Strumenti di collaborazione: le migliori applicazioni per una maggiore produttività

Gli strumenti di collaborazione sono strumenti digitali che facilitano la collaborazione e la comunicazione all’interno dei team, indipendentemente dalla posizione geografica. Consentono di lavorare insieme su documenti, scambiare informazioni in tempo reale e organizzare attività e progetti. Diversi strumenti si distinguono per le loro funzioni.

I 9 migliori strumenti di collaborazione a confronto

Dati aggiornati a novembre 2025

Cosa sono gli strumenti di collaborazione?

Uno strumento di collaborazione o un software di collaborazione offre diverse funzioni per la gestione di progetti e il lavoro in team. Lo scopo di una simile soluzione software è l’ottimizzazione del processo di lavoro, per cui i singoli strumenti sono adatti a settori come la pianificazione, l’organizzazione o l’analisi. Così uno strumento di questo tipo si può ad esempio contraddistinguere per le seguenti caratteristiche:

• Mind mapping: molti strumenti aiutano i team al momento di trovare idee e di cimentarsi quindi nel lavoro creativo. Gli strumenti per creare delle mappe mentali (in inglese mind map), così come altre funzioni di brainstorming, invitano i membri e i collaboratori del progetto a condividere le proprie idee e a modellare il progetto attivamente.
• Condivisione dei file: uno dei pensieri di base più importanti dei software di collaborazione è quello che gli utenti possono condividere le loro tabelle, documenti e altri dati con gli altri. Molti strumenti offrono una piattaforma di archiviazione principale e la possibilità di definire dei permessi di accesso personalizzati.
• Comunicazione in tempo reale: gli strumenti di collaborazione comprendono spesso diverse funzioni per l’interazione in tempo reale tra tutti gli utenti. Molte applicazioni implementate si basano inoltre su forme di comunicazione consolidate, come la videotelefonia, la messaggistica istantanea e le e-mail o dispongono di interfacce ai classici programmi, come Outlook.
• Calendario comune: non importa che tu abbia fissato una riunione con tutto il team, che ti attendano importanti chiamate di lavoro o che ci sia una scadenza da rispettare: le e-mail, le telefonate o i messaggi in chat sono un buon mezzo per informare i partecipanti su tutti quei prossimi eventi che spesso si fanno in fretta a dimenticare. Per questo motivo gli strumenti di collaborazione mettono a disposizione delle funzioni di calendario tramite le quali si possono vedere in ogni momento tutti gli appuntamenti importanti condivisi.
• Funzioni di gestione: un buon software di collaborazione si contraddistingue per il fatto che il team leader o il project manager può pianificare in modo ottimale e tenere sotto controllo i diversi processi di lavoro. Così sono messi a disposizione i componenti tramite i quali si possono organizzare e suddividere le risorse in modo ottimale. Inoltre, molti strumenti offrono soluzioni per documentare e valutare i processi di lavoro e i progressi.

Perché è utile usare dei software di collaborazione

Per organizzare i progetti e ottimizzare i processi di lavoro, non hai per forza bisogno di uno strumento di collaborazione. Un piccolo team che lavora nello stesso ufficio si può coordinare, ad esempio, anche senza uno specifico software o servendosi solo di singole applicazioni per settori specifici. Ma al crescere del numero dei dipendenti e dei progetti, oltre che dei collaboratori che non sono connessi alla rete aziendale, aumenta anche notevolmente il valore di un simile software per l’ottimizzazione dell’intera routine di lavoro:

• La complessità aumenta: si perde la visione d’insieme quando è necessario coordinare più team e scadenze.
• Maggiore efficienza: gli aggiornamenti di stato e gli accordi possono essere presi in modo centralizzato e in modo da risparmiare tempo.
• Risparmio sui costi: meno sforzo manuale e più tempo per compiti strategici.
• Condivisione centralizzata dei file: la condivisione dei file funziona indipendentemente dalla rete aziendale.
• Integrazione semplice dei partner: le persone esterne all’azienda possono essere integrate facilmente nei processi.

Quali sono gli strumenti di collaborazione? Una presentazione dettagliata di 9 strumenti

La ricerca di un programma appropriato per l’ottimizzazione dei processi di lavoro è spesso più difficile di quanto si immagini. Ciò dipende in particolar modo da due fattori: da una parte ci sono le diverse offerte che si differenziano sostanzialmente per quanto riguarda la loro varietà, ma anche relativamente ai costi (la fascia di prezzo va dalle costose soluzioni Enterprise fino a quelle gratuite freemium o open source).

