Excel: come rilevare, accettare o rifiutare le modifiche

Con la funzione “Rileva modifiche”, spesso definita anche “modalità di revisione di Excel” puoi mettere in evidenza le modifiche, ri­por­tar­le sotto forma di tabelle e, se ne­ces­sa­rio, an­nul­lar­le in un secondo momento. È utile se si lavora su cartelle di lavoro Excel per un periodo più lungo o insieme ad altri.

Guida rapida: rilevare le modifiche

Per poter mo­ni­to­ra­re le modifiche in Excel, la cartella di lavoro deve essere condivisa. In questo caso, è possibile tracciare le modifiche in pochi passi.

1. Nel menu di Excel, passa al menu “Revisione” > “Modifiche”.
2. Seleziona “Rileva modifiche” e poi fai clic su “Evidenzia modifiche”. Nella finestra che si apre, è possibile applicare le im­po­sta­zio­ni per tracciare le modifiche.
3. Chiudi la finestra facendo clic su “OK”. Le im­po­sta­zio­ni verranno salvate e le modifiche apportate saranno d’ora in poi evi­den­zia­te a colori.

Excel: attivare il ri­le­va­men­to delle modifiche

Se desideri rilevare le modifiche in Excel, ci sono diverse opzioni che ti pre­sen­tia­mo di seguito. Le istru­zio­ni il­lu­stra­te si ri­fe­ri­sco­no a Microsoft 365 e alle versioni di Excel 2021, 2019 e 2016. Potrebbe essere ne­ces­sa­rio ag­giun­ge­re prima la funzione di ri­le­va­men­to delle modifiche alla barra di accesso rapido.

Ag­giun­ge­re il ri­le­va­men­to delle modifiche alla barra di accesso rapido di Excel

Se i pulsanti per attivare il ri­le­va­men­to delle modifiche non sono di­spo­ni­bi­li nel menu di Excel (ad esempio, nel caso di Microsoft 365), è possibile rein­te­grar­li tra le funzioni di accesso rapido nel modo seguente:

1. Vai su “File” > “Opzioni” > “Barra di accesso rapido”.
2. Nella scheda “Scegli comandi da”, seleziona l’opzione “Tutti i comandi”.
3. Scorri l’elenco e cerca le voci “Rileva modifiche (legacy)” e “Condividi cartella di lavoro (legacy)”. Ag­giun­ge­te­le alla barra di accesso rapido facendo clic su “Aggiungi”.
4. Conferma la procedura con “OK”.

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Rileva modifiche

Fai clic sull’icona “Rileva modifiche” nella barra di accesso rapido e poi sulla scheda “Mostra revisioni” per attivare il ri­le­va­men­to delle modifiche in Excel.

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Nella seguente finestra di dialogo puoi definire le im­po­sta­zio­ni de­si­de­ra­te.

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La soluzione più semplice consiste nel se­le­zio­na­re le caselle di controllo “Rileva durante la modifica e condividi la cartella di lavoro” e “Mostra revisioni sullo schermo”. In questo modo le modifiche eseguite su Excel vengono rilevate e mostrate mediante un commento nelle celle in questione, mentre la cartella di lavoro viene condivisa au­to­ma­ti­ca­men­te. Con questa im­po­sta­zio­ne pre­de­fi­ni­ta tutte le altre rimangono invariate. I campi di opzione “Quando”, “Da chi” e “Percorso” possono essere uti­liz­za­ti per per­so­na­liz­za­re il ri­le­va­men­to delle modifiche in base alle proprie esigenze: ad esempio, è possibile stabilire di chi sono le modifiche tracciate o da quale momento in poi le modifiche sono rilevanti.

Il menu include anche l’opzione che consente di vi­sua­liz­za­re tutte le modifiche in forma tabellare su un nuovo foglio. Per attivare questa funzione, è suf­fi­cien­te se­le­zio­na­re la casella “Elenca modifiche su un nuovo foglio”.

Con­di­vi­de­re la cartella di lavoro

In al­ter­na­ti­va, sempre nella barra di accesso rapido puoi uti­liz­za­te la funzione “Condividi cartella di lavoro”.

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Anche in questo caso si aprirà una finestra di dialogo in cui vedi quali utenti con­di­vi­do­no la cartella, nella scheda “Modifiche”. A questo punto, spostati sulla scheda “Avanzate” e attiva la modalità di modifica in Excel. Qui si possono anche applicare varie im­po­sta­zio­ni, come ad esempio quando ag­gior­na­re esat­ta­men­te le modifiche o cosa deve succedere se gli utenti hanno apportato modifiche diverse.

