Strumenti di col­la­bo­ra­zio­ne: le migliori ap­pli­ca­zio­ni per una maggiore pro­dut­ti­vi­tà

Gli strumenti di col­la­bo­ra­zio­ne sono strumenti digitali che fa­ci­li­ta­no la col­la­bo­ra­zio­ne e la co­mu­ni­ca­zio­ne all’interno dei team, in­di­pen­den­te­men­te dalla posizione geo­gra­fi­ca. Con­sen­to­no di lavorare insieme su documenti, scambiare in­for­ma­zio­ni in tempo reale e or­ga­niz­za­re attività e progetti. Diversi strumenti si di­stin­guo­no per le loro funzioni.

I 9 migliori strumenti di col­la­bo­ra­zio­ne a confronto

Dati ag­gior­na­ti a novembre 2025

Cosa sono gli strumenti di col­la­bo­ra­zio­ne?

Uno strumento di col­la­bo­ra­zio­ne o un software di col­la­bo­ra­zio­ne offre diverse funzioni per la gestione di progetti e il lavoro in team. Lo scopo di una simile soluzione software è l’ot­ti­miz­za­zio­ne del processo di lavoro, per cui i singoli strumenti sono adatti a settori come la pia­ni­fi­ca­zio­ne, l’or­ga­niz­za­zio­ne o l’analisi. Così uno strumento di questo tipo si può ad esempio con­trad­di­stin­gue­re per le seguenti ca­rat­te­ri­sti­che:

• Mind mapping: molti strumenti aiutano i team al momento di trovare idee e di ci­men­tar­si quindi nel lavoro creativo. Gli strumenti per creare delle mappe mentali (in inglese mind map), così come altre funzioni di brain­stor­ming, invitano i membri e i col­la­bo­ra­to­ri del progetto a con­di­vi­de­re le proprie idee e a modellare il progetto at­ti­va­men­te.
• Con­di­vi­sio­ne dei file: uno dei pensieri di base più im­por­tan­ti dei software di col­la­bo­ra­zio­ne è quello che gli utenti possono con­di­vi­de­re le loro tabelle, documenti e altri dati con gli altri. Molti strumenti offrono una piat­ta­for­ma di ar­chi­via­zio­ne prin­ci­pa­le e la pos­si­bi­li­tà di definire dei permessi di accesso per­so­na­liz­za­ti.
• Co­mu­ni­ca­zio­ne in tempo reale: gli strumenti di col­la­bo­ra­zio­ne com­pren­do­no spesso diverse funzioni per l’in­te­ra­zio­ne in tempo reale tra tutti gli utenti. Molte ap­pli­ca­zio­ni im­ple­men­ta­te si basano inoltre su forme di co­mu­ni­ca­zio­ne con­so­li­da­te, come la vi­deo­te­le­fo­nia, la mes­sag­gi­sti­ca istan­ta­nea e le e-mail o di­spon­go­no di in­ter­fac­ce ai classici programmi, come Outlook.
• Ca­len­da­rio comune: non importa che tu abbia fissato una riunione con tutto il team, che ti attendano im­por­tan­ti chiamate di lavoro o che ci sia una scadenza da ri­spet­ta­re: le e-mail, le te­le­fo­na­te o i messaggi in chat sono un buon mezzo per informare i par­te­ci­pan­ti su tutti quei prossimi eventi che spesso si fanno in fretta a di­men­ti­ca­re. Per questo motivo gli strumenti di col­la­bo­ra­zio­ne mettono a di­spo­si­zio­ne delle funzioni di ca­len­da­rio tramite le quali si possono vedere in ogni momento tutti gli ap­pun­ta­men­ti im­por­tan­ti condivisi.
• Funzioni di gestione: un buon software di col­la­bo­ra­zio­ne si con­trad­di­stin­gue per il fatto che il team leader o il project manager può pia­ni­fi­ca­re in modo ottimale e tenere sotto controllo i diversi processi di lavoro. Così sono messi a di­spo­si­zio­ne i com­po­nen­ti tramite i quali si possono or­ga­niz­za­re e sud­di­vi­de­re le risorse in modo ottimale. Inoltre, molti strumenti offrono soluzioni per do­cu­men­ta­re e valutare i processi di lavoro e i progressi.

