Ag­giun­ge­re una casella di posta elet­tro­ni­ca in Outlook: con­fi­gu­ra­re l’accesso a caselle di posta ag­giun­ti­ve

Le e-mail sono una com­po­nen­te basilare della co­mu­ni­ca­zio­ne aziendale. Se a causa di un numero eccessivo di messaggi, non riesci a con­trol­la­re e gestire in modo adeguato la tua casella di posta elet­tro­ni­ca, potrebbe essere una buona idea decidere di con­di­vi­der­ne l’accesso con uno o più colleghi. Questi potranno così integrare questo indirizzo nel loro account di posta elet­tro­ni­ca, vi­sua­liz­zan­do i messaggi in arrivo e, con le dovute au­to­riz­za­zio­ni, anche gestirli.

Guida rapida: ag­giun­ge­re una casella di posta elet­tro­ni­ca su Outlook

1. Apri Outlook e fai clic su “File”. In “In­for­ma­zio­ni account”, fai clic su “Aggiungi account” e inserisci l’indirizzo e-mail de­si­de­ra­to.
2. Fa­col­ta­ti­vo: seleziona il pro­to­col­lo e-mail IMAP, inserisci la password dell’account e-mail e fai clic su “Connetti”.
3. Al termine della con­fi­gu­ra­zio­ne, fai clic su “Fine”.

Come ag­giun­ge­re una casella di posta elet­tro­ni­ca in Outlook

Su Outlook, l’utilizzo condiviso della casella di posta elet­tro­ni­ca funziona con tutti gli account che sono salvati su un server Exchange in comune. Per poter ag­giun­ge­re una casella di posta esterna nel tuo account Outlook è ne­ces­sa­rio prima di tutto fornire le au­to­riz­za­zio­ni ne­ces­sa­rie. È possibile con­di­vi­de­re l’intera casella postale o solo singole cartelle, nel caso in cui si desideri con­di­vi­de­re solo i messaggi pro­ve­nien­ti da un indirizzo specifico. È inoltre possibile stabilire se si desidera concedere l’au­to­riz­za­zio­ne di sola lettura o la pos­si­bi­li­tà di or­ga­niz­za­re, ri­spon­de­re o ad­di­rit­tu­ra eliminare le e-mail. Ad au­to­riz­za­zio­ne avvenuta, la casella di posta di Outlook può essere aggiunta e gestita nell’ambito dei permessi concessi.

Con­di­vi­de­re la casella di posta elet­tro­ni­ca in Outlook

La con­di­vi­sio­ne della casella di posta di Outlook (o di una sot­to­car­tel­la) con altri utenti sul server di Exchange avviene in pochi passaggi.

Fai clic con il tasto destro del mouse sulla casella di posta in arrivo e seleziona “Proprietà” nel menu che appare (“Au­to­riz­za­zio­ni” nella versione online di Outlook). Se non desideri con­di­vi­de­re l’intera casella di posta elet­tro­ni­ca, ma solo alcune sot­to­car­tel­le, seleziona queste ultime.

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Apri la scheda “Au­to­riz­za­zio­ni” e fai clic sul pulsante “Aggiungi”. È quindi possibile cercare nell’elenco globale degli indirizzi l’account a cui ag­giun­ge­re la casella di posta di Outlook:

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Infine, definisci le au­to­riz­za­zio­ni dell’utente per la casella di posta condivisa. Con il livello di au­to­riz­za­zio­ne “Pro­prie­ta­rio”, ad esempio, è possibile leggere, ri­spon­de­re e anche can­cel­la­re tutte le e-mail. Si possono inoltre creare nuove cartelle e sot­to­car­tel­le. Fai clic su “OK” per con­fer­ma­re le im­po­sta­zio­ni apportate.