D’altra parte, si trovano alcune applicazioni che offrono una grande quantità di diversi strumenti di collaborazione, mentre altre soluzioni si concentrano su funzioni precise. Inoltre, utilizzando questi strumenti, bisogna distinguere tra soluzioni locali, autogestite e applicazioni online gestite da altri servizi (cloud o SaaS). Le prime risultano in vantaggio soprattutto per quanto riguarda l’aspetto della sicurezza, mentre i punti di forza degli ultimi risiedono nell’accesso remoto.

Microsoft 365

Oltre a Windows, Microsoft è nota soprattutto per le sue applicazioni per l’ufficio. Nel 2011, l’azienda ha portato i programmi nel cloud come applicazioni web con Microsoft 365, aprendo la strada per trasformare Word e simili in un software di collaborazione. Invece di acquistare il pacchetto applicativo, con Microsoft 365 si stipula un abbonamento per i programmi e si può accedere tramite il browser web.

Un vantaggio centrale: Microsoft 365 offre non solo una varietà di applicazioni integrate, ma da tempo anche funzionalità di IA con il nome di Copilot. Questi strumenti supportati dall’IA aiutano ad esempio in Word nella stesura di testi, in Excel nella creazione di formule complesse o in Outlook nella gestione automatizzata dell’ordinamento e della risposta delle e-mail, direttamente nelle applicazioni conosciute.

Poiché Microsoft 365 è composto da una vasta gamma di programmi, anche le possibilità di collaborazione sono diverse. Con Outlook (ed Exchange) è possibile, ad esempio, condividere vari calendari all’interno dell’azienda. Word, Excel e PowerPoint offrono la possibilità di lavorare sui file nel cloud a più utenti contemporaneamente. In questo modo, i documenti non devono più essere inviati in modo complicato. Microsoft Teams è un software di collaborazione che consente principalmente la comunicazione tra i dipendenti.

Solo poche altre soluzioni offrono un tale spettro di possibilità. Mentre con molti altri strumenti di collaborazione è possibile ampliare la gamma con interfacce e app aggiuntive, Microsoft 365 integra direttamente tutti gli strumenti importanti.

Le applicazioni per la collaborazione in Microsoft 365 sono:

• Word: elaborazione di testi con più utenti
• Excel: fogli di calcolo con più utenti
• PowerPoint: preparazione di presentazioni con più utenti
• Outlook: condivisione di appuntamenti, calendari e attività con i membri del team
• Teams: comunicazione con colleghi
• Access: creazione di database con più utenti
• OneNote: condivisioni di note con altri utenti
• OneDrive: spazio di archiviazione cloud condiviso

Google Workspace

Sebbene Google sia ancora principalmente noto come motore di ricerca, milioni di persone in tutto il mondo utilizzano anche gli altri servizi dell’azienda. Alcuni di questi sono disponibili con Google Workspace. Si tratta di un pacchetto di applicazioni con software per lavori d’ufficio e diversi strumenti collaborazione. Molti conosceranno queste applicazioni: Gmail, il servizio di posta elettronica gratuita di Google; Google Documenti per la creazione di documenti e Google Drive, lo spazio di archiviazione cloud dell’azienda. Gran parte delle applicazioni incluse è già disponibile gratuitamente per gli utenti privati tramite una registrazione a Google. Per le aziende è disponibile una versione avanzata con servizi aggiuntivi: indirizzo e-mail professionale, maggiore spazio di archiviazione e supporto 24/7.

Le applicazioni sono pensate come Software as a Service o cloud computing: il programma, quindi, non gira sui dispositivi degli utenti, ma viene utilizzato tramite un’interfaccia web. Poiché tutti i dati si trovano nel cloud, gli utenti possono accedervi collaborando senza problemi. È possibile condividere i calendari, sbloccare documenti per la modifica condivisa e condurre riunioni direttamente online.