Perché è utile usare dei software di col­la­bo­ra­zio­ne

Per or­ga­niz­za­re i progetti e ot­ti­miz­za­re i processi di lavoro, non hai per forza bisogno di uno strumento di col­la­bo­ra­zio­ne. Un piccolo team che lavora nello stesso ufficio si può coor­di­na­re, ad esempio, anche senza uno specifico software o ser­ven­do­si solo di singole ap­pli­ca­zio­ni per settori specifici. Ma al crescere del numero dei di­pen­den­ti e dei progetti, oltre che dei col­la­bo­ra­to­ri che non sono connessi alla rete aziendale, aumenta anche no­te­vol­men­te il valore di un simile software per l’ot­ti­miz­za­zio­ne dell’intera routine di lavoro:

• La com­ples­si­tà aumenta: si perde la visione d’insieme quando è ne­ces­sa­rio coor­di­na­re più team e scadenze.
• Maggiore ef­fi­cien­za: gli ag­gior­na­men­ti di stato e gli accordi possono essere presi in modo cen­tra­liz­za­to e in modo da ri­spar­mia­re tempo.
• Risparmio sui costi: meno sforzo manuale e più tempo per compiti stra­te­gi­ci.
• Con­di­vi­sio­ne cen­tra­liz­za­ta dei file: la con­di­vi­sio­ne dei file funziona in­di­pen­den­te­men­te dalla rete aziendale.
• In­te­gra­zio­ne semplice dei partner: le persone esterne all’azienda possono essere integrate fa­cil­men­te nei processi.

Quali sono gli strumenti di col­la­bo­ra­zio­ne? Una pre­sen­ta­zio­ne det­ta­glia­ta di 9 strumenti

La ricerca di un programma ap­pro­pria­to per l’ot­ti­miz­za­zio­ne dei processi di lavoro è spesso più difficile di quanto si immagini. Ciò dipende in par­ti­co­lar modo da due fattori: da una parte ci sono le diverse offerte che si dif­fe­ren­zia­no so­stan­zial­men­te per quanto riguarda la loro varietà, ma anche re­la­ti­va­men­te ai costi (la fascia di prezzo va dalle costose soluzioni En­ter­pri­se fino a quelle gratuite freemium o open source).

D’altra parte, si trovano alcune ap­pli­ca­zio­ni che offrono una grande quantità di diversi strumenti di col­la­bo­ra­zio­ne, mentre altre soluzioni si con­cen­tra­no su funzioni precise. Inoltre, uti­liz­zan­do questi strumenti, bisogna di­stin­gue­re tra soluzioni locali, au­to­ge­sti­te e ap­pli­ca­zio­ni online gestite da altri servizi (cloud o SaaS). Le prime risultano in vantaggio so­prat­tut­to per quanto riguarda l’aspetto della sicurezza, mentre i punti di forza degli ultimi risiedono nell’accesso remoto.

Microsoft 365

Oltre a Windows, Microsoft è nota so­prat­tut­to per le sue ap­pli­ca­zio­ni per l’ufficio. Nel 2011, l’azienda ha portato i programmi nel cloud come ap­pli­ca­zio­ni web con Microsoft 365, aprendo la strada per tra­sfor­ma­re Word e simili in un software di col­la­bo­ra­zio­ne. Invece di ac­qui­sta­re il pacchetto ap­pli­ca­ti­vo, con Microsoft 365 si stipula un ab­bo­na­men­to per i programmi e si può accedere tramite il browser web.

Un vantaggio centrale: Microsoft 365 offre non solo una varietà di ap­pli­ca­zio­ni integrate, ma da tempo anche fun­zio­na­li­tà di IA con il nome di Copilot. Questi strumenti sup­por­ta­ti dall’IA aiutano ad esempio in Word nella stesura di testi, in Excel nella creazione di formule complesse o in Outlook nella gestione au­to­ma­tiz­za­ta dell’or­di­na­men­to e della risposta delle e-mail, di­ret­ta­men­te nelle ap­pli­ca­zio­ni co­no­sciu­te.

Poiché Microsoft 365 è composto da una vasta gamma di programmi, anche le pos­si­bi­li­tà di col­la­bo­ra­zio­ne sono diverse. Con Outlook (ed Exchange) è possibile, ad esempio, con­di­vi­de­re vari calendari all’interno dell’azienda. Word, Excel e Po­wer­Point offrono la pos­si­bi­li­tà di lavorare sui file nel cloud a più utenti con­tem­po­ra­nea­men­te. In questo modo, i documenti non devono più essere inviati in modo com­pli­ca­to. Microsoft Teams è un software di col­la­bo­ra­zio­ne che consente prin­ci­pal­men­te la co­mu­ni­ca­zio­ne tra i di­pen­den­ti.

