Importare i contatti in Outlook: come ag­gior­na­re la rubrica di Outlook

Anche nell’era di Facebook e WhatsApp, le e-mail sono un mezzo di co­mu­ni­ca­zio­ne centrale, so­prat­tut­to nelle aziende. Microsoft Outlook è par­ti­co­lar­men­te adatto come client di posta per gli utenti abituali grazie alle sue opzioni fles­si­bi­li di gestione dei contatti. Con la procedura guidata di im­por­ta­zio­ne/espor­ta­zio­ne integrata, i dati dei contatti possono essere fa­cil­men­te importati in Outlook. Ti in­di­chia­mo come ag­giun­ge­re i tuoi contatti più im­por­tan­ti alla rubrica di Outlook in pochi passi.

Guida rapida: importare i contatti di Outlook

1. Su Outlook, vai su “File” -> “Apri ed esporta” -> “Importa/Esporta”.
2. Nella procedura guidata di im­por­ta­zio­ne/espor­ta­zio­ne, seleziona “Importa dati da altri programmi o file” -> “Avanti”.
3. Seleziona “Valori separati da virgola” -> “Avanti” -> Fai clic su “Sfoglia”, seleziona il file CSV e importa la variante che ti serve -> “Avanti”.
4. Fai clic sulla cartella di de­sti­na­zio­ne “Contatti” -> “Avanti” -> “Fine”.

Importare i contatti di Outlook: quali sono i requisiti?

Ci sono diversi scenari in cui è utile o ne­ces­sa­rio importare contatti in Outlook: in genere, si dispone di liste esterne di contatti com­mer­cia­li o privati che si desidera importare nella rubrica di Outlook. Tuttavia, è anche possibile importare i contatti che si erano pre­ce­den­te­men­te esportati da Outlook, magari perché desideri creare un backup o passare a un’altra versione del programma. In quest’ultimo caso, l’elenco dei contatti esiste già nel formato di im­por­ta­zio­ne richiesto in CSV. Se disponi di un elenco di contatti, ad esempio sotto forma di foglio di calcolo Excel, è ne­ces­sa­rio salvarlo in formato CSV prima di poterlo importare nella rubrica di Outlook.

Come salvare i fogli di calcolo come file CSV

Tutti i comuni fogli di calcolo come Microsoft Excel o Ope­nOf­fi­ce o Li­breOf­fi­ce Calc offrono la pos­si­bi­li­tà di salvare cartelle di lavoro come file CSV. Per gli utenti di Excel, ad esempio, funziona come segue:

1. In primo luogo, clicca sul foglio di lavoro che contiene le in­for­ma­zio­ni di contatto che desideri importare nella rubrica di Outlook. Quindi passa alla scheda “File” e fai clic su “Salva con nome”.
2. Fai clic su “Sfoglia” e decidi dove salvare il file. Quindi, apri il menu nel campo “Salva come” facendo clic sulla piccola icona a triangolo rivolta verso il basso.
3. Cerca e seleziona la voce “CSV (de­li­mi­ta­to dal se­pa­ra­to­re di elenco)”. Infine, premi su “Salva”. Excel ti informerà che alcune delle ca­rat­te­ri­sti­che della cartella di lavoro andranno perse a causa del passaggio al formato CSV. A questo punto non ti resta che accettare cliccando su OK.

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Importare i contatti in Outlook: istru­zio­ni guidate per i client per il desktop e per le ap­pli­ca­zio­ni web

Se disponi dei contatti de­si­de­ra­ti in formato CSV, puoi iniziare im­me­dia­ta­men­te a im­por­tar­li nella rubrica di Outlook. Per fare questo non sono necessari software ag­giun­ti­vi di nessun tipo: la procedura guidata di im­por­ta­zio­ne/espor­ta­zio­ne di Microsoft Outlook, men­zio­na­ta prima, è integrata per im­po­sta­zio­ne pre­de­fi­ni­ta. A seconda che lavori con il client per il desktop o con la versione web, la procedura può variare leg­ger­men­te. Qui sotto abbiamo riassunto per te il processo di im­por­ta­zio­ne nelle diverse versioni di Outlook.

Come importare i contatti nella versione desktop di Outlook

Gli utenti delle nuove versioni di Outlook possono trovare la procedura guidata di im­por­ta­zio­ne/espor­ta­zio­ne nel menu “File”. Aprilo quindi tramite l’omonima scheda:

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Nel menu che si apre a sinistra seleziona “Apri ed esporta”. Qui avvii la procedura guidata facendo clic su “Importa/esporta”.

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Nel menu di avvio della procedura guidata di im­por­ta­zio­ne/espor­ta­zio­ne puoi se­le­zio­na­re diverse azioni. L’opzione “Importa dati da altri programmi o file” è già se­le­zio­na­ta per im­po­sta­zio­ne pre­de­fi­ni­ta, quindi ti basterà sem­pli­ce­men­te premere il pulsante “Avanti”.

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Nella suc­ces­si­va finestra di dialogo puoi scegliere la voce “Valori separati da virgola” e facendo clic su “Avanti” approdi di­ret­ta­men­te al suc­ces­si­vo menu. At­tra­ver­so l’opzione “Sfoglia” puoi se­le­zio­na­re il percorso di ar­chi­via­zio­ne del file da importare:

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Prima di cliccare su “Avanti”, hai la pos­si­bi­li­tà di scegliere tra tre varianti di im­por­ta­zio­ne:

1. So­sti­tui­sci i duplicati con gli elementi importati: se in Outlook uno dei contatti esiste già, le in­for­ma­zio­ni ri­guar­dan­ti questo contatto verranno scartate e so­sti­tui­te dalle in­for­ma­zio­ni del file di im­por­ta­zio­ne.
2. Consenti la creazione di duplicati (opzione pre­de­fi­ni­ta): se un contatto esiste già in Outlook, l’im­por­ta­zio­ne/espor­ta­zio­ne guidata crea un duplicato di questo contatto. In seguito, potrai combinare le in­for­ma­zio­ni nella rubrica o rimuovere la versione de­si­de­ra­ta.
3. Non importare duplicati: se un contatto esiste già in Outlook, le in­for­ma­zio­ni da importare riguardo a questo contatto verranno eliminate.

In­di­pen­den­te­men­te dall’opzione che sce­glie­rai, nel menu suc­ces­si­vo ti verrà richiesto di se­le­zio­na­re una cartella di de­sti­na­zio­ne. Cerca “Contatti” e clicca su “Avanti”.

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Dopo aver cliccato su “Fine”, il processo di im­por­ta­zio­ne su Outlook avrà inizio.

Come importare contatti in Outlook sul Web

Anche in Outlook sul Web si possono importare nuovi contatti nella rubrica di Outlook: per farlo, accedi all’ap­pli­ca­zio­ne web e poi clicca sull’icona con le persone che si trova in basso a sinistra nella barra degli strumenti:

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Suc­ces­si­va­men­te premi il pulsante “Gestisci contatti” in alto a destra e scegli la voce “Importa contatti”.

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Si apre poi il menu di im­por­ta­zio­ne. Qui fai clic su “Sfoglia”, seleziona il file CSV de­si­de­ra­to e clicca su “Apri”. Infine, clicca la voce “Importa”.