Le funzionalità di collaborazione di Google Workspace sono:

• Comunicazione: con il servizio di posta elettronica Gmail, Google Chat (applicazione per chat interne) e Google Meet (app per videoconferenze), i membri del team possono comunicare tra loro.
• Distribuzione dei compiti: con le app per calendari e note, è possibile distribuire i compiti e fissare appuntamenti.
• Creazione: oltre alle applicazioni note per la creazione di documenti (Documenti, Fogli, Moduli e Presentazioni), con Google Workspace è possibile anche collaborare su siti web e app create autonomamente.
• Archiviazione: oltre allo spazio di archiviazione cloud Drive, Google offre anche Vault, un archivio per clienti business.
• Amministrazione: per dare alle aziende il pieno controllo di Google Workspace, nell’app Admin si possono gestire utenti e assegnare permessi.
• Assistenza IA: Google offre agli utenti anche l’assistente generale AI Gemini, che può riassumere contenuti in Documenti e Fogli, e l’IA per la ricerca NotebookLM.

Asana

Nel 2011, il cofondatore di Facebook Dustin Moskovitz e il programmatore Justin Rosenstein hanno lanciato il software di collaborazione Asana. Entrambi avevano precedentemente lavorato su soluzioni interne per ottimizzare il flusso di lavoro per il gigante dei social media, dove è nata anche l’idea di sviluppare uno strumento autonomo. Al centro dell’applicazione web SaaS, ospitata sui server dell’omonima società, c’è la gestione di progetti e compiti senza la necessità di una piattaforma di comunicazione aggiuntiva. Oltre all’applicazione web, accessibile tramite qualsiasi browser internet comune, sono disponibili app per iOS e Android attraverso le quali si può utilizzare Asana. La versione Personal dello strumento è gratuita, ma offre solo una gamma di funzioni limitata rispetto alle versioni a pagamento “Starter”, “Advanced” ed “Enterprise”.

Grazie ad Asana puoi assegnare uno spazio di lavoro a tutti i team che vuoi. In tale spazio di lavoro digitale, è possibile gestire un numero illimitato di progetti creando, assumendo e modificando task (compiti). A tal fine, si possono definire scadenze, aggiungere tag per filtrare i compiti o allegare file locali e documenti da Dropbox, OneDrive, Box e Google Drive. Una visione d’insieme dei vari progetti e compiti è fornita dalla dashboard, che consente una classificazione per ordine alfabetico, in base alla scadenza o allo stato del compito.

Tra le ulteriori caratteristiche di questo strumento di collaborazione ci sono:

• Calendario personale condiviso per il team
• Chat di progetto (conversazioni)
• Sistema di messaggistica (posta in arrivo) con archivio
• Funzione di annullamento
• Sincronizzazione delle attività con software di calendario esterno
• Funzione di stampa ed esportazione (CSV) per progetti e attività
• Prioritizzazione automatica delle attività e report di stato tramite IA generativa

La versione di base ti permette di creare progetti per un massimo di 10 persone. Se devi gestire team più grandi, dovresti considerare le edizioni “Premium”, che includono modelli predefiniti con cui è possibile creare nuovi progetti con un solo clic. Inoltre, i pacchetti a pagamento offrono funzioni di ricerca e report avanzate che semplificano ulteriormente il processo di lavoro e forniscono l’accesso a funzionalità amministrative speciali per un miglior controllo su progetti e utenti. Nella versione “Enterprise”, ricevi supporto esclusivo e la possibilità di richiedere il login basato su SAML (Security Assertion Markup Language) per tutti gli utenti.

Trello

L’azienda americana Fog Creek Software ha lanciato il suo strumento di collaborazione chiamato Trello nel settembre 2011, dopo circa un anno di sviluppo. È stato successivamente acquisito dall’azienda Atlassian. Lo strumento, disponibile come applicazione web multipiattaforma e come app mobile per iOS e Android, consente la coordinazione dei compiti tramite le chiare bacheche di Trello. Altre funzionalità aggiuntive di collaborazione come il calendario o i collegamenti ad applicazioni cloud possono essere aggiunti tramite i cosiddetti Power-Up. Anche il supporto IA è integrato, accessibile però solo agli utenti dei pacchetti “Standard”, “Premium” ed “Enterprise”.