Solo poche altre soluzioni offrono un tale spettro di pos­si­bi­li­tà. Mentre con molti altri strumenti di col­la­bo­ra­zio­ne è possibile ampliare la gamma con in­ter­fac­ce e app ag­giun­ti­ve, Microsoft 365 integra di­ret­ta­men­te tutti gli strumenti im­por­tan­ti.

Le ap­pli­ca­zio­ni per la col­la­bo­ra­zio­ne in Microsoft 365 sono:

• Word: ela­bo­ra­zio­ne di testi con più utenti
• Excel: fogli di calcolo con più utenti
• Po­wer­Point: pre­pa­ra­zio­ne di pre­sen­ta­zio­ni con più utenti
• Outlook: con­di­vi­sio­ne di ap­pun­ta­men­ti, calendari e attività con i membri del team
• Teams: co­mu­ni­ca­zio­ne con colleghi
• Access: creazione di database con più utenti
• OneNote: con­di­vi­sio­ni di note con altri utenti
• OneDrive: spazio di ar­chi­via­zio­ne cloud condiviso

Google Workspace

Sebbene Google sia ancora prin­ci­pal­men­te noto come motore di ricerca, milioni di persone in tutto il mondo uti­liz­za­no anche gli altri servizi dell’azienda. Alcuni di questi sono di­spo­ni­bi­li con Google Workspace. Si tratta di un pacchetto di ap­pli­ca­zio­ni con software per lavori d’ufficio e diversi strumenti col­la­bo­ra­zio­ne. Molti co­no­sce­ran­no queste ap­pli­ca­zio­ni: Gmail, il servizio di posta elet­tro­ni­ca gratuita di Google; Google Documenti per la creazione di documenti e Google Drive, lo spazio di ar­chi­via­zio­ne cloud dell’azienda. Gran parte delle ap­pli­ca­zio­ni incluse è già di­spo­ni­bi­le gra­tui­ta­men­te per gli utenti privati tramite una re­gi­stra­zio­ne a Google. Per le aziende è di­spo­ni­bi­le una versione avanzata con servizi ag­giun­ti­vi: indirizzo e-mail pro­fes­sio­na­le, maggiore spazio di ar­chi­via­zio­ne e supporto 24/7.

Le ap­pli­ca­zio­ni sono pensate come Software as a Service o cloud computing: il programma, quindi, non gira sui di­spo­si­ti­vi degli utenti, ma viene uti­liz­za­to tramite un’in­ter­fac­cia web. Poiché tutti i dati si trovano nel cloud, gli utenti possono accedervi col­la­bo­ran­do senza problemi. È possibile con­di­vi­de­re i calendari, sbloccare documenti per la modifica condivisa e condurre riunioni di­ret­ta­men­te online.

Le fun­zio­na­li­tà di col­la­bo­ra­zio­ne di Google Workspace sono:

• Co­mu­ni­ca­zio­ne: con il servizio di posta elet­tro­ni­ca Gmail, Google Chat (ap­pli­ca­zio­ne per chat interne) e Google Meet (app per vi­deo­con­fe­ren­ze), i membri del team possono co­mu­ni­ca­re tra loro.
• Di­stri­bu­zio­ne dei compiti: con le app per calendari e note, è possibile di­stri­bui­re i compiti e fissare ap­pun­ta­men­ti.
• Creazione: oltre alle ap­pli­ca­zio­ni note per la creazione di documenti (Documenti, Fogli, Moduli e Pre­sen­ta­zio­ni), con Google Workspace è possibile anche col­la­bo­ra­re su siti web e app create au­to­no­ma­men­te.
• Ar­chi­via­zio­ne: oltre allo spazio di ar­chi­via­zio­ne cloud Drive, Google offre anche Vault, un archivio per clienti business.
• Am­mi­ni­stra­zio­ne: per dare alle aziende il pieno controllo di Google Workspace, nell’app Admin si possono gestire utenti e assegnare permessi.
• As­si­sten­za IA: Google offre agli utenti anche l’as­si­sten­te generale AI Gemini, che può rias­su­me­re contenuti in Documenti e Fogli, e l’IA per la ricerca No­te­boo­kLM.

