Nextcloud Office: come funziona la suite per l’ufficio

Con Nextcloud Office, Nextcloud offre una potente suite per l’ufficio online che soddisfa tutte le esigenze dell’utente in termini di col­la­bo­ra­zio­ne completa e di software per l’ufficio. Ti pre­sen­tia­mo Nextcloud Office.

Cos’è Nextcloud Office?

Il software di col­la­bo­ra­zio­ne e cloud Nextcloud consente ad aziende e privati di uti­liz­za­re il self-hosting e il cloud computing in modo fles­si­bi­le e sicuro, senza dover ricorrere a soluzioni com­mer­cia­li. Nextcloud non solo offre elevati standard di pro­te­zio­ne dei dati, ma anche numerose ap­pli­ca­zio­ni Nextcloud, come Nextcloud Talk e la suite per l’ufficio online Nextcloud Office.

Nextcloud Office è stato svi­lup­pa­to in col­la­bo­ra­zio­ne con la società Collabora Pro­duc­ti­vi­ty e integrato in Nextcloud. L’intento era di sod­di­sfa­re le esigenze di un mondo del lavoro moderno e di­gi­ta­liz­za­to, com­pren­den­do anche potenti funzioni di editor online per mo­di­fi­ca­re, allegare e con­di­vi­de­re documenti, uti­liz­za­re fogli di calcolo e creare pre­sen­ta­zio­ni. Un’in­te­gra­zio­ne perfetta nell’eco­si­ste­ma Nextcloud ga­ran­ti­sce che la suite per l’ufficio supporti tutti gli strumenti Nextcloud e tutti i browser, i formati di file e gli editor più diffusi. Inoltre, Nextcloud Office fa parte della piat­ta­for­ma di col­la­bo­ra­zio­ne integrata Nextcloud Hub con tutti gli strumenti chiave di Nextcloud come Groupware, Files, Talk e Office.

A che cosa serve Nextcloud Office?

Nextcloud Office può essere uti­liz­za­to gra­tui­ta­men­te con tutte le prin­ci­pa­li funzioni standard per uso privato. In caso di uso aziendale, Nextcloud offre una versione a pagamento con il piano Nextcloud En­ter­pri­se, per pre­sta­zio­ni ancora più stabili e fles­si­bi­li. L’ambito di ap­pli­ca­zio­ne di Nextcloud Office copre funzioni pressoché identiche a quelle delle note ap­pli­ca­zio­ni per ufficio Microsoft 365 e Google Workspace o delle cor­ri­spon­den­ti al­ter­na­ti­ve a Microsoft Office.

Tra le più im­por­tan­ti opzioni e funzioni dell’ap­pli­ca­zio­ne figurano:

• Creare e mo­di­fi­ca­re documenti in tempo reale (anche per vi­deo­chia­ma­te e chat)
• Funzione di commento all’interno dei documenti
• Inserire immagini di­ret­ta­men­te dal proprio archivio Nextcloud
• Con­di­vi­de­re e mo­di­fi­ca­re in modo col­la­bo­ra­ti­vo i documenti tramite browser o app mobile
• Mo­di­fi­ca­re i documenti con link interni o esterni per le persone che non hanno Nextcloud (con re­stri­zio­ne di accesso)
• Fogli di calcolo
• Creare e mo­di­fi­ca­re pre­sen­ta­zio­ni, disegni e note
• Tracciare la cro­no­lo­gia delle versioni e delle modifiche
• Funzione di na­vi­ga­zio­ne per sfogliare i documenti
• In­te­gra­zio­ne con Microsoft Word

Pre­sen­ta­zio­ne dei com­po­nen­ti di Nextcloud Office

Nextcloud Office è stato pro­get­ta­to per gestire l’intera gamma di attività d’ufficio che si possono svolgere in ambienti di lavoro digitali mediante cloud. La suite per l’ufficio consente di creare, mo­di­fi­ca­re e con­di­vi­de­re fa­cil­men­te i documenti con il proprio team, in­di­pen­den­te­men­te dalla posizione o dal di­spo­si­ti­vo. In aggiunta, è possibile lavorare ai documenti anche durante le riunioni sin­cro­niz­zan­do au­to­ma­ti­ca­men­te le modifiche. Infine, chi dispone di permessi da am­mi­ni­stra­to­re può stabilire quali persone possono accedere ai dati.

Di seguito, ti pre­sen­tia­mo tutti i com­po­nen­ti di Nextcloud Office in dettaglio.