Quando crei una nuova bacheca in Trello, hai tre opzioni di condivisione: nella modalità privata, solo gli utenti aggiunti manualmente possono vedere e modificare la bacheca. Le bacheche del team sono invece automaticamente visibili a tutti i membri del progetto. Se scegli la condivisione pubblica, tutti gli utenti web che dispongono del link corrispondente possono vedere la bacheca. Tuttavia, la modifica è possibile in entrambi i casi, come per le bacheche private, solo se si è stati aggiunti dal project manager. La distribuzione dei compiti avviene tramite le cosiddette schede, che possono essere ordinate in diverse liste per indicare lo stato di elaborazione. Per la progettazione dei singoli compiti (schede) sono disponibili le seguenti opzioni:

• Assegnare membri
• Aggiungere etichette (colore e, facoltativamente, motivo)
• Aggiungere liste di controllo con un numero illimitato di punti
• Commentare
• Impostare una scadenza per il completamento del compito
• Allegare link o file (PC, Trello, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive)
• Visualizzare il registro delle attività
• Spostare in un’altra lista non appena lo stato di lavorazione cambia

Se desideri allegare file dal tuo computer, hai a disposizione per impostazione predefinita 10 MB. Con il pacchetto “Standard”, puoi aggiungere allegati fino a 250 MB. Inoltre, gli utenti che pagano possono controllare con precisione chi può creare bacheche pubbliche o private ed eliminare ex membri con un solo clic. Grazie al supporto premium via e-mail, tramite un referente personale riceverai una risposta garantita entro 24 ore in caso di problemi tecnici o domande.

Slack

Dal 2014 lo strumento di collaborazione Slack semplifica la comunicazione nelle aziende e nelle agenzie. Inoltre, il software garantisce che gli utenti abbiano sempre accesso a tutte le applicazioni, i servizi e le risorse necessarie per le attività quotidiane. Slack è già utilizzato quotidianamente da oltre 40 milioni di utenti attivi in più di 150 paesi e oltre 750.000 aziende. L’applicazione web, disponibile anche come app per iOS, Android, Windows, macOS e Linux, può essere utilizzata gratuitamente o dietro pagamento di un canone mensile (“Pro”, “Business+” ed “Enterprise+”). I pacchetti a pagamento si distinguono per un maggior numero di funzionalità.

L’obiettivo principale di Slack è offrire agli utenti la migliore piattaforma di comunicazione possibile. A tal fine, è possibile creare un numero illimitato di canali, che funzionano essenzialmente come chat room. Quando si configura un canale, si può scegliere di renderlo accessibile a tutte le persone invitate oppure determinare manualmente chi può unirsi (canale privato). Inoltre, tutti i membri registrati tramite lo strumento di collaborazione possono comunicare anche tramite messaggio diretto. Non solo è possibile inviare semplici messaggi di testo, ma anche condividere file (PC, Google Drive), documenti (Google Documenti) o presentare frammenti di codice (HTML, CSS, C++, PHP, ecc.). La seconda funzione fondamentale di Slack è l’integrazione con le applicazioni di terze parti. Esistono già interfacce per i seguenti servizi web, tra cui:

• Gestione dei file: Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Box
• Comunicazione: Google Hangouts, RSS, MailChimp
• Sviluppo: GitHub, IFTTT, Zapier, Jira Cloud, Nagios
• Marketing: Statsbot, GrowthBot, Drift, Mention, Reveal
• Produttività: Trello, Google Calendar, Asana, Simple Poll
• Social e divertimento: GIPHY, Twitter, Bitmoji, Meme Bot
• Design: InVision App, Zeplin, Lucidchart, RealtimeBoard

Più canali vengono creati e utilizzati per la gestione e l’elaborazione dei progetti, più diventa difficile mantenere una visione d’insieme. Tuttavia, grazie alla funzione di ricerca di alta qualità di Slack, è sempre possibile ritrovare e accedere a singole conversazioni e file. Nella versione gratuita, però, il software di collaborazione accede solo agli ultimi 90 giorni di messaggi. Inoltre, il numero di integrazioni possibili con software di terze parti è limitato a dieci. Entrambe le limitazioni vengono rimosse con il pacchetto Pro”, che consente inoltre l’accesso ospite ai canali e offre funzionalità per l’implementazione di OAuth (Open Authentication). La versione “Business+” promette supporto 24/7 e un tempo di risposta massimo di quattro ore. Una versione Enterprise offre ancora più funzioni. I prezzi per quest’ultima sono disponibili solo su richiesta.

Slack punta, inoltre, sempre più su flussi di lavoro automatizzati supportati dall’intelligenza artificiale, che riassumono le comunicazioni, riconoscono gli stati d’animo e visualizzano contenuti da altre app in modo contestuale.