Asana

Nel 2011, il co­fon­da­to­re di Facebook Dustin Moskovitz e il pro­gram­ma­to­re Justin Ro­sen­stein hanno lanciato il software di col­la­bo­ra­zio­ne Asana. Entrambi avevano pre­ce­den­te­men­te lavorato su soluzioni interne per ot­ti­miz­za­re il flusso di lavoro per il gigante dei social media, dove è nata anche l’idea di svi­lup­pa­re uno strumento autonomo. Al centro dell’ap­pli­ca­zio­ne web SaaS, ospitata sui server dell’omonima società, c’è la gestione di progetti e compiti senza la necessità di una piat­ta­for­ma di co­mu­ni­ca­zio­ne ag­giun­ti­va. Oltre all’ap­pli­ca­zio­ne web, ac­ces­si­bi­le tramite qualsiasi browser internet comune, sono di­spo­ni­bi­li app per iOS e Android at­tra­ver­so le quali si può uti­liz­za­re Asana. La versione Personal dello strumento è gratuita, ma offre solo una gamma di funzioni limitata rispetto alle versioni a pagamento “Starter”, “Advanced” ed “En­ter­pri­se”.

Grazie ad Asana puoi assegnare uno spazio di lavoro a tutti i team che vuoi. In tale spazio di lavoro digitale, è possibile gestire un numero il­li­mi­ta­to di progetti creando, assumendo e mo­di­fi­can­do task (compiti). A tal fine, si possono definire scadenze, ag­giun­ge­re tag per filtrare i compiti o allegare file locali e documenti da Dropbox, OneDrive, Box e Google Drive. Una visione d’insieme dei vari progetti e compiti è fornita dalla dashboard, che consente una clas­si­fi­ca­zio­ne per ordine al­fa­be­ti­co, in base alla scadenza o allo stato del compito.

Tra le ulteriori ca­rat­te­ri­sti­che di questo strumento di col­la­bo­ra­zio­ne ci sono:

• Ca­len­da­rio personale condiviso per il team
• Chat di progetto (con­ver­sa­zio­ni)
• Sistema di mes­sag­gi­sti­ca (posta in arrivo) con archivio
• Funzione di an­nul­la­men­to
• Sin­cro­niz­za­zio­ne delle attività con software di ca­len­da­rio esterno
• Funzione di stampa ed espor­ta­zio­ne (CSV) per progetti e attività
• Prio­ri­tiz­za­zio­ne au­to­ma­ti­ca delle attività e report di stato tramite IA ge­ne­ra­ti­va

La versione di base ti permette di creare progetti per un massimo di 10 persone. Se devi gestire team più grandi, dovresti con­si­de­ra­re le edizioni “Premium”, che includono modelli pre­de­fi­ni­ti con cui è possibile creare nuovi progetti con un solo clic. Inoltre, i pacchetti a pagamento offrono funzioni di ricerca e report avanzate che sem­pli­fi­ca­no ul­te­rior­men­te il processo di lavoro e for­ni­sco­no l’accesso a fun­zio­na­li­tà am­mi­ni­stra­ti­ve speciali per un miglior controllo su progetti e utenti. Nella versione “En­ter­pri­se”, ricevi supporto esclusivo e la pos­si­bi­li­tà di ri­chie­de­re il login basato su SAML (Security Assertion Markup Language) per tutti gli utenti.

Trello

L’azienda americana Fog Creek Software ha lanciato il suo strumento di col­la­bo­ra­zio­ne chiamato Trello nel settembre 2011, dopo circa un anno di sviluppo. È stato suc­ces­si­va­men­te acquisito dall’azienda Atlassian. Lo strumento, di­spo­ni­bi­le come ap­pli­ca­zio­ne web mul­ti­piat­ta­for­ma e come app mobile per iOS e Android, consente la coor­di­na­zio­ne dei compiti tramite le chiare bacheche di Trello. Altre fun­zio­na­li­tà ag­giun­ti­ve di col­la­bo­ra­zio­ne come il ca­len­da­rio o i col­le­ga­men­ti ad ap­pli­ca­zio­ni cloud possono essere aggiunti tramite i co­sid­det­ti Power-Up. Anche il supporto IA è integrato, ac­ces­si­bi­le però solo agli utenti dei pacchetti “Standard”, “Premium” ed “En­ter­pri­se”.