Nextcloud Write

Come Word in Microsoft 365, Nextcloud Write è il cuore della suite Nextcloud Office. È qui che i documenti possono essere creati e mo­di­fi­ca­ti, condivisi e salvati insieme ad altri. L’ap­pli­ca­zio­ne è pie­na­men­te col­la­bo­ra­ti­va e supporta anche Microsoft Word. Il trac­cia­men­to del cursore in tempo reale consente di vedere dove le altre persone del team stanno ap­por­tan­do modifiche.

Nextcloud Write integra sempre più funzioni di IA che aiutano gli utenti nella stesura e revisione dei testi, come la cor­re­zio­ne au­to­ma­ti­ca degli errori or­to­gra­fi­ci, il mi­glio­ra­men­to dello stile o le tra­du­zio­ni.

Nextcloud Spread­sheet

Nextcloud Spread­sheet si può con­si­de­ra­re l’equi­va­len­te di Excel, il programma di fogli di calcolo di Microsoft. Questo programma mette a di­spo­si­zio­ne una gamma completa di funzioni, formule e strumenti per creare e col­la­bo­ra­re sui fogli di calcolo. È as­si­cu­ra­to il massimo livello di pro­te­zio­ne dei dati: un af­fi­da­bi­le controllo degli accessi fa sì che i fogli di calcolo con­te­nen­ti dati aziendali sensibili siano mo­di­fi­ca­ti solo da persone e team au­to­riz­za­ti. Infine, è possibile anche integrare Microsoft Excel.

Nextcloud Present

È come Po­wer­Point, ma diverso: si tratta del programma di pre­sen­ta­zio­ni Nextcloud Present. Il programma consente di creare dia­po­si­ti­ve semplici o complesse in vari design e layout a scelta. Per farlo sono di­spo­ni­bi­li sia comodi modelli, sia opzioni di con­fi­gu­ra­zio­ne per­so­na­liz­za­te. Dal momento che il fun­zio­na­men­to è intuitivo, si possono creare pre­sen­ta­zio­ni in­for­ma­ti­ve e pro­fes­sio­na­li per qualsiasi tipo di pubblico. La com­pa­ti­bi­li­tà con Microsoft Po­wer­Point e il supporto dei formati di file più comuni fanno sì che Nextcloud Present soddisfi tutti i requisiti di un potente software di pre­sen­ta­zio­ne.

Nextcloud Draw

Nextcloud Draw è uno strumento completo per prendere appunti e disegnare che serve a creare grafici, piani, schizzi e diagrammi complessi simili a quelli di Microsoft Visio. Le ap­pli­ca­zio­ni col­la­bo­ra­ti­ve possono essere uti­liz­za­te per il­lu­stra­re e svi­lup­pa­re idee insieme o per pre­sen­ta­re piani al pubblico in forma di grafici o diagrammi. Tutto ciò si può fare anche nelle con­fe­ren­ze online e nelle riunioni di gruppo.

Nextcloud Text

Nextcloud Text è l’editor di testo pre­de­fi­ni­to di Nextcloud. Si basa su Markdown, dispone di una funzione di tra­du­zio­ne autonoma e supporta numerosi formati di rich text, tra cui in­te­sta­zio­ni, link, tabelle, testo in grassetto e corsivo. I diversi colori per ogni autore mi­glio­ra­no la chiarezza dei progetti di grandi di­men­sio­ni con più par­te­ci­pan­ti.

I vantaggi di Nextcloud Office nell’ambiente Nextcloud

La versione per l’ufficio di Nextcloud può essere integrata per­fet­ta­men­te con l’eco­si­ste­ma scalabile e versatile delle app Nextcloud. Nextcloud ricorda le piat­ta­for­me di col­la­bo­ra­zio­ne di Google e Microsoft, che a loro volta con­sen­to­no una perfetta in­te­gra­zio­ne di app e servizi interni.