Basecamp

Nel 2004 l’azienda 37signals (oggi Basecamp), con sede a Chicago, ha lanciato il suo software di collaborazione chiamato Basecamp, venduto da allora oltre tre milioni di volte. Lo strumento organizza sia la comunicazione interna aziendale e il lavoro di progetto sia la collaborazione con i partner commerciali, riunendo in questo modo tutti i tuoi team, progetti e gruppi di lavoro su un’unica piattaforma. L’accesso a Basecamp avviene tramite i comuni browser web come Google Chrome, Safari, Microsoft Edge o Mozilla Firefox, oppure attraverso l’applicazione desktop disponibile per Windows e macOS. Grazie alle app per iOS e Android, anche gli utenti di dispositivi mobili possono utilizzare le funzioni di collaborazione avanzate.

L’interfaccia utente di Basecamp, che inizialmente può sembrare un po’ confusa per i nuovi utenti, è essenzialmente divisa in tre aree: l’“Headquarter” (HQ) ospita annunci aziendali, informazioni generali e file che devono essere disponibili per ogni dipendente dell’azienda (logicamente, quest’area è destinata alla direzione aziendale). Nella sezione “Teams” puoi creare piattaforme pe personali per i singoli dipartimenti, attraverso le quali possono comunicare e pianificare. Nella sezione “Projects”, lo strumento di collaborazione mostra i vari canali per i progetti di lavoro creati e i relativi partecipanti. Indipendentemente dalla sezione, sono sempre disponibili le seguenti sei funzionalità principali:

• Chat room: chat room individuale per il rispettivo gruppo (precedentemente chiamato “Campfire”)

• Message Board: bacheca per notizie e aggiornamenti di stato

• To-dos: liste di cose da fare per presentare i passaggi di lavoro più importanti (inclusa la scadenza)

• Schedule: calendario combinabile con Google Cal, iCal o Outlook

• Automatic Check-ins: sondaggi di stato automatizzati (possibili giornalmente, settimanalmente o mensilmente)

• Docs & Files: percorso centrale per file, documenti e collegamenti a Google Documenti, strutturabile tramite cartelle

Basecamp può essere utilizzato gratuitamente per un progetto. Se desideri gestire più di un progetto, devi passare a una delle versioni a pagamento del software. Puoi scegliere tra il piano “Basecamp Plus” e “Basecamp Pro Unlimited”. Entrambi i piani offrono funzionalità aggiuntive come maggiore spazio di archiviazione o supporto migliore. Una particolarità: la struttura dei prezzi del piano Pro Unlimited è indipendente dal numero di utenti.

Wrike

Lo strumento di collaborazione Wrike è il prodotto principale dell’omonima azienda, fondata nel 2006 in California, e già più volte premiata per le sue prestazioni nei settori della gestione progetti, gestione del lavoro e crescita aziendale. Da marzo 2021, il programma appartiene alla società di software statunitense Citrix.

Con funzionalità che regolano la comunicazione, la trasparenza e la responsabilità nei progetti, il software è adatto, secondo il fornitore, a team di marketing, di gestione progetti, sviluppo prodotto e creativi. Oltre a un’edizione gratuita con funzionalità limitate, Wrike offre soluzioni su misura come “Team” o “Business” con diversi obiettivi. L’accesso all’applicazione avviene tramite l’applicazione web o attraverso la rispettiva app desktop (Windows, macOS) o mobile (iOS, Android).

Ogni progetto che gestisci con Wrike può essere suddiviso facilmente in diversi passaggi. Le singole attività possono essere organizzate con l’aiuto di cartelle e pianificazioni, che si possono esaminare e adattare nella visualizzazione delle tempistiche. In questo modo puoi tenerti sempre informato sui progressi e sui contributi di tutti i collaboratori e di tutte le collaboratrici. Aiutano anche lo streaming live delle attività, la gestione delle versioni e lo spazio di archiviazione condiviso (a partire da 2 gigabyte), dove i documenti rilevanti possono essere salvati e collegati. Per evitare di creare ogni compito da zero, lo strumento di collaborazione offre una pratica funzione di copia, con cui puoi duplicare facilmente compiti ricorrenti o un intero progetto. Come alcune altre soluzioni, la bacheca Wrike può essere ampliata tramite integrazioni come le seguenti:

• Condivisione dei file: Google Drive, Box, Dropbox, Microsoft OneDrive
• Sviluppo: Jira, GitHub
• Analisi: Tableau
• Chat/Messaggistica: Slack, Microsoft Teams
• Single Sign-On: integrazione SAML, Okta, integrazione Microsoft

Chi ha esigenze elevate per un software di collaborazione dovrebbe almeno optare per la variante “Team”, che include tra l’altro 5 GB di spazio di archiviazione, accesso all’IA generativa, dashboard condivisibili e un numero illimitato di spettatori gratuiti. A partire dal pacchetto “Business” si ricevono, oltre a 15 GB di spazio di archiviazione per utente, ulteriori funzionalità come la gestione delle risorse, dei gruppi e permessi degli utenti, modelli di report e la possibilità di personalizzare il proprio spazio di lavoro. Se decidi di testare Wrike, puoi scegliere liberamente tra i pacchetti disponibili e confermare la tua scelta alla fine del periodo di prova o, in alternativa, selezionare un altro abbonamento se decidi di acquistarlo.