Quando crei una nuova bacheca in Trello, hai tre opzioni di con­di­vi­sio­ne: nella modalità privata, solo gli utenti aggiunti ma­nual­men­te possono vedere e mo­di­fi­ca­re la bacheca. Le bacheche del team sono invece au­to­ma­ti­ca­men­te visibili a tutti i membri del progetto. Se scegli la con­di­vi­sio­ne pubblica, tutti gli utenti web che di­spon­go­no del link cor­ri­spon­den­te possono vedere la bacheca. Tuttavia, la modifica è possibile in entrambi i casi, come per le bacheche private, solo se si è stati aggiunti dal project manager. La di­stri­bu­zio­ne dei compiti avviene tramite le co­sid­det­te schede, che possono essere ordinate in diverse liste per indicare lo stato di ela­bo­ra­zio­ne. Per la pro­get­ta­zio­ne dei singoli compiti (schede) sono di­spo­ni­bi­li le seguenti opzioni:

• Assegnare membri
• Ag­giun­ge­re etichette (colore e, fa­col­ta­ti­va­men­te, motivo)
• Ag­giun­ge­re liste di controllo con un numero il­li­mi­ta­to di punti
• Com­men­ta­re
• Impostare una scadenza per il com­ple­ta­men­to del compito
• Allegare link o file (PC, Trello, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive)
• Vi­sua­liz­za­re il registro delle attività
• Spostare in un’altra lista non appena lo stato di la­vo­ra­zio­ne cambia

Se desideri allegare file dal tuo computer, hai a di­spo­si­zio­ne per im­po­sta­zio­ne pre­de­fi­ni­ta 10 MB. Con il pacchetto “Standard”, puoi ag­giun­ge­re allegati fino a 250 MB. Inoltre, gli utenti che pagano possono con­trol­la­re con pre­ci­sio­ne chi può creare bacheche pubbliche o private ed eliminare ex membri con un solo clic. Grazie al supporto premium via e-mail, tramite un referente personale riceverai una risposta garantita entro 24 ore in caso di problemi tecnici o domande.

Slack

Dal 2014 lo strumento di col­la­bo­ra­zio­ne Slack sem­pli­fi­ca la co­mu­ni­ca­zio­ne nelle aziende e nelle agenzie. Inoltre, il software ga­ran­ti­sce che gli utenti abbiano sempre accesso a tutte le ap­pli­ca­zio­ni, i servizi e le risorse ne­ces­sa­rie per le attività quo­ti­dia­ne. Slack è già uti­liz­za­to quo­ti­dia­na­men­te da oltre 40 milioni di utenti attivi in più di 150 paesi e oltre 750.000 aziende. L’ap­pli­ca­zio­ne web, di­spo­ni­bi­le anche come app per iOS, Android, Windows, macOS e Linux, può essere uti­liz­za­ta gra­tui­ta­men­te o dietro pagamento di un canone mensile (“Pro”, “Business+” ed “En­ter­pri­se+”). I pacchetti a pagamento si di­stin­guo­no per un maggior numero di fun­zio­na­li­tà.

L’obiettivo prin­ci­pa­le di Slack è offrire agli utenti la migliore piat­ta­for­ma di co­mu­ni­ca­zio­ne possibile. A tal fine, è possibile creare un numero il­li­mi­ta­to di canali, che fun­zio­na­no es­sen­zial­men­te come chat room. Quando si configura un canale, si può scegliere di renderlo ac­ces­si­bi­le a tutte le persone invitate oppure de­ter­mi­na­re ma­nual­men­te chi può unirsi (canale privato). Inoltre, tutti i membri re­gi­stra­ti tramite lo strumento di col­la­bo­ra­zio­ne possono co­mu­ni­ca­re anche tramite messaggio diretto. Non solo è possibile inviare semplici messaggi di testo, ma anche con­di­vi­de­re file (PC, Google Drive), documenti (Google Documenti) o pre­sen­ta­re frammenti di codice (HTML, CSS, C++, PHP, ecc.). La seconda funzione fon­da­men­ta­le di Slack è l’in­te­gra­zio­ne con le ap­pli­ca­zio­ni di terze parti. Esistono già in­ter­fac­ce per i seguenti servizi web, tra cui:

• Gestione dei file: Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Box
• Co­mu­ni­ca­zio­ne: Google Hangouts, RSS, MailChimp
• Sviluppo: GitHub, IFTTT, Zapier, Jira Cloud, Nagios
• Marketing: Statsbot, GrowthBot, Drift, Mention, Reveal
• Pro­dut­ti­vi­tà: Trello, Google Calendar, Asana, Simple Poll
• Social e di­ver­ti­men­to: GIPHY, Twitter, Bitmoji, Meme Bot
• Design: InVision App, Zeplin, Lu­ci­d­chart, Real­ti­me­Board

