delle schede per rendere questo processo il più ef­fi­cien­te possibile.
• In com­bi­na­zio­ne con Adobe Sign, è possibile inserire nei moduli un campo per la firma digitale.
• Un altro strumento ag­giun­ti­vo in Acrobat è il campo codice a barre. Questo converte au­to­ma­ti­ca­men­te tutte le voci del modulo in un codice a barre univoco che può essere letto e in­ter­pre­ta­to con l’hardware ap­pro­pria­to. Ciò facilita la va­lu­ta­zio­ne e l’ar­chi­via­zio­ne dei moduli che vi vengono re­sti­tui­ti in forma cartacea per posta o via fax.
• I moduli PDF possono anche essere condivisi con i vostri clienti e colleghi via e-mail o tramite un server interno uti­liz­zan­do Adobe Acrobat. Il programma consente inoltre di mo­ni­to­ra­re lo stato dei feedback e di inviare au­to­ma­ti­ca­men­te dei pro­me­mo­ria in caso di un ap­pun­ta­men­to di­men­ti­ca­to.

Sul sito web di Adobe ci sono tutorial completi su tutte le funzioni ag­giun­ti­ve. C’è anche una versione di prova gratuita di Adobe Acrobat, che è valida per 14 giorni e consente di creare e mo­di­fi­ca­re i PDF e anche di ri­di­men­sio­na­re i documenti di questo tipo.

Ad ogni modo esistono numerose al­ter­na­ti­ve ad Adobe Acrobat con fun­zio­na­li­tà simili, dove però la creazione di moduli PDF com­pi­la­bi­li è possibile uni­ca­men­te nelle versioni pro­fes­sio­na­li di questi programmi (Qoppa PDF Studio, PDF-XChange Editor) o versioni trial a pagamento (Foxit Phantom PDF, Nitro Pro).

In sintesi: anche con i software gratuiti si ottengono buoni risultati

I moduli PDF in­te­rat­ti­vi riducono il caos cartaceo e sono facili e veloci da creare. Con Microsoft Office, tuttavia, è possibile eseguire solo il lavoro di pro­get­ta­zio­ne pre­li­mi­na­re. Per rendere un PDF con­cre­ta­men­te com­pi­la­bi­le, è ne­ces­sa­rio uti­liz­za­re Adobe Acrobat o un programma al­ter­na­ti­vo. Se preferite, anziché la costosa soluzione di Adobe, potete usare la suite gratuita di Ope­nOf­fi­ce. Le soluzioni freeware offrono risultati sod­di­sfa­cen­ti che possono essere letti e compilati con quasi tutti i lettori di PDF.