Creare una stampa unione? Con Word è sem­pli­cis­si­mo!

Word può estra­po­la­re le in­for­ma­zio­ni ne­ces­sa­rie per la stampa unione da diverse origini: potete importare delle tabelle Excel, uti­liz­za­re la vostra rubrica di Outlook oppure inserire le in­for­ma­zio­ni di­ret­ta­men­te in Word.

Se, invece, volete uti­liz­za­re la rubrica di Outlook, con lo stesso pulsante se­le­zio­na­te “Seleziona dai contatti di Outlook”. Se, per ordinare i vostri contatti nel programma di posta elet­tro­ni­ca, uti­liz­za­te diverse cartelle, a questo punto avete la pos­si­bi­li­tà di se­le­zio­na­re in modo mirato gli indirizzi corretti.

Se non de­si­de­ra­te pre­di­spor­re una tabella Excel, né tenere una rubrica in Outlook, potete inserire i dati di­ret­ta­men­te in Word. A questo scopo se­le­zio­na­te la funzione “Crea nuovo elenco”. Word vi mette a di­spo­si­zio­ne varie utili colonne in cui potete inserire i dati degli indirizzi. Fate clic nei campi cor­ri­spon­den­ti e inserite i dati. Dopo avere concluso l’in­se­ri­men­to di un indirizzo, potete ag­giun­ge­re una nuova riga facendo clic su “Nuova voce”.

Molto pro­ba­bil­men­te, per creare la vostra stampa unione non avete bisogno di tutte le colonne proposte da Word, oppure potreste voler ag­giun­ge­re delle categorie per­so­na­liz­za­te. Facendo clic su “Per­so­na­liz­za colonne”, Word vi permette di ag­giun­ge­re, can­cel­la­re o sem­pli­ce­men­te ri­no­mi­na­re le colonne. Dopo avere inserito tutte le in­for­ma­zio­ni e con­fer­ma­to gli in­se­ri­men­ti, Word vi chiede di salvare la nuova banca dati. In questo modo, potrete uti­liz­za­re i dati inseriti anche in altri documenti Word, senza dover ripetere lo stesso lavoro per ogni stampa unione.

Una volta salvate le in­for­ma­zio­ni dei de­sti­na­ta­ri, è arrivato il momento di scrivere la lettera vera e propria. Questo avviene, da una parte, digitando il testo nor­mal­men­te, così come siete abituati a fare in Word, dall’altra parte, tuttavia, uti­liz­zan­do degli speciali blocchi di testo. Fon­da­men­ta­le per qualunque stampa unione è il blocco indirizzi. Facendo clic sul relativo pulsante, si apre una finestra per la con­fi­gu­ra­zio­ne del se­gna­po­sto. Qui potete definire la struttura del blocco indirizzi. Se lavorate con una tabella esterna, Word cerca di ricavare i campi corretti sulla base dei titoli delle colonne. Se, tuttavia, il programma non riesce ad associare i titoli che avete inserito per le colonne, il pulsante “Cor­ri­spon­den­za campi” vi permette di assegnare cor­ret­ta­men­te le categorie.

Con una formula di apertura potete inserire nella vostra stampa unione un ap­pel­la­ti­vo per­so­na­liz­za­to. In questo caso, anziché ri­vol­ger­vi a un de­sti­na­ta­rio in­de­fi­ni­to, ad esempio scrivendo “Egregi Signori”, potete far sì che Word estrapoli dai dati e vi­sua­liz­zi il nome specifico del de­sti­na­ta­rio. Anche a questo scopo dovete definire il formato, decidendo ad esempio se debba essere vi­sua­liz­za­to il nome, il cognome o entrambi.

Potete inoltre decidere di inserire l’ap­pel­la­ti­vo di saluto proposto da Word oppure inserire un ap­pel­la­ti­vo per­so­na­liz­za­to. Il software di ela­bo­ra­zio­ne testi vi propone un generico “Gentile”, seguito dal nome del de­sti­na­ta­rio. Se­le­zio­nan­do l’opzione “(Nessuna)”, potete scrivere l’ap­pel­la­ti­vo di saluto della formula in modo del tutto normale nel testo, inserendo solo suc­ces­si­va­men­te il campo con il nome per la stampa unione. Un piccolo problema deriva dal fatto che Word (pro­ba­bil­men­te poiché concepito da una pro­spet­ti­va anglofona) non prevede la de­cli­na­zio­ne dell’ap­pel­la­ti­vo al maschile/femminile. Tuttavia, anche questo si può risolvere con alcune modifiche:

Create una formula di apertura senza ap­pel­la­ti­vo di saluto. A questo punto, cliccate con il tasto destro del mouse sul blocco e se­le­zio­na­te “Attiva o disattiva codici di campo”. In questo modo potete vi­sua­liz­za­re il codice su cui si basa il campo della stampa unione. Inoltre dovete uti­liz­za­re delle regole. Queste funzioni per­met­to­no di pro­gram­ma­re i campi della stampa unione con maggiore pre­ci­sio­ne. Per ottenere l’ap­pel­la­ti­vo corretto dovete uti­liz­za­re una regola se-allora-al­tri­men­ti. Inoltre, nella vostra origine dati deve essere presente un campo in cui è indicato il sesso del de­sti­na­ta­rio.

Portate il cursore all’interno della funzione di campo dopo “_BEFORE_” (compreso lo spazio dopo il trattino basso) e fate clic sulla regola se-allora-al­tri­men­ti. Nella finestra che compare, se­le­zio­na­te il nome del campo in cui è indicato il sesso del de­sti­na­ta­rio, quindi spe­ci­fi­ca­te che questo deve essere ad esempio uguale a “femminile” oppure a “Signora”. A questo punto indicate cosa deve essere inserito in caso di cor­ri­spon­den­za (ad esempio “Cara”) e cosa deve inserire Word nel caso in cui le in­for­ma­zio­ni non cor­ri­spon­da­no (ad esempio “Caro”). A questo punto, la formula di apertura è per­fet­ta­men­te adattata alla persona a cui è in­di­riz­za­to il messaggio.

Prima di procedere alla stampa delle lettere in Word, potete vi­sua­liz­zar­ne un’anteprima. A questo scopo, Word compila i se­gna­po­sto con i dati veri e propri. Questo vi permette di esaminare ogni singola lettera compilata e con­trol­la­re se sono presenti errori. A questo punto cliccare sulla funzione “Finalizza e unisci” per stampare le lettere. A questo riguardo, Word offre diverse opzioni:

• Modifica singoli documenti: Word crea un nuovo documento in cui le diverse versioni della lettera vengono vi­sua­liz­za­te in suc­ces­sio­ne. Qui potete apportare modifiche in singole posizioni.
• Stampa documenti: Word stampa di­ret­ta­men­te le lettere una dopo l’altra.
• Invia messaggi: Word invia il documento sotto forma di e-mail. A questo scopo, come origine dati se­le­zio­na­te il campo con­te­nen­te gli indirizzi di posta elet­tro­ni­ca me­mo­riz­za­ti, quindi ag­giun­ge­re un oggetto.