Più canali vengono creati e uti­liz­za­ti per la gestione e l’ela­bo­ra­zio­ne dei progetti, più diventa difficile mantenere una visione d’insieme. Tuttavia, grazie alla funzione di ricerca di alta qualità di Slack, è sempre possibile ritrovare e accedere a singole con­ver­sa­zio­ni e file. Nella versione gratuita, però, il software di col­la­bo­ra­zio­ne accede solo agli ultimi 90 giorni di messaggi. Inoltre, il numero di in­te­gra­zio­ni possibili con software di terze parti è limitato a dieci. Entrambe le li­mi­ta­zio­ni vengono rimosse con il pacchetto Pro”, che consente inoltre l’accesso ospite ai canali e offre fun­zio­na­li­tà per l’im­ple­men­ta­zio­ne di OAuth (Open Au­then­ti­ca­tion). La versione “Business+” promette supporto 24/7 e un tempo di risposta massimo di quattro ore. Una versione En­ter­pri­se offre ancora più funzioni. I prezzi per quest’ultima sono di­spo­ni­bi­li solo su richiesta.

Slack punta, inoltre, sempre più su flussi di lavoro au­to­ma­tiz­za­ti sup­por­ta­ti dall’in­tel­li­gen­za ar­ti­fi­cia­le, che rias­su­mo­no le co­mu­ni­ca­zio­ni, ri­co­no­sco­no gli stati d’animo e vi­sua­liz­za­no contenuti da altre app in modo con­te­stua­le.

Basecamp

Nel 2004 l’azienda 37signals (oggi Basecamp), con sede a Chicago, ha lanciato il suo software di col­la­bo­ra­zio­ne chiamato Basecamp, venduto da allora oltre tre milioni di volte. Lo strumento organizza sia la co­mu­ni­ca­zio­ne interna aziendale e il lavoro di progetto sia la col­la­bo­ra­zio­ne con i partner com­mer­cia­li, riunendo in questo modo tutti i tuoi team, progetti e gruppi di lavoro su un’unica piat­ta­for­ma. L’accesso a Basecamp avviene tramite i comuni browser web come Google Chrome, Safari, Microsoft Edge o Mozilla Firefox, oppure at­tra­ver­so l’ap­pli­ca­zio­ne desktop di­spo­ni­bi­le per Windows e macOS. Grazie alle app per iOS e Android, anche gli utenti di di­spo­si­ti­vi mobili possono uti­liz­za­re le funzioni di col­la­bo­ra­zio­ne avanzate.

L’in­ter­fac­cia utente di Basecamp, che ini­zial­men­te può sembrare un po’ confusa per i nuovi utenti, è es­sen­zial­men­te divisa in tre aree: l’“Hea­d­quar­ter” (HQ) ospita annunci aziendali, in­for­ma­zio­ni generali e file che devono essere di­spo­ni­bi­li per ogni di­pen­den­te dell’azienda (lo­gi­ca­men­te, quest’area è destinata alla direzione aziendale). Nella sezione “Teams” puoi creare piat­ta­for­me pe personali per i singoli di­par­ti­men­ti, at­tra­ver­so le quali possono co­mu­ni­ca­re e pia­ni­fi­ca­re. Nella sezione “Projects”, lo strumento di col­la­bo­ra­zio­ne mostra i vari canali per i progetti di lavoro creati e i relativi par­te­ci­pan­ti. In­di­pen­den­te­men­te dalla sezione, sono sempre di­spo­ni­bi­li le seguenti sei fun­zio­na­li­tà prin­ci­pa­li:

• Chat room: chat room in­di­vi­dua­le per il ri­spet­ti­vo gruppo (pre­ce­den­te­men­te chiamato “Campfire”)

• Message Board: bacheca per notizie e ag­gior­na­men­ti di stato

• To-dos: liste di cose da fare per pre­sen­ta­re i passaggi di lavoro più im­por­tan­ti (inclusa la scadenza)

• Schedule: ca­len­da­rio com­bi­na­bi­le con Google Cal, iCal o Outlook

• Automatic Check-ins: sondaggi di stato au­to­ma­tiz­za­ti (possibili gior­nal­men­te, set­ti­ma­nal­men­te o men­sil­men­te)

• Docs & Files: percorso centrale per file, documenti e col­le­ga­men­ti a Google Documenti, strut­tu­ra­bi­le tramite cartelle

Basecamp può essere uti­liz­za­to gra­tui­ta­men­te per un progetto. Se desideri gestire più di un progetto, devi passare a una delle versioni a pagamento del software. Puoi scegliere tra il piano “Basecamp Plus” e “Basecamp Pro Unlimited”. Entrambi i piani offrono fun­zio­na­li­tà ag­giun­ti­ve come maggiore spazio di ar­chi­via­zio­ne o supporto migliore. Una par­ti­co­la­ri­tà: la struttura dei prezzi del piano Pro Unlimited è in­di­pen­den­te dal numero di utenti.