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Ri­co­no­sce­re le celle mo­di­fi­ca­te

Il modo in cui vengono vi­sua­liz­za­te le modifiche personali dipende dalle im­po­sta­zio­ni definite quando viene attivata la modalità di revisione in Excel.

Modifiche evi­den­zia­te

Se nelle im­po­sta­zio­ni di revisione selezioni l’opzione “Mostra revisioni sullo schermo”, quando viene mo­di­fi­ca­ta una cella, le etichette di colonna e riga cor­ri­spon­den­ti ap­pa­ri­ran­no di un colore rosso scuro. Inoltre, le celle mo­di­fi­ca­te mo­stre­ran­no au­to­ma­ti­ca­men­te un commento, messo in evidenza da un bordo colorato e da un piccolo triangolo colorato in alto a sinistra nella cella. Le modifiche di ogni utente sono indicate con un colore diverso. Per vi­sua­liz­za­re un commento basta spostare il cursore del mouse sopra la cella mo­di­fi­ca­ta. In questo modo puoi vedere chi e quando ha mo­di­fi­ca­to la cella e quali modifiche sono state apportate.

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Foglio di lavoro “Cro­no­lo­gia”

Se nelle im­po­sta­zio­ni viene se­le­zio­na­ta l’opzione “Elenca modifiche su un nuovo foglio”, nella tua cartella di lavoro verrà creato un nuovo foglio di lavoro de­no­mi­na­to “Cro­no­lo­gia”. Questo foglio presenta una lista di tutte le modifiche in una tabella. Da qui potrai visionare anche i casi di conflitto, qualora ad esempio due utenti avessero mo­di­fi­ca­to la stessa cella.

Nell’elenco sono riportate solo le modifiche salvate. Tieni presente che il tipo di cor­re­zio­ni incluse nel foglio “Cro­no­lo­gia” dipende dalle tue im­po­sta­zio­ni personali.

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Se nelle im­po­sta­zio­ni de­se­le­zio­ni la casella di controllo “Elenca modifiche su un nuovo foglio”, il foglio di lavoro “Cro­no­lo­gia” sarà rimosso.

Funzione CELLA

Un trucco che si può adottare per la modalità di modifica in Excel, se desideri sempre iden­ti­fi­ca­re subito la cella che è stata mo­di­fi­ca­ta per ultima, è la funzione CELLA di Excel. Digita la formula seguente in una cella:

=CELLA("Indirizzo")

Adesso la cella mostrerà l’indirizzo dell’ultima cella mo­di­fi­ca­ta. Questa fun­zio­na­li­tà può essere uti­liz­za­ta con tutti i tipi di in­for­ma­zio­ni della funzione CELLA ma, se non si specifica nulla, verrà sempre vi­sua­liz­za­ta l’in­for­ma­zio­ne relativa all’ultima cella mo­di­fi­ca­ta.

Accettare o rifiutare le modifiche

Se desideri accettare o rifiutare le revisioni eseguite in un foglio di Excel, devi se­le­zio­na­re l’opzione “Accetta/rifiuta modifiche”, che trovi alla voce del menu “Rileva modifiche”. Dopo averla se­le­zio­na­ta, vi­sua­liz­ze­rai un messaggio che ti chiede di salvare il foglio di lavoro. Conferma facendo clic su “OK” e, nella seguente finestra di dialogo, definisci quali modifiche desideri rivedere. Ana­lo­ga­men­te alle im­po­sta­zio­ni per il ri­le­va­men­to delle modifiche, anche in questo caso è possibile applicare il filtro in base a data, utente e percorso. Come im­po­sta­zio­ne pre­de­fi­ni­ta vengono visionate tutte le modifiche non ancora riviste.

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La seguente finestra di dialogo ti permette di gestire le modifiche apportate e di ac­cet­tar­le o ri­fiu­tar­le sin­go­lar­men­te o tutte insieme. Se rifiuti una modifica, la cella cor­ri­spon­den­te viene ri­pri­sti­na­ta allo stato pre­ce­den­te il cam­bia­men­to. Se una cella è stata mo­di­fi­ca­ta più volte dall’ultima revisione, hai la pos­si­bi­li­tà di re­vi­sio­na­re le modifiche in­di­vi­dual­men­te se­le­zio­nan­do il contenuto di una cella.

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Le celle mo­di­fi­ca­te ri­sul­te­ran­no evi­den­zia­te anche dopo la revisione, a pre­scin­de­re dal fatto che abbiate accettato o meno le modifiche. L’evi­den­zia­zio­ne scom­pa­ri­rà solo di­sat­ti­van­do il ri­le­va­men­to delle modifiche in Excel.