Spike

Non è uno strumento di collaborazione completo, ma una buona aggiunta per ogni team, sia che si tratti di grandi aziende che di piccoli progetti: Spike rivoluziona il modo in cui si gestiscono le e-mail. Anziché affrontare lunghi thread di e-mail, righe dell’oggetto inutili e firme poco interessanti, con Spike le e-mail vengono utilizzate come se fossero messaggi di chat. Il software supportato dall’intelligenza artificiale presenta i messaggi in una forma dialogica chiara e omette tutto ciò che non appartiene al contenuto vero e proprio del messaggio. Su richiesta, vengono persino generati suggerimenti di risposta. Diversamente dalla comunicazione tradizionale via e-mail, con Spike non c’è ritardo e gli utenti ricevono messaggi in tempo reale.

Oltre a questo modo innovativo di presentazione, Spike offre anche altre funzionalità: è possibile, infatti, effettuare chiamate VoIP o videotelefonate tramite l’applicazione. Inoltre, gli utenti gestiscono un calendario con il software e possono scambiarsi file facilmente. Su richiesta, tutte le comunicazioni sono crittografate.

Queste funzioni rendono Spike un’ottima integrazione per altri strumenti di collaborazione:

• Comunicazione per e-mail in formato chat
• Chiamate vocali e videotelefonate
• Condivisione di file
• Gestione del calendario

Per utilizzare Spike, è sufficiente inserire le informazioni sul proprio account e-mail. L’applicazione è gratuita fino a un certo punto per gli utenti privati. Chi sottoscrive un abbonamento mensile (gratuito per gli studenti) riceve, tra l’altro, spazio di archiviazione aggiuntivo (a partire da 5 gigabyte) o un supporto prioritario. I team professionali pagano sempre un contributo mensile. Spike è disponibile per Android, iOS, macOS, Windows e come web app.

Notion

Anche Notion non è uno strumento di collaborazione nel senso classico. Piuttosto, si tratta di uno strumento per la comunicazione interna, che si distingue particolarmente per la sua struttura modulare e l’alta flessibilità. Combina funzioni per appunti, gestione delle attività, database, calendari e wiki in un’unica interfaccia. I team possono creare fonti di informazioni centrali, organizzare contenuti legati ai progetti e gestire le attività in modo visivo. Invece di affidarsi a modelli fissi, Notion consente agli utenti di personalizzare le proprie pagine con vari elementi a blocco. Tra questi si annoverano testi, tabelle, liste di cose da fare, Kanban board, calendari o media incorporati. Lo strumento è particolarmente apprezzato per la sua capacità di costruire e mantenere banche dati di conoscenze interne.

La collaborazione con Notion avviene in tempo reale: le modifiche sono immediatamente visibili a tutti e i commenti possono essere aggiunti direttamente ai contenuti. Grazie alla cronologia delle versioni, è possibile tracciare le modifiche precedenti. Con l’IA integrata di Notion, i testi possono essere riassunti, riformulati, tradotti o strutturati. L’intelligenza artificiale può inoltre estrarre automaticamente le attività dai verbali delle riunioni o trasformare i contenuti in tabelle. Grazie a numerosi modelli e integrazioni (come Slack, Google Drive o GitHub), si impara a usare facilmente ed è possibile collegarsi ai flussi di lavoro già esistenti.

Notion è utilizzabile sia tramite browser web che come app desktop e mobile, supportando così un lavoro flessibile. Per i team più piccoli o singoli individui è disponibile un piano gratuito, mentre le aziende possono beneficiare dei piani “Plus”, “Business” ed “Enterprise” con permessi ampliati, funzioni di analisi e un supporto migliore. L’interfaccia è minimalista ma potente. Nonostante le numerose funzioni, la navigazione rimane intuitiva. I dati sono memorizzati su server negli Stati Uniti.