Wrike

Lo strumento di col­la­bo­ra­zio­ne Wrike è il prodotto prin­ci­pa­le dell’omonima azienda, fondata nel 2006 in Ca­li­for­nia, e già più volte premiata per le sue pre­sta­zio­ni nei settori della gestione progetti, gestione del lavoro e crescita aziendale. Da marzo 2021, il programma ap­par­tie­ne alla società di software sta­tu­ni­ten­se Citrix.

Con fun­zio­na­li­tà che regolano la co­mu­ni­ca­zio­ne, la tra­spa­ren­za e la re­spon­sa­bi­li­tà nei progetti, il software è adatto, secondo il fornitore, a team di marketing, di gestione progetti, sviluppo prodotto e creativi. Oltre a un’edizione gratuita con fun­zio­na­li­tà limitate, Wrike offre soluzioni su misura come “Team” o “Business” con diversi obiettivi. L’accesso all’ap­pli­ca­zio­ne avviene tramite l’ap­pli­ca­zio­ne web o at­tra­ver­so la ri­spet­ti­va app desktop (Windows, macOS) o mobile (iOS, Android).

Ogni progetto che gestisci con Wrike può essere suddiviso fa­cil­men­te in diversi passaggi. Le singole attività possono essere or­ga­niz­za­te con l’aiuto di cartelle e pia­ni­fi­ca­zio­ni, che si possono esaminare e adattare nella vi­sua­liz­za­zio­ne delle tem­pi­sti­che. In questo modo puoi tenerti sempre informato sui progressi e sui con­tri­bu­ti di tutti i col­la­bo­ra­to­ri e di tutte le col­la­bo­ra­tri­ci. Aiutano anche lo streaming live delle attività, la gestione delle versioni e lo spazio di ar­chi­via­zio­ne condiviso (a partire da 2 gigabyte), dove i documenti rilevanti possono essere salvati e collegati. Per evitare di creare ogni compito da zero, lo strumento di col­la­bo­ra­zio­ne offre una pratica funzione di copia, con cui puoi duplicare fa­cil­men­te compiti ri­cor­ren­ti o un intero progetto. Come alcune altre soluzioni, la bacheca Wrike può essere ampliata tramite in­te­gra­zio­ni come le seguenti:

• Con­di­vi­sio­ne dei file: Google Drive, Box, Dropbox, Microsoft OneDrive
• Sviluppo: Jira, GitHub
• Analisi: Tableau
• Chat/Mes­sag­gi­sti­ca: Slack, Microsoft Teams
• Single Sign-On: in­te­gra­zio­ne SAML, Okta, in­te­gra­zio­ne Microsoft

Chi ha esigenze elevate per un software di col­la­bo­ra­zio­ne dovrebbe almeno optare per la variante “Team”, che include tra l’altro 5 GB di spazio di ar­chi­via­zio­ne, accesso all’IA ge­ne­ra­ti­va, dashboard con­di­vi­si­bi­li e un numero il­li­mi­ta­to di spet­ta­to­ri gratuiti. A partire dal pacchetto “Business” si ricevono, oltre a 15 GB di spazio di ar­chi­via­zio­ne per utente, ulteriori fun­zio­na­li­tà come la gestione delle risorse, dei gruppi e permessi degli utenti, modelli di report e la pos­si­bi­li­tà di per­so­na­liz­za­re il proprio spazio di lavoro. Se decidi di testare Wrike, puoi scegliere li­be­ra­men­te tra i pacchetti di­spo­ni­bi­li e con­fer­ma­re la tua scelta alla fine del periodo di prova o, in al­ter­na­ti­va, se­le­zio­na­re un altro ab­bo­na­men­to se decidi di ac­qui­star­lo.

Spike

Non è uno strumento di col­la­bo­ra­zio­ne completo, ma una buona aggiunta per ogni team, sia che si tratti di grandi aziende che di piccoli progetti: Spike ri­vo­lu­zio­na il modo in cui si ge­sti­sco­no le e-mail. Anziché af­fron­ta­re lunghi thread di e-mail, righe dell’oggetto inutili e firme poco in­te­res­san­ti, con Spike le e-mail vengono uti­liz­za­te come se fossero messaggi di chat. Il software sup­por­ta­to dall’in­tel­li­gen­za ar­ti­fi­cia­le presenta i messaggi in una forma dialogica chiara e omette tutto ciò che non ap­par­tie­ne al contenuto vero e proprio del messaggio. Su richiesta, vengono persino generati sug­ge­ri­men­ti di risposta. Di­ver­sa­men­te dalla co­mu­ni­ca­zio­ne tra­di­zio­na­le via e-mail, con Spike non c’è ritardo e gli utenti ricevono messaggi in tempo reale.

