Tabelle Excel: or­ga­niz­za­re i dati nel formato perfetto

Prima di poter iniziare a creare una tabella, è tuttavia ne­ces­sa­rio disporre di un set di dati adeguato. Se si desidera uti­liz­za­re ad esempio le funzioni di or­di­na­men­to e filtro dei dati, è inoltre ne­ces­sa­rio dotare i dati di opportune in­te­sta­zio­ni delle colonne. Se i dati necessari sono già pronti in una fonte esterna, potete col­le­gar­li con la massima sem­pli­ci­tà uti­liz­zan­do la funzione di im­por­ta­zio­ne di Excel. A questo scopo, andate alla scheda “Dati” e fate clic sul pulsante “Recupera dati”. Le fonti da cui importare i dati com­pren­do­no, tra gli altri, altri documenti (testo, CSV, XML, JSON), database (ad esempio database di Microsoft Access e SQL Server), Microsoft Azure e Facebook:

In al­ter­na­ti­va, i dati per la tabella Excel da creare possono essere immessi ma­nual­men­te. Nell’esempio seguente, che servirà da ri­fe­ri­men­to anche per le suc­ces­si­ve spie­ga­zio­ni di questo tutorial su Excel, abbiamo creato un piccolo set di dati formato da dieci clienti, per ciascuno dei quali è indicato il nome, l’età, il fatturato e l’anno in cui il cliente ha eseguito il primo acquisto:

Dopo avere inserito il set di dati de­si­de­ra­to, è possibile con­ver­tir­lo in una tabella Excel for­mat­ta­ta. Per farlo, per prima cosa se­le­zio­na­te il set di dati completo tenendo premuto il tasto sinistro del mouse e se­le­zio­nan­do quindi tutti i campi Excel cor­ri­spon­den­ti:

Una volta se­le­zio­na­to il set di dati, nella scheda “Home” fate clic sul pulsante “Formatta come tabella”. A questo punto, Excel vi­sua­liz­za una pa­no­ra­mi­ca dei modelli pre­de­fi­ni­ti di­spo­ni­bi­li:

Nella finestra di dialogo suc­ces­si­va con­fer­ma­te i campi del set di dati (nell’esempio qui con­si­de­ra­to, tutti i campi da A1 a D11) e, se avete inserito dei titoli per le colonne del set di dati, spuntate l’opzione “Tabella con in­te­sta­zio­ni”. Suc­ces­si­va­men­te, facendo clic su “OK” viene creata la tabella Excel se­le­zio­na­ta:

Se, per il set di dati viene creata una tabella Excel for­mat­ta­ta, l’ap­pli­ca­zio­ne Microsoft aggiunge di default a questa tabella anche una funzione di or­di­na­men­to e filtro. Questa funzione può essere uti­liz­za­ta per ordinare in ordine al­fa­be­ti­co o per di­men­sio­ni i valori delle singole colonne, oppure per filtrarli in base a criteri per­so­na­liz­za­ti. A questo scopo, nella ri­spet­ti­va colonna è suf­fi­cien­te fare clic sull’icona nella riga dell’in­te­sta­zio­ne che raffigura una freccia verso il basso, quindi se­le­zio­na­te l’opzione de­si­de­ra­ta.

Per esempio, la tabella Excel di questo tutorial può essere ordinata in modo tale da ottenere un elenco dei clienti basato sul ri­spet­ti­vo fatturato (a iniziare dai clienti con il fatturato più elevato); per farlo, è suf­fi­cien­te cliccare nella colonna “Fatturato” sulla suddetta icona e se­le­zio­na­re “Ordina dal più grande al più piccolo”:

Così come la funzione di or­di­na­men­to, anche la funzione di filtro distingue au­to­ma­ti­ca­men­te tra filtri testuali e numerici che l’utente deve uti­liz­za­re in base ai contenuti della ri­spet­ti­va colonna. Nel set di dati di questo tutorial, per esempio, la funzione di filtro può essere uti­liz­za­ta nella tabella Excel creata per vi­sua­liz­za­re solo i clienti con meno di 50 anni. A questo scopo, se­le­zio­na­te per prima cosa “Filtri per numeri”, quindi “Minore di”. Nella finestra di dialogo suc­ces­si­va “Per­so­na­liz­za filtro au­to­ma­ti­co”, immettete il valore “50” e con­fer­ma­te il filtro con “OK”:

Se, per la tabella Excel creata, non de­si­de­ra­te uti­liz­za­re né la funzione di filtro né la funzione di or­di­na­men­to, questa fun­zio­na­li­tà può na­tu­ral­men­te anche essere di­sat­ti­va­ta. A questo scopo, per prima cosa se­le­zio­na­te uno dei campi con l’icona “freccia verso il basso”, quindi cliccate sulla voce in alto nella barra di menu “Ordina e filtra” (la scheda di registro Start deve essere attiva). Suc­ces­si­va­men­te cliccate sulla voce di menu “Filtro” per di­sat­ti­va­re le funzioni e na­scon­de­re le icone:

I vantaggi pratici di una tabella Excel for­mat­ta­ta com­pren­do­no anche la pos­si­bi­li­tà di ag­giun­ge­re una riga Totale che mostra au­to­ma­ti­ca­men­te il risultato delle più diverse opzioni di calcolo se­le­zio­na­bi­li. È possibile per esempio vi­sua­liz­za­re la somma, la media, singoli valori specifici, come pure il valore minimo o massimo. Per ag­giun­ge­re la riga Totale alla tabella Excel creata, è suf­fi­cien­te fare clic con il tasto destro del mouse su una cella qualunque della tabella, quindi se­le­zio­na­te le voci di menu “Tabella” e “Riga totale”:

Anche la riga del totale lavora con le già note icone “freccia verso il basso”. Dovrete quindi fare clic sull’icona della colonna della tabella per la quale de­si­de­ra­te se­le­zio­na­re un’opzione di calcolo. A questo punto, se­le­zio­na­te l’opzione de­si­de­ra­ta affinché il risultato cor­ri­spon­den­te venga vi­sua­liz­za­to nella riga. Nell’esempio seguente abbiamo fatto calcolare a Excel i valori medi dell’età e del fatturato dei clienti:

La creazione di una tabella Excel for­mat­ta­ta offre anche il vantaggio di poter pre­sen­ta­re i dati or­ga­niz­za­ti in grafici che vengono au­to­ma­ti­ca­men­te ag­gior­na­ti in caso di modifiche alla tabella o ai valori della tabella. Per creare un grafico dinamico di questo tipo, procedete come segue:

1. Aprite la scheda “Inserisci”.
2. Se­le­zio­na­te tutte le righe i cui valori dovranno essere raf­fi­gu­ra­ti nel grafico.
3. Nel gruppo della barra di menu “Grafici”, fate clic su “Grafici con­si­glia­ti” e scegliete il tipo di rap­pre­sen­ta­zio­ne de­si­de­ra­ta. In al­ter­na­ti­va potete anche cliccare su uno dei simboli dei grafici della pre­se­le­zio­ne.

Se de­ter­mi­na­te for­mat­ta­zio­ni (o tutte le for­mat­ta­zio­ni) della tabella Excel creata non sono più ne­ces­sa­rie o nel caso in cui alcuni campi siano stati for­mat­ta­ti inav­ver­ti­ta­men­te, è possibile annullare in qualunque momento la for­mat­ta­zio­ne dei relativi campi. La funzione ne­ces­sa­ria si trova nella barra di menu, scheda “Home”. La funzione può essere uti­liz­za­ta nel modo seguente:

1. Se­le­zio­na­te le celle per le quali de­si­de­ra­te annullare la for­mat­ta­zio­ne.
2. Nel gruppo di menu “Modifica”, fate clic sul pulsante “Cancella”.
3. Se­le­zio­na­te la voce di menu “Cancella formati”.