Ag­giun­ge­re una casella di posta elet­tro­ni­ca in Outlook

Per ag­giun­ge­re una casella di posta condivisa in Outlook, apri la scheda “File” e clicca due volte sul pulsante “Im­po­sta­zio­ni account”:

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Fai clic nell’elenco sull’account di Outlook che intendi collegare alla casella di posta condivisa, quindi premi il tasto “Cambia…”. In al­ter­na­ti­va, è possibile avviare le im­po­sta­zio­ni dell’account di Exchange facendo doppio clic sul ri­spet­ti­vo account:

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Nel menu che segue clicca su “Altre im­po­sta­zio­ni” e seleziona “Im­po­sta­zio­ni avanzate”. Premi “Aggiungi…”, inserisci il nome della casella di posta elet­tro­ni­ca condivisa e conferma l’im­por­ta­zio­ne con “OK”:

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Ora dovresti vi­sua­liz­za­re la casella di posta elet­tro­ni­ca nell’elenco delle caselle di­spo­ni­bi­li. Quindi salva le modifiche cliccando su “OK” e poi su “Avanti”. Outlook ti informerà che il tuo account è stato ag­gior­na­to con successo.

È ora possibile vi­sua­liz­za­re la casella di posta di Outlook aggiunta nel riquadro delle cartelle. Se la selezioni, il client elenca i messaggi che contiene di­ret­ta­men­te nel tuo account.

Ag­giun­ge­re la casella di posta elet­tro­ni­ca su Outlook dal web

Anche nell’ap­pli­ca­zio­ne web di Outlook, che hai pre­ce­den­te­men­te condiviso con altri utenti, hai la pos­si­bi­li­tà di ag­giun­ge­re caselle di posta elet­tro­ni­ca. A tal fine, accedi all’account dall’ap­pli­ca­zio­ne web di Outlook e fai clic con il pulsante destro del mouse sui tre punti nella scheda “Cartelle” della casella di posta prin­ci­pa­le nell’area di na­vi­ga­zio­ne sinistra. Seleziona quindi Aggiungi cartella o cassetta postale condivisa. Se sono stati integrati diversi account di posta elet­tro­ni­ca nell’account Outlook, devi se­le­zio­na­re prima l’account di posta elet­tro­ni­ca per il quale è stata condivisa la casella di posta elet­tro­ni­ca.

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Inserisci il nome o l’indirizzo e-mail della persona di cui desideri integrare la casella di posta elet­tro­ni­ca su Outlook e fai clic su “Aggiungi”:

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Nel riquadro delle cartelle dovrebbe ora esserci anche una voce per la casella di posta di Outlook condivisa, al di sotto delle cartelle della tua casella di posta.

Perché ag­giun­ge­re o con­di­vi­de­re una casella di posta su Outlook

Possono esserci mol­te­pli­ci motivi per ag­giun­ge­re una casella di posta elet­tro­ni­ca al tuo account Outlook ap­par­te­nen­te a un profilo diverso. Ad esempio, come spesso succede, un manager potrebbe avere bisogno di supporto nella gestione della propria casella di posta elet­tro­ni­ca e quindi concedere i permessi di accesso ai suoi col­la­bo­ra­to­ri e alle sue col­la­bo­ra­tri­ci. A seconda del livello di au­to­riz­za­zio­ne, questi possono ottenere il permesso di ricevere, ordinare o ad­di­rit­tu­ra ri­spon­de­re ai messaggi ricevuti. Un altro caso d’uso è la gestione condivisa di un account di supporto via e-mail: in­clu­den­do diversi utenti in una casella di posta di Outlook ap­par­te­nen­te a un account di supporto, l’ela­bo­ra­zio­ne delle richieste può avvenire in modo più veloce ed efficace in quanto più persone sono ma­te­rial­men­te in grado di oc­cu­par­se­ne.

Inoltre, si può pensare di ag­giun­ge­re le caselle di posta di ex di­pen­den­ti, almeno tem­po­ra­nea­men­te, ad account Outlook di persone che lavorano ancora nell’azienda. Questo risulta par­ti­co­lar­men­te utile se gli ex di­pen­den­ti hanno in­trat­te­nu­to uno scambio regolare di e-mail con la clientela, in modo da lasciare prov­vi­so­ria­men­te attivo il relativo account.