Oltre a questo modo in­no­va­ti­vo di pre­sen­ta­zio­ne, Spike offre anche altre fun­zio­na­li­tà: è possibile, infatti, ef­fet­tua­re chiamate VoIP o vi­deo­te­le­fo­na­te tramite l’ap­pli­ca­zio­ne. Inoltre, gli utenti ge­sti­sco­no un ca­len­da­rio con il software e possono scam­biar­si file fa­cil­men­te. Su richiesta, tutte le co­mu­ni­ca­zio­ni sono crit­to­gra­fa­te.

Queste funzioni rendono Spike un’ottima in­te­gra­zio­ne per altri strumenti di col­la­bo­ra­zio­ne:

• Co­mu­ni­ca­zio­ne per e-mail in formato chat
• Chiamate vocali e vi­deo­te­le­fo­na­te
• Con­di­vi­sio­ne di file
• Gestione del ca­len­da­rio

Per uti­liz­za­re Spike, è suf­fi­cien­te inserire le in­for­ma­zio­ni sul proprio account e-mail. L’ap­pli­ca­zio­ne è gratuita fino a un certo punto per gli utenti privati. Chi sot­to­scri­ve un ab­bo­na­men­to mensile (gratuito per gli studenti) riceve, tra l’altro, spazio di ar­chi­via­zio­ne ag­giun­ti­vo (a partire da 5 gigabyte) o un supporto prio­ri­ta­rio. I team pro­fes­sio­na­li pagano sempre un con­tri­bu­to mensile. Spike è di­spo­ni­bi­le per Android, iOS, macOS, Windows e come web app.

Notion

Anche Notion non è uno strumento di col­la­bo­ra­zio­ne nel senso classico. Piuttosto, si tratta di uno strumento per la co­mu­ni­ca­zio­ne interna, che si distingue par­ti­co­lar­men­te per la sua struttura modulare e l’alta fles­si­bi­li­tà. Combina funzioni per appunti, gestione delle attività, database, calendari e wiki in un’unica in­ter­fac­cia. I team possono creare fonti di in­for­ma­zio­ni centrali, or­ga­niz­za­re contenuti legati ai progetti e gestire le attività in modo visivo. Invece di affidarsi a modelli fissi, Notion consente agli utenti di per­so­na­liz­za­re le proprie pagine con vari elementi a blocco. Tra questi si an­no­ve­ra­no testi, tabelle, liste di cose da fare, Kanban board, calendari o media in­cor­po­ra­ti. Lo strumento è par­ti­co­lar­men­te ap­prez­za­to per la sua capacità di costruire e mantenere banche dati di co­no­scen­ze interne.

La col­la­bo­ra­zio­ne con Notion avviene in tempo reale: le modifiche sono im­me­dia­ta­men­te visibili a tutti e i commenti possono essere aggiunti di­ret­ta­men­te ai contenuti. Grazie alla cro­no­lo­gia delle versioni, è possibile tracciare le modifiche pre­ce­den­ti. Con l’IA integrata di Notion, i testi possono essere riassunti, ri­for­mu­la­ti, tradotti o strut­tu­ra­ti. L’in­tel­li­gen­za ar­ti­fi­cia­le può inoltre estrarre au­to­ma­ti­ca­men­te le attività dai verbali delle riunioni o tra­sfor­ma­re i contenuti in tabelle. Grazie a numerosi modelli e in­te­gra­zio­ni (come Slack, Google Drive o GitHub), si impara a usare fa­cil­men­te ed è possibile col­le­gar­si ai flussi di lavoro già esistenti.

Notion è uti­liz­za­bi­le sia tramite browser web che come app desktop e mobile, sup­por­tan­do così un lavoro fles­si­bi­le. Per i team più piccoli o singoli individui è di­spo­ni­bi­le un piano gratuito, mentre le aziende possono be­ne­fi­cia­re dei piani “Plus”, “Business” ed “En­ter­pri­se” con permessi ampliati, funzioni di analisi e un supporto migliore. L’in­ter­fac­cia è mi­ni­ma­li­sta ma potente. No­no­stan­te le numerose funzioni, la na­vi­ga­zio­ne rimane intuitiva. I dati sono me­mo­riz­za­ti su server negli Stati Uniti.