Di­sat­ti­va­re il ri­le­va­men­to delle modifiche

Se non desideri più rilevare le modifiche in Excel, procedi come segue:

1. Apri la scheda “Revisione”.
2. Seleziona la funzione “Rileva modifiche” nella sezione “Revisione”.
3. Fai clic su “Mostra revisioni”.
4. De­se­le­zio­na la casella di controllo “Rileva durante la modifica e condividi la cartella di lavoro”.

Di­sat­ti­van­do il ri­le­va­men­to delle modifiche, la cro­no­lo­gia delle modifiche verrà eliminata. Tuttavia, è possibile salvare se­pa­ra­ta­men­te la cro­no­lo­gia prima di ef­fet­tua­re questo passaggio. A questo scopo, come descritto sopra, puoi se­le­zio­na­re l’opzione “Elenca modifiche su un nuovo foglio” e copiare il foglio di lavoro “Cro­no­lo­gia” in un’altra cartella di lavoro di Excel.

Una volta di­sat­ti­va­to il ri­le­va­men­to delle modifiche non sarà più possibile eseguire la revisione della cartella di lavoro insieme ad altri utenti e pertanto vi­sua­liz­ze­rai il messaggio di av­ver­ti­men­to cor­ri­spon­den­te. Se un altro utente salva la propria versione della cartella di lavoro in seguito alla di­sat­ti­va­zio­ne di questa funzione, le versioni salvate in pre­ce­den­za verranno so­vra­scrit­te.

Li­mi­ta­zio­ni nella modalità di revisione

Quando su Excel è attiva la modalità di revisione le cartelle di lavoro condivise sono soggette a limiti. Ciò significa che non sarà possibile ef­fet­tua­re alcune ope­ra­zio­ni, tra cui la for­mat­ta­zio­ne con­di­zio­na­le, l’unione di celle, l’im­por­ta­zio­ne di col­le­ga­men­ti iper­te­stua­li, l’uso di macro di Excel e non solo (vedi l’elenco seguente). Se desideri uti­liz­za­re una funzione di Excel ma la vi­sua­liz­zi in grigio, controlla se il nome del file, mostrato sulla barra del titolo della finestra di Excel, è seguito dalla dicitura “[Condiviso]”. Questo potrebbe spiegare perché de­ter­mi­na­te fun­zio­na­li­tà non sono di­spo­ni­bi­li.

Esempi di funzioni di Excel non sup­por­ta­te quando il ri­le­va­men­to delle modifiche in Excel è attivo:

• Creazione o in­se­ri­men­to di tabelle
• In­se­ri­men­to o eli­mi­na­zio­ne di blocchi di celle
• Aggiunta o modifica di for­mat­ta­zio­ni con­di­zio­na­li
• Eli­mi­na­zio­ne dei fogli di lavoro
• Aggiunta o modifica della convalida dati
• Unione o se­pa­ra­zio­ne di celle
• Creazione o modifica di grafici o rapporti di grafici pivot
• Or­di­na­men­to o ap­pli­ca­zio­ne del filtro per il formato
• In­se­ri­men­to o modifica di immagini o altri oggetti
• Utilizzo di strumenti di disegno

Il ri­le­va­men­to delle modifiche non opera come una semplice funzione di an­nul­la­men­to: non è possibile rifiutare le modifiche nella sequenza inversa in cui sono state apportate e ciascuna modifica può inoltre essere rifiutata in­di­vi­dual­men­te.

Tieni presente che non tutte le modifiche sono rilevate. Le modifiche al contenuto delle celle sono tracciate, ma non lo sono quelle di for­mat­ta­zio­ne, per mostrare o na­scon­de­re righe/colonne o sem­pli­ce­men­te quelle di ricalcolo.

Requisito per il ri­le­va­men­to delle modifiche

In Excel il ri­le­va­men­to delle modifiche funziona solo nelle cartelle di lavoro condivise (attivando questa funzione il file viene condiviso au­to­ma­ti­ca­men­te, vedi la voce “Im­po­sta­zio­ni” sopra). Nelle versioni più recenti di Excel, come Microsoft 365, le “cartelle condivise” vengono so­sti­tui­te dalla “creazione di documenti condivisi”, in cui più utenti possono re­vi­sio­na­re con­tem­po­ra­nea­men­te un file e vi­sua­liz­za­re im­me­dia­ta­men­te le modifiche. Tuttavia, questo non permette di usare il ri­le­va­men­to delle modifiche. È questo il caso di cartelle di lavoro salvate in uno spazio condiviso, come OneDrive o Share­Point. Puoi quindi rilevare le modifiche apportate da altri solo sul momento, ma non suc­ces­si­va­men­te.