Nextcloud Office vanta l’in­te­ra­zio­ne con gli altri potenti com­po­nen­ti di Nextcloud, come di seguito il­lu­stra­to:

• Lavoro col­la­bo­ra­ti­vo fles­si­bi­le mediante l’in­te­gra­zio­ne delle funzioni di Office nelle app Nextcloud come Talk o Groupware.
• Le funzioni di Office per l’editing congiunto dei documenti rendono possibile il lavoro in team nelle riunioni online e nelle vi­deo­con­fe­ren­ze grazie alle funzioni di con­di­vi­sio­ne dello schermo, commento, cro­no­lo­gia delle versioni, trac­cia­men­to del cursore in tempo reale e menzioni.
• Pro­te­zio­ne da accessi non au­to­riz­za­ti at­tra­ver­so una gestione sicura dei permessi e degli accessi con cartelle di gruppo e privilegi di accesso ai file per gruppi, individui e file se­le­zio­na­ti.
• Client desktop e mobile di Nextcloud per l’utilizzo sia su desktop che su qualsiasi di­spo­si­ti­vo mobile.
• Gestione cen­tra­liz­za­ta, sin­cro­niz­za­zio­ne e trac­cia­men­to delle modifiche ai documenti semplice e tra­sver­sa­le alle ap­pli­ca­zio­ni.

Quali sono i formati di file sup­por­ta­ti da Nextcloud Office?

Una suite per l’ufficio dovrebbe offrire di più di una serie di funzioni e strumenti per la col­la­bo­ra­zio­ne, la co­mu­ni­ca­zio­ne e la modifica dei documenti. Almeno al­tret­tan­to im­por­tan­te è infatti il supporto di tutti i formati di file comuni che in­flui­sco­no sull’uso di una soluzione di pro­dut­ti­vi­tà basata sul cloud. Solo ciò può garantire una col­la­bo­ra­zio­ne fles­si­bi­le e com­pa­ti­bi­le tra diversi sistemi e ap­pli­ca­zio­ni.

Nextcloud Office vanta una com­pa­ti­bi­li­tà pari a quella della con­cor­ren­za e supporta l’apertura, la lettura e la me­mo­riz­za­zio­ne di oltre una dozzina di formati di file. Questi includono:

• Ela­bo­ra­zio­ne dei testi: DOCX, DOC, RTF e ODT
• Fogli di calcolo: XLS, XLSX, ODS
• Pre­sen­ta­zio­ni: ODP, PPT, PPTX
• Disegni: ODG
• Ulteriori formati sup­por­ta­ti: Publisher, Import/View Visio

I vantaggi di Nextcloud Office rispetto alla con­cor­ren­za

L’obiettivo di Nextcloud è ambizioso: la piat­ta­for­ma di col­la­bo­ra­zio­ne basata sul cloud deve rap­pre­sen­ta­re niente di meno che una degna e almeno pari al­ter­na­ti­va a Microsoft 365. Per ottenere questo risultato, Nextcloud prevede potenti fun­zio­na­li­tà di self-hosting e di cloud computing con standard di pro­te­zio­ne dei dati che superano ad­di­rit­tu­ra quelli di Microsoft. Altre ragioni per cui molte aziende pre­fe­ri­sco­no Nextcloud ai servizi com­mer­cia­li sono la crescente fun­zio­na­li­tà e in­te­gra­zio­ne dei servizi pro­prie­ta­ri, i piani aziendali scalabili e il pacchetto completo Nextcloud Hub.

La suite per l’ufficio rap­pre­sen­ta un elemento centrale di Nextcloud per un ambiente in­di­pen­den­te e basato sul cloud. I vantaggi offerti dalla suite per l’ufficio rispetto alle al­ter­na­ti­ve a Nextcloud, come Google Workspace e Microsoft 365, includono:

Un ulteriore vantaggio consiste nel fatto che, grazie al rendering secondo il principio WYSIWYG, i documenti vengono vi­sua­liz­za­ti esat­ta­men­te come verranno stampati alla fine. Nelle altre ap­pli­ca­zio­ni per l’ufficio, invece, possono esserci delle sorprese a seconda del browser e delle im­po­sta­zio­ni.

Come si installa Nextcloud Office?

Nextcloud Office si trova di­ret­ta­men­te sul sito web di Nextcloud. Si può scegliere tra una versione di prova gratuita per 60 minuti, una versione gratuita per uso esclu­si­va­men­te privato e versioni a pagamento come parte di Nextcloud En­ter­pri­se.

Esistono diverse opzioni per l’in­stal­la­zio­ne:

Prima opzione: con­fi­gu­ra­re il server di Collabora Online

Nextcloud Office è fondato su Collabora Online, pertanto è ne­ces­sa­rio un server dedicato di Collabora Online. La con­fi­gu­ra­zio­ne del server e il col­le­ga­men­to con l’ap­pli­ca­zio­ne Office ri­chie­do­no la co­no­scen­za dell’in­stal­la­zio­ne di pacchetti in Linux e Ubuntu o Docker. In al­ter­na­ti­va, è di­spo­ni­bi­le un server CODE integrato per piccoli team o per uso privato. Il server CODE può essere in­stal­la­to di­ret­ta­men­te tramite l’ap­pli­ca­zio­ne Nextcloud e se­le­zio­na­to come back end nel programma Office.

Dopo che hai con­fi­gu­ra­to il server Collabora Online, devi attivare l’ap­pli­ca­zio­ne Nextcloud Office nella gestione delle ap­pli­ca­zio­ni e col­le­gar­la al server Collabora Online dalle im­po­sta­zio­ni.

Seconda opzione: Managed Nextcloud

Managed Nextcloud fornisce tutta la fles­si­bi­li­tà e la pro­dut­ti­vi­tà di Nextcloud, compreso Nextcloud Office. Lascia che sia il provider di tua scelta a occuparsi di im­po­sta­zio­ne, ma­nu­ten­zio­ne e ag­gior­na­men­ti, usu­fruen­do di un’as­si­sten­za 24/7 e scalando il tuo piano di ab­bo­na­men­to e di cloud online in base alle tue esigenze. Le ap­pli­ca­zio­ni Nextcloud come Groupware, Talk o Office includono tutte le funzioni di col­la­bo­ra­zio­ne più im­por­tan­ti. Ad esempio, la con­di­vi­sio­ne e la modifica di documenti, le con­fe­ren­ze online e la pia­ni­fi­ca­zio­ne di progetti, gruppi e riunioni, compresi i permessi di accesso in­di­vi­dua­li.

I vantaggi di Nextcloud Office con Managed Nextcloud

Managed Nextcloud con Nextcloud Office è la soluzione ideale per le aziende che de­si­de­ra­no una pro­te­zio­ne dei dati aziendali conforme al GDPR combinata a una fun­zio­na­li­tà completa di Office. I tuoi dati vengono ar­chi­via­ti su server sicuri con sede in UE che sod­di­sfa­no tutti i requisiti del GDPR e im­pe­di­sco­no l’accesso non au­to­riz­za­to da parte di terzi. Il provider si occupa dell’am­mi­ni­stra­zio­ne, della ma­nu­ten­zio­ne e dell’ag­gior­na­men­to dei sistemi, facendoti ri­spar­mia­re tempo e denaro. In più, sarai tu a stabilire chi ha accesso ai file grazie ai permessi di am­mi­ni­stra­zio­ne e a una gestione estesa dei privilegi. In questo modo la sovranità dei dati è garantita.

Al­tret­tan­to van­tag­gio­so è che non solo puoi affidare la ma­nu­ten­zio­ne dei sistemi server al provider, ma puoi anche adattare in modo fles­si­bi­le il tuo piano Nextcloud in termini di spazio cloud e numero di utenti. In questo modo, potrai be­ne­fi­cia­re anche di una maggiore pro­dut­ti­vi­tà grazie a un’ela­bo­ra­zio­ne ef­fi­cien­te dei file nel tuo Nextcloud gestito, adattando inoltre in­di­vi­dual­men­te le pre­sta­zio­ni ai tuoi attuali obiettivi aziendali.

La genesi di Nextcloud Office spiegata in breve

Nel 2018, Nextcloud è stato in grado di offrire per la prima volta fun­zio­na­li­tà d’ufficio standard at­tra­ver­so l’in­te­gra­zio­ne di On­lyOf­fi­ce, una suite per l’ufficio open source di Ascensio System SIA. Con il lancio della piat­ta­for­ma col­la­bo­ra­ti­va Nextcloud Hub a gennaio 2020, Nextcloud ha in­tro­dot­to per la prima volta un pacchetto On­lyOf­fi­ce integrato nell’ambito della propria potente suite Office. Nel 2021, Nextcloud ha pre­sen­ta­to Nextcloud Office come una nuova soluzione per l’ufficio basata su una stretta in­te­gra­zio­ne tecnica con Collabora Online, una suite per l’ufficio open source di Collabora Pro­duc­ti­vi­ty.

Il vantaggio: mentre l’ela­bo­ra­zio­ne dei documenti avviene tramite un server Collabora, i file rimangono sul server Nextcloud. Ciò offre un si­gni­fi­ca­ti­vo vantaggio in termini di pro­te­zio­ne dei dati e controllo sui dati sensibili aziendali